Kako agencije održavaju desetke obrazaca klijenata funkcionalnima

Pitajte agenciju tko je odgovoran za kontaktni obrazac klijenta nakon objave i obično će uslijediti stanka. No za odvjetnički ured, stomatološku ordinaciju ili lokalnog instalatera taj je obrazac često jedini put do novih poslova. Kada prestane raditi, ništa se vidljivo ne pokvari: stranica se učitava, gumb izgleda kao da se može kliknuti. Klijent pretpostavlja da agencija prati stanje, agencija pretpostavlja da bi klijent primijetio problem i prođu tjedni prije nego što se itko zapita zašto su upiti presušili.

Zašto obrasci otkazuju neprimjetno

• Ažuriranja: ažuriranje CMS-a, teme ili dodatka za obrasce mijenja oznake, uklanja priključnu točku ili kvari JavaScript koji šalje obrazac.
• Preseljenja hostinga: novi poslužitelj ne može slati e-poštu, PHP funkcija za e-poštu isključena je ili SMTP pristupni podaci nisu preneseni.
• Autentifikacija e-pošte: nakon promjene DNS-a SPF, DKIM ili DMARC više nisu usklađeni, pa obavijesti e-poštom završavaju u neželjenoj pošti ili se odbijaju.
• Nove oznake za praćenje: marketing dodaje piksel ili alat za privolu i odjednom pogreška u skripti ili prekrivajući sloj blokira gumb za slanje.
• Promjene CAPTCHA-e: ključ stranice vezan uz staru domenu, testni ključ ostavljen nakon testnog okruženja ili dodatak čija se skripta više ne učitava.
• Istek certifikata i domena: preglednici upozoravaju posjetitelje da ne koriste obrazac ili istekne domena adrese za obavijesti.

Rutina primjenjiva na desetke stranica

1. 1Napravite popis. Navedite svaku stranicu klijenta i svaki obrazac na njoj – kontakt, zahtjev za ponudu, rezervaciju, bilten – te kamo bi poruke trebale odlaziti.
2. 2Zabilježite početno stanje. Jednom provjerite svaku stranicu izvana i zabilježite trenutačno stanje: zaštitu, obavijest o privatnosti uz obrazac, osnove pristupačnosti, postavke e-pošte.
3. 3Automatizirajte redovitu provjeru. Tjedna provjera razuman je zadani izbor za stranice koje žive od upita; dnevna za one kojima izgubljen dan doista šteti.
4. 4Usmjerite upozorenja na jedno mjesto. Šaljite promjene u zajednički kanal tima umjesto u ulaznu poštu jedne osobe i upozoravajte samo na promjene kako ih nitko ne bi naučio ignorirati.
5. 5Ponovno provjerite nakon svake promjene. Ažuriranja dodataka, preseljenja hostinga, nove oznake i izmjene DNS-a trebali bi pokrenuti provjeru umjesto čekanja na sljedeće zakazano izvršavanje.
6. 6Testirajte put isporuke. Kada klijent pristane, pošaljite jasno označen probni obrazac i potvrdite da doista stiže – te pratite obrasce koji odjednom utihnu.
7. 7Vodite mjesečnu evidenciju. Za svaku stranicu zabilježite što je provjereno i što je popravljeno. Ta evidencija postaje Vaše izvješće.

Uvrstite provjere obrazaca u ugovorenu uslugu

Mnogi ugovori o održavanju obećavaju ažuriranja i sigurnosne kopije, ali ne govore ništa o tome obavlja li stranica i dalje svoju zadaću. Uvrštavanje provjera obrazaca u ugovor pretvara nevidljivu brigu u rezultat koji klijent može vidjeti – i rješava pitanje tko je odgovoran za obrazac. Stavke koje vrijedi definirati:

• Opseg: koje su stranice i obrasci obuhvaćeni, uključujući odredišne stranice kampanja.
• Učestalost: koliko se često svaki obrazac provjerava – i da nakon svakog ažuriranja ili migracije koju provedete slijedi provjera.
• Što se provjerava: zaštita od neželjenih poruka, obavijest o privatnosti i praćenje na stranici s obrascem, osnove pristupačnosti, istek certifikata i domene, autentifikacija e-pošte.
• Aktivni testovi: smiju li se slati probni obrasci, kako su označeni i tko ih prima kod klijenta.
• Vrijeme odziva: koliko brzo pregledavate upozorenje i kada se klijent obavještava.
• Izvješćivanje: što klijent prima svakog mjeseca i gdje može pogledati trenutačno stanje.
• Ograničenja: što nije obuhvaćeno, poput vlastitog poslužitelja e-pošte klijenta ili alata trećih strana koje je klijent dodao bez Vas.

Izvještavajte tako da klijent vidi vrijednost

Dobro održavanje po svojoj je prirodi nevidljivo, pa ga je lako otkazati. Kratak mjesečni dokaz za svaku stranicu to mijenja: koji su obrasci provjereni, koliko često, što se promijenilo i što je popravljeno. Izvješća pod Vašom robnom markom omogućuju Vam da ih šaljete u vlastito ime, a portal za klijente omogućuje klijentima da sami pogledaju trenutačno stanje umjesto da pitaju. Koristite jednostavan jezik – „Vaš obrazac za ponude provjeravan je svakoga dana ovog mjeseca; problem nakon ažuriranja dodatka pronađen je i otklonjen istoga jutra” govori klijentu više od stranice tehničkih nalaza.

Brze provjere prije prodaje – pravilna upotreba

Pasivna provjera izvana ne zahtijeva pristup ni račun, što je čini korisnom prije sklapanja ugovora. Tijekom uvodnog razgovora, na sastanku ili kada Vas potencijalni klijent zamoli da pogledate njegovu stranicu, zajedničko pokretanje brze provjere daje razgovoru nešto konkretno: CAPTCHA-u s javnim testnim ključem, poveznicu na privatnost koja nedostaje uz obrazac, gumb za slanje skriven iza natpisa za kolačiće na telefonu. Pokazuje kako radite bez obećavanja ičega što još niste vidjeli iznutra.

Ako radije ne biste sami izrađivali te alate: formexposed objedinjuje brojne stranice klijenata u jednom računu, s nadzorom potvrđenih domena, upozorenjima u kanal Vašeg tima, izvješćima pod Vašom robnom markom, portalom za klijente i brzim provjerama za potencijalne klijente. Agencije koje upravljaju WordPress stranicama putem MainWP-a mogu koristiti proširenje MainWP. Najlakše je početi besplatnom provjerom jedne stranice klijenta na formexposed.com – bez računa – kako biste utvrdili početno stanje.