Miten toimistot pitävät kymmenien asiakkaiden lomakkeet toiminnassa

Kysy toimistolta, kuka vastaa asiakkaan yhteydenottolomakkeesta julkaisun jälkeen, niin yleensä seuraa tauko. Silti asianajotoimistolle, hammaslääkäriasemalle tai paikalliselle asentajalle tämä lomake on usein ainoa tapa, jolla uutta liiketoimintaa tulee sisään. Kun se lakkaa toimimasta, mikään ei näkyvästi hajoa: sivu latautuu, painike näyttää napsautettavalta. Asiakas olettaa toimiston valvovan, toimisto olettaa asiakkaan huomaavan, ja viikkoja kuluu ennen kuin kukaan kysyy, miksi yhteydenotot ovat ehtyneet.

Miksi lomakkeet pettävät hiljaa

• Päivitykset: sisällönhallintajärjestelmän, teeman tai lomakelisäosan päivitys muuttaa merkintäkoodia, poistaa koukun tai rikkoo lomakkeen lähettävän JavaScriptin.
• Palvelinsiirrot: uusi palvelin ei pysty lähettämään postia, PHP:n postifunktio on poistettu käytöstä tai SMTP-tunnukset eivät koskaan siirtyneet mukana.
• Sähköpostin todennus: DNS-muutoksen jälkeen SPF, DKIM tai DMARC eivät enää täsmää, ja ilmoitusviestit päätyvät roskapostiin tai hylätään.
• Uudet seurantatagit: markkinointi lisää pikselin tai suostumustyökalun, ja yhtäkkiä skriptivirhe tai päällekkäinen elementti estää lähetyspainikkeen.
• CAPTCHA-muutokset: vanhaan verkkotunnukseen sidottu sivustoavain, testiympäristön jälkeen paikalleen jäänyt testiavain tai widget, jonka skriptiä ei enää ladata.
• Vanhenevat varmenteet ja verkkotunnukset: selaimet varoittavat kävijöitä lomakkeesta, tai ilmoitusosoitteen taustalla oleva verkkotunnus raukeaa.

Rutiini, joka skaalautuu kymmeniin sivustoihin

1. 1Tee inventaario. Luettele jokainen asiakassivusto ja jokainen sen lomake – yhteydenotto, tarjouspyyntö, ajanvaraus, uutiskirje – ja minne viestien on tarkoitus mennä.
2. 2Määritä lähtötaso. Tarkista jokainen sivusto kerran ulkopuolelta ja kirjaa nykytila: suojaus, tietosuojailmoitus lomakkeen yhteydessä, saavutettavuuden perusasiat, sähköpostiasetukset.
3. 3Automatisoi toistuva tarkistus. Viikoittain on järkevä oletus sivustoille, jotka elävät yhteydenotoista; päivittäin niille, joilla menetetty päivä todella sattuu.
4. 4Ohjaa hälytykset yhteen paikkaan. Lähetä muutokset tiimin yhteiselle kanavalle yhden ihmisen postilaatikon sijaan ja hälytä vain muutoksista, jottei kukaan opi sivuuttamaan niitä.
5. 5Tarkista uudelleen jokaisen muutoksen jälkeen. Lisäosapäivitysten, palvelinsiirtojen, uusien tagien ja DNS-muutosten pitäisi käynnistää tarkistus sen sijaan, että odotettaisiin seuraavaa ajastettua ajoa.
6. 6Testaa toimitusreitti. Jos asiakas suostuu, lähetä selvästi merkitty testilähetys ja varmista, että se todella saapuu – ja seuraa lomakkeita, jotka yhtäkkiä hiljenevät.
7. 7Pidä kuukausittaista kirjanpitoa. Kirjaa sivustokohtaisesti, mitä tarkistettiin ja mitä korjattiin. Tästä kirjanpidosta tulee raporttisi.

Tee lomaketarkistuksista sopimuksen mukainen suorite

Monet ylläpitosopimukset lupaavat päivitykset ja varmuuskopiot eivätkä sano mitään siitä, hoitaako sivusto yhä tehtävänsä. Kun lomaketarkistukset kirjataan sopimukseen, näkymättömästä huolenpidosta tulee suorite, jonka asiakas näkee – ja samalla ratkeaa kysymys siitä, kuka lomakkeen omistaa. Määrittelemisen arvoisia kohtia:

• Laajuus: mitkä sivustot ja mitkä lomakkeet kuuluvat sopimukseen, myös kampanjoiden laskeutumissivut.
• Tiheys: kuinka usein kukin lomake tarkistetaan – ja että jokaista tekemääsi päivitystä tai siirtoa seuraa tarkistus.
• Mitä tarkistetaan: roskapostisuojaus, tietosuojailmoitus ja seuranta lomakesivulla, saavutettavuuden perusasiat, varmenteen ja verkkotunnuksen vanheneminen, sähköpostin todennus.
• Aktiiviset testit: saako testilähetyksiä lähettää, miten ne merkitään ja kuka ottaa ne vastaan asiakkaan puolella.
• Vasteajat: kuinka nopeasti tarkastelet hälytyksen ja milloin asiakkaalle ilmoitetaan.
• Raportointi: mitä asiakas saa joka kuukausi ja mistä hän voi tarkistaa nykytilan.
• Rajaukset: mitä ei kateta, kuten asiakkaan omaa postipalvelinta tai kolmansien osapuolten työkaluja, jotka asiakas on lisännyt ilman sinua.

Raportoi niin, että asiakas näkee arvon

Hyvä ylläpito on luonteeltaan näkymätöntä, mikä tekee siitä helpon irtisanoa. Lyhyt kuukausittainen todiste sivustoa kohden muuttaa tämän: mitkä lomakkeet tarkistettiin, kuinka usein, mikä muuttui ja mitä korjattiin. White label -raporttien avulla voit lähettää sen omalla brändilläsi, ja asiakasportaalista asiakkaat voivat itse tarkistaa nykytilan kysymättä. Pidä sanamuoto selkeänä – ”tarjouslomakkeesi tarkistettiin tässä kuussa joka päivä; lisäosapäivityksen jälkeen ilmennyt ongelma havaittiin ja korjattiin samana aamuna” kertoo asiakkaalle enemmän kuin sivullinen teknisiä havaintoja.

Pikatarkistukset myyntivaiheessa – oikein käytettyinä

Passiivinen ulkoinen tarkistus ei vaadi pääsyoikeuksia eikä tiliä, mikä tekee siitä hyödyllisen jo ennen sopimusta. Kartoituspuhelussa, tapaamisessa tai kun potentiaalinen asiakas pyytää sinua katsomaan sivustoaan, yhdessä tehty pikatarkistus antaa keskustelulle jotain konkreettista: julkisella testiavaimella toimiva CAPTCHA, lomakkeelta puuttuva tietosuojalinkki, puhelimella evästebannerin taakse jäävä lähetyspainike. Se näyttää, miten työskentelet, lupaamatta mitään, mitä et ole vielä nähnyt sisältäpäin.

Jos et halua rakentaa tällaisia työkaluja itse: formexposed pitää monta asiakassivustoa yhdellä tilillä, ja mukana ovat todennettujen verkkotunnusten valvonta, hälytykset tiimisi kanavalle, white label -raportit, asiakasportaali ja pikatarkistukset potentiaalisille asiakkaille. Toimistot, jotka hallinnoivat WordPress-sivustoja MainWP:n kautta, voivat käyttää MainWP-laajennusta. Helpoin tapa aloittaa on maksuton tarkistus yhdelle asiakassivustolle osoitteessa formexposed.com – tiliä ei tarvita – jotta näet lähtötasosi.