Hogyan tartják működőképesen az ügynökségek ügyfeleik tucatnyi űrlapját

Kérdezzen meg egy ügynökséget, ki felel az indulás után egy ügyfél kapcsolatfelvételi űrlapjáért, és általában csend a válasz. Pedig egy ügyvédi iroda, egy fogorvosi rendelő vagy egy helyi szerelő számára ez az űrlap gyakran az egyetlen út, amelyen új megbízások érkeznek. Ha leáll, semmi sem romlik el láthatóan: az oldal betöltődik, a gomb kattinthatónak tűnik. Az ügyfél azt hiszi, hogy az ügynökség figyel, az ügynökség azt hiszi, hogy az ügyfél észrevenné, és hetek telnek el, mire valaki megkérdezi, miért apadtak el a megkeresések.

Miért hibáznak csendben az űrlapok

• Frissítések: egy CMS-, téma- vagy űrlapbővítmény-frissítés megváltoztatja a jelölést, eltávolít egy hookot, vagy elrontja az űrlapot elküldő JavaScriptet.
• Tárhelyváltás: az új szerver nem tud levelet küldeni, a PHP mail függvény le van tiltva, vagy az SMTP hitelesítő adatai nem kerültek át.
• Levélhitelesítés: egy DNS-módosítás után az SPF, a DKIM vagy a DMARC már nem egyezik, és az értesítő levelek a spamben kötnek ki, vagy elutasítják őket.
• Új követőcímkék: a marketing hozzáad egy pixelt vagy egy hozzájáruláskezelő eszközt, és hirtelen egy szkripthiba vagy egy átfedő réteg blokkolja a küldés gombot.
• CAPTCHA-változások: a régi domainhez kötött webhelykulcs, a staging után bent felejtett tesztkulcs, vagy egy widget, amelynek szkriptje már nem töltődik be.
• Lejáró tanúsítványok és domainek: a böngészők elriasztják a látogatókat az űrlaptól, vagy az értesítési cím mögötti domain megszűnik.

Egy rutin, amely tucatnyi oldalra is skálázható

1. 1Készítsen leltárt. Írja össze az összes ügyféloldalt és rajtuk minden űrlapot – kapcsolatfelvétel, árajánlatkérés, foglalás, hírlevél –, valamint hogy hová kellene érkezniük az üzeneteknek.
2. 2Rögzítsen kiinduló állapotot. Ellenőrizzen minden oldalt egyszer kívülről, és rögzítse a jelenlegi állapotot: védelem, adatvédelmi tájékoztatás az űrlapnál, akadálymentességi alapok, levelezési beállítások.
3. 3Automatizálja az ismétlődő ellenőrzést. A heti gyakoriság észszerű alapértelmezés a megkeresésekből élő oldalakhoz; a napi azokhoz, ahol egy elveszett nap valóban fáj.
4. 4Irányítsa a riasztásokat egy helyre. A változásokat egy közös csapatcsatornába küldje, ne egyetlen ember postafiókjába, és csak változásokról riasszon, hogy senki ne szokja meg, hogy figyelmen kívül hagyja őket.
5. 5Ellenőrizzen újra minden változás után. A bővítményfrissítések, tárhelyváltások, új címkék és DNS-módosítások indítsanak ellenőrzést, ahelyett hogy a következő ütemezett futtatásra várna.
6. 6Tesztelje a kézbesítési utat. Ahol az ügyfél beleegyezik, küldjön egyértelműen megjelölt tesztbeküldést, és győződjön meg róla, hogy valóban megérkezik – és figyeljen azokra az űrlapokra, amelyek hirtelen elcsendesednek.
7. 7Vezessen havi nyilvántartást. Jegyezze fel oldalanként, mit ellenőrzött és mit javított. Ebből a nyilvántartásból lesz a jelentése.

Tegye az űrlapellenőrzést szerződéses szolgáltatássá

Sok karbantartási szerződés frissítéseket és biztonsági mentéseket ígér, de semmit sem mond arról, hogy az oldal még mindig ellátja-e a feladatát. Ha az űrlapellenőrzést beleírja a szerződésbe, a láthatatlan gondoskodásból olyan szolgáltatás lesz, amelyet az ügyfél lát – és eldől a kérdés, ki felel az űrlapért. Érdemes meghatározni a következő pontokat:

• Hatókör: mely oldalakra és mely űrlapokra terjed ki, a kampányok céloldalait is beleértve.
• Gyakoriság: milyen gyakran ellenőrzik az egyes űrlapokat – és hogy minden Ön által végzett frissítést vagy migrációt ellenőrzés követ.
• Mit ellenőriznek: spamvédelem, adatvédelmi tájékoztatás és követés az űrlap oldalán, akadálymentességi alapok, tanúsítvány- és domainlejárat, levélhitelesítés.
• Aktív tesztek: küldhetők-e tesztbeküldések, hogyan jelölik őket, és ki kapja meg őket az ügyfél oldalán.
• Reakcióidők: milyen gyorsan néz rá egy riasztásra, és mikor tájékoztatja az ügyfelet.
• Jelentések: mit kap az ügyfél havonta, és hol nézheti meg az aktuális állapotot.
• Korlátok: mire nem terjed ki, például az ügyfél saját levelezőszerverére vagy azokra a harmadik féltől származó eszközökre, amelyeket az ügyfél Ön nélkül adott hozzá.

Jelentsen úgy, hogy az ügyfél lássa az értéket

A jó karbantartás természeténél fogva láthatatlan, ezért könnyű lemondani. Egy rövid havi igazolás oldalanként ezen változtat: mely űrlapokat ellenőrizték, milyen gyakran, mi változott, és mit javítottak. A white-label jelentésekkel saját márkája alatt küldheti el, egy ügyfélportálon pedig az ügyfelek maguk nézhetik meg az aktuális állapotot ahelyett, hogy kérdezniük kellene. Fogalmazzon egyszerűen – „az árajánlatkérő űrlapját ebben a hónapban minden nap ellenőriztük; egy bővítményfrissítés utáni problémát még aznap reggel észleltünk és kijavítottunk” többet mond egy ügyfélnek, mint egy oldalnyi műszaki megállapítás.

Gyors ellenőrzések az értékesítés előtt – helyesen használva

Egy passzív külső ellenőrzéshez nem kell hozzáférés és fiók, ezért már szerződés előtt is hasznos. Egy felmérő beszélgetésen, egy megbeszélésen vagy amikor egy érdeklődő megkéri, hogy nézze meg az oldalát, egy közösen lefuttatott gyors ellenőrzés kézzelfogható témát ad a beszélgetésnek: egy nyilvános tesztkulccsal futó CAPTCHA, egy hiányzó adatvédelmi link az űrlapnál, egy telefonon sütibanner mögé rejtett küldés gomb. Megmutatja, hogyan dolgozik, anélkül hogy bármit ígérne abból, amit belülről még nem látott.

Ha nem szeretné maga felépíteni ezeket az eszközöket: a formexposed sok ügyféloldalt kezel egyetlen fiókban, igazolt domainek felügyeletével, a csapatcsatornába küldött riasztásokkal, white-label jelentésekkel, ügyfélportállal és gyors ellenőrzésekkel az érdeklődők számára. A WordPress-oldalakat MainWP-n keresztül kezelő ügynökségek használhatják a MainWP-bővítményt. A legegyszerűbb kezdés egy ügyféloldal ingyenes ellenőrzése a formexposed.com oldalon – fiók nélkül –, hogy lássa a kiinduló állapotot.