Datenschutzerklärung

Dieses Dokument wird in mehreren Sprachen veröffentlicht. Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die polnische Fassung verbindlich.

Fassung 2.3 · Stand: 29. Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten formexposed verarbeitet, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und wann sie gelöscht werden. Wir schreiben nur, was der Dienst tatsächlich tut; die Fristen, die wir nennen, sind dieselben, nach denen unsere Löschläufe arbeiten, und wo es noch keine feste Frist gibt, sagen wir das. Funktionen, die gebaut, aber nicht eingeschaltet sind, nennen wir als solche. Weil der Dienst mehrere Personengruppen berührt, steht am Anfang jedes Abschnitts, für wen er gedacht ist:

• Sie besuchen formexposed.com oder form.exposed: Abschnitte 3, 4 und 5.
• Sie haben auf der Startseite eine Domain prüfen lassen: Abschnitt 6.
• Ihre Website wurde von unserem Crawler geprüft: Abschnitt 7 – er ist zugleich unsere Information nach Art. 14 DSGVO.
• Sie haben ein Konto oder wurden in ein Team eingeladen: Abschnitte 8 bis 18.
• Sie besuchen die Website eines unserer Kunden (mit Siegel, Plugin oder Zustellungsprüfung): Abschnitt 20.
• Sie wollen ein Recht ausüben oder sich beschweren: Abschnitte 26 bis 28.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf formexposed.com und form.exposed und im Dienst formexposed, soweit wir nicht im Auftrag eines Kunden handeln (Abschnitt 2), ist:

LW IT Solutions Company Lukas Wójcik
Inhaber: Lukas Wójcik
al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301
90-437 Łódź
Polen
NIP 7252266190 · USt-IdNr. PL7252266190
E-Mail: contact@lukaswojcik.com

Weitere Wege zu uns sind das Support-Fenster (das Fragezeichen in der Navigation) und die Kontaktseite. Sicherheitslücken melden Sie über die Meldestelle für Sicherheitslücken.

Datenschutzbeauftragter: Wir haben keinen benannt. Wir sind ein Einzelunternehmen; die Kerntätigkeit besteht in der Prüfung von Websites und Formularen, nicht in der umfangreichen Überwachung von Personen oder der Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 37 Abs. 1 DSGVO). Die Begründung steht im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Fragen zum Datenschutz richten Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse; sie erreicht den Inhaber unmittelbar.

2. Worum es geht und in welcher Rolle wir handeln

formexposed prüft Kontaktformulare von Websites: ob sie gegen Spam und Missbrauch geschützt sind, ob Anfragen ankommen, welche fremden Dienste beim Ausfüllen mitlesen können und ob sich daran etwas ändert. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei in drei Rollen. Die Unterscheidung ist nicht Formsache: Sie entscheidet, an wen Sie sich mit einem Anliegen wenden.

• Als Verantwortlicher für die Daten der Besucher unserer eigenen Websites, unserer Kunden und ihrer Teammitglieder, für Abrechnung und Support und für die Prüfung von Websites, die nicht zu einem Kundenkonto gehören (kostenloser Check, Studie, Interessenten-Prüfung) oder deren Domain der Kunde noch nicht nachgewiesen hat. Darum geht es in dieser Erklärung.
• Als Auftragsverarbeiter für Daten Dritter, die unsere Kunden über den Dienst verarbeiten lassen: Kopien von Formular-Mails bei der Zustellungsprüfung (Abschnitt 15), Abonnenten eines Kundenportals (Abschnitt 14), Alarmempfänger, die nicht selbst Kunde sind (Abschnitt 10), Testkonten für die Prüfung hinter einer Anmeldung (Abschnitt 9) und Personen, die auf einer Website zu sehen sind, deren Domain ein Kunde nachgewiesen hat (Abschnitt 7). Verantwortlich ist dann der Kunde; es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, den jeder Kunde bei der Registrierung abschließt.
• Gar nicht für das, was unser WordPress-Plugin und unsere TYPO3-Erweiterung auf der Website eines Kunden speichern und was diese Website nicht verlässt (Abschnitt 13). Verantwortlich ist deren Betreiber; wir haben darauf keinen Zugriff.

Wo in dieser Erklärung „Kunde“ steht, ist der Inhaber eines Kontos bei formexposed gemeint. Konten gibt es nur für Unternehmer; den kostenlosen Check ohne Konto kann jeder nutzen. An Kinder richtet sich der Dienst nicht.

3. Server, Protokolle und Sicherungen

Für alle, die unsere Websites oder den Dienst aufrufen.

Wir betreiben formexposed auf eigenen Servern in Polen: einem Webserver mit der Datenbank und einem Prüf-Server, auf dem der Crawler und ein Sprachmodell laufen. Beide stehen im selben internen Netz. Einen externen Hosting- oder Cloud-Anbieter gibt es nicht. Zugang zu den Servern hat nur der Inhaber.

3.1 Protokoll des Webservers

Bei jedem Aufruf speichert der Webserver die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und die Kennung des Browsers (User-Agent). Das gilt auch für Abrufe des Siegels von Kundenseiten (Abschnitt 12). Die Protokolle werden täglich gewechselt und nach 14 Tagen gelöscht.

3.2 Protokoll der Seitenaufrufe

Zusätzlich hält die Anwendung jeden Seitenaufruf fest, nicht aber Hintergrundanfragen, Schnittstellen und das Siegel: IP-Adresse, das daraus abgeleitete Land, die aufgerufene Adresse und den Referrer (Zugangskennungen darin, etwa von Report- oder Portal-Links, machen wir vor dem Speichern unkenntlich), die Browser-Kennung und die daraus abgeleiteten Angaben zu Gerätetyp, Betriebssystem und Browser, die Sprache und – wenn Sie angemeldet sind – Ihre Kontonummer. Das Land ermitteln wir mit einer Datenbank auf unserem eigenen Server; die IP-Adresse verlässt dafür den Server nicht. Sieht sich unser Support Ihr Konto an (Abschnitt 8.5), werden diese Aufrufe nicht Ihrem Konto zugeordnet. Die Einträge löschen wir nach 60 Tagen.

3.3 Fehlerprotokoll und Fehleralarm

Technische Fehler halten wir mit Zeitpunkt, Stufe, Quelle, Meldung, technischem Zusammenhang und gegebenenfalls Ihrer Kontonummer fest und löschen sie nach 90 Tagen. Tritt eine neue Art von Fehler auf, schickt der Dienst dem Inhaber eine E-Mail mit dem Rohtext der Meldung (bis 400 Zeichen, nicht bereinigt) und eine kurze Benachrichtigung über Telegram; häufen sich Fehler, nur die Benachrichtigung; dazu kommt eine tägliche Übersicht der Fehlerarten per E-Mail. Die Telegram-Nachricht ist ein fester Satz ohne Inhalt des Fehlers, ohne Adresse und ohne Angaben über Personen. Je Fehlerart bewahren wir ein Beispiel der Meldung auf, derzeit ohne feste Frist; eine Löschfrist legen wir fest und nennen sie hier. Fehlermeldungen sollen keine personenbezogenen Daten enthalten; ausschließen können wir es nicht, etwa wenn eine Meldung eine eingegebene Adresse wiedergibt.

3.4 Sicherungen

Die Datenbank wird jede Nacht gesichert, nachdem der Löschlauf abgelaufen ist; eine Sicherung enthält also nichts, was nach diesen Fristen schon gelöscht sein müsste. Sicherungen liegen derzeit am selben Standort wie die Datenbank und sind nicht gesondert verschlüsselt; eine verschlüsselte Kopie an einem zweiten Standort ist geplant. Sie laufen nach 14 Tagen ab. Was wir im laufenden System löschen, bleibt bis dahin in den Sicherungen. Aus einer Sicherung wird nichts gezielt entfernt; sie dient nur der Wiederherstellung nach einem Verlust.

Zweck und Rechtsgrundlage: Betrieb und Sicherheit des Dienstes, Abwehr von Angriffen und Missbrauch, Fehlersuche, Wiederherstellung und Zahlen über die Nutzung. Für Letztere halten wir nur Tagessummen fest (etwa Registrierungen je Tag), nichts über Personen; einen Analyse- oder Trackingdienst setzen wir nicht ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.

4. Cookies und Speicher im Browser

Für Besucher unserer Websites und Nutzer des Dienstes.

Name	Art	Zweck	Dauer
bpid	Cookie	Sitzung: hält Ihre Anmeldung, schützt Formulare vor untergeschobenen Anfragen (CSRF) und zählt beim kostenlosen Check die Grenzen je Sitzung	bis Sie den Browser schließen
bp_remember	Cookie	nur wenn Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“ wählen: hält Sie angemeldet	30 Tage
bp_theme	lokaler Speicher	ob Sie die helle oder die dunkle Darstellung gewählt haben; bei angemeldeten Nutzern steht die Wahl zusätzlich im Konto	bis Sie die Browserdaten löschen

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit der Dienst funktioniert, den Sie ausdrücklich nutzen; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG in der jeweiligen nationalen Umsetzung, in Deutschland § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, in Polen Art. 399 des Gesetzes über elektronische Kommunikation, Prawo komunikacji elektronicznej). Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie angemeldet sind, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist dann, unsere Formulare vor untergeschobenen Anfragen zu schützen, die Grenzen des kostenlosen Checks durchzusetzen und die Darstellung zu zeigen, die Sie gewählt haben.

Cookies für Werbung oder Reichweitenmessung setzen wir nicht. Ein Empfehlungscode des Partnerprogramms (Abschnitt 18) reist in der Adresse bis zur Registrierung, nicht in einem Cookie. Google reCAPTCHA kann beim Absenden eines Formulars eigene Cookies verwenden (Abschnitt 5).

5. Google reCAPTCHA und der eigene Formularschutz

Für alle, die eines unserer Formulare abschicken.

Die Formulare für den kostenlosen Check, das Header-Werkzeug, den Ausschluss einer Domain (Opt-out), die Anmeldung, die Registrierung, das Anfordern und Setzen eines neuen Passworts sowie Support und Kontakt schützen wir mit Google reCAPTCHA v3 vor automatisierten Angriffen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Das Skript von Google laden wir erst, wenn Sie eines dieser Formulare abschicken, nicht schon beim Aufruf einer Seite. Dann liest es Angaben zu Browser, Gerät und der Nutzung der Seite aus und übermittelt sie mit Ihrer IP-Adresse und gegebenenfalls Cookies von Google an Google, das einschätzt, ob ein Mensch das Formular abschickt. Wir erhalten nur diese Einschätzung als Punktzahl, zusammen mit der Aktion, für die sie gilt. Liegt sie unter unserer Schwelle, gehört sie zu einem anderen Formular oder antwortet Google nicht innerhalb von drei Sekunden, lehnen wir das Absenden ab; die Punktzahl speichern wir nicht. Sie können es erneut versuchen oder uns per E-Mail schreiben. Google kann Daten an Google LLC in den USA übermitteln (Abschnitt 22) und bestimmt selbst, wie lange es sie aufbewahrt; mehr in der Datenschutzerklärung von Google.

Zusätzlich enthalten diese Formulare – außer dem zum Setzen eines neuen Passworts – einen eigenen Schutz ohne Dritte: ein für Menschen unsichtbares Fallenfeld und eine signierte Zeitangabe, an der zu schnell abgeschickte Formulare erkannt werden.

Die Formulare für den kostenlosen Check, die Registrierung, die Anmeldung und das Anfordern eines neuen Passworts schützen wir außerdem mit unserem eigenen Formularschutz formconfirmed, der ebenfalls ohne Dritte auskommt. Beim Aufruf der Seite holt ein kleines Skript von unserem Server eine signierte Aufgabe; sobald Sie das Formular benutzen, löst Ihr Browser sie im Hintergrund (ein Rechennachweis). Das Ergebnis geht als einmal verwendbares Prüfzeichen mit dem Formular an uns, und wir prüfen es beim Absenden. Dabei verarbeiten wir Ihre IP-Adresse, die Adresse der Seite mit dem Formular, die Zeitpunkte und ob ein für Menschen unsichtbares Feld ausgefüllt wurde. Die IP-Adresse speichern wir dafür nur gekürzt (bei IPv4 ohne das letzte Byte, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit) und als Hashwert mit einem täglich wechselnden Schlüssel, um gehäufte Anfragen zu erkennen; dieser Wert wird nach einer Stunde gelöscht, das verbrauchte Prüfzeichen nach höchstens elf Minuten. Den Inhalt dieser Formulare bewertet der Formularschutz nicht. Er setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und bildet keinen Fingerabdruck Ihres Geräts. Fehlt ein gültiges Prüfzeichen, lehnen wir das Absenden ab; war unser Dienst für die Aufgabe nicht erreichbar, lassen wir es zu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz dieser Formulare vor Missbrauch durch Programme, vor allem vor dem massenhaften Erraten von Passwörtern, automatisch angelegten Konten und der Nutzung des kostenlosen Checks als Werkzeug gegen fremde Websites. Weil das Skript von Google erst geladen wird, wenn Sie das Formular abschicken, und nur diesem Absenden dient, halten wir das Auslesen der Angaben aus Ihrem Gerät für unbedingt erforderlich, um den Dienst zu erbringen, den Sie mit dem Absenden ausdrücklich anfordern (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 399 Prawo komunikacji elektronicznej). Für den eigenen Formularschutz gilt dasselbe: Er verarbeitet im Browser nur, was für das Absenden des von Ihnen genutzten Formulars nötig ist. Er soll reCAPTCHA auf Dauer ersetzen. Pflicht: Ohne reCAPTCHA und den eigenen Formularschutz lässt sich das Formular nicht abschicken; für Anfragen bleibt die E-Mail.

6. Kostenlose Prüfungen ohne Konto

Für alle, die auf der Startseite eine Domain prüfen oder das Header-Werkzeug nutzen.

6.1 Der kostenlose Check

Auf der Startseite können Sie ohne Konto eine Domain prüfen lassen. Dafür verarbeiten wir:

• die eingegebene Domain und das Ergebnis der Prüfung (Report; was der Crawler dabei erhebt, steht in Abschnitt 7);
• Ihre IP-Adresse, deren Land, einen Hashwert Ihrer Sitzung (nicht die Sitzung selbst), den Zeitpunkt und ob die Anfrage angenommen wurde, um die Grenzen durchzusetzen (je Adresse und Sitzung nur wenige Prüfungen am Tag; eine Domain, die in den letzten Tagen schon geprüft wurde, bekommt denselben Report statt einer neuen Prüfung) und Missbrauch zu erkennen. Diese Einträge löschen wir nach 7 Tagen;
• bei auffälligem Verhalten, etwa vielen verschiedenen Domains von einer Adresse, einen Vermerk mit der IP-Adresse oder dem Hashwert der Sitzung. Er bleibt, bis wir den Fall geprüft haben, und danach noch 90 Tage. Der Inhaber erhält dazu eine Telegram-Benachrichtigung ohne Domain und ohne IP-Adresse.

Den Report erreicht jeder, dem Sie seinen zufälligen Link geben; Suchmaschinen sollen ihn nicht aufnehmen. Wir löschen ihn nach 30 Tagen samt Prüfdaten und Bildschirmfotos. Der kostenlose Report zeigt einen Auszug; geprüft wird dasselbe wie im Konto, aber ohne Test-Einsendungen.

6.2 Das Header-Werkzeug

Das Werkzeug für Sicherheits-Kopfzeilen ruft die Startseite einer Domain zweimal ab (über https und über http) und bewertet die Antwort. Wir speichern die Domain, das Ergebnis und die Note 90 Tage lang; für die Grenzen gilt dasselbe Protokoll wie beim Check (7 Tage). Eine ausgeschlossene Domain (Abschnitt 19) wird auch hier nicht geprüft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Prüfung, die Sie anfordern, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Grenzen und die Abwehr von Missbrauch; unser berechtigtes Interesse ist, dass der Dienst nicht als Werkzeug gegen fremde Websites missbraucht wird. Pflicht: Ohne Domain keine Prüfung; ohne IP-Adresse kann der Server Ihnen nicht antworten.

6.3 Rückmeldung zu einem Bericht

Für alle, die unter einem Bericht „Stimmt in diesem Bericht etwas nicht?“ nutzen, mit oder ohne Konto.

Unter jedem fertigen Bericht können Sie uns melden, dass ein Formular fehlt, falsch eingeordnet wurde oder eine einzelne Prüfung ein falsches Ergebnis hat. Dafür verarbeiten wir:

• Ihre Angaben: die gewählte Kategorie, auf Wunsch die betroffene Prüfung, die Adresse einer Seite und einen Text bis 1.000 Zeichen;
• den Bericht, auf den sich die Meldung bezieht (Kennung des Links, Prüfung und Domain), die Sprache der Seite und den Zeitpunkt;
• wenn Sie angemeldet sind, die Kennung Ihres Kontos; wir sehen dann die E-Mail-Adresse des Kontos neben der Meldung;
• eine nicht umkehrbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (mit einem geheimen Schlüssel gebildet), damit von einer Adresse nur wenige Meldungen ankommen (5 je Stunde, 20 je Tag). Die IP-Adresse selbst speichern wir zur Meldung nicht; die Prüfsumme leeren wir nach 2 Tagen.

Eine E-Mail-Adresse fragen wir nicht ab, und auf Meldungen antworten wir nicht. Wer eine Antwort möchte, schreibt an den Support (Abschnitt 17). Bitte tragen Sie keine personenbezogenen Daten in den Text ein. Wir lesen die Meldungen, ordnen sie ein und übernehmen bei Bedarf die Prüfdaten des Berichts (Formularfelder, Gründe und Befunde, ohne Bildschirmfotos) als Testfall für unsere Erkennung; ein solcher Testfall beschreibt die geprüfte Website, nicht Sie. Eine Meldung ändert den Bericht nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Fehler unserer Erkennung zu finden und zu beheben, und die Begrenzung schützt vor Missbrauch. Pflicht: Die Meldung ist freiwillig. Speicherdauer: 24 Monate; mit Ihrem Konto sofort.

7. Prüfung von Websites durch unseren Crawler – Information nach Art. 14 DSGVO

Für Betreiber geprüfter Websites und für Personen, deren Angaben auf einer geprüften Website stehen. Sie haben uns diese Daten nicht selbst gegeben; deshalb informieren wir Sie hier.

7.1 Was der Crawler tut

Unser Crawler FormExposedBot ruft je Prüfung höchstens acht öffentliche Seiten einer Website nacheinander ab, so wie es ein Besucher mit einem Browser tut. Hinzukommen können bis zu drei Seiten, die er erneut lädt, um im Cookie-Banner auf „Ablehnen“ zu klicken, bis zu drei Seiten in einer Telefon-Ansicht, bei nachgewiesenen Domains die Test-Einsendungen (Abschnitt 7.3) und bis zu fünf Seiten hinter einer Anmeldung (Abschnitt 9.4). Vor der Prüfung liest er die robots.txt: Schließt ein Disallow für FormExposedBot oder für alle Programme die Startseite aus, prüft er nicht. Gesperrte Unterpfade beachtet er derzeit nicht einzeln. Er gibt sich in der Browser-Kennung als FormExposedBot zu erkennen. Er untersucht die Formulare und speichert:

• die Adressen und Titel der geprüften Seiten, den Aufbau der Formulare (Feldnamen, Feldtypen, Beschriftungen, Pflicht- und Sichtbarkeitsmerkmal, keine Werte; die Anfänge vorbelegter versteckter Felder und von data-Attributen liest er nur während der Prüfung und speichert sie nicht) und die gefundenen Schutzmaßnahmen;
• technische Merkmale der Seiten: eingesetzte CAPTCHA- und Spamschutz-Dienste, eingebundene Skripte fremder Anbieter (Adresse und Prüfsumme), die Hosts, von denen die Seite Inhalte lädt, die Namen gesetzter Cookies, Sicherheits-Kopfzeilen, Hinweise auf Barrierefreiheit der Formulare, das Verhalten eines Cookie-Banners beim Ablehnen und ob Werbe-Pixel oder Sitzungsaufzeichnung an Formularen hängen;
• ein Bildschirmfoto des sichtbaren Bereichs der ersten Seite und je eines der gefundenen Formulare, nach einer Test-Einsendung auch eines der Antwortseite. Diese Bildschirmfotos werden nicht geschwärzt; sie zeigen, was auf der Seite zu sehen ist.

Steht in einem Formular eine Empfängeradresse, speichern wir nur deren Domain, nie die Adresse. Weitere Inhalte der Seiten speichern wir nicht. Personenbezogene Daten können trotzdem betroffen sein, wenn sie auf einer Seite oder in einem Bildschirmfoto sichtbar sind, etwa der Name und das Foto einer Ansprechperson neben dem Formular. Kategorien: Namen, Funktionen, Kontaktangaben und Abbildungen, die der Betreiber selbst veröffentlicht hat. Besondere Kategorien von Daten suchen wir nicht und werten sie nicht aus.

Formulare ordnen wir mit festen Regeln ein (etwa „Kontakt“ oder „Newsletter“). Nur wenn die Regeln kein Ergebnis liefern, hilft ein Sprachmodell, das auf unserem eigenen Prüf-Server läuft; so eingeordnete Formulare werden nie abgesendet und zählen nicht für Score und Urteil. Dabei gehen keine Daten an Dritte, und das Modell wird damit nicht trainiert. Mehr dazu unter EU-KI-Verordnung: wie formexposed KI einsetzt.

7.2 Wer eine Prüfung auslöst

• jemand, der auf der Startseite eine Domain eingibt (Abschnitt 6);
• unser WordPress-Plugin oder unsere TYPO3-Erweiterung für die eigene Website, auch ohne Konto (Abschnitt 13);
• ein Kunde für eine Domain in seinem Konto (Abschnitt 9);
• eine Agentur für die Website eines Interessenten, ohne Test-Einsendung (Abschnitt 14);
• wir selbst für eine Studie über den Schutz von Kontaktformularen, aus der wir nur zusammengefasste Zahlen ohne Namen von Websites veröffentlichen.

7.3 Was der Crawler nicht tut

Fremde Websites prüft er nur passiv: Er schickt kein Formular ab, probiert keine Zugangsdaten aus und greift nichts an. Test-Einsendungen schickt er nur an Kontaktformulare von Domains, für die ein Kunde in seinem Konto nachgewiesen hat, dass er über sie verfügen darf – als Inhaber oder in dessen Auftrag, per DNS-Eintrag, Meta-Tag, Datei oder Plugin: klar gekennzeichnete Testnachrichten ohne personenbezogene Daten, höchstens fünf je Prüfung; ohne einen solchen Nachweis nur bei internen Prüfungen unserer eigenen Test- und Demodomains. Auch die Suche nach offen liegenden Dateien, das Auslesen von Versionen und die Prüfung hinter einer Anmeldung gibt es nur für nachgewiesene Domains (Abschnitt 9).

7.4 Speicherdauer

Prüfungen ohne Konto 30 Tage; Prüfungen der Website eines Interessenten 90 Tage; Prüfungen für eine Studie bis zur Veröffentlichung ihrer Ergebnisse; Prüfungen einer Domain in einem Kundenkonto höchstens 13 Monate – die jeweils letzte bleibt, solange die Domain im Konto steht – und nie länger, als die Domain im Konto steht.

7.5 Rechtsgrundlage und Herkunft

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, Betreibern von Websites und ihren Dienstleistern Schwachstellen ihrer Formulare zu zeigen, bevor sie für Spam oder Missbrauch genutzt werden, im Interesse der Person, die eine Prüfung anfordert, an diesem Ergebnis und bei der Studie in einer Aussage über den Stand des Formularschutzes. Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, nämlich der geprüften Website selbst. Empfänger sind die Person, die die Prüfung ausgelöst hat, und jeder, dem sie den Link zum Report gibt, bei einer Interessenten-Prüfung die Agentur; aus einer Studie veröffentlichen wir nur zusammengefasste Zahlen. Prüft ein Kunde eine Domain in seinem Konto, die er nachgewiesen hat, handeln wir in seinem Auftrag (Abschnitt 2); solange der Nachweis fehlt, sind wir selbst verantwortlich. Diese Information veröffentlichen wir hier und auf der Seite über FormExposedBot, statt jede sichtbare Person einzeln anzuschreiben; das wäre unmöglich oder unverhältnismäßig, zumal wir über diese Personen nur wissen, was auf der Seite steht (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO).

Widerspruch und Ausschluss: Als Betreiber einer Website können Sie weitere Prüfungen Ihrer Domain ausschließen, über Ihre robots.txt oder über unsere Opt-out-Seite (Abschnitt 19). Personen, die auf einer geprüften Seite zu sehen sind, können der Verarbeitung nach Abschnitt 27 widersprechen und die Löschung eines Reports oder Bildschirmfotos verlangen.

8. Ihr Kundenkonto

Für Kunden und eingeladene Teammitglieder.

8.1 Registrierung und Konto

Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als Hash; das Passwort selbst kennen wir nicht), außerdem Ihren Vornamen und – soweit Sie sie angeben – Nachname und Firma, dazu Sprache, Darstellung, Währung, Tarif, die Zeitpunkte der Registrierung und der letzten Anmeldung und die IP-Adresse der letzten Anmeldung. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen Link, der 72 Stunden gilt; Konten, die nie bestätigt werden, löschen wir nach 30 Tagen. Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, gilt die neue erst nach Bestätigung über einen Link an sie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); für die IP-Adresse der letzten Anmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz Ihres Kontos, Abschnitt 8.2). Pflicht: E-Mail-Adresse, Vorname und Passwort sind nötig, damit ein Vertrag zustande kommt; Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben Sie erst für bezahlte Tarife bei Stripe an (Abschnitt 18).

8.2 Anmeldung und Sicherheit

• Anmeldeversuche mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Ergebnis: 7 Tage, gegen das Erraten von Passwörtern; dazu Zähler für Anmeldeversuche je Konto (bei einer unbekannten Adresse je eingegebener Adresse), je Konto und IP-Adresse und je IP-Adresse, für Zwei-Faktor-Versuche und Passwortbestätigungen je Konto, für Mails zum Zurücksetzen des Passworts je E-Mail-Adresse, für Registrierungen je IP-Adresse und für Versuche am Passwort eines Kundenportals je Portal und IP-Adresse, die wir nur unter einem pseudonymen Schlüssel (HMAC) ohne E-Mail- oder IP-Adresse im Klartext speichern und die mit ihrem Zeitfenster ablaufen (derzeit 15 Minuten, beim Zurücksetzen und bei Registrierungen eine Stunde);
• angemeldete Geräte mit IP-Adresse, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, damit Sie sie in den Einstellungen sehen und abmelden können: bis 90 Tage nach der letzten Nutzung;
• bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung das Geheimnis dafür (verschlüsselt) und Ihre Wiederherstellungscodes (nur als Hash);
• Links zum Zurücksetzen des Passworts gelten eine Stunde;
• ein Aktivitätsprotokoll wichtiger Aktionen, etwa „Domain angelegt“, „Alarm eingerichtet“ oder „Einstellungen geändert“, mit Zeitpunkt, handelndem Konto, IP-Adresse und Land: 365 Tage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz Ihres Kontos und des Dienstes und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen in einem Arbeitsbereich, an dem mehrere Personen arbeiten.

8.3 Nachweis des Vertragsschlusses

Bei der Registrierung halten wir fest, welcher Fassung der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags Sie zugestimmt und welche Fassung dieser Datenschutzerklärung Sie zur Kenntnis genommen haben – jeweils mit dem vollständigen Text, seinem Hashwert, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung. Das dient dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir bewahren diesen Nachweis auf, solange das Konto besteht. Nach der Löschung des Kontos löschen wir ihn, sobald die Zustimmung vier Jahre zurückliegt, weil gerade nach einer Kündigung nach dem Vertragsschluss gefragt wird.

8.4 Arbeitsbereiche, Team und Einladungen

Ein Konto arbeitet in einem oder mehreren Arbeitsbereichen. Laden Sie jemanden ein, senden wir dieser Person eine E-Mail mit dem Namen des Arbeitsbereichs (ab Werk Ihr Firmen- oder Vorname) und einem Link zur Annahme; zur Einladung speichern wir außerdem die vorgesehene Rolle und wer eingeladen hat. Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs sehen, wer ihm mit welcher Rolle angehört. Ihre E-Mail-Adresse haben wir als eingeladene Person von dem Mitglied, das Sie eingeladen hat (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO). Nicht angenommene Einladungen löschen wir, wenn sie nach 14 Tagen ablaufen, angenommene 30 Tage nach der Annahme. Einem überwachten Formular kann eine zuständige Person aus dem Team und eine Frist für die Behebung zugeordnet werden; dafür speichern wir nur die Zuordnung zum Konto und die Frist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Kunden; gegenüber der eingeladenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (der Kunde will mit ihr zusammenarbeiten).

8.5 Hilfe durch unseren Support

Um Ihnen bei einem Problem zu helfen, kann unser Support Ihr Konto so ansehen, wie Sie es sehen. Jeder solche Zugriff wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten und erscheint in Ihrem Datenexport. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie um Hilfe gebeten haben, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehlersuche).

8.6 Export und Löschung

Unter Einstellungen können Sie die zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als eine JSON-Datei herunterladen – ohne Passwort-Hashes und Geheimnisse und ohne die Daten anderer Mitglieder. Prüfergebnisse, Befunde und Vorfälle enthält diese Datei nicht (nur die Zustellversuche von Eskalationen je Alarmziel); sie stehen als Reports im Konto und auf Anfrage als Datei bereit. Dort können Sie Ihr Konto auch selbst löschen; einer E-Mail bedarf es nicht. Ein laufendes bezahltes Abonnement endet dabei sofort, grundsätzlich ohne Erstattung (Ausnahmen nennen die AGB); wer den bezahlten Zeitraum nutzen will, kündigt zuerst im Bereich Abrechnung zum Ende des Zeitraums. Endet der Vertrag über Ihr Konto auf andere Weise, etwa durch unsere Kündigung, können Sie Ihre Daten bis zum Vertragsende exportieren, und wir löschen das Konto spätestens 30 Tage nach dem Vertragsende. Mit dem Konto löschen wir sofort Ihre Arbeitsbereiche mit den Daten, die daran hängen, darunter Domains, Prüfergebnisse und Bildschirmfotos, Alarme, Vorfälle, Nachweis-Protokolle, Marke, Kundenportale samt Abonnenten, die Liste Ihrer Interessenten-Prüfungen (deren Reports bleiben bis zum Ablauf ihrer 90 Tage abrufbar), API-Schlüssel, Rollout-Codes und Testzugänge. Arbeitet in einem Ihrer Arbeitsbereiche noch jemand, geht dieser Arbeitsbereich an ein anderes Mitglied über – zuerst an Administratoren, unter ihnen an das dienstälteste –, statt gelöscht zu werden. Bestehen bleiben bis zum Ablauf ihrer eigenen Frist: das Aktivitätsprotokoll und das Protokoll der Seitenaufrufe mit der Nummer Ihres früheren Kontos, versandte E-Mails (30 Tage, Abschnitt 11), der Nachweis des Vertragsschlusses (8.3), Supportanfragen (Abschnitt 17), Rechnungsdaten, solange das Steuerrecht es verlangt, Provisionsdaten und eingelöste Freischaltcodes, für die es derzeit keine Frist gibt (Abschnitt 18), und die Sicherungen (3.4).

9. Domains, Prüfungen und Überwachung

Für Kunden. Soweit dabei personenbezogene Daten Dritter berührt werden, handeln wir im Auftrag des Kunden.

9.1 Domains und Nachweis

Für jede Domain in Ihrem Konto speichern wir den Namen, den Nachweis Ihrer Berechtigung (DNS-Eintrag, Meta-Tag, Datei oder Plugin), die Prüfergebnisse und Ihre Einstellungen, etwa Häufigkeit, Wartungsfenster, Notizen, Kundenlabel und den geschätzten Wert einer Anfrage. Die Häufigkeit richtet sich nach Ihrem Tarif und reicht bis zu täglichen Prüfungen.

9.2 Überwachung öffentlich abrufbarer Angaben

Zwischen den Prüfungen fragen wir öffentlich abrufbare Angaben zu Ihrer Domain ab:

• DNS-Einträge (SPF, DMARC, MX), das TLS-Zertifikat und die Sicherheits-Kopfzeilen;
• das Ablaufdatum der Domain über die RDAP-Auskunft der zuständigen Registry; übermittelt wird nur der Domainname;
• die Erreichbarkeit Ihrer Formularseiten (Formular-Puls, je nach Tarif alle 10, 15 oder 30 Minuten);
• die öffentlichen Statusseiten der CAPTCHA- und Mail-Dienste, die Ihre Website nutzt; dabei übermitteln wir nichts über Sie;
• bekannte Sicherheitslücken in Formular-, CAPTCHA- und Mail-Plugins und – bei nachgewiesenen Domains wöchentlich – in CMS, Plugins und Theme, deren Versionen wir von außen aus Ihrer Startseite lesen. Abgeglichen wird mit der offenen Datenbank WPVulnerability; übermittelt werden nur die Kennung eines Plugins oder Themes (ohne Version) und die WordPress-Version, nicht Ihre Domain;
• täglich, ob die Adressen Ihres Webservers, die Adresse des Servers, von dem Ihre letzte Formular-Mail kam (aus der Zustellungsprüfung), oder Ihre Domain und die Absender-Domain dieser Mail auf DNS-Blocklisten für Spam stehen (SpamCop, PSBL, Mailspike, SURBL); abgefragt werden nur Domains und IP-Adressen von Servern, keine Daten von Besuchern;
• wenn eingerichtet, ob Google Web Risk Ihre Startseite als Schadsoftware- oder Phishing-Seite führt; übermittelt wird nur die Adresse der Startseite;
• bei nachgewiesenen Domains wöchentlich, ob Dateien offen liegen, die nie öffentlich sein dürften (etwa eine Sicherung der Konfiguration oder ein Datenbank-Abzug). Wir lesen dabei höchstens die ersten 8 KB einer Datei, um sie zu erkennen, und speichern nur Pfad, Art und Schwere des Fundes, nie den Inhalt.

9.3 Formularwege und Browserprüfungen

Für überwachte Formulare speichern wir Formularadressen, Selektoren, vorgeschaltete Klicks und synthetische Prüfschritte, die Wahl des Prüf-Browsers sowie Zuständigkeit und Fälligkeit. Browserprüfungen füllen ein Formular höchstens bis vor das Absenden; sie senden nichts ab und lösen keine Bestellung oder Zahlung aus. Ergebnisse umfassen Status, technische Fehlerkategorien, bereinigte Fehlerhinweise und Zeitmessungen und können ein kleines Bild des Formulars enthalten, auf dem die Eingabefelder abgedeckt sind. Diese Abdeckung gibt es nur bei den Browserprüfungen; die Bildschirmfotos der vollen Prüfung durch den Crawler werden nicht geschwärzt (Abschnitt 7.1). Messungen aus unseren Prüf-Browsern sind keine Messung Ihrer Besucher.

Eine zweite, unabhängige Prüfstelle, die Ergebnisse bestätigt, ist vorgesehen, aber derzeit nicht eingerichtet. Sie erhielte nur Domain, bereinigte Konfiguration und Auftragskennung, nie Zugangsdaten, Bildschirmfotos oder Besucherangaben; ihren Betreiber nennen wir vorher in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

9.4 Prüfung hinter einer Anmeldung

In bezahlten Tarifen können Inhaber und Administratoren eines Arbeitsbereichs für eine nachgewiesene Domain ein Testkonto ihrer eigenen Website hinterlegen, damit der Crawler Formulare hinter der Anmeldung lesen kann. Dafür gilt:

• Benutzername und Passwort werden schon auf dem Webserver mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur der Prüf-Server öffnen kann; Webserver, Datenbank und Sicherungen enthalten sie nur verschlüsselt. Angezeigt, protokolliert oder über die Schnittstelle ausgegeben werden sie nie; die Oberfläche zeigt nur das erste Zeichen und die Länge des Benutzernamens. Die verschlüsselte Kopie an einem Prüfauftrag wird nach dem Lauf geleert, spätestens nach einer Stunde.
• Das Testkonto nutzt nur die volle Prüfung durch den Crawler, nicht die Browserprüfungen (9.3).
• Hinter der Anmeldung liest der Crawler höchstens fünf angegebene Seiten. Er schickt nichts ab, macht dort keine Bildschirmfotos (dort können Kontodaten stehen) und folgt keinen Links zum Abmelden, Löschen oder Kündigen.
• Löschen Sie den Zugang, überschreiben wir den verschlüsselten Wert und entfernen ihn; mit der Domain verschwindet er ebenfalls.

Verwenden Sie dafür nur ein eigens angelegtes Testkonto ohne echte Kundendaten. Was der Crawler hinter der Anmeldung sieht, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag.

9.5 Weitere Funktionen

Skript-Inventar: Schalten Sie es ein, führen wir eine Liste der Skripte auf Ihren Formularseiten mit Adresse und Prüfsumme, melden neue oder geänderte und speichern bei einer Freigabe, wer sie wann mit welcher Begründung erteilt hat. Barrierefreiheit: Aus der letzten Prüfung kann der Dienst einen Entwurf für Informationen zur Barrierefreiheit Ihrer Formulare erzeugen; Firmenangaben, die Sie dafür eintragen, bleiben in Ihrem Browser. Vergleichswerte: Für einen Branchenvergleich werten wir die Ergebnisse aller Kunden nur zusammengefasst aus; einzelne Websites erscheinen darin nicht.

Rechtsgrundlage für Abschnitt 9: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für personenbezogene Daten Dritter, die bei einer Prüfung sichtbar werden, Ihr Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Speicherdauer: Domain, Nachweis, Einstellungen, Formularwege und Testzugang, bis Sie sie, die Domain oder Ihr Konto löschen; Skript-Inventar und seine Änderungen, bis Sie die Domain oder Ihr Konto löschen (eine eigene Frist gibt es dafür nicht); Prüfergebnisse, Ergebnisse der Browserprüfungen und Zeitmessungen höchstens 13 Monate (die letzte Prüfung bleibt, solange die Domain im Konto steht).

10. Benachrichtigungen

Für Kunden und die Empfänger, die sie eintragen.

Alarme und Berichte senden wir an die Ziele, die Sie einrichten: E-Mail-Adressen, eigene Webhook-Adressen, Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat oder Telegram. Chat-Kanäle und Webhooks gibt es in den Tarifen Pro und Business. Eine Nachricht enthält die Domain, das Ereignis, eine kurze Beschreibung und einen Link in Ihr Konto, bei Prüfungsalarmen den Report-Link, über den Ergebnisse und Bildschirmfotos ohne Anmeldung abrufbar sind (an Telegram nur den Link auf die Domain-Seite im Konto, die eine Anmeldung verlangt); keine Inhalte von Formular-Mails. Wir speichern:

• die Ziele (E-Mail-Adresse, Webhook- oder Chat-Adresse; bei Webhooks ein Geheimnis zum Signieren), bis Sie sie oder die Domain löschen;
• ein Versandprotokoll mit Zeitpunkt, Ereignis und Ergebnis: 90 Tage;
• gesammelte Meldungen für Tages- und Wochenberichte: bis 30 Tage nach dem Versand;
• Vorfälle mit Quittier-Link: solange sie ungelöst sind, danach 180 Tage ab Behebung. Wer einen Vorfall quittiert, wird mit dem eingegebenen Namen oder seiner E-Mail-Adresse vermerkt. Unquittierte Vorfälle können an weitere Ziele eskaliert werden; dazu speichern wir je Ziel Zahl und Zeitpunkte der Zustellversuche (höchstens fünf), den Erfolg und einen Fehler, solange der Vorfall besteht. Erledigt ist ein Vorfall erst, wenn das Problem behoben ist; Quittieren allein beendet ihn nicht.

Telegram: Für Telegram betreiben wir einen eigenen Bot. Sie verknüpfen ihn über einen Link mit einem Einmal-Code, der 30 Minuten gilt; drücken Sie im Bot „Start“, ruft unser Server diese Nachricht bei Telegram ab und speichert die Kennung Ihres Chats (Chat-ID) als Alarmziel. Telegram liefert dabei auch Ihren Telegram-Namen mit; den speichern wir nicht. Den Code selbst löschen wir frühestens nach einem Tag, sobald ein weiterer Code angelegt wird. Die Chat-ID bleibt, bis Sie den Alarm oder die Domain löschen.

Chat-Dienste verarbeiten die Nachrichten nach ihren Bedingungen und Ihrem Vertrag mit ihnen; einige sitzen außerhalb der EU (Abschnitt 22). Für Empfänger, die nicht selbst Kunde sind, handeln wir in Ihrem Auftrag; informieren Sie sie bitte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Empfänger, die nicht Kunde sind, Ihr Auftrag. Pflicht: Ohne Ziel kein Alarm; die Prüfungen laufen trotzdem.

11. E-Mails von uns

Für Kunden und alle, denen wir schreiben.

Wir versenden E-Mails zur Bestätigung Ihrer Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, für Einladungen, Alarme und Berichte, als Eingangsbestätigung von Supportanfragen und mit Hinweisen zu Ihrem Konto und Ihrer Abrechnung. Versand und Empfang unserer E-Mails übernimmt Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. Unsere Domain und ihre DNS-Einträge verwaltet Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, USA; bis zur Einrichtung des Postfachs bei Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA leitet Namecheap außerdem allgemeine Mails an Adressen unserer Domain weiter. Die Kontrollkopien der Zustellungsprüfung laufen nicht darüber. Versandte Mails bewahren wir samt Empfänger, Betreff und Inhalt 30 Tage auf, um Zustellprobleme klären zu können; länger nicht, weil darin auch gültige Bestätigungs- und Zurücksetz-Links stehen.

Drei Mails gehen ohne Ihre ausdrückliche Anforderung hinaus:

• Monatsbericht: am Monatsanfang eine Übersicht der Prüfungen und Meldungen Ihrer Domains. Sie können ihn in den Einstellungen abbestellen.
• Erinnerung an die Einrichtung: eine einzige Mail zwischen zwei und vierzehn Tagen nach der Registrierung, wenn Ihr Konto bestätigt ist, aber noch keine bestätigte Domain hat – „Website hinzufügen“ oder „Domain bestätigen“, ohne Angebot, Preis oder Upgrade. Sie kommt nicht wieder.
• Ende der Testphase: drei Tage vor dem Ende einer Testphase ein Hinweis, was danach geschieht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Mails, die zum Vertrag gehören, einschließlich Monatsbericht und Hinweis zur Testphase; für die Erinnerung an die Einrichtung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, weil ein Konto ohne Domain den Dienst nicht nutzen kann und viele Kunden die Einrichtung schlicht vergessen. Werbung schicken wir nicht.

12. Siegel und Nachweis-Protokoll

Für Kunden, die das Siegel oder das Nachweis-Protokoll nutzen, und für Besucher von Websites mit Siegel.

Siegel: Binden Sie unser Siegel auf Ihrer Website ein, lädt der Browser jedes Besuchers dieser Seite das Siegel-Bild von unserem Server. Dabei erhalten wir die üblichen Verbindungsdaten – IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser-Kennung und die Seite, auf der das Siegel steht –, die nur im Protokoll des Webservers landen (14 Tage, Abschnitt 3.1), nicht im Protokoll der Seitenaufrufe. Das Siegel setzt keine Cookies, startet keine Sitzung und enthält kein Skript. Die öffentliche Bestätigungsseite zeigt Domain, Stufe und Datum der letzten Prüfung, keine Einzelbefunde; wer sie aufruft, ist Besucher unserer Website (Abschnitte 3 und 4). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, das Siegel auszuliefern, das der Kunde einbindet. Der Kunde weist in seiner eigenen Datenschutzerklärung darauf hin (Textbausteine).

Nachweis-Protokoll: In bezahlten Tarifen können Sie für jede Domain und jeden Monat ein Protokoll der Prüfungen erzeugen. Unter seiner Prüfnummer bestätigt eine öffentliche Seite Domain, Zeitraum und Kennzahlen, ohne Einzelheiten. Damit später erkennbar ist, ob ein Protokoll verändert wurde, lassen wir es von einer Zeitstempelstelle signieren. Ihr übermitteln wir nur einen Hashwert des Protokolls, aus dem sich kein Inhalt zurückgewinnen lässt; derzeit sind das Certum (Asseco Data Systems S.A., Polen) und ersatzweise DigiCert, Inc. (USA). Protokolle bleiben, bis Sie die Domain löschen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. WordPress-Plugin und TYPO3-Erweiterung

Für Kunden, die Plugin oder Erweiterung einsetzen, und für Besucher ihrer Websites.

13.1 Was auf der Website des Kunden bleibt

Unser Plugin für WordPress und unsere Erweiterung für TYPO3 laufen auf dem Server des Kunden. Was das WordPress-Plugin dort speichert, bleibt auf dieser Website; wir haben darauf keinen Zugriff, und verantwortlich ist ihr Betreiber:

• Quarantäne: Einsendungen, die die Schutzschicht als Spam anhält, samt Feldinhalten und Antwortadresse, bis zu 14 Tage, damit eine zu Unrecht angehaltene Nachricht mit einem Klick zugestellt werden kann;
• Rettungsnetz: Kopien von Formular-Mails, die nicht versandt werden konnten (Empfänger, Betreff, Text und Kopfzeilen wie die Antwortadresse; Anhänge nur mit Namen), bis zu 30 Tage, damit sie erneut versandt werden können;
• Rechenrätsel: Der Browser des Besuchers löst eine kleine Aufgabe, die die Website selbst stellt; kein Cookie, kein fremder Dienst;
• Speicherfrist: auf Wunsch löscht das Plugin gespeicherte Anfragen bestimmter Formular-Plugins nach 90, 180 oder 365 Tagen;
• Formular-Zählwerte (ab Werk aus): Ansichten, Beginn, Prüffehler und Absendeversuche je Formular, gesondert einschaltbar auch Fehlerkategorien je Feldposition – ohne Eingaben, Feldnamen, Cookies oder dauerhafte Besucherkennungen, höchstens 14 Tage auf der Website. Eine aus der IP-Adresse abgeleitete Kennung zur Begrenzung von Anfragen verfällt nach einer Minute und geht nicht an uns;
• Besucherhilfe (gesondert einschaltbar): Nach einem Versandfehler führt ein Hinweis zurück in das noch offene Formular und nennt auf Wunsch eine E-Mail-Adresse; sie liest keine Eingaben, speichert keine Entwürfe und sendet nichts von selbst erneut;
• neue Spamregeln können sieben Tage lang nur lokal zählen, ohne etwas anzuhalten.

Das WordPress-Plugin trägt in der Datenschutz-Anleitung von WordPress selbst passende Absätze ein; weitere Texte stehen unter Textbausteine für Ihre Datenschutzerklärung. Die TYPO3-Erweiterung speichert keine Formularinhalte; sie fügt jeder Seite ein Meta-Tag zum Nachweis der Domain hinzu und zählt.

13.2 Recorder

Mit dem Recorder zeichnet ein angemeldeter WordPress-Administrator auf seiner eigenen Website den Weg zu einem Formular auf. Er hält technische Selektoren und Navigationsschritte höchstens 15 Minuten im Sitzungsspeicher seines Browsers und überträgt die ausgewählte Konfiguration an das verbundene Konto. Eingaben liest er nicht. Für Besucher wird der Recorder nie geladen.

13.3 Was an uns geht

An uns übermitteln Plugin und Erweiterung – je nach Funktion und, außer bei einer Prüfung der eigenen Website ohne Konto, nur solange die Website mit einem Konto verbunden ist:

• den Hostnamen, einen öffentlichen Schlüssel und ein Geheimnis, mit denen sich die Website ausweist, die Versionen von Plugin und CMS und die Sprache;
• tägliche Zahlen: abgewehrte Einsendungen je Grund, angenommene Einsendungen, gesendete und gescheiterte Mails mit der Art des Fehlers, Zahlen zu den Antworten von reCAPTCHA und zu automatisch gelöschten Anfragen; bei eingeschalteten Zählwerten deren Tageszahlen;
• Merkmale der Formular-Einstellungen als Zahlen, etwa wie viele Formulare die Adresse des Besuchers als Absender verwenden, und die Versionen bestimmter Formular-, CAPTCHA- und Mail-Plugins aus einer festen Liste;
• Updates, Aktivierungen und Deaktivierungen von Plugins, Themes und CMS mit Namen und Versionen, den Wartungsmodus und das Scheitern einer Formular-Mail (nur die Art des Fehlers);
• die vom Recorder ausgewählte Konfiguration eines Formularwegs;
• beim Schwarmschutz (ab Werk eingeschaltet) die Domains von Links in abgewehrten Nachrichten. Aus den Meldungen vieler Websites entsteht eine Liste von Spam-Domains, die alle verbundenen Plugins abrufen. IP-Adressen oder Netze von Absendern übermitteln wir dafür nicht.

Weitere Formularinhalte als diese Link-Domains, E-Mail-Adressen, Namen oder IP-Adressen von Besuchern übermitteln Plugin und Erweiterung nicht. Die täglichen Zahlen und Änderungsmeldungen löschen wir nach 13 Monaten, die Signale des Schwarmschutzes nach 30 Tagen; Angaben einer Website, die zu keiner Domain in einem Konto gehört, nach 90 Tagen ohne Kontakt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Schwarmschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (gemeinsame Abwehr von Spam über viele Websites). Personenbezogen sind diese Angaben nur ausnahmsweise, etwa wenn ein Hostname den Namen einer Person enthält.

14. Funktionen für Agenturen

Für Agenturen und für die Personen, die mit deren Portalen und Berichten in Berührung kommen.

• Kundenportal: Eine Agentur kann ihren Kunden ein Portal mit den Ergebnissen ihrer Domains freigeben. Wer dort den Monatsbericht bestellt, gibt seine E-Mail-Adresse an und bestätigt sie über einen Link (Double-Opt-in). Wir speichern die Adresse, die Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestellung, den Zeitpunkt der Bestätigung und den zuletzt versandten Monat. Unbestätigte Bestellungen löschen wir nach 30 Tagen. Abbestellen geht jederzeit über den Link in jeder Mail; danach bewahren wir den Nachweis der Bestellung noch drei Jahre auf, längstens bis der Arbeitsbereich der Agentur gelöscht wird; widerruft sie nur das Portal, bleiben die Abonnenten gespeichert. Portal und Berichte erscheinen unter dem Namen der Agentur; verantwortlich ist die Agentur, wir handeln in ihrem Auftrag. Rechtsgrundlage der Agentur ist die Einwilligung des Abonnenten.
• Eigene Marke: Firmenname, Website, Kontaktangaben, Farben und Logo, die eine Agentur hinterlegt, erscheinen auf ihren Reports und im Portal, bis sie sie ändert oder löscht.
• Eigene Domain: Im Business-Tarif kann eine Agentur Portal und Reports unter einer eigenen Subdomain zeigen. Wir prüfen dafür täglich deren DNS-Einträge. Die Funktion ist derzeit nicht freigeschaltet.
• Prüfung von Interessenten: Eine Agentur kann die Website eines Interessenten ohne Test-Einsendung prüfen lassen (Abschnitt 7). Den Link zum Kurzbefund gibt sie selbst weiter; wir schreiben niemanden an. Wir löschen die Prüfung nach 90 Tagen. Für die Ansprache des Interessenten ist allein die Agentur verantwortlich.
• API-Schlüssel und Rollout-Codes: Wir speichern sie nur als Hash mit einem kurzen Präfix, dazu ihre Bezeichnung, den Zeitpunkt der letzten Nutzung (API-Schlüssel) oder die Zahl der Einlösungen (Rollout-Codes) und die Zahl der Aufrufe je Minute (mindestens einen Tag lang; gelöscht wird bei späteren Aufrufen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber der Agentur; für Abonnenten und Interessenten siehe oben.

15. Zustellungsprüfung

Für Kunden, die sie einschalten, und für Besucher ihrer Websites. Für die Besucherdaten sind wir Auftragsverarbeiter des Kunden.

Die optionale Zustellungsprüfung beantwortet die Frage, ob die Mail aus einem Kontaktformular wirklich abgeht. Der Kunde trägt dafür eine Kontrolladresse von uns als Blindkopie (BCC) in die Mail-Einstellungen seines Formulars ein. Dadurch erreicht uns nicht nur unsere eigene Test-Einsendung, sondern eine Kopie jeder Formular-Mail – auch echter Anfragen seiner Besucher mit deren Namen, Adressen und Nachrichten.

Was wir damit tun, und nur das: Ein automatischer Abruf liest Kopfzeilen und höchstens die ersten 8 KB des Textes, ordnet die Mail über die Kontrolladresse einer Domain und gegebenenfalls einer Test-Einsendung zu und prüft die Echtheitsmerkmale SPF, DKIM und DMARC. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Mail gelöscht. Scheitert der Abruf oder die Löschung, kann eine Mail bis zum nächsten erfolgreichen Lauf im Postfach liegen bleiben; das Postfach liegt bei unserem Mail-Dienstleister (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA). Ausgewertet werden die Kopien nur automatisch.

In unserer Datenbank speichern wir nur Zeitpunkt, Domain-Zuordnung und gegebenenfalls die Kennung der Test-Einsendung, 180 Tage lang, und das technische Echtheitsergebnis (SPF, DKIM, DMARC) der zuletzt eingegangenen Mail, bis die nächste Mail es ersetzt oder die Domain gelöscht wird. Zu diesem Echtheitsergebnis gehören die IP-Adresse des sendenden Servers und die E-Mail-Domain des Absenders; in einem Alarm an den Kunden wird diese Domain nur genannt, wenn sie nicht zur Website gehört. Trägt ein Formular die Adresse des Besuchers als Absender ein, ist das die Domain seines E-Mail-Anbieters. Den Inhalt der Mails und vollständige Absenderadressen speichern wir nicht. Kommt nach einer Test-Einsendung binnen weniger Stunden keine Kopie an, melden wir das dem Kunden.

Ein Eingang beweist nur, dass die zugeordnete Kopie in unserem Kontrollpostfach angekommen ist – nicht den Eingang beim eigentlichen Empfänger und keinen Eintrag in einem CRM. Formulare, über die besondere Kategorien personenbezogener Daten laufen (etwa Gesundheitsangaben), sollten nicht mit der Zustellungsprüfung verbunden werden. Der Kunde informiert seine Besucher über diesen Datenfluss; einen Text dafür gibt es unter Textbausteine für Ihre Datenschutzerklärung. Ohne eingerichtetes Kontrollpostfach ist die Prüfung nicht verfügbar.

Rechtsgrundlage: Für den Kunden typischerweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger Empfang von Anfragen); wir verarbeiten nach seiner Weisung (Art. 28 DSGVO).

16. Sprachmodell auf eigenem Server und „Fix it for me“

Für Kunden und Nutzer des kostenlosen Checks.

Ein Sprachmodell läuft auf unserem eigenen Prüf-Server, nicht bei einem KI-Anbieter. Es hilft, Formulare einzuordnen (Abschnitt 7), und baut bei „Fix it for me“ einen Schutz in Formular-Code ein, den Sie einfügen. Der eingefügte Code wird nur für diese Anfrage verarbeitet, nicht gespeichert und nicht zum Trainieren verwendet; im Aktivitätsprotokoll halten wir nur fest, dass die Funktion genutzt wurde, mit Programmiersprache, Länge des Codes und Ergebnis (auch für das Tageskontingent). Bitte fügen Sie keine Zugangsdaten und keine personenbezogenen Daten ein. „Fix it for me“ arbeitet ohne Zugang zu Ihrer Website; den Code bauen Sie selbst ein. Mehr unter EU-KI-Verordnung: wie formexposed KI einsetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. Support, Kontakt und Meldungen von Sicherheitslücken

Für alle, die uns schreiben.

Schreiben Sie uns über das Support-Fenster oder die Kontaktseite, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht, den gewählten Anlass, die Seite, von der aus Sie schreiben, die Sprache, Ihre IP-Adresse, deren Land, die Browser-Kennung und – wenn Sie angemeldet sind – Ihre Kontonummer, um Ihre Anfrage zu beantworten und Missbrauch des Formulars abzuwehren. Sie erhalten an die angegebene Adresse eine Eingangsbestätigung per E-Mail; sind Sie angemeldet, gibt sie den Anfang Ihrer Nachricht (bis 2.000 Zeichen) wieder, sonst enthält sie Ihren Text nicht. Sie wird wie jede versandte Mail 30 Tage aufbewahrt (Abschnitt 11). Über neue Anfragen benachrichtigt uns ein Signal über Telegram, das keinen Inhalt und keine Angaben über Sie enthält. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Adresse und Ihre Nachricht. Meldungen über Sicherheitslücken behandeln wir ebenso. Anfragen löschen wir 24 Monate nach dem Eingang, auch wenn Sie Ihr Konto vorher löschen; sie belegen, was gefragt und was geantwortet wurde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag mit uns betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung, Abwehr von Missbrauch, Nachweis). Pflicht: Ohne E-Mail-Adresse können wir nicht antworten.

18. Zahlungen, Testphase und Partnerprogramm

Für Kunden mit bezahltem Tarif und für Partner.

Bezahlte Tarife rechnen wir über Stripe ab. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nicht. Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, im Bezahlvorgang Ihre Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und erstellt die Rechnungen. Bei uns stehen nur die Kunden- und die Abonnement-Kennung bei Stripe, Tarif, Status, das Ende des Abrechnungszeitraums und die Kennungen und Arten der Ereignisse, die Stripe uns meldet.

Eine Testphase können Sie ohne Karte beginnen; ohne Zahlungsmittel endet sie von selbst. Hat Ihnen ein Hoster oder Partner einen Freischaltcode gegeben, speichern wir, welches Konto ihn wann eingelöst hat und bis wann der Tarif gilt.

Stripe verarbeitet Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Vorbeugung gegen Betrug und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, und kann sie an Stripe, Inc. in den USA übermitteln (Abschnitt 22). Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Partnerprogramm: Das Programm ist gebaut, aber derzeit nicht freigeschaltet. Wird es freigeschaltet, gilt: Jedes Konto hat einen Empfehlungscode. Wer sich über einen Empfehlungslink registriert, wird für eine begrenzte Zahl von Monaten dem Partner zugeordnet; wir speichern die Zuordnung und ihren Zeitpunkt und je bezahlter Rechnung den Nettobetrag und die Provision. Der Partner sieht nur Zahlen – wie viele Konten sich angemeldet haben, wie viele zahlen und die Summe seiner Provisionen –, keine Namen und keine Adressen. Es gelten die Partnerbedingungen. Die Daten der Partner, die Zuordnungen und die Provisionen bewahren wir derzeit ohne feste Frist auf, ebenso die Angaben zu eingelösten Freischaltcodes; eine Löschfrist legen wir fest und nennen sie hier.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungsdaten und, soweit steuerlich nötig, Provisionsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; für die Zuordnung zu einem Partner Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abrechnung der Provision). Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es das Steuerrecht verlangt; nach polnischem Recht (Art. 86 in Verbindung mit Art. 70 der Abgabenordnung, Ordynacja podatkowa) grundsätzlich bis zum Ablauf von fünf Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuer fällig wurde. Pflicht: Ohne Zahlungsangaben kein bezahlter Tarif; der kostenlose Tarif bleibt nutzbar.

19. Ausschluss einer Domain (Opt-out)

Für Betreiber von Websites, die keine Prüfung durch uns wollen.

Über die Opt-out-Seite können Sie eine Domain von weiteren Prüfungen ausschließen. Der Ausschluss gilt für die Domain und ihre www-Variante, nicht für andere Subdomains, und auch gegenüber zahlenden Kunden, die die Domain verifiziert haben; eine laufende Überwachung endet mit der nächsten fälligen Prüfung. Aufheben können nur wir, auf Anfrage und gegen den Nachweis, dass Sie über die Domain verfügen. Wir speichern die Domain, den freiwillig angegebenen Grund, Ihre IP-Adresse, deren Land und die Browser-Kennung. IP-Adresse, Land und Browser-Kennung löschen wir nach 12 Monaten; der Ausschluss selbst bleibt dauerhaft, denn sonst würde die Domain wieder geprüft. Die Angaben brauchen wir, um Ihren Wunsch dauerhaft umzusetzen und um zu erkennen, ob jemand fremde Domains missbräuchlich ausschließt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihren Wunsch dauerhaft umzusetzen und Missbrauch des Formulars zu erkennen. Verstehen Sie den Ausschluss als Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, setzen wir ihn auf diesem Weg um.

20. Für Besucher von Websites unserer Kunden

Für Personen, die eine Website besuchen oder dort ein Formular abschicken, deren Betreiber formexposed nutzt.

Für diese Website ist ihr Betreiber verantwortlich, nicht wir. Er entscheidet, welche Funktionen er einsetzt, und muss Sie in seiner eigenen Datenschutzerklärung darüber informieren. Bei uns ankommen kann:

• Siegel: die Verbindungsdaten Ihres Browsers beim Laden des Bildes, 14 Tage im Protokoll des Webservers, ohne Cookie; hier sind wir für die Auslieferung des Bildes verantwortlich (Abschnitt 12).
• Zustellungsprüfung: eine Kopie Ihrer Formular-Mail, die automatisch ausgewertet und gelöscht wird; wir sind Auftragsverarbeiter (Abschnitt 15).
• WordPress-Plugin und TYPO3-Erweiterung: Tageszahlen ohne Bezug zu Ihnen und beim Schwarmschutz die Domains von Links aus abgewehrten Nachrichten; Quarantäne und Rettungsnetz bleiben auf der Website (Abschnitt 13).
• Kundenportal: Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie dort einen Bericht bestellen; wir sind Auftragsverarbeiter der Agentur (Abschnitt 14).
• Formularschutz (formconfirmed): Setzt der Betreiber ihn ein, holt Ihr Browser beim Aufruf der Seite eine Aufgabe von unserem Server und löst sie im Hintergrund; beim Absenden lässt der Server des Betreibers das Ergebnis von uns prüfen. Verarbeitet werden Ihre IP-Adresse (gespeichert nur gekürzt und als Hashwert, höchstens eine Stunde; im Protokoll des Webservers wie jeder Abruf 14 Tage), die Adresse der Seite, die Ausfüllzeit, ob ein unsichtbares Feld ausgefüllt wurde und – nur wenn der Betreiber die Inhaltsprüfung einschaltet – der Text Ihrer Nachricht, den ein Sprachmodell auf unserem eigenen Server im Arbeitsspeicher bewertet und nicht speichert. Keine Cookies, kein Speicher im Browser, kein Fingerabdruck. Wir sind Auftragsverarbeiter des Betreibers (Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage 1 Nr. 10).

Ihre Rechte machen Sie am besten beim Betreiber der Website geltend; er kennt den Zusammenhang und kann uns anweisen. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen an ihn weiter oder erledigen es, soweit wir selbst verantwortlich sind. Was wir dabei finden können und was nicht, steht unter Auskunft, Löschung und Ihre weiteren Rechte.

21. Empfänger

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wo es in dieser Erklärung steht. Wir verkaufen, vermieten oder tauschen keine Daten. Kategorien von Empfängern:

Empfänger (Sitz)	Kategorie	Wofür
Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA	Auftragsverarbeiter; Ort der Verarbeitung noch zu prüfen	Versand und Empfang unserer E-Mails; Kontrollpostfach der Zustellungsprüfung
Namecheap, Inc. (USA)	Auftragsverarbeiter	Domain, DNS; bis zur Einrichtung des Postfachs Weiterleitung allgemeiner Mails an unsere Domain (nicht der Kontrollkopien der Zustellungsprüfung)
Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland), Stripe, Inc. (USA)	weitgehend eigener Verantwortlicher; die genaue Rollenverteilung prüfen wir noch	Zahlungen und Rechnungen
Google Ireland Ltd., Google LLC (USA)	eigener Verantwortlicher	reCAPTCHA
Telegram (außerhalb des EWR)	vom Kunden gewähltes Ziel; die Nachricht verschicken wir über unseren Bot. Für uns außerdem Meldekanal	Alarme, wenn Sie Telegram wählen; Betriebssignale ohne personenbezogene Daten
Slack, Discord, Microsoft (Teams), Google (Chat), Ihre Webhooks (teils USA)	vom Kunden gewählte Ziele	Alarme
Öffentlichkeit	–	Report-Links, Bestätigungsseiten, Ergebnisse der Studie (nur zusammengefasst)
Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs	Nutzer desselben Kontos	Zusammenarbeit, nach Rolle
Behörden, Gerichte, CERT Polska, Berater	eigene Verantwortliche	nur bei rechtlicher Pflicht, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und bei Missbrauch unseres Dienstes oder Angriffen auf Dritte (Art. 6 Abs. 1 lit. c oder f DSGVO)

Keine personenbezogenen Daten erhalten: RDAP-Dienste der Registries, gefunden über das Verzeichnis der IANA, und für das Domainalter beim kostenlosen Check der Vermittlungsdienst rdap.org (nur Domainnamen), WPVulnerability unter wpvulnerability.net (nur die Kennung eines Plugins ohne Version, die Kennung eines Themes oder die WordPress-Version), die Statusseiten von CAPTCHA- und Mail-Diensten (nichts außer dem Abruf), die Zeitstempelstellen Certum und DigiCert (nur Hashwerte), die DNS-Blocklisten SpamCop, PSBL, Mailspike und SURBL (nur Domains und IP-Adressen von Servern), Google Web Risk, wenn eingerichtet (nur die Adresse der Startseite), und die anderen verbundenen Plugins beim Schwarmschutz (nur Spam-Domains). Die vollständige, gepflegte Liste unserer Auftragsverarbeiter mit Sitz und Übermittlungsgrundlage steht unter Unterauftragsverarbeiter; Änderungen kündigen wir Kunden 30 Tage vorher an.

22. Übermittlung in Drittländer

Sitzt ein Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, übermitteln wir nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind:

• USA: auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795, Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist. Ob Google, Stripe und Namecheap für die betroffenen Leistungen zertifiziert sind, prüfen wir für diese Fassung noch und behaupten es deshalb nicht; wo keine Zertifizierung besteht, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Unser Mail-Dienstleister: Wo Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA die Daten verarbeitet und auf welcher Grundlage sie gegebenenfalls in ein Drittland gehen, prüfen wir noch. Den jeweiligen Stand nennt die Seite Unterauftragsverarbeiter.
• Chat-Dienste und Webhooks, die Sie selbst auswählen: Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat und Webhooks erreichen Ihre Alarme über eine Adresse, die Sie in Ihrem Konto bei diesem Dienst erzeugen; das Vertragsverhältnis zum Anbieter und eine nötige Grundlage für die Übermittlung in ein Drittland liegen bei Ihnen.
• Telegram: vom Kunden gewähltes Ziel; die Nachricht verschicken wir über unseren Bot. Telegram sitzt außerhalb des EWR in einem Land ohne Angemessenheitsbeschluss, und Standardvertragsklauseln mit Telegram haben wir nicht. Auf welche Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO sich diese Übermittlung stützt – in Betracht kommt Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie den Kanal selbst wählen –, lassen wir derzeit prüfen. Wählen Sie Telegram nur, wenn Ihnen das genügt; die E-Mail bleibt immer als Alternative.

Eine Kopie der Garantien, auf die wir eine Übermittlung stützen, erhalten Sie kostenlos auf Anfrage an die Adresse in Abschnitt 1. Den Angemessenheitsbeschluss und die Standardvertragsklauseln finden Sie auch im Amtsblatt der EU (eur-lex.europa.eu), die Liste der nach dem Data Privacy Framework zertifizierten Unternehmen unter dataprivacyframework.gov. Unsere eigenen Server stehen in Polen; Daten, die keiner der genannten Empfänger erhält, verlassen die EU nicht.

23. Speicherdauer im Überblick

Die Fristen setzt ein nächtlicher Lauf durch, beim Protokoll des Webservers dessen tägliche Rotation. Wo „mit der Domain“ steht, verschwinden die Daten sofort, wenn Sie die Domain oder Ihr Konto löschen. Danach bleiben sie noch bis zu 14 Tage in den Sicherungen (Abschnitt 3.4).

Daten	Gelöscht
Protokoll des Webservers (auch Abrufe des Siegels)	nach 14 Tagen
Protokoll der Seitenaufrufe	nach 60 Tagen
Fehlerprotokoll	nach 90 Tagen
Aktivitätsprotokoll	nach 365 Tagen
Anmeldeversuche; Grenzen des kostenlosen Checks und des Header-Werkzeugs	nach 7 Tagen
Vermerke bei auffälligem Verhalten (kostenloser Check)	90 Tage nach Klärung des Falls
Angemeldete Geräte	90 Tage nach der letzten Nutzung
„Angemeldet bleiben“; nie bestätigte Konten; angenommene Einladungen (nicht angenommene mit ihrem Ablauf)	nach 30 Tagen
Report ohne Konto samt Bildschirmfotos	nach 30 Tagen
PDF-Fassung eines Berichts im Zwischenspeicher	nach 7 Tagen
Ergebnisse des Header-Werkzeugs; Prüfung der Website eines Interessenten	nach 90 Tagen
Prüfungen für eine Studie	mit der Veröffentlichung ihrer Ergebnisse
Prüfergebnisse, Browserprüfungen und Zeitmessungen einer Domain im Konto	nach 13 Monaten (die letzte Prüfung, solange die Domain im Konto steht)
Domain, Einstellungen, Formularwege, Nachweis-Protokolle, Alarmziele, Echtheitsergebnis der letzten Formular-Mail	mit der Domain
Skript-Inventar und seine Änderungen	mit der Domain (eine eigene Frist gibt es nicht)
Testzugang für die Prüfung hinter einer Anmeldung	wenn Sie ihn löschen, mit der Domain; die Kopie am Prüfauftrag nach dem Lauf, spätestens nach einer Stunde
Tägliche Zahlen und Änderungsmeldungen aus Plugin und Erweiterung, Formular-Zählwerte	nach 13 Monaten
Angaben einer Website mit Plugin, die zu keinem Konto gehört	90 Tage nach dem letzten Kontakt
Signale des Schwarmschutzes; gesammelte Meldungen für Tages- und Wochenberichte (ab Versand)	nach 30 Tagen
Zählung der API-Aufrufe; Einmal-Codes für Telegram	frühestens nach einem Tag, beim nächsten Aufruf oder Code dieser Art
Versandprotokoll der Alarme	nach 90 Tagen
Zuordnungen der Zustellungsprüfung; Vorfälle mit Quittierung und Zustellversuchen der Eskalation (ungelöste bleiben bestehen)	nach 180 Tagen, Vorfälle ab ihrer Behebung
Kopien von Formular-Mails im Kontrollpostfach	nach der Verarbeitung; bei Fehlern mit dem nächsten erfolgreichen Lauf
Versandte E-Mails	nach 30 Tagen
Supportanfragen	nach 24 Monaten
Rückmeldungen zu einem Bericht	nach 24 Monaten, mit dem Konto sofort; die Prüfsumme der IP-Adresse nach 2 Tagen
IP-Adresse, Land und Browser-Kennung zu einem Opt-out	nach 12 Monaten (die Domain bleibt ausgeschlossen)
Unbestätigte Bestellungen des Monatsberichts im Kundenportal	nach 30 Tagen
Nachweis einer abbestellten Bestellung	drei Jahre nach der Abmeldung
Konto und Angaben zur Person	mit der Löschung durch Sie
Nachweis des Vertragsschlusses	solange das Konto besteht; nach dessen Löschung, sobald die Zustimmung vier Jahre zurückliegt
Rechnungsdaten	mit Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfrist
Zuordnungen und Provisionen des Partnerprogramms; eingelöste Freischaltcodes	derzeit ohne feste Frist
Beispiel einer Fehlerart	derzeit ohne feste Frist
Sicherungen der Datenbank	nach 14 Tagen
Formularschutz: gekürzte, gehashte IP-Adresse zum Erkennen gehäufter Anfragen; verbrauchte Prüfzeichen; Prüfergebnisse ohne IP-Adresse und ohne Text (Aktion, Punktzahl, Gründe, Domain); Tageszahlen ohne Personenbezug	nach einer Stunde; nach höchstens elf Minuten; nach 30 Tagen; nach 400 Tagen

24. Pflicht zur Bereitstellung

Eine gesetzliche Pflicht, uns Daten zu geben, haben Sie nicht. Für ein Konto brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Vornamen und ein Passwort; ohne sie kann kein Vertrag zustande kommen. Für bezahlte Tarife brauchen wir die Angaben zur Abrechnung, für die Zustellungsprüfung ein Kontrollpostfach, für Alarme ein Ziel. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Die Verbindungsdaten in den Protokollen entstehen technisch bei jedem Aufruf; ohne sie kann der Server nicht antworten. Was fehlt, wenn Sie etwas nicht angeben, steht jeweils im Abschnitt der Verarbeitung.

25. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, treffen wir nicht ausschließlich automatisiert (Art. 22 DSGVO). Wir bilden keine Profile von Personen. Unsere Bewertungen – Risikostufe, Note der Kopfzeilen, „geschützt“ im Siegel – betreffen Websites und Formulare, nicht Menschen.

Automatisch laufen allerdings Schutzmechanismen, die einzelne Anfragen abweisen können, ohne dass ein Mensch sie ansieht: die Einschätzung von reCAPTCHA und der eigene Formularschutz (Abschnitt 5), die Grenzen und Vermerke beim kostenlosen Check (Abschnitt 6) und die Sperre nach zu vielen Anmeldeversuchen (Abschnitt 8.2). Sie verhindern nur das einzelne Absenden; ein abgewiesener Versuch lässt sich später wiederholen, und für jedes Anliegen bleibt die E-Mail. Halten Sie eine Abweisung für falsch, schreiben Sie uns; ein Mensch sieht sich den Fall an. Ebenfalls automatisch löschen wir Konten, die 30 Tage nach der Registrierung nicht bestätigt sind.

26. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte. Zu jedem steht, wie Sie es am schnellsten ausüben. Wo nichts anderes steht, genügt eine E-Mail an contact@lukaswojcik.com. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; bei schwierigen oder vielen Anträgen kann sich die Frist um zwei Monate verlängern, das teilen wir Ihnen dann innerhalb des ersten Monats mit Begründung mit (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Ausübung ist kostenlos; nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen können wir ein angemessenes Entgelt verlangen oder den Antrag ablehnen und begründen das (Art. 12 Abs. 5 DSGVO). Um niemandem fremde Daten herauszugeben, bitten wir Sie gegebenenfalls, den Antrag von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos zu stellen; weitere Nachweise verlangen wir nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität und nur so viele wie nötig (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Mit Konto unter Einstellungen den Datenexport herunterladen; er enthält die Konto-, Arbeitsbereichs- und Domaindaten, Ihre Anmeldungen, Aktivitäten, Supportanfragen, versandten E-Mails und Zustimmungen. Prüfergebnisse sehen Sie als Reports im Konto. Eine vollständige Auskunft, auch über Daten, die der Export nicht enthält (etwa Einträge im Fehlerprotokoll oder im Protokoll des Webservers), mit den Angaben nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail. Ohne Konto – etwa zu einem Opt-out, einer Supportanfrage oder einem Report – per E-Mail mit der betroffenen Domain oder Adresse und dem ungefähren Zeitpunkt.
• Berichtigung (Art. 16): Name, Firma, Sprache und E-Mail-Adresse ändern Sie unter Einstellungen selbst, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Stripe-Kundenportal unter Abrechnung; alles andere per E-Mail.
• Löschung (Art. 17): Konto, Domains, Alarmziele und Testzugänge löschen Sie selbst, API-Schlüssel widerrufen Sie selbst (gelöscht werden sie mit dem Konto); den Monatsbericht eines Kundenportals bestellen Sie über den Link in jeder Mail ab. Die Löschung eines Reports, eines Bildschirmfotos oder anderer Daten verlangen Sie per E-Mail. Was wir aus rechtlichen Gründen behalten müssen, steht in Abschnitt 8.6.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): per E-Mail, etwa wenn Sie die Richtigkeit von Daten bestreiten und wir das prüfen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Der Datenexport ist eine maschinenlesbare JSON-Datei, die Sie selbst einem anderen Anbieter geben können. Mehr zum Anbieterwechsel unter EU Data Act: Anbieterwechsel und Datenexport.
• Widerspruch (Art. 21): siehe den folgenden Abschnitt.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Unsere eigenen Verarbeitungen stützen wir nicht auf eine Einwilligung. Die Einwilligung in den Monatsbericht eines Kundenportals widerrufen Sie über den Link in jeder Mail; sie wirkt für die Zukunft.

Für Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten (Abschnitt 2), ist der Kunde Ihr Ansprechpartner. Schreiben Sie uns trotzdem, leiten wir Ihr Anliegen an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Antwort. Eine ausführliche Anleitung mit allen Wegen und Grenzen steht unter Auskunft, Löschung und Ihre weiteren Rechte.

27. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Das betrifft insbesondere die Prüfung von Websites durch unseren Crawler (Abschnitt 7), die Protokolle (Abschnitt 3), reCAPTCHA (Abschnitt 5), die Grenzen beim kostenlosen Check (Abschnitt 6), die Erinnerung an die Einrichtung (Abschnitt 11), das Siegel (Abschnitt 12) und den Schwarmschutz (Abschnitt 13).

Der Widerspruch ist an keine Form gebunden; eine E-Mail an contact@lukaswojcik.com genügt. Als Betreiber einer Website können Sie weitere Prüfungen außerdem jederzeit selbst ausschließen, über die robots.txt oder die Opt-out-Seite. Werbung per E-Mail, gegen die ein Widerspruch ohne Begründung möglich wäre, schicken wir nicht.

28. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten rechtswidrig verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, UODO)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polen
uodo.gov.pl

Sie können sich ebenso an die Behörde des Mitgliedstaats wenden, in dem Sie wohnen, arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattfand – in Deutschland etwa an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes. Diese leitet die Beschwerde, soweit nötig, an die zuständige Behörde weiter. Gern klären wir ein Anliegen vorher direkt mit Ihnen; ein Muss ist das nicht.

29. Sicherheit

Alle Verbindungen zu unserem Dienst sind mit TLS verschlüsselt; Verbindungen innerhalb unseres internen Netzes sind nicht durchgehend verschlüsselt. Passwörter, API-Schlüssel und Wiederherstellungscodes speichern wir nur als Hash, Geheimnisse der Zwei-Faktor-Anmeldung und Testzugänge nur verschlüsselt. Die Daten der Kunden sind nach Arbeitsbereichen getrennt; die Rechte einer Rolle setzt der Server durch, nicht nur die Oberfläche. Zugang zu den Servern hat nur der Inhaber; der Crawler arbeitet abgeschottet und kann keine Adressen im internen Netz aufrufen. Die vollständige Beschreibung steht unter Technische und organisatorische Maßnahmen. Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden wir sie nach Art. 33 und 34 DSGVO der Aufsichtsbehörde und, wo nötig, Ihnen; Kunden, für die wir im Auftrag handeln, informieren wir unverzüglich, möglichst binnen 48 Stunden.

30. Weitere Unterlagen

Diese Erklärung ist die Zusammenfassung für Betroffene. Einzelheiten stehen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, in den technischen und organisatorischen Maßnahmen, im Auftragsverarbeitungsvertrag, in der Datenschutz-Folgenabschätzung, unter Auskunft, Löschung und Ihre weiteren Rechte, EU-KI-Verordnung: wie formexposed KI einsetzt und Textbausteine für Ihre Datenschutzerklärung.

31. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, und zwar bevor eine neue Verarbeitung beginnt. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung; frühere Fassungen und was sich geändert hat, stehen unter Änderungen der Vertragsunterlagen. Welche Fassung Sie bei der Registrierung gesehen haben, steht in Ihrem Datenexport. Ändert sich etwas Wesentliches an der Verarbeitung Ihrer Daten als Kunde, informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail.

Diese Erklärung gibt es in allen Amtssprachen der Europäischen Union. Bei Abweichungen ist die polnische Fassung maßgeblich.