Πώς τα agencies κρατούν σε λειτουργία δεκάδες φόρμες πελατών

Ρωτήστε ένα agency ποιος είναι υπεύθυνος για τη φόρμα επικοινωνίας ενός πελάτη μετά την έναρξη λειτουργίας, και συνήθως θα ακολουθήσει μια παύση. Κι όμως, για ένα δικηγορικό γραφείο, ένα οδοντιατρείο ή έναν τοπικό υδραυλικό, αυτή η φόρμα είναι συχνά ο μόνος τρόπος με τον οποίο έρχονται νέες δουλειές. Όταν σταματά να λειτουργεί, τίποτα δεν χαλά ορατά: η σελίδα φορτώνει, το κουμπί φαίνεται να πατιέται. Ο πελάτης υποθέτει ότι το agency παρακολουθεί, το agency υποθέτει ότι ο πελάτης θα το πρόσεχε, και περνούν εβδομάδες μέχρι να ρωτήσει κανείς γιατί στέρεψαν τα αιτήματα.

Γιατί οι φόρμες αποτυγχάνουν σιωπηλά

• Ενημερώσεις: μια ενημέρωση του CMS, του θέματος ή του πρόσθετου φορμών αλλάζει τη σήμανση, αφαιρεί ένα hook ή χαλά τη JavaScript που υποβάλλει τη φόρμα.
• Μετακομίσεις φιλοξενίας: ο νέος διακομιστής δεν μπορεί να στείλει e-mail, η συνάρτηση mail της PHP είναι απενεργοποιημένη ή τα διαπιστευτήρια SMTP δεν μεταφέρθηκαν ποτέ.
• Έλεγχος ταυτότητας αλληλογραφίας: μετά από μια αλλαγή DNS, τα SPF, DKIM ή DMARC δεν ταιριάζουν πλέον, και τα e-mail ειδοποίησης καταλήγουν στα ανεπιθύμητα ή απορρίπτονται.
• Νέα tags παρακολούθησης: το μάρκετινγκ προσθέτει ένα pixel ή ένα εργαλείο συγκατάθεσης, και ξαφνικά ένα σφάλμα script ή μια επικάλυψη μπλοκάρει το κουμπί υποβολής.
• Αλλαγές CAPTCHA: ένα site key συνδεδεμένο με τον παλιό τομέα, ένα δοκιμαστικό κλειδί που έμεινε μετά το staging ή ένα widget του οποίου το script δεν φορτώνεται πλέον.
• Πιστοποιητικά και τομείς που λήγουν: τα προγράμματα περιήγησης προειδοποιούν τους επισκέπτες να απομακρυνθούν από τη φόρμα ή ο τομέας πίσω από τη διεύθυνση ειδοποιήσεων λήγει.

Μια ρουτίνα που κλιμακώνεται σε δεκάδες ιστότοπους

1. 1Κάντε απογραφή. Καταγράψτε κάθε ιστότοπο πελάτη και κάθε φόρμα σε αυτόν – επικοινωνία, αίτημα προσφοράς, κράτηση, ενημερωτικό δελτίο – και πού υποτίθεται ότι πηγαίνουν τα μηνύματα.
2. 2Καθορίστε μια αφετηρία. Ελέγξτε κάθε ιστότοπο μία φορά από έξω και καταγράψτε την τρέχουσα κατάσταση: προστασία, ενημέρωση για το απόρρητο στη φόρμα, βασικά στοιχεία προσβασιμότητας, ρύθμιση αλληλογραφίας.
3. 3Αυτοματοποιήστε τον επαναλαμβανόμενο έλεγχο. Η εβδομαδιαία συχνότητα είναι μια λογική προεπιλογή για ιστότοπους που ζουν από τα αιτήματα· η ημερήσια για εκείνους όπου μια χαμένη ημέρα πονάει πραγματικά.
4. 4Δρομολογήστε τις ειδοποιήσεις σε ένα σημείο. Στέλνετε τις αλλαγές σε ένα κοινό κανάλι της ομάδας αντί για τα εισερχόμενα ενός ατόμου, και ειδοποιείτε μόνο για αλλαγές, ώστε να μη μάθει κανείς να τις αγνοεί.
5. 5Ελέγχετε ξανά μετά από κάθε αλλαγή. Οι ενημερώσεις πρόσθετων, οι μετακομίσεις φιλοξενίας, τα νέα tags και οι αλλαγές DNS πρέπει να ενεργοποιούν έναν έλεγχο αντί να περιμένουν την επόμενη προγραμματισμένη εκτέλεση.
6. 6Δοκιμάστε τη διαδρομή παράδοσης. Όπου συμφωνεί ο πελάτης, στείλτε μια σαφώς επισημασμένη δοκιμαστική υποβολή και επιβεβαιώστε ότι φτάνει πράγματι – και προσέχετε φόρμες που ξαφνικά σωπαίνουν.
7. 7Τηρείτε μηνιαίο αρχείο. Σημειώνετε ανά ιστότοπο τι ελέγχθηκε και τι διορθώθηκε. Αυτό το αρχείο γίνεται η αναφορά σας.

Κάντε τους ελέγχους φορμών παραδοτέο της σύμβασης

Πολλές συμβάσεις συντήρησης υπόσχονται ενημερώσεις και αντίγραφα ασφαλείας και δεν λένε τίποτα για το αν ο ιστότοπος κάνει ακόμη τη δουλειά του. Η ενσωμάτωση των ελέγχων φορμών στη σύμβαση μετατρέπει την αόρατη φροντίδα σε παραδοτέο που βλέπει ο πελάτης – και λύνει το ερώτημα ποιος έχει την ευθύνη της φόρμας. Σημεία που αξίζει να οριστούν:

• Εύρος: ποιοι ιστότοποι και ποιες φόρμες καλύπτονται, συμπεριλαμβανομένων των σελίδων προορισμού καμπανιών.
• Συχνότητα: πόσο συχνά ελέγχεται κάθε φόρμα – και ότι ακολουθεί έλεγχος μετά από κάθε ενημέρωση ή μετάπτωση που πραγματοποιείτε.
• Τι ελέγχεται: προστασία από spam, ενημέρωση για το απόρρητο και παρακολούθηση στη σελίδα της φόρμας, βασικά στοιχεία προσβασιμότητας, λήξη πιστοποιητικού και τομέα, έλεγχος ταυτότητας αλληλογραφίας.
• Ενεργές δοκιμές: αν επιτρέπεται η αποστολή δοκιμαστικών υποβολών, πώς επισημαίνονται και ποιος τις λαμβάνει από την πλευρά του πελάτη.
• Χρόνοι απόκρισης: πόσο γρήγορα εξετάζετε μια ειδοποίηση και πότε ενημερώνεται ο πελάτης.
• Αναφορές: τι λαμβάνει ο πελάτης κάθε μήνα και πού μπορεί να δει την τρέχουσα κατάσταση.
• Όρια: τι δεν καλύπτεται, όπως ο δικός του διακομιστής αλληλογραφίας του πελάτη ή εργαλεία τρίτων που πρόσθεσε ο πελάτης χωρίς εσάς.

Κάντε αναφορές ώστε ο πελάτης να βλέπει την αξία

Η καλή συντήρηση είναι εκ φύσεως αόρατη, και γι' αυτό καταγγέλλεται εύκολα. Μια σύντομη μηνιαία απόδειξη ανά ιστότοπο αλλάζει αυτό: ποιες φόρμες ελέγχθηκαν, πόσο συχνά, τι άλλαξε και τι διορθώθηκε. Οι αναφορές white-label σας επιτρέπουν να τη στέλνετε με τη δική σας επωνυμία, και μια πύλη πελατών επιτρέπει στους πελάτες να βλέπουν μόνοι τους την τρέχουσα κατάσταση αντί να ρωτούν. Κρατήστε τη διατύπωση απλή – το «η φόρμα αιτήματος προσφοράς σας ελέγχθηκε κάθε ημέρα αυτόν τον μήνα· ένα πρόβλημα μετά από ενημέρωση πρόσθετου εντοπίστηκε και διορθώθηκε το ίδιο πρωί» λέει σε έναν πελάτη περισσότερα από μια σελίδα τεχνικών ευρημάτων.

Γρήγοροι έλεγχοι πριν από την πώληση – με τον σωστό τρόπο

Ένας παθητικός εξωτερικός έλεγχος δεν χρειάζεται πρόσβαση ούτε λογαριασμό, κάτι που τον κάνει χρήσιμο πριν υπάρξει σύμβαση. Σε μια διερευνητική κλήση, σε μια συνάντηση ή όταν ένας υποψήφιος πελάτης σας ζητά να ρίξετε μια ματιά στον ιστότοπό του, ένας γρήγορος κοινός έλεγχος δίνει στη συζήτηση κάτι συγκεκριμένο: ένα CAPTCHA που λειτουργεί με δημόσιο δοκιμαστικό κλειδί, έναν σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου που λείπει από τη φόρμα, ένα κουμπί υποβολής κρυμμένο πίσω από ένα banner cookies σε κινητό. Δείχνει πώς δουλεύετε χωρίς να υπόσχεστε τίποτα που δεν έχετε δει ακόμη από μέσα.

Αν προτιμάτε να μην κατασκευάσετε μόνοι σας αυτά τα εργαλεία: το formexposed συγκεντρώνει πολλούς ιστότοπους πελατών σε έναν λογαριασμό, με παρακολούθηση για επαληθευμένους τομείς, ειδοποιήσεις στο κανάλι της ομάδας σας, αναφορές white-label, πύλη πελατών και γρήγορους ελέγχους για υποψήφιους πελάτες. Τα agencies που διαχειρίζονται ιστότοπους WordPress μέσω του MainWP μπορούν να χρησιμοποιήσουν την επέκταση MainWP. Ο ευκολότερος τρόπος να ξεκινήσετε είναι ένας δωρεάν έλεγχος ενός ιστότοπου πελάτη στο formexposed.com – χωρίς να χρειάζεται λογαριασμός – για να δείτε την αφετηρία σας.