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Textbausteine für Ihre Datenschutzerklärung

Dieses Dokument wird in mehreren Sprachen veröffentlicht. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die polnische Fassung verbindlich.

Fassung 1.1 · Stand: 29. Oktober 2026

Auf dieser Seite stehen fertig formulierte Abschnitte für die Datenschutzerklärung Ihrer Website – für jede Funktion von formexposed, die Ihre Besucher berührt, eine kurze und eine ausführliche Fassung. Zu jedem Baustein steht, wann Sie ihn brauchen, was Sie einsetzen müssen und wann er nicht mehr stimmt.

Bevor Sie einen Baustein übernehmen

Das ist keine Rechtsberatung. Die Bausteine beschreiben, was formexposed tatsächlich tut – nicht, was in Ihrem Fall rechtlich genügt. Für Ihre Website sind Sie der Verantwortliche; Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer Datenschutzerklärung liegen bei Ihnen. Lassen Sie den Text prüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen.

Die Bausteine setzen voraus:

  • Sie haben bei der Registrierung den Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Er verpflichtet Sie, Ihre Besucher über die Datenflüsse zu informieren, bei denen wir in Ihrem Auftrag handeln – vor allem über die Zustellungsprüfung.
  • Ihre Einstellungen entsprechen dem, was im Baustein steht. Wo eine Einstellung den Text verändert, steht das beim Baustein unter „Wann der Text nicht mehr stimmt“.
  • Ihre Datenschutzerklärung enthält die allgemeinen Pflichtangaben selbst: Ihre Kontaktdaten als Verantwortlicher, die Rechte der Betroffenen, das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde und den Hinweis auf das Widerspruchsrecht, der nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO von anderen Informationen getrennt und hervorgehoben sein muss. Die Bausteine nennen das Widerspruchsrecht nur am Rande und ersetzen diesen Hinweis nicht.

Die Texte in eckigen Klammern ersetzen Sie, etwa [IHRE KONTAKTADRESSE]. Die Überschriften passen Sie an die Gliederung Ihrer Datenschutzerklärung an; der Name „formexposed“ sollte darin vorkommen, damit ein Besucher ihn wiederfindet.

Welchen Baustein Sie brauchen

Sie nutzenBausteinWarum
das Siegel auf Ihrer Website1Der Browser jedes Besuchers lädt ein Bild von formexposed.com.
die Zustellungsprüfung (Kontrolladresse als Blindkopie)2 – unbedingtEine Kopie jeder Formular-Mail mit den Angaben Ihrer Besucher geht an uns.
das WordPress-Plugin3Das Plugin speichert angehaltene und gescheiterte Nachrichten auf Ihrer Website.
die TYPO3-Erweiterung4 (freiwillig)Es fließen keine Besucherdaten; ein Satz schafft Klarheit.
ein Kundenportal mit Monatsbericht (Agenturen)5Abonnenten geben ihre E-Mail-Adresse an; Sie sind dafür verantwortlich.
die Prüfung hinter einer Anmeldung6 (meist nur intern)Betrifft das Testkonto, nicht Ihre Besucher.
den Formularschutz formconfirmed7 – unbedingtDie Browser Ihrer Besucher holen eine Aufgabe von unserem Server; auf Wunsch prüfen wir den Text ihrer Nachrichten.

Keinen Baustein halten wir für nötig bei den Prüfungen durch unseren Crawler, den Test-Einsendungen an Ihre Formulare, der Überwachung von DNS, Zertifikat und Erreichbarkeit, dem Nachweis-Protokoll und dem Recorder des WordPress-Plugins. Dabei werden keine Daten Ihrer Besucher verarbeitet: Der Crawler ist selbst ein Besucher, Test-Einsendungen enthalten keine personenbezogenen Daten, und den Recorder bedienen nur Sie als angemeldeter Administrator. Zeigen Ihre Seiten Personen, etwa Mitarbeiter mit Namen und Foto, erscheinen sie auf den Bildschirmfotos des Crawlers, die wir für Sie verarbeiten; das betrifft Ihre Information dieser Personen, nicht die Datenschutzerklärung für Besucher.

Baustein 1: Siegel

Wann Sie ihn brauchen

Sobald das Siegel auf einer Seite Ihrer Website steht. Das Bild wird von formexposed.com geladen, also erhält unser Server bei jedem Aufruf dieser Seite die Verbindungsdaten des Besuchers.

Kurzfassung

Siegel von formexposed

Unsere Website zeigt ein Siegel von formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82 lok. 301, 90-437 Łódź, Polen), das den Schutz unserer Kontaktformulare bestätigt. Beim Aufruf der Seite lädt Ihr Browser das Siegel-Bild von formexposed.com und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse, die Adresse dieser Seite und technische Angaben zu Ihrem Browser. formexposed speichert diese Daten nur im Protokoll seines Webservers für 14 Tage und setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, den Schutz unserer Kontaktformulare sichtbar zu machen.

Langfassung

Siegel von formexposed

Was geschieht: Auf [SEITEN MIT SIEGEL, z. B. „unserer Kontaktseite“] zeigen wir ein Siegel von formexposed, einem Dienst der LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82 lok. 301, 90-437 Łódź, Polen. Es bestätigt, dass unsere Kontaktformulare regelmäßig auf Schutz gegen Spam und Missbrauch geprüft werden.

Welche Daten: Damit das Bild angezeigt werden kann, lädt Ihr Browser es von formexposed.com. Dabei übermittelt er Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die Adresse der Seite, auf der das Siegel steht, und die Kennung Ihres Browsers. formexposed speichert diese Angaben nur im Protokoll seines Webservers und löscht sie nach 14 Tagen. Das Siegel setzt keine Cookies, enthält kein Skript und startet keine Sitzung. Ihr Browser kann das Bild bis zu einer Stunde zwischenspeichern.

Wenn Sie auf das Siegel klicken: Es öffnet sich eine Bestätigungsseite auf formexposed.com mit dem Datum und der Stufe der letzten Prüfung. Für diese Seite gilt die Datenschutzerklärung von formexposed: https://formexposed.com/de/rechtliches/datenschutz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, den Schutz unserer Kontaktformulare für Sie überprüfbar zu machen. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO): [IHRE KONTAKTADRESSE].

Empfänger und Ort: formexposed betreibt eigene Server in Polen; das Siegel wird nicht über Dritte ausgeliefert.

Was Sie einsetzen müssen

  • [SEITEN MIT SIEGEL] – wo das Siegel steht. Steht es im Seitenfuß, schreiben Sie „auf allen Seiten“.
  • [IHRE KONTAKTADRESSE] – Ihre eigene Adresse für Datenschutzanliegen, nicht unsere.

Wann der Text nicht mehr stimmt

  • Wenn Sie das Bild selbst hosten oder in eine Grafik kopieren: Dann fließt nichts an formexposed, und der Baustein ist überflüssig. Allerdings zeigt ein kopiertes Bild nie den aktuellen Stand – wir raten davon ab.
  • Wenn Sie den Code ändern, etwa ein Skript oder ein Zählpixel hinzufügen: Der Baustein beschreibt nur den Code, den Ihr Konto unter „Siegel“ ausgibt.
  • Wenn formexposed die Protokollfrist ändert: Wir kündigen das Kunden vorher an; dann passen Sie die Zahl an.

Hinweis zur Rollenverteilung: Ob Sie und formexposed für das Laden des Bildes gemeinsam verantwortlich sind (Art. 26 DSGVO), wird bei eingebundenen Inhalten Dritter unterschiedlich beurteilt. Der Baustein ist so geschrieben, dass er in beiden Fällen die nötigen Angaben enthält.

Baustein 2: Zustellungsprüfung

Wann Sie ihn brauchen

Immer, wenn die Kontrolladresse von formexposed als Blindkopie in einem Ihrer Formulare steht. Dann geht eine Kopie jeder Formular-Mail an uns – nicht nur unsere Test-Einsendungen, sondern auch die echten Anfragen Ihrer Besucher mit Namen, E-Mail-Adresse und Nachricht. Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag; die Pflicht, Ihre Besucher zu informieren, liegt bei Ihnen.

Kurzfassung

Prüfung der Zustellung unserer Formular-Mails (formexposed)

Um zu prüfen, ob die Mails aus unserem Kontaktformular tatsächlich versandt werden, geht eine Kopie jeder Formular-Mail an unseren Dienstleister formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen). Die Kopie wird nur automatisch ausgewertet: gelesen werden die Kopfzeilen und höchstens die ersten 8 KB des Textes, um den Eingang der Kopie festzustellen und die Echtheitsmerkmale (SPF, DKIM, DMARC) zu prüfen. Danach wird sie gelöscht; nur bei technischen Störungen kann sie bis zum nächsten erfolgreichen Abruf im Postfach bleiben. Inhalt und vollständige Absenderadresse werden nicht gespeichert, nur Zeitpunkt und Zuordnung (180 Tage) und das Prüfergebnis der jeweils letzten Mail, bis die nächste es ersetzt; das Prüfergebnis enthält die IP-Adresse des sendenden Mailservers und die E-Mail-Domain des Absenders. Das Postfach liegt bei Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der zuverlässige Empfang von Anfragen. formexposed verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Langfassung

Prüfung der Zustellung unserer Formular-Mails (formexposed)

Zweck: Wir lassen regelmäßig prüfen, ob die E-Mails aus unseren Kontaktformularen tatsächlich versandt werden und echt sind. Dafür nutzen wir formexposed, einen Dienst der LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82 lok. 301, 90-437 Łódź, Polen.

Was geschieht: Jede E-Mail, die unser Formular [NAME ODER ADRESSE DES FORMULARS] erzeugt, geht zusätzlich als Blindkopie an ein Kontrollpostfach von formexposed. Das betrifft auch Ihre Anfrage, also die Angaben, die Sie in das Formular eintragen. Ein automatischer Abruf liest die Kopfzeilen und höchstens die ersten 8 KB des Textes, ordnet die Mail unserer Website zu und prüft die technischen Echtheitsmerkmale SPF, DKIM und DMARC. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Kopie gelöscht. Bei einer technischen Störung kann sie bis zum nächsten erfolgreichen Abruf im Postfach verbleiben.

Was gespeichert wird: In seiner Datenbank speichert formexposed nur den Zeitpunkt des Eingangs und die Zuordnung zu unserer Website, 180 Tage lang, und das Ergebnis der Echtheitsprüfung der jeweils zuletzt eingegangenen Mail, bis die nächste es ersetzt. Das Ergebnis der Echtheitsprüfung enthält die IP-Adresse des sendenden Mailservers und die E-Mail-Domain des Absenders – trägt unser Formular Ihre Adresse als Absender ein, also die Domain Ihres E-Mail-Anbieters –; gehört diese Domain nicht zu unserer Website, kann sie in einer Warnung an uns genannt werden. Inhalt und vollständige Absenderadresse Ihrer Anfrage werden dort nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Anfragen zuverlässig zu erhalten und Störungen im Mailversand früh zu bemerken. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie uns dann direkt an [IHRE KONTAKTADRESSE] statt über das Formular.

Empfänger: formexposed verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Das Kontrollpostfach betreibt Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA als Unterauftragsverarbeiter von formexposed. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Übermittlungsgrundlage steht unter https://formexposed.com/de/rechtliches/unterauftragsverarbeiter. [NUR WENN DIE LISTE EINE ÜBERMITTLUNG AUSSERHALB DES EWR NENNT:] Dabei werden Daten in [LAND] übermittelt, auf Grundlage von [GRUNDLAGE LAUT LISTE, z. B. „Standardvertragsklauseln der EU-Kommission“]; eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage an [IHRE KONTAKTADRESSE].

Speicherdauer: Kopien bis zur automatischen Auswertung, bei Störungen bis zum nächsten erfolgreichen Abruf; Zeitpunkt und Zuordnung 180 Tage; das Prüfergebnis der letzten Mail, bis die nächste es ersetzt oder unsere Website bei formexposed entfernt wird.

Was Sie einsetzen müssen

  • [NAME ODER ADRESSE DES FORMULARS] – welche Formulare die Blindkopie verschicken, etwa „unser Kontaktformular unter /kontakt“.
  • [IHRE KONTAKTADRESSE] – eine E-Mail-Adresse, über die Besucher Sie ohne das Formular erreichen. Ohne diesen Weg läuft ein Widerspruch ins Leere.
  • Der Name des Mail-Dienstleisters wird auf dieser Seite automatisch eingesetzt. Wechselt er, kündigen wir das an; dann aktualisieren Sie Ihren Text.
  • [LAND] und [GRUNDLAGE LAUT LISTE] – nur, wenn die Liste der Unterauftragsverarbeiter für den Mail-Dienstleister eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nennt (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO). Steht dort „noch zu prüfen“, ist die Angabe offen; fragen Sie uns vor dem Einsatz nach dem Stand. Eine Kopie der Garantien für Ihre Besucher erhalten Sie von uns.

Wann der Text nicht mehr stimmt

  • Wenn über das Formular besondere Kategorien von Daten laufen (Gesundheit, Religion, Bewerbungen mit sensiblen Angaben): Verbinden Sie dieses Formular nicht mit der Zustellungsprüfung. Der Baustein deckt das nicht ab.
  • Wenn Sie die Blindkopie in mehr Formulare eintragen als im Text genannt.
  • Wenn Sie den Satz der Domain-Seite übernommen haben, der von „sofort gelöscht“ spricht: Er war zu knapp. Verwenden Sie die Fassung hier; sie nennt die 8 KB und die mögliche Verzögerung bei Störungen.
  • Wenn Sie die Prüfung abschalten: Nehmen Sie die Kontrolladresse aus dem Formular und streichen Sie den Baustein. Solange die Adresse im Formular steht, gehen Kopien hinaus, auch wenn die Prüfung im Konto aus ist.

Was der Baustein nicht verspricht: Ein Eingang im Kontrollpostfach zeigt, dass die Mail Ihren Server verlassen hat und echt ist – nicht, dass sie in Ihrem Postfach oder CRM angekommen ist. Schreiben Sie Ihren Besuchern nichts, was darüber hinausgeht.

Baustein 3: WordPress-Plugin

Wann Sie ihn brauchen

Sobald das Plugin aktiv ist und die Schutzschicht Ihre Formulare prüft. Die Daten bleiben auf Ihrem Server – formexposed erhält Tageszahlen, das Plugin-Inventar und für den Schwarmschutz (ab Werk an) die Domains von Links aus angehaltenen Nachrichten, aber keine weiteren Formularinhalte –, aber Sie speichern damit Nachrichten länger oder anders als ohne Plugin. Das Plugin trägt unter Einstellungen → Datenschutz → Anleitung selbst passende Absätze ein, je nachdem, was Sie eingeschaltet haben; das Plugin liefert sie auf Englisch aus. Die folgenden Texte entsprechen ihnen auf Deutsch.

Kurzfassung

Spamschutz unserer Kontaktformulare (formexposed)

Nachrichten aus unseren Kontaktformularen prüfen wir mit dem Plugin formexposed auf dem Server unserer Website auf Spam. Als Spam angehaltene Nachrichten speichern wir bis zu 14 Tage, damit eine irrtümlich angehaltene Nachricht noch zugestellt werden kann. Kann eine Formular-Mail nicht versandt werden, bewahren wir eine Kopie (Empfänger, Betreff, Text und Kopfzeilen wie die Antwortadresse; Anhänge nur mit Namen) bis zu 30 Tage auf, um sie erneut zu senden. Danach werden beide automatisch gelöscht. Inhalte gehen dabei nicht an Dritte; formexposed.com erhält nur tägliche Zahlen, die Liste der installierten Plugins und, für einen gemeinsamen Spamschutz, die Domains von Links in angehaltenen Nachrichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam und davor, Anfragen zu verlieren.

Langfassung

Spamschutz unserer Kontaktformulare (formexposed)

Prüfung auf Spam: Nachrichten, die Sie über unsere Kontaktformulare senden, prüft das Plugin formexposed auf dem Server unserer Website. Es achtet auf technische Merkmale automatisierter Einsendungen (etwa ein für Menschen unsichtbares Fallenfeld, die Zeit bis zum Absenden, eine erste Interaktion mit der Seite, ob die Domain einer angegebenen E-Mail-Adresse existiert, und wie viele Einsendungen in kurzer Zeit von derselben IP-Adresse kommen; dafür hält es eine aus der IP-Adresse abgeleitete Kennung zehn Minuten lang). Ein externer Dienst wird dafür nicht eingebunden.

Quarantäne: Nachrichten, die als Spam angehalten werden, speichern wir samt Ihren Angaben und Ihrer Antwortadresse bis zu 14 Tage auf unserem Server. So können wir eine irrtümlich angehaltene Nachricht noch zustellen. Danach werden sie automatisch gelöscht.

Rettungsnetz: Kann die E-Mail mit Ihrer Nachricht nicht an uns versandt werden, bewahren wir eine Kopie (Empfänger, Betreff, Text und Kopfzeilen wie die Antwortadresse; angehängte Dateien nur mit Namen) bis zu 30 Tage auf, um sie erneut zu senden, und löschen sie dann automatisch.

[NUR WENN EINGESCHALTET – Rechenaufgabe:] Damit automatisierter Spam draußen bleibt, löst Ihr Browser beim Ausfüllen eines Formulars unbemerkt eine kleine Rechenaufgabe, die unsere Website stellt. Das geschieht nur auf unserer Website; es wird kein Cookie gesetzt, und es gehen keine Daten an Dritte.

[NUR WENN EINGESCHALTET – Speicherfrist:] Über unsere Formulare gesendete Nachrichten, die auf dieser Website gespeichert werden, löschen wir automatisch nach [90/180/365] Tagen.

[NUR WENN EINGESCHALTET – Formular-Zählwerte:] Wir zählen, wie oft unsere Formulare angezeigt, begonnen und abgeschickt werden und wie oft Eingaben abgelehnt werden[, je Feld nur nach Position und Art des Fehlers]. Wir erfassen dabei keine Eingaben, keine Feldnamen, keine Cookies und keine dauerhaften Besucherkennungen. Die Zähler bleiben 14 Tage auf unserem Server; die Tageszahlen gehen an formexposed.com, wo sie nach höchstens 13 Monaten gelöscht werden. Zum Schutz vor zu vielen Anfragen nutzen wir kurz eine aus Ihrer IP-Adresse abgeleitete Kennung, die nach einer Minute verfällt und nicht weitergegeben wird.

[NUR WENN EINGESCHALTET – Besucherhilfe:] Scheitert das Absenden, weil Sie offline sind oder ein Fehler auftritt, zeigt Ihnen ein Hinweis den Weg zurück in das noch geöffnete Formular und eine E-Mail-Adresse. Der Hinweis liest keine Eingaben, speichert keine Entwürfe und sendet nichts von selbst erneut.

Was an formexposed geht: Das Plugin meldet formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen) täglich Zahlen – etwa wie viele Einsendungen angehalten und wie viele Mails versandt wurden –, die Liste der auf unserer Website installierten Plugins und für einen gemeinsamen Spamschutz die Domains von Links in angehaltenen Nachrichten, ohne den übrigen Text. Weitere Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen gehen nicht an formexposed. formexposed verarbeitet diese Angaben in eigener Verantwortung; Einzelheiten stehen in seiner Datenschutzerklärung unter https://formexposed.com/de/rechtliches/datenschutz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Formulare vor Spam und davor, Anfragen zu verlieren. Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO): [IHRE KONTAKTADRESSE].

Was Sie einsetzen müssen

  • Die Absätze in eckigen Klammern nur, wenn Sie die Funktion unter Einstellungen → formexposed eingeschaltet haben; den Klammerhinweis selbst streichen Sie.
  • [90/180/365] – die Speicherfrist, die Sie gewählt haben.
  • [IHRE KONTAKTADRESSE] – Ihre Adresse für Datenschutzanliegen.

Wann der Text nicht mehr stimmt

  • Wenn Sie Google reCAPTCHA weiter nutzen: Das Plugin ersetzt reCAPTCHA auf Wunsch, entfernt es aber nicht bei jedem Formular-Plugin selbst. Läuft reCAPTCHA noch, brauchen Sie dafür einen eigenen Absatz. Ob Sie zusätzlich eine Einwilligung brauchen (§ 25 TDDDG, Art. 399 Prawo komunikacji elektronicznej), hängt davon ab, wie Ihr Formular-Plugin reCAPTCHA einbindet; deutsche Aufsichtsbehörden verlangen sie jedenfalls dann, wenn das Skript schon beim Aufruf der Seite lädt. Klären Sie das für Ihre Website.
  • Wenn Sie Funktionen ein- oder ausschalten: Die Anleitung von WordPress zeigt dann neue Absätze; gleichen Sie Ihren Text ab.
  • Wenn Sie den Schwarmschutz ausschalten, gehen keine Link-Domains mehr an formexposed; den Satz dazu können Sie streichen.
  • Wenn Ihr Formular-Plugin selbst Anfragen speichert (etwa Flamingo, WPForms, Gravity Forms): Diese Speicherung ist nicht Teil des Bausteins. Ohne eingeschaltete Speicherfrist bleiben die Anfragen dort, bis Sie sie löschen.

Baustein 4: TYPO3-Erweiterung

Wann Sie ihn brauchen

Rechtlich meist gar nicht: Die Erweiterung speichert keine Formularinhalte und überträgt keine Besucherdaten. Sie fügt jeder Seite ein unsichtbares Meta-Tag ein, mit dem Ihre Domain bestätigt wird, und meldet tägliche Zahlen (angenommene und als Spam abgewiesene Einsendungen über Powermail, versandte und gescheiterte Mails). Wer seine Dienstleister vollständig aufführen will, nimmt diesen Satz:

Kurzfassung (zugleich Langfassung)

Überwachung unserer Kontaktformulare (formexposed)

Unsere Kontaktformulare werden von formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen) regelmäßig auf Schutz gegen Spam und Missbrauch geprüft. Dazu meldet unsere Website täglich Zahlen – etwa wie viele Einsendungen angenommen oder als Spam abgewiesen wurden –, aber keine Inhalte und keine Angaben über Sie.

Wann der Text nicht mehr stimmt

Wenn Sie zusätzlich die Zustellungsprüfung nutzen (dann Baustein 2) oder das Siegel einbinden (dann Baustein 1). Die Spamabwehr selbst leistet in TYPO3 Ihr Formular-Plugin, nicht die Erweiterung; deren Speicherfristen beschreiben Sie gesondert.

Baustein 5: Kundenportal einer Agentur

Wann Sie ihn brauchen

Wenn Sie als Agentur Ihren Kunden ein Portal freigeben, in dem sie den Monatsbericht per E-Mail bestellen können. Für diese Abonnenten sind Sie verantwortlich; wir handeln in Ihrem Auftrag. Der Text gehört in die Datenschutzerklärung Ihrer Agentur, auf die das Portal verweisen sollte.

Kurzfassung

Kundenportal und Monatsbericht

Unseren Kunden stellen wir ein Portal mit den Prüfergebnissen ihrer Websites bereit. Dort kann jeder, der den Link hat, einen monatlichen Bericht per E-Mail bestellen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, die Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestellung und den Zeitpunkt der Bestätigung. Den Bericht senden wir erst, nachdem Sie die Bestellung über einen Link bestätigt haben; unbestätigte Bestellungen werden nach 30 Tagen gelöscht. Abbestellen können Sie jederzeit über den Link in jeder Mail; damit widerrufen Sie Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Technisch betreibt das Portal formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen) in unserem Auftrag.

Langfassung

Kundenportal und Monatsbericht

Zweck: Über ein Portal sehen unsere Kunden die Prüfergebnisse ihrer Websites und können einen monatlichen Bericht per E-Mail erhalten.

Daten: Bei der Bestellung des Berichts Ihre E-Mail-Adresse und Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestellung, der Zeitpunkt Ihrer Bestätigung und der zuletzt versandte Monat.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Bestellung und Bestätigung erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, am einfachsten über den Abmeldelink in jeder Mail oder an [IHRE KONTAKTADRESSE]; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Den Nachweis der Bestellung bewahren wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf, um belegen zu können, dass Sie eingewilligt haben.

Speicherdauer: Unbestätigte Bestellungen 30 Tage; bestätigte Bestellungen bis zu Ihrer Abmeldung; nach einer Abmeldung bewahren wir den Nachweis der Bestellung noch drei Jahre auf, längstens bis wir unseren Arbeitsbereich bei formexposed löschen.

Auftragsverarbeiter: Portal und Versand betreibt formexposed, LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82 lok. 301, 90-437 Łódź, Polen, nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO; die Mails versendet Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA als dessen Unterauftragsverarbeiter; Sitz, Ort der Verarbeitung und eine etwaige Grundlage für eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stehen unter https://formexposed.com/de/rechtliches/unterauftragsverarbeiter [NENNT DIE LISTE EINE SOLCHE ÜBERMITTLUNG, LAND UND GRUNDLAGE HIER WIE IN BAUSTEIN 2 EINSETZEN]. Beim Aufruf des Portals verarbeitet formexposed außerdem Verbindungsdaten zum sicheren Betrieb; dazu: https://formexposed.com/de/rechtliches/datenschutz.

Was Sie einsetzen müssen

  • [IHRE KONTAKTADRESSE] – die Adresse Ihrer Agentur für Datenschutzanliegen.
  • Steht das Portal unter einer eigenen Domain Ihrer Agentur, nennen Sie sie, damit Besucher den Zusammenhang erkennen.

Wann der Text nicht mehr stimmt

  • Wenn Sie Abonnenten außerhalb des Portals eintragen, etwa aus Ihrer eigenen Kundenliste: Dann fehlt deren Einwilligung über den Bestätigungslink, und Sie brauchen eine andere Grundlage.
  • Wenn Sie den Bericht um Werbung ergänzen: Der Bericht ist eine Information über die Websites Ihrer Kunden. Angebote darin brauchen eine eigene Einwilligung.
  • Wenn Sie Ihren Arbeitsbereich löschen, verschwinden Portal, Abonnenten und Nachweise sofort. Brauchen Sie die Nachweise länger, exportieren Sie sie vorher.

Baustein 6: Prüfung hinter einer Anmeldung

Wann Sie ihn brauchen

Für Ihre öffentliche Datenschutzerklärung in der Regel nicht: Betroffen ist das Testkonto, das Sie anlegen, nicht Ihre Besucher. Der Crawler meldet sich damit an, liest höchstens fünf von Ihnen genannte Seiten, schickt nichts ab und macht dort keine Bildschirmfotos. Benutzername und Passwort werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für den Prüf-Server lesbar.

Ein Text wird nötig, wenn das Testkonto einer echten Person gehört (etwa einer Mitarbeiterin) oder hinter der Anmeldung echte Daten Dritter sichtbar sind. Beides sollten Sie vermeiden. Lässt es sich nicht vermeiden, gehört der folgende Absatz in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in die Information der betroffenen Mitarbeiter:

Prüfung von Formularen hinter der Anmeldung (formexposed)

Um auch Formulare in unserem geschützten Bereich [BEREICH, z. B. „Kundenkonto“] auf Schutz gegen Missbrauch prüfen zu lassen, haben wir formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen) die Zugangsdaten des Kontos [KONTO] überlassen. formexposed speichert sie verschlüsselt, meldet sich damit regelmäßig an und liest höchstens fünf festgelegte Seiten. Dabei wird nichts abgesendet, es werden keine Bildschirmfotos erstellt und keine Links zum Abmelden, Löschen oder Kündigen aufgerufen. Was auf diesen Seiten sichtbar ist, verarbeitet formexposed in unserem Auftrag nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO; gespeichert werden der Aufbau der Formulare und die gefundenen Schutzmaßnahmen, keine Werte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit unserer Formulare). Die Zugangsdaten löschen wir, sobald wir die Prüfung beenden.

Wann der Text nicht mehr stimmt

  • Wenn Sie mehr oder andere Seiten angeben als im Text genannt.
  • Wenn Sie das Passwort des Kontos ändern, ohne es bei formexposed zu aktualisieren: Die Prüfung schlägt dann fehl; das Ergebnis sehen Sie bei der Domain in Ihrem Konto.
  • Wenn Sie den Zugang bei formexposed löschen: Dann streichen Sie den Absatz; der verschlüsselte Wert wird dabei überschrieben und entfernt.

Baustein 7: Formularschutz formconfirmed

Wann Sie ihn brauchen

Immer, wenn eines Ihrer Formulare den Formularschutz formconfirmed trägt. Dann verarbeiten wir beim Aufruf der Seite und beim Absenden Daten Ihrer Besucher in Ihrem Auftrag – und, wenn Sie die Inhaltsprüfung einschalten, auch den Text ihrer Nachrichten.

Kurzfassung

Schutz unserer Formulare vor Spam (formconfirmed)

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Einsendungen nutzen wir den Formularschutz formconfirmed von formexposed (LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, Łódź, Polen). Beim Aufruf einer Seite mit Formular löst Ihr Browser im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe; beim Absenden lassen wir das Ergebnis prüfen. Dabei werden Ihre IP-Adresse (gespeichert nur gekürzt und als Hashwert, höchstens eine Stunde), die Seite, die Ausfüllzeit [NUR BEI INHALTSPRÜFUNG:] und der Text Ihrer Nachricht, der nur im Arbeitsspeicher geprüft und nicht gespeichert wird, verarbeitet. Es werden keine Cookies gesetzt und nichts in Ihrem Browser gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Spam und Missbrauch. formexposed verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Langfassung

Schutz unserer Formulare vor Spam (formconfirmed)

Zweck: Wir schützen unsere Formulare [NAME ODER ADRESSE DER FORMULARE] vor automatisierten Einsendungen. Dafür nutzen wir formconfirmed, einen Dienst von formexposed der LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82 lok. 301, 90-437 Łódź, Polen.

Was geschieht: Beim Aufruf einer Seite mit einem dieser Formulare lädt Ihr Browser ein kleines Skript von formexposed und holt eine Aufgabe, die er löst, sobald Sie das Formular benutzen. Das Ergebnis wird mit dem Formular abgeschickt; unser Server lässt es von formexposed prüfen. Geprüft werden außerdem die Ausfüllzeit, ob ein für Menschen unsichtbares Feld ausgefüllt wurde und ob von derselben gekürzten Adresse gehäuft Anfragen kommen. [NUR BEI INHALTSPRÜFUNG:] Zusätzlich bewertet ein Sprachmodell auf einem Server von formexposed den Text Ihrer Nachricht, um Werbung, Linklisten oder Phishing zu erkennen; der Text wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und weder gespeichert noch zum Training verwendet. Das Ergebnis ist eine Empfehlung; was mit Ihrer Nachricht geschieht, entscheiden wir. Es werden keine Cookies gesetzt, nichts in Ihrem Browser gespeichert und kein Fingerabdruck Ihres Geräts gebildet.

Was gespeichert wird: Ihre IP-Adresse nur gekürzt und als Hashwert mit täglich wechselndem Schlüssel, eine Stunde lang; das verbrauchte Prüfzeichen höchstens elf Minuten; das Prüfergebnis ohne IP-Adresse und ohne Text 30 Tage; wie jeder Abruf stehen die Verbindungsdaten 14 Tage im Protokoll des Webservers von formexposed.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Spam, automatisierte Anfragen und Missbrauch unserer Formulare abzuwehren. Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie uns dann direkt an [IHRE KONTAKTADRESSE].

Empfänger: formexposed verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach einem Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO, auf eigenen Servern in Polen; eine Übermittlung außerhalb des EWR findet nicht statt.

Was Sie einsetzen müssen

  • [NAME ODER ADRESSE DER FORMULARE] – welche Formulare den Schutz tragen, etwa „unser Kontaktformular unter /kontakt“.
  • [NUR BEI INHALTSPRÜFUNG:] – die so markierten Sätze lassen Sie weg, wenn die Inhaltsprüfung für Ihre Site ausgeschaltet ist.
  • [IHRE KONTAKTADRESSE] – eine E-Mail-Adresse, über die Besucher Sie ohne das Formular erreichen.

Wann der Text nicht mehr stimmt

Wenn Sie die Inhaltsprüfung ein- oder ausschalten, weitere Formulare schützen oder den Formularschutz entfernen. Ändert sich bei uns etwas an Daten oder Fristen, kündigen wir es vorher per E-Mail an und passen diesen Baustein an.

Wo die Angaben herkommen

Jeder Satz der Bausteine lässt sich gegen ein Dokument prüfen. Wenn Sie einen davon streichen oder umformulieren wollen, sehen Sie dort nach, was tatsächlich geschieht:

Ändert sich an einer Funktion etwas, das einen Baustein unrichtig macht, kündigen wir es Kunden vorher per E-Mail an und passen diese Seite an. Ihren eigenen Text passen Sie selbst an; die Bausteine geben den Stand der oben genannten Fassung wieder. Welche Fassung gilt, steht oben; frühere Fassungen finden Sie unter Änderungen der Vertragsunterlagen.