Come le agenzie mantengono funzionanti decine di moduli dei clienti

Chieda a un’agenzia chi sia responsabile del modulo di contatto di un cliente dopo il lancio, e di solito otterrà una pausa. Eppure per uno studio legale, uno studio dentistico o un installatore locale, quel modulo è spesso l’unico canale attraverso cui arrivano nuovi affari. Quando smette di funzionare, nulla si rompe in modo visibile: la pagina si carica, il pulsante sembra cliccabile. Il cliente presume che l’agenzia stia controllando, l’agenzia presume che il cliente se ne accorgerebbe, e passano settimane prima che qualcuno si chieda perché le richieste si siano esaurite.

Perché i moduli si guastano in silenzio

• Aggiornamenti: un aggiornamento del CMS, del tema o del plugin per moduli modifica il markup, rimuove un hook o guasta il JavaScript che invia il modulo.
• Cambi di hosting: il nuovo server non può inviare posta, la funzione mail di PHP è disattivata, oppure le credenziali SMTP non sono mai state trasferite.
• Autenticazione della posta: dopo una modifica DNS, SPF, DKIM o DMARC non corrispondono più, e le e-mail di notifica finiscono nello spam o vengono rifiutate.
• Nuovi tag di tracciamento: il marketing aggiunge un pixel o uno strumento di consenso, e all’improvviso un errore di script o un elemento sovrapposto blocca il pulsante di invio.
• Modifiche al CAPTCHA: una chiave del sito legata al vecchio dominio, una chiave di test rimasta dopo lo staging o un widget il cui script non viene più caricato.
• Certificati e domini in scadenza: i browser allontanano i visitatori dal modulo con un avviso, oppure il dominio dietro l’indirizzo di notifica scade.

Una routine che funziona anche con decine di siti

1. 1Faccia un inventario. Elenchi ogni sito dei clienti e ogni modulo presente – contatto, richiesta di preventivo, prenotazione, newsletter – e dove dovrebbero arrivare i messaggi.
2. 2Stabilisca una situazione di partenza. Verifichi una volta ciascun sito dall’esterno e registri lo stato attuale: protezione, informativa privacy presso il modulo, nozioni base di accessibilità, configurazione della posta.
3. 3Automatizzi la verifica ricorrente. Settimanale è un’impostazione sensata per i siti che vivono di richieste; giornaliera per quelli in cui un giorno perso fa davvero male.
4. 4Convogli gli avvisi in un unico posto. Invii le modifiche a un canale condiviso del team anziché alla casella di posta di una singola persona, e avvisi solo in caso di modifiche, così che nessuno si abitui a ignorarle.
5. 5Ricontrolli dopo ogni modifica. Aggiornamenti dei plugin, cambi di hosting, nuovi tag e modifiche DNS dovrebbero innescare una verifica invece di attendere la successiva esecuzione programmata.
6. 6Testi il percorso di recapito. Dove il cliente è d’accordo, invii un invio di prova chiaramente contrassegnato e confermi che arrivi davvero – e tenga d’occhio i moduli che improvvisamente tacciono.
7. 7Tenga un registro mensile. Annoti per ciascun sito che cosa è stato verificato e che cosa è stato corretto. Quel registro diventa il Suo report.

Faccia delle verifiche dei moduli una prestazione contrattuale

Molti contratti di manutenzione promettono aggiornamenti e backup e non dicono nulla sul fatto che il sito continui a svolgere il proprio compito. Inserire le verifiche dei moduli nel contratto trasforma una cura invisibile in una prestazione che il cliente può vedere – e chiarisce la questione di chi sia responsabile del modulo. Punti che vale la pena definire:

• Ambito: quali siti e quali moduli sono coperti, comprese le landing page delle campagne.
• Frequenza: con quale frequenza viene verificato ciascun modulo – e che a ogni aggiornamento o migrazione da Lei eseguiti segua una verifica.
• Che cosa viene verificato: protezione antispam, informativa privacy e tracciamento sulla pagina del modulo, nozioni base di accessibilità, scadenza di certificato e dominio, autenticazione della posta.
• Test attivi: se possono essere inviati invii di prova, come vengono contrassegnati e chi li riceve dalla parte del cliente.
• Tempi di reazione: con quale rapidità esamina un avviso e quando viene informato il cliente.
• Reporting: che cosa riceve il cliente ogni mese e dove può consultare lo stato attuale.
• Limiti: che cosa non è coperto, come il server di posta del cliente o strumenti di terze parti che il cliente ha aggiunto senza di Lei.

Lo documenti in modo che il cliente ne veda il valore

Una buona manutenzione è per sua natura invisibile, il che la rende facile da disdire. Una breve prova mensile per ciascun sito cambia le cose: quali moduli sono stati verificati, con quale frequenza, che cosa è cambiato e che cosa è stato corretto. I report white label Le consentono di inviarla con il Suo marchio, e un portale clienti permette ai clienti di consultare autonomamente lo stato attuale invece di chiedere. Usi un linguaggio semplice – “questo mese il Suo modulo di richiesta preventivo è stato verificato ogni giorno; un problema dopo un aggiornamento di un plugin è stato individuato e risolto la mattina stessa” dice a un cliente più di una pagina di rilievi tecnici.

Verifiche rapide in fase di prevendita – usate nel modo giusto

Una verifica passiva dall’esterno non richiede alcun accesso né alcun account, il che la rende utile prima che ci sia un contratto. In una chiamata conoscitiva, durante un incontro o quando un potenziale cliente Le chiede di dare un’occhiata al suo sito, eseguire insieme una verifica rapida dà alla conversazione qualcosa di concreto: un CAPTCHA che usa una chiave di test pubblica, un link all’informativa privacy mancante presso il modulo, un pulsante di invio nascosto dietro un banner dei cookie su smartphone. Mostra come lavora senza promettere nulla che non abbia ancora visto dall’interno.

Se preferisce non realizzare questi strumenti da sé: formexposed gestisce molti siti dei clienti in un unico account, con monitoraggio per i domini verificati, avvisi nel canale del Suo team, report white label, un portale clienti e verifiche rapide per i potenziali clienti. Le agenzie che gestiscono siti WordPress tramite MainWP possono utilizzare l’estensione MainWP. Il modo più semplice per iniziare è una verifica gratuita di un sito di un cliente su formexposed.com – senza bisogno di un account – per conoscere la Sua situazione di partenza.