Как агенциите поддържат десетки клиентски формуляри в изправност

Попитайте агенция кой отговаря за формуляра за контакт на клиента след стартирането и обикновено ще последва пауза. А за адвокатска кантора, дентална практика или местен монтажник този формуляр често е единственият начин да дойде нова работа. Когато той спре да работи, нищо видимо не се поврежда: страницата се зарежда, бутонът изглежда кликаем. Клиентът предполага, че агенцията следи, агенцията предполага, че клиентът би забелязал, и минават седмици, преди някой да попита защо запитванията са секнали.

Защо формулярите се провалят безшумно

• Актуализации: актуализация на CMS, тема или плъгин за формуляри променя маркирането, премахва hook или поврежда JavaScript кода, който изпраща формуляра.
• Смяна на хостинга: новият сървър не може да изпраща поща, PHP функцията за поща е изключена или данните за достъп до SMTP изобщо не са били пренесени.
• Удостоверяване на пощата: след промяна в DNS SPF, DKIM или DMARC вече не съответстват и имейлите с известия попадат в спама или се отхвърлят.
• Нови тагове за проследяване: маркетингът добавя пиксел или инструмент за съгласие и изведнъж грешка в скрипт или наслагване блокира бутона за изпращане.
• Промени в CAPTCHA: ключ на сайта, обвързан със стария домейн, тестов ключ, оставен след тестовата среда, или уиджет, чийто скрипт вече не се зарежда.
• Изтичащи сертификати и домейни: браузърите предупреждават посетителите да не използват формуляра или домейнът зад адреса за известия изтича.

Рутина, която работи за десетки сайтове

1. 1Направете опис. Избройте всеки клиентски сайт и всеки формуляр на него – контакт, запитване за оферта, резервация, бюлетин – и къде трябва да отиват съобщенията.
2. 2Определете изходното състояние. Проверете всеки сайт веднъж отвън и запишете текущото състояние: защита, информация за поверителност при формуляра, основи на достъпността, настройка на пощата.
3. 3Автоматизирайте периодичната проверка. Седмично е разумна стойност по подразбиране за сайтовете, които живеят от запитвания; ежедневно – за тези, при които един изгубен ден наистина боли.
4. 4Насочете известията на едно място. Изпращайте промените в общ канал на екипа, а не в пощенската кутия на един човек, и известявайте само при промени, за да не свикне никой да ги пренебрегва.
5. 5Проверявайте отново след всяка промяна. Актуализациите на плъгини, смените на хостинга, новите тагове и редакциите в DNS трябва да задействат проверка, вместо да се чака следващото планирано изпълнение.
6. 6Тествайте пътя на доставката. Когато клиентът е съгласен, изпратете ясно обозначено тестово съобщение и потвърдете, че то действително пристига – и следете за формуляри, които внезапно замлъкват.
7. 7Водете месечен запис. Отбелязвайте за всеки сайт какво е проверено и какво е поправено. Този запис се превръща във вашия доклад.

Направете проверките на формулярите договорно задължение

Много договори за поддръжка обещават актуализации и резервни копия и не казват нищо за това дали сайтът все още си върши работата. Включването на проверките на формулярите в договора превръща невидимата грижа в резултат, който клиентът може да види – и решава въпроса кой отговаря за формуляра. Точки, които си струва да определите:

• Обхват: кои сайтове и кои формуляри са обхванати, включително целевите страници на кампании.
• Честота: колко често се проверява всеки формуляр – и че след всяка извършена от вас актуализация или миграция следва проверка.
• Какво се проверява: защита от спам, информация за поверителност и проследяване на страницата с формуляра, основи на достъпността, изтичане на сертификата и домейна, удостоверяване на пощата.
• Активни тестове: дали могат да се изпращат тестови съобщения, как се обозначават и кой ги получава от страна на клиента.
• Време за реакция: колко бързо преглеждате известие и кога се уведомява клиентът.
• Отчитане: какво получава клиентът всеки месец и къде може да провери текущото състояние.
• Граници: какво не е обхванато, например собственият пощенски сървър на клиента или инструменти на трети страни, които клиентът е добавил без вас.

Отчитайте така, че клиентът да вижда стойността

Добрата поддръжка по замисъл е невидима, което прави лесно да бъде прекратена. Кратко месечно доказателство за всеки сайт променя това: кои формуляри са проверени, колко често, какво се е променило и какво е поправено. Докладите с бял етикет ви позволяват да го изпращате под собствената си марка, а клиентският портал позволява на клиентите сами да проверяват текущото състояние, вместо да питат. Формулирайте просто – „формулярът ви за оферти беше проверяван всеки ден този месец; проблем след актуализация на плъгин беше открит и поправен още същата сутрин“ казва на клиента повече от цяла страница технически констатации.

Бързи проверки преди продажба – използвани правилно

Пасивната външна проверка не изисква достъп и акаунт, което я прави полезна още преди да има договор. При опознавателен разговор, на среща или когато потенциален клиент ви помоли да погледнете сайта му, една бърза съвместна проверка дава на разговора нещо конкретно: CAPTCHA, работеща с публичен тестов ключ, липсваща връзка към политиката за поверителност при формуляра, бутон за изпращане, скрит зад банер за бисквитки на телефон. Тя показва как работите, без да обещавате нищо, което все още не сте видели отвътре.

Ако предпочитате да не изграждате тези инструменти сами: formexposed събира много клиентски сайтове в един акаунт, с мониторинг за верифицирани домейни, известия в канала на екипа ви, доклади с бял етикет, клиентски портал и бързи проверки за потенциални клиенти. Агенциите, които управляват сайтове с WordPress чрез MainWP, могат да използват разширението за MainWP. Най-лесното начало е безплатна проверка на един клиентски сайт на formexposed.com – без да е необходим акаунт – за да видите изходното си състояние.