Cara agensi menjaga puluhan formulir klien tetap berfungsi

Tanyakan kepada agensi siapa yang bertanggung jawab atas formulir kontak klien setelah peluncuran, dan biasanya mereka terdiam sejenak. Padahal, bagi firma hukum, praktik dokter gigi, atau penyedia jasa instalasi lokal, formulir tersebut sering menjadi satu-satunya jalur masuk bisnis baru. Ketika berhenti berfungsi, tidak ada yang tampak rusak: halaman dimuat, tombol terlihat dapat diklik. Klien menganggap agensi memantaunya, agensi menganggap klien akan menyadarinya, dan berminggu-minggu berlalu sebelum seseorang bertanya mengapa pertanyaan tidak lagi masuk.

Mengapa formulir gagal secara diam-diam

• Pembaruan: pembaruan CMS, tema, atau plugin formulir mengubah markup, menghapus hook, atau merusak JavaScript yang mengirim formulir.
• Perpindahan hosting: server baru tidak dapat mengirim email, fungsi email PHP dinonaktifkan, atau kredensial SMTP tidak pernah ikut dipindahkan.
• Autentikasi email: setelah perubahan DNS, SPF, DKIM, atau DMARC tidak lagi cocok, dan email notifikasi masuk ke spam atau ditolak.
• Tag pelacakan baru: tim pemasaran menambahkan piksel atau alat persetujuan, lalu tiba-tiba kesalahan skrip atau lapisan tampilan memblokir tombol kirim.
• Perubahan CAPTCHA: kunci situs yang terikat pada domain lama, kunci uji yang tertinggal setelah staging, atau widget yang skripnya tidak lagi dimuat.
• Sertifikat dan domain yang kedaluwarsa: browser memperingatkan pengunjung agar menjauhi formulir, atau domain di balik alamat notifikasi berakhir masa berlakunya.

Rutinitas yang dapat diterapkan pada puluhan situs

1. 1Buat inventaris. Daftarkan setiap situs klien dan setiap formulir di dalamnya – kontak, permintaan penawaran, pemesanan, buletin – serta ke mana pesan seharusnya dikirim.
2. 2Tetapkan kondisi awal. Periksa setiap situs sekali dari luar dan catat keadaan saat ini: perlindungan, pemberitahuan privasi pada formulir, dasar aksesibilitas, konfigurasi email.
3. 3Otomatiskan pemeriksaan berulang. Mingguan merupakan pilihan bawaan yang masuk akal untuk situs yang bergantung pada pertanyaan; harian untuk situs yang benar-benar dirugikan jika kehilangan satu hari.
4. 4Pusatkan pemberitahuan di satu tempat. Kirim perubahan ke kanal tim bersama, bukan kotak masuk satu orang, dan beri tahu hanya ketika ada perubahan agar tidak ada yang terbiasa mengabaikannya.
5. 5Periksa ulang setelah setiap perubahan. Pembaruan plugin, perpindahan hosting, tag baru, dan perubahan DNS harus memicu pemeriksaan alih-alih menunggu jadwal berikutnya.
6. 6Uji jalur pengiriman. Jika klien menyetujui, kirim pengiriman uji yang ditandai dengan jelas dan pastikan benar-benar diterima – serta pantau formulir yang tiba-tiba tidak lagi menerima pesan.
7. 7Simpan catatan bulanan. Catat per situs apa yang diperiksa dan diperbaiki. Catatan tersebut menjadi laporan Anda.

Jadikan pemeriksaan formulir sebagai hasil kerja yang diwajibkan kontrak

Banyak kontrak pemeliharaan menjanjikan pembaruan dan cadangan tanpa menyebut apakah situs masih menjalankan tugasnya. Mencantumkan pemeriksaan formulir dalam kontrak mengubah perawatan yang tidak terlihat menjadi hasil kerja yang dapat dilihat klien – dan menyelesaikan pertanyaan siapa yang bertanggung jawab atas formulir. Poin yang patut ditetapkan:

• Cakupan: situs dan formulir mana yang dicakup, termasuk halaman arahan kampanye.
• Frekuensi: seberapa sering setiap formulir diperiksa – dan bahwa pemeriksaan dilakukan setelah setiap pembaruan atau migrasi yang Anda laksanakan.
• Yang diperiksa: perlindungan spam, pemberitahuan privasi dan pelacakan pada halaman formulir, dasar aksesibilitas, masa berlaku sertifikat dan domain, autentikasi email.
• Pengujian aktif: apakah pengiriman uji boleh dikirim, bagaimana penandaannya, dan siapa yang menerimanya di pihak klien.
• Waktu tanggapan: seberapa cepat Anda memeriksa pemberitahuan dan kapan klien diberi tahu.
• Pelaporan: apa yang diterima klien setiap bulan dan di mana mereka dapat melihat keadaan terkini.
• Batasan: apa yang tidak dicakup, seperti server email milik klien sendiri atau alat pihak ketiga yang ditambahkan klien tanpa keterlibatan Anda.

Laporkan agar klien melihat nilainya

Pemeliharaan yang baik memang tidak terlihat, sehingga mudah dibatalkan. Bukti bulanan singkat per situs mengubah hal tersebut: formulir mana yang diperiksa, seberapa sering, apa yang berubah, dan apa yang diperbaiki. Laporan white-label memungkinkan Anda mengirimkannya dengan merek sendiri, dan portal klien memungkinkan klien melihat keadaan terkini sendiri alih-alih bertanya. Gunakan bahasa sederhana – “formulir permintaan penawaran Anda diperiksa setiap hari bulan ini; masalah setelah pembaruan plugin ditemukan dan diperbaiki pada pagi yang sama” memberi tahu klien lebih banyak daripada satu halaman temuan teknis.

Pemeriksaan cepat dalam prapenjualan – digunakan dengan cara yang tepat

Pemeriksaan pasif dari luar tidak memerlukan akses atau akun, sehingga berguna sebelum ada kontrak. Dalam percakapan penjajakan, pertemuan, atau ketika calon pelanggan meminta Anda mengamati situsnya, menjalankan pemeriksaan cepat bersama memberikan sesuatu yang konkret untuk dibahas: CAPTCHA yang menggunakan kunci uji publik, tautan privasi yang tidak ada pada formulir, tombol kirim yang tersembunyi di balik banner cookie pada ponsel. Ini menunjukkan cara Anda bekerja tanpa menjanjikan apa pun yang belum Anda lihat dari dalam.

Jika Anda lebih suka tidak membangun perangkat ini sendiri: formexposed menampung banyak situs klien dalam satu akun, dengan pemantauan untuk domain terverifikasi, pemberitahuan ke kanal tim Anda, laporan white-label, portal klien, dan pemeriksaan cepat untuk calon pelanggan. Agensi yang mengelola situs WordPress melalui MainWP dapat menggunakan ekstensi MainWP. Cara termudah untuk memulai adalah pemeriksaan gratis atas satu situs klien di formexposed.com – tanpa perlu akun – untuk mengetahui kondisi awal Anda.