Slik holder byråer flere titalls kundeskjemaer i drift

Spør et byrå hvem som har ansvar for en kundes kontaktskjema etter lansering, og du får vanligvis en pause. Men for et advokatfirma, en tannlegepraksis eller en lokal installatør er skjemaet ofte den eneste veien til nye oppdrag. Når det slutter å virke, går ingenting synlig i stykker: siden lastes, knappen ser klikkbar ut. Kunden antar at byrået følger med, byrået antar at kunden ville merke det, og det går uker før noen spør hvorfor henvendelsene har tørket inn.

Hvorfor skjemaer svikter stille

• Oppdateringer: en oppdatering av CMS, tema eller skjemaprogramtillegg endrer oppmerkingen, fjerner en hook eller ødelegger JavaScript-et som sender skjemaet.
• Flytting av serverdrift: den nye serveren kan ikke sende e-post, PHP-e-postfunksjonen er deaktivert, eller SMTP-opplysningene ble aldri overført.
• E-postautentisering: etter en DNS-endring samsvarer ikke SPF, DKIM eller DMARC lenger, og varslings-e-postene havner i søppelpost eller avvises.
• Nye sporingstagger: markedsføring legger til en piksel eller et samtykkeverktøy, og plutselig blokkerer en skriptfeil eller et overlegg sendeknappen.
• CAPTCHA-endringer: en nettstedsnøkkel bundet til det gamle domenet, en testnøkkel som står igjen etter testmiljøet, eller en widget der skriptet ikke lenger lastes.
• Utløpende sertifikater og domener: nettlesere advarer besøkende bort fra skjemaet, eller domenet bak varslingsadressen utløper.

En rutine som skalerer til flere titalls nettsteder

1. 1Lag en oversikt. Før opp hvert kundenettsted og hvert skjema på det – kontakt, tilbudsforespørsel, bestilling, nyhetsbrev – og hvor meldingene skal gå.
2. 2Registrer en grunnlinje. Kontroller hvert nettsted én gang utenfra og registrer nåværende tilstand: beskyttelse, personverninformasjon ved skjemaet, grunnleggende tilgjengelighet, e-postoppsett.
3. 3Automatiser den gjentakende kontrollen. Ukentlig er et fornuftig utgangspunkt for nettsteder som lever av henvendelser; daglig for dem der en tapt dag virkelig gjør vondt.
4. 4Samle varsler ett sted. Send endringer til en felles teamkanal fremfor én persons innboks, og varsle bare ved endringer, slik at ingen lærer å ignorere dem.
5. 5Kontroller på nytt etter hver endring. Oppdateringer av programtillegg, flytting av serverdrift, nye tagger og DNS-endringer bør utløse en kontroll i stedet for å vente på neste planlagte kjøring.
6. 6Test leveringsveien. Der kunden samtykker, send en tydelig merket testinnsending og bekreft at den faktisk kommer frem – og følg med på skjemaer som plutselig blir stille.
7. 7Før en månedlig oversikt. Noter per nettsted hva som ble kontrollert og rettet. Denne oversikten blir rapporten din.

Gjør skjemakontroller til en avtalefestet leveranse

Mange vedlikeholdsavtaler lover oppdateringer og sikkerhetskopier og sier ingenting om nettstedet fortsatt gjør jobben sin. Å skrive skjemakontroller inn i avtalen gjør usynlig omsorg til en leveranse kunden kan se – og avklarer hvem som har ansvar for skjemaet. Punkter som bør defineres:

• Omfang: hvilke nettsteder og skjemaer som dekkes, inkludert kampanjelandingssider.
• Hyppighet: hvor ofte hvert skjema kontrolleres – og at en kontroll følger hver oppdatering eller flytting du gjennomfører.
• Hva som kontrolleres: søppelpostbeskyttelse, personverninformasjon og sporing på skjemasiden, grunnleggende tilgjengelighet, sertifikat- og domeneutløp, e-postautentisering.
• Aktive tester: om testinnsendinger kan sendes, hvordan de merkes og hvem som mottar dem hos kunden.
• Svartider: hvor raskt du ser på et varsel og når kunden informeres.
• Rapportering: hva kunden mottar hver måned og hvor gjeldende tilstand kan slås opp.
• Grenser: hva som ikke dekkes, som kundens egen e-postserver eller tredjepartsverktøy kunden la til uten deg.

Rapporter slik at kunden ser verdien

Godt vedlikehold er usynlig med hensikt, noe som gjør det lett å si opp. Kort månedlig dokumentasjon per nettsted endrer dette: hvilke skjemaer som ble kontrollert, hvor ofte, hva som endret seg og hva som ble rettet. Rapporter med egen merkevare lar deg sende dem under ditt eget navn, og en kundeportal lar kundene slå opp gjeldende tilstand selv i stedet for å spørre. Bruk enkelt språk – «tilbudsskjemaet ditt ble kontrollert daglig denne måneden; et problem etter en oppdatering av programtillegg ble funnet og rettet samme morgen» sier mer til en kunde enn en side med tekniske funn.

Raske kontroller før salg – brukt riktig

En passiv kontroll utenfra trenger ingen tilgang og ingen konto, noe som gjør den nyttig før en avtale finnes. I en innledende samtale, på et møte eller når en potensiell kunde ber deg se på nettstedet, gir en rask felles kontroll samtalen noe konkret: en CAPTCHA med offentlig testnøkkel, en manglende personvernlenke ved skjemaet, en sendeknapp skjult bak et informasjonskapselbanner på telefon. Det viser hvordan du arbeider uten å love noe du ennå ikke har sett fra innsiden.

Hvis du heller vil slippe å bygge disse verktøyene selv: formexposed samler mange kundenettsteder i én konto, med overvåking av bekreftede domener, varsler til teamkanalen, rapporter med egen merkevare, en kundeportal og raske kontroller for potensielle kunder. Byråer som administrerer WordPress-nettsteder gjennom MainWP, kan bruke MainWP-utvidelsen. Enkleste start er en gratis kontroll av ett kundenettsted på formexposed.com – ingen konto trengs – for å se grunnlinjen.