Sådan holder bureauer dusinvis af kunders formularer kørende

Spørg et bureau, hvem der er ansvarlig for en kundes kontaktformular efter lanceringen, og du får som regel en pause. For et advokatfirma, en tandlægeklinik eller en lokal installatør er den formular dog ofte den eneste vej, nye opgaver kommer ind ad. Når den holder op med at virke, går intet synligt i stykker: Siden indlæses, knappen ser klikbar ud. Kunden går ud fra, at bureauet holder øje, bureauet går ud fra, at kunden ville opdage det, og der går uger, før nogen spørger, hvorfor henvendelserne er tørret ud.

Hvorfor formularer svigter i stilhed

• Opdateringer: En opdatering af CMS, tema eller formularplugin ændrer markuppen, fjerner en hook eller ødelægger det JavaScript, der indsender formularen.
• Hostingflytninger: Den nye server kan ikke sende mail, PHP-mailfunktionen er deaktiveret, eller SMTP-oplysningerne kom aldrig med over.
• Mailautentificering: Efter en DNS-ændring stemmer SPF, DKIM eller DMARC ikke længere, og notifikationsmails havner i spam eller afvises.
• Nye sporingstags: Marketing tilføjer en pixel eller et samtykkeværktøj, og pludselig blokerer en scriptfejl eller en overlejring send-knappen.
• CAPTCHA-ændringer: en site key knyttet til det gamle domæne, en testnøgle, der er blevet stående efter staging, eller en widget, hvis script ikke længere indlæses.
• Udløbende certifikater og domæner: Browsere advarer besøgende væk fra formularen, eller domænet bag notifikationsadressen udløber.

En rutine, der kan skaleres til dusinvis af sites

1. 1Lav en oversigt. Skriv alle kunders sites op og hver formular på dem – kontakt, tilbudsforespørgsel, booking, nyhedsbrev – og hvor beskederne skal hen.
2. 2Fastlæg et udgangspunkt. Kontroller hvert site én gang udefra, og registrer den aktuelle tilstand: beskyttelse, privatlivsoplysning ved formularen, grundlæggende tilgængelighed, mailopsætning.
3. 3Automatisér den tilbagevendende kontrol. Ugentligt er et fornuftigt standardvalg for sites, der lever af henvendelser; dagligt for dem, hvor en tabt dag virkelig gør ondt.
4. 4Send alarmer ét sted hen. Send ændringer til en fælles teamkanal frem for én persons indbakke, og alarmér kun ved ændringer, så ingen lærer at ignorere dem.
5. 5Kontroller igen efter hver ændring. Plugin-opdateringer, hostingflytninger, nye tags og DNS-ændringer bør udløse en kontrol i stedet for at vente på næste planlagte kørsel.
6. 6Test leveringsvejen. Hvor kunden accepterer det, så send en tydeligt mærket testindsendelse, og bekræft, at den faktisk kommer frem – og hold øje med formularer, der pludselig bliver tavse.
7. 7Før en månedlig log. Notér pr. site, hvad der blev kontrolleret, og hvad der blev rettet. Den log bliver din rapport.

Gør formularkontroller til en kontraktydelse

Mange serviceaftaler lover opdateringer og backups og siger intet om, hvorvidt sitet stadig gør sit arbejde. At skrive formularkontroller ind i aftalen gør usynlig omsorg til en ydelse, kunden kan se – og afgør spørgsmålet om, hvem der ejer formularen. Punkter, der er værd at fastlægge:

• Omfang: hvilke sites og hvilke formularer der er omfattet, inklusive kampagnelandingssider.
• Hyppighed: hvor ofte hver formular kontrolleres – og at der følger en kontrol efter hver opdatering eller migrering, du udfører.
• Hvad der kontrolleres: spambeskyttelse, privatlivsoplysning og sporing på formularsiden, grundlæggende tilgængelighed, udløb af certifikat og domæne, mailautentificering.
• Aktive test: om der må sendes testindsendelser, hvordan de mærkes, og hvem der modtager dem hos kunden.
• Reaktionstider: hvor hurtigt du ser på en alarm, og hvornår kunden informeres.
• Rapportering: hvad kunden modtager hver måned, og hvor vedkommende kan slå den aktuelle tilstand op.
• Begrænsninger: hvad der ikke er omfattet, f.eks. kundens egen mailserver eller tredjepartsværktøjer, som kunden har tilføjet uden dig.

Rapportér, så kunden ser værdien

God vedligeholdelse er usynlig af natur, og det gør den let at opsige. En kort månedlig dokumentation pr. site ændrer det: hvilke formularer der blev kontrolleret, hvor ofte, hvad der ændrede sig, og hvad der blev rettet. White label-rapporter lader dig sende den under dit eget brand, og en kundeportal lader kunderne selv slå den aktuelle tilstand op i stedet for at spørge. Hold formuleringerne enkle – “din tilbudsformular blev kontrolleret hver dag i denne måned; et problem efter en plugin-opdatering blev fundet og rettet samme morgen” fortæller en kunde mere end en side med tekniske fund.

Hurtige kontroller i salgsfasen – brugt på den rigtige måde

En passiv kontrol udefra kræver ingen adgang og ingen konto, hvilket gør den nyttig, før der er en aftale. I en indledende samtale, på et møde eller når et prospekt beder dig se på sitet, giver en hurtig kontrol, I kører sammen, samtalen noget konkret: en CAPTCHA, der kører på en offentlig testnøgle, et manglende link til privatlivspolitikken ved formularen, en send-knap gemt bag et cookiebanner på en telefon. Det viser, hvordan du arbejder, uden at love noget, du endnu ikke har set indefra.

Hvis du hellere vil undgå selv at bygge dette værktøj: formexposed samler mange kunders sites i én konto med overvågning af verificerede domæner, alarmer til din teamkanal, white label-rapporter, en kundeportal og hurtige kontroller til prospekter. Bureauer, der administrerer WordPress-sites via MainWP, kan bruge MainWP-udvidelsen. Den nemmeste start er en gratis kontrol af ét kundesite på formexposed.com – ingen konto nødvendig – for at se dit udgangspunkt.