Henkilötietojen käsittelysopimus

Tämä asiakirja on julkaistu useilla kielillä. Jos kieliversioiden välillä on ristiriitaa, puolankielinen versio on sitova.

Versio 2.2 · Päivitetty viimeksi: 29. lokakuuta 2026

Sopimus henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän lukuun yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) Art. 28 mukaisesti

formexposed-palvelun asiakkaan rekisterinpitäjänä (”Asiakas”) ja LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Puola, NIP (Puolan verotunniste) 7252266190, käsittelijänä (”me”) välillä.

Johdanto: mitä tämä sopimus koskee

formexposed tarkistaa verkkosivustojen yhteydenottolomakkeiden suojauksen roskapostia ja väärinkäyttöä vastaan, valvoo niitä ja raportoi muutoksista. Suurimman osan tässä syntyvistä tiedoista osalta olemme itse rekisterinpitäjä: asiakastilin, laskutuksen, palvelun tietoturvan, lokien ja ilman tiliä tehtävien tarkistusten osalta. Tietosuojaselosteemme kuvaa tämän käsittelyn; tätä sopimusta ei sovelleta siihen.

Jotkin toiminnot kuitenkin tuovat palveluun kolmansien osapuolten henkilötietoja, ja näistä tiedoista päättää Asiakas: kopiot sen verkkosivuston kävijöiden aidoista yhteydenotoista, sen hälytyksiä vastaanottavien henkilöiden osoitteet, testitilin kirjautumistiedot, koodi, jonka se antaa meille käsiteltäväksi. Käsittelemme näitä tietoja ainoastaan Asiakkaan lukuun. Tätä sopimusta sovelletaan niihin. Mistä toiminnoista on yksityiskohtaisesti kyse, esitetään tämän sopimuksen lopussa olevassa liitteessä 1.

Sopimus noudattaa GDPR Art. 28(3):a, ja sen rakenne ja sisältö perustuvat Euroopan komission rekisterinpitäjien ja käsittelijöiden välisiin vakiosopimuslausekkeisiin (täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/915). Se ei omaksu niitä sanatarkasti, vaan kuvaa todellista palvelua. Kun täsmennämme GDPR Art. 28 mukaista velvoitetta, asetuksen suojan tasoa ei saa alittaa.

§ 1 Kohde, soveltamisala ja roolit

(1) Tämän sopimuksen kohteena on henkilötietojen käsittely, jota suoritamme Asiakkaan lukuun tarjotessamme palvelua käyttöehtojemme mukaisesti. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät esitetään kunkin toiminnon osalta liitteessä 1.

(2) Tämä sopimus ei koske käsittelyä, jonka osalta olemme itse rekisterinpitäjä, erityisesti asiakastiliä ja työtilan jäseniä, kirjautumista ja tilin tietoturvaa, laskutusta, tukea, lokeja, näiden omien tietojemme varmuuskopioita, ilmaista tarkistusta ilman tiliä, sellaisten tilillä olevien verkkotunnusten tarkistuksia, joiden hallinnasta Asiakas ei ole vielä esittänyt todistetta, mahdollisen asiakkaan tarkistusta, tutkimusta, merkkiä sekä sitä, mitä WordPress-lisäosa ja TYPO3-laajennus välittävät: päivittäiset luvut, lisäosaluettelo ja yhdistetyn WordPress-lisäosan osalta estettyjen viestien linkkien verkkotunnukset parviosuojausta varten (oletuksena käytössä). Muuten nämä tiedot eivät näiden laajennusten rakenteen vuoksi sisällä kävijöiden sisältöä, nimiä, osoitteita tai IP-osoitteita. Sen sijaan varmuuskopiot, siltä osin kuin ne sisältävät Asiakastietoja, sekä pääsy Asiakastietoihin toimintaa, vianmääritystä ja tietoturvaa varten ovat osa Asiakkaan lukuun suoritettavaa käsittelyä; niihin sovelletaan § 7(3):a ja § 15(5):tä.

(3) Asiakas on liitteen 1 tietojen osalta GDPR Art. 4(7) tarkoittama rekisterinpitäjä. Jos Asiakas itse toimii käsittelijänä kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi toimisto asiakkailleen, olemme näiden tietojen osalta alikäsittelijä. Asiakas varmistaa tällöin, että tämä sopimus on yhteensopiva sen oman sopimuksen velvoitteiden kanssa, ja välittää kolmannen osapuolen ohjeet meille vain itsensä kautta.

(4) Sopimuksen tekeminen: sopimus tehdään rekisteröitymisen yhteydessä yhdessä käyttöehtojen kanssa jokaisen Asiakkaan kanssa, vaikka se ei käyttäisi mitään liitteen 1 toiminnoista. Se tehdään sähköisesti; tämä täyttää GDPR Art. 28(9) vaatimukset. Tätä varten tallennamme näytetyn version, sen tarkistussumman sekä hyväksymisen ajankohdan, IP-osoitteen ja selaintunnisteen.

§ 2 Määritelmät

Termeillä kuten ”henkilötiedot”, ”käsittely”, ”rekisterinpitäjä”, ”käsittelijä” ja ”henkilötietojen tietoturvaloukkaus” on GDPR Art. 4 mukainen merkitys. Lisäksi:

Asiakastiedoilla tarkoitetaan henkilötietoja, joita käsittelemme Asiakkaan lukuun liitteen 1 mukaisesti.
Alikäsittelijällä tarkoitetaan toista käsittelijää, jonka otamme käyttöön ja joka tällöin käsittelee Asiakastietoja (GDPR Art. 28(2) ja (4)).
Työtilalla tarkoitetaan palvelun aluetta, jossa Asiakas hallinnoi verkkotunnuksiaan, asetuksiaan ja jäseniään. Kaikki Asiakastiedot on liitetty johonkin työtilaan.
Tekstimuodolla tarkoitetaan mitä tahansa luettavaa ilmoitusta pysyvällä välineellä, erityisesti sähköpostia.
Päivillä tarkoitetaan kalenteripäiviä. Jos määräajan viimeinen päivä on lauantai, sunnuntai tai Puolan yleinen vapaapäivä, määräaika päättyy seuraavana arkipäivänä.

§ 3 Voimassaolo

(1) Sopimus on voimassa niin kauan kuin käsittelemme Asiakastietoja. Se alkaa rekisteröitymisestä eikä pääty pelkästään maksullisen tilauksen päättymiseen: irtisanomisen jälkeen tili jatkuu ilmaisena tilinä ja sen mukana tarvittaessa Asiakastiedot. Sopimus päättyy, kun tili on poistettu emmekä enää säilytä Asiakkaan Asiakastietoja, lukuun ottamatta varmuuskopioita niiden vanhenemiseen asti (§ 15).

(2) Velvoitteet, jotka luonteensa vuoksi ovat edelleen voimassa, säilyvät sopimuksen päättymisen jälkeen, erityisesti salassapito, poistaminen, todisteet ja vastuu.

(3) Pelkästään tämän sopimuksen tavanomainen irtisanominen on suljettu pois, koska ilman sitä Asiakastietoja ei voitaisi käsitellä niin kauan kuin tili on olemassa. Jos Asiakas haluaa päättää sen, se poistaa tilinsä (§ 15(3)). § 9(3):n ja § 16:n mukaiset irtisanomisoikeudet ja käyttöehtojen mukaiset irtisanomisoikeudet säilyvät ennallaan.

§ 4 Ohjeet

(1) Käsittelemme Asiakastietoja ainoastaan Asiakkaan antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirrettäessä tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle. Tätä ei sovelleta, jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jota meihin sovelletaan, vaaditaan meitä suorittamaan käsittely. Tällaisessa tapauksessa ilmoitamme Asiakkaalle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos kyseisessä lainsäädännössä kielletään tällainen ilmoittaminen tärkeää yleistä etua koskevien syiden perusteella (GDPR Art. 28(3), toinen virke, a alakohta).

(2) Asiakkaan ohjeet on dokumentoitu tyhjentävästi tässä sopimuksessa, käyttöehdoissa ja asetuksissa, jotka Asiakas tekee palvelussa. Esimerkkejä: toimitustarkistuksen käyttöönotto on ohje vastaanottaa ja arvioida kopioita lomakkeiden sähköposteista; hälytyskohteen luominen on ohje lähettää ilmoituksia sinne; testitilin tallentaminen on ohje kirjautua sillä sisään kirjautumisen takana tehtävää skannausta varten. Palvelu on rakennettu niin, että se tekee vain sen, mitä nämä asetukset edellyttävät.

(3) Asiakas antaa muut ohjeet tekstimuodossa osoitteeseen contact@lukaswojcik.com tai tukiikkunan kautta. Ohjeita saavat antaa työtilan omistaja ja ylläpitäjät; palvelun asetusten avulla annettavat ohjeet antaa se, jolla on roolinsa perusteella oikeus tehdä kyseinen asetus. Asiakas vahvistaa suullisen ohjeen tekstimuodossa ilman aiheetonta viivytystä; siihen asti voimme odottaa sen toteuttamisen kanssa, paitsi jos ohje koskee tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Käsittelemme ohjetta, joka ylittää sovitun palvelujen laajuuden, pyyntönä muuttaa palveluja; voimme kieltäytyä siitä tai asettaa sen ehdoksi korvauksen, jonka ilmoitamme etukäteen tekstimuodossa. Emme kieltäydy tällä perusteella ohjeesta, joka koskee GDPR:n mukaista velvoitetta, kuten poistamista.

(4) Jos ohje mielestämme rikkoo lakia, ilmoitamme siitä Asiakkaalle välittömästi (GDPR Art. 28(3), toinen alakohta). Voimme keskeyttää sen toteuttamisen, kunnes Asiakas vahvistaa tai muuttaa ohjetta. Emme toteuta ilmeisen lainvastaista ohjetta. Emme ole velvollisia tekemään kattavaa oikeudellista arviointia jokaisesta ohjeesta; vastuu sen lainmukaisuudesta säilyy Asiakkaalla.

§ 5 Käyttötarkoitussidonnaisuus ja se, mitä emme tee Asiakastiedoilla

(1) Käsittelemme Asiakastietoja vain liitteen 1 tarkoituksiin ja vain siinä laajuudessa kuin kyseinen toiminto edellyttää.

(2) Emme käytä Asiakastietoja omiin tarkoituksiimme. Erityisesti emme analysoi niitä mainontaa varten, emme myy niitä, emme yhdistä niitä muiden asiakkaiden tietoihin profiileiksi emmekä käytä niitä kielimallien kouluttamiseen. Yksittäisissä toiminnoissa avustava kielimalli toimii omalla palvelimellamme; mitään ei lähetetä ulkoiseen tekoälypalveluun.

(3) Asiakas sallii meidän koota Asiakastiedoista koostettuja lukuja, joita ei voida enää yhdistää kehenkään henkilöön, asiakkaaseen tai verkkotunnukseen, esimerkiksi toimituksista, virheistä tai tarkistustuloksista. Koostaminen on tämän sopimuksen mukaista käsittelyä; tuloksena saatavat luvut eivät ole enää henkilötietoja eivätkä Asiakastietoja. Emme yritä tunnistaa niistä henkilöitä uudelleen.

§ 6 Asiakkaan velvollisuudet

(1) Asiakas vastaa sellaisen käsittelyn lainmukaisuudesta, jonka suorittamiseen se antaa meille ohjeet. Tähän kuuluu, että sillä on käsittelylle oikeusperuste ja että se informoi rekisteröityjä GDPR Art. 13 ja 14 mukaisesti.

(2) Jos Asiakas käyttää toimitustarkistusta, se ilmoittaa verkkosivustonsa kävijöille tietosuojaselosteessaan, että kopio lomakkeen sähköpostista lähetetään meille. Palvelu näyttää tätä varten ehdotustekstin verkkotunnuksen sivulla; lisää tekstilohkoja on saatavilla sivulla Tietosuojaselosteen teksti verkkosivustollesi. Ehdotus ei korvaa Asiakkaan omaa arviointia.

(3) Kirjautumisen takana tehtävää skannausta varten Asiakas luo erillisen testitilin, jolla on vain määritettyjen sivujen lukemiseen tarvittavat oikeudet ja joka ei näytä asiakkaiden, potilaiden, jäsenten tai työntekijöiden todellisia tietoja. Se ei tallenna todellisen henkilön kirjautumistietoja eikä kirjautumistietoja, joiden käyttöön sillä ei ole oikeutta. Käyttösäännöt esitetään myös sivulla Hyväksyttävä käyttö ja väärinkäyttö.

(4) Asiakas ei käsittele palvelun kautta erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR Art. 9) tai rikostuomioihin liittyviä tietoja (GDPR Art. 10), siltä osin kuin se voi sen välttää. Käyttäessään toimintoa ”Fix it for me” se ei liitä koodia, joka sisältää todellisia henkilötietoja, ja se luo asiakasportaaleja vain henkilöille, jotka ovat tilanneet raportin.

(5) Asiakasportaalit: tilaajille lähetettävän kuukausiraportin osalta rekisterinpitäjä on Asiakas, yleensä toimisto. Palvelu pyytää kultakin tilaajalta vahvistuksen vahvistuslinkillä (double opt-in) ja tarjoaa tilauksen perumisen jokaisessa sähköpostissa. Asiakkaan arvioitavaksi jää, kattaako suostumus raportin sisällön.

(6) Jos Asiakas havaitsee käsittelyssä virheitä tai poikkeamia, se ilmoittaa niistä meille ilman aiheetonta viivytystä.

(7) Jos Asiakas upottaa merkin, kyse ei ole sen lukuun suoritettavasta käsittelystä; tietosuojaselosteemme kuvaa siihen liittyvän käsittelyn. Asiakas mainitsee tämän tietosuojaselosteessaan.

§ 7 Salassapito

(1) Annamme pääsyn Asiakastietoihin vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä tehtävissään ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan luottamuksellisuutta tai joita koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus (GDPR Art. 28(3), toinen virke, b alakohta). Sitoumus on voimassa myös heidän työnsä päätyttyä.

(2) Tällä hetkellä omistaja ylläpitää palvelua itse. Jos mukaan tulee muita henkilöitä, heidät sitoutetaan salassapitoon ja perehdytetään henkilötietojen käsittelyyn ennen kuin he saavat ensimmäisen kerran pääsyn tietoihin.

(3) Tutustumme työtilaan vain siltä osin kuin se on tarpeen toiminnan, vianmäärityksen, tuen tai väärinkäytösten estämisen kannalta. Tukitoiminto ”näytä asiakkaana” on rajattu yhteen tuntiin, se estää salasanan, osoitteen, toisen tunnistautumistekijän, tilauksen, viennin ja poistamisen muuttamisen, ja se kirjataan lokiin; Asiakas näkee pääsyn tietojen viennissään.

§ 8 Käsittelyn turvallisuus

(1) Toteutamme GDPR Art. 32 mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan riskiä vastaava turvallisuustaso. Ne on kuvattu sivulla Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Kyseinen sivu on osa tätä sopimusta (liite 2) siinä versiossa, joka on siellä kulloinkin julkaistu. Asiakas on voinut tutustua kuvaukseen ennen sopimuksen tekemistä. Sen, tarjoavatko toimenpiteet asianmukaisen turvallisuustason käsittelylle, jonka Asiakas antaa meille tehtäväksi, Asiakas arvioi omalla vastuullaan (GDPR Art. 28(1)), erityisesti ennen kuin se ottaa käyttöön liitteen 1 toiminnon.

(2) Sivulla kuvataan vain toimenpiteitä, jotka on tosiasiallisesti toteutettu. Kaikki suunniteltu mutta vielä toteuttamaton on merkitty siellä nimenomaisesti ”suunnitelluksi”, eikä se kuulu toimenpiteisiin, joihin sitoudumme, ennen kuin se on toteutettu.

(3) Voimme mukauttaa toimenpiteitä tekniikan kehitykseen ja palvelun kehitykseen, kunhan suojan kokonaistaso ei heikkene. Julkaisemme jokaisen muutoksen uudella versionumerolla ja päivämäärällä sivulla ja yleiskatsauksessa Sopimusasiakirjojen muutokset. Jos muutos poistaa aiemmin kuvatun toimenpiteen korvaamatta sitä tai heikentää sitä, ilmoitamme siitä Asiakkaalle lisäksi tekstimuodossa vähintään 30 päivää etukäteen; Asiakas voi tällöin vastustaa muutosta samoin kuin uuden alikäsittelijän kohdalla (§ 9(3)). Jos toimenpide on korvattava lyhyellä varoitusajalla uhan torjumiseksi, se voidaan tehdä ilman ennakkoilmoitusta, kunhan suojan taso ei sen vuoksi heikkene; ilmoitus tehdään tällöin ilman aiheetonta viivytystä.

§ 9 Alikäsittelijät

(1) Asiakas antaa meille yleisen kirjallisen ennakkoluvan käyttää alikäsittelijöitä (GDPR Art. 28(2)). Tällä hetkellä käyttämämme alikäsittelijät kotipaikkoineen, tarkoituksineen, tietoineen, käsittelypaikkoineen ja mahdollisen kolmanteen maahan siirron perusteineen luetellaan sivulla Alikäsittelijät. Kyseinen luettelo on osa tätä sopimusta (liite 3) siinä versiossa, joka on siellä julkaistu. Siinä mainituille alikäsittelijöille lupa katsotaan annetuksi.

(2) Ilmoitamme Asiakkaalle kaikista suunnitelluista alikäsittelijöiden lisäyksistä tai vaihdoista vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse tilin haltijan osoitteeseen. Ilmoituksessa mainitaan alikäsittelijä, sen kotipaikka, kyseinen toiminto, tiedot, käsittelypaikka ja mahdollisen siirron peruste. Samalla ilmoitettu muutos näytetään alikäsittelijöiden sivulla ja muutosten yleiskatsauksessa.

(3) Asiakas voi vastustaa muutosta tekstimuodossa näiden 30 päivän kuluessa, jos sillä on tietosuojaan liittyvä objektiivinen syy; se ilmoittaa syyn vastustuksessaan. Etsimme tällöin ratkaisua yhdessä Asiakkaan kanssa, esimerkiksi jatkamalla kyseisen toiminnon käyttöä Asiakkaalle ilman uutta alikäsittelijää tai kytkemällä toiminnon pois. Kunnes ratkaisu on löydetty, emme käytä uutta alikäsittelijää tämän Asiakkaan Asiakastietoihin; jos se ei ole teknisesti mahdollista, kyseinen toiminto keskeytetään Asiakkaan osalta. Jos ratkaisua ei löydy, Asiakas voi irtisanoa palvelua tai kyseistä palvelua koskevan sopimuksen päättymään muutoksen voimaantulopäivänä ja, jos ilmoitamme sille vasta tämän päivän jälkeen, ettei ratkaisu ole mahdollinen, päättymään välittömästi 14 päivän kuluessa tästä ilmoituksesta. Ennakkoon maksetusta jaksosta, jota se ei tämän vuoksi voi enää käyttää, palautamme suhteellisen osuuden. Käyttöehtojen mukainen oikeutemme tavanomaiseen irtisanomiseen säilyy ennallaan.

(4) Asetamme jokaiselle alikäsittelijälle sopimuksella samat tietosuojavelvoitteet, jotka tämä sopimus asettaa meille, erityisesti riittävät takeet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamisesta (GDPR Art. 28(4), ensimmäinen virke). Valitsemme jokaisen alikäsittelijän huolellisesti ja tarkistamme näiden takeiden olemassaolon ennen sen käyttöönottoa, uudelleen jos se muuttaa ehtojaan olennaisesti, ja muuten toimenpiteidemme vuosittaisen tarkastelun yhteydessä. Jos alikäsittelijä esittää näyttöä vain sertifikaatin, tarkastusraportin tai julkaistujen ehtojensa muodossa, perustamme tarkistuksemme tähän näyttöön, jos se on ajantasaista ja merkityksellistä. Pyynnöstä lähetämme Asiakkaalle jäljennöksen alikäsittelijän kanssa tehdystä sopimuksesta tai sen tietosuojaehdoista; voimme ensin peittää liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot, kuten hinnat.

(5) Jos alikäsittelijä laiminlyö tietosuojavelvoitteensa, vastaamme Asiakkaalle sen velvoitteiden täyttämisestä kuten omasta toiminnastamme (GDPR Art. 28(4), toinen virke). Se, että valitsemme alikäsittelijän, ei siirrä vastuuta Asiakkaalle. Jos alikäsittelijä laiminlyö sopimusvelvoitteensa ja tämä koskee Asiakkaan Asiakastietoja, ilmoitamme siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä. Jos olemme tosiasiallisesti kadonneet, lakanneet olemasta oikeudellisesti olemassa tai tulleet maksukyvyttömiksi eikä mikään oikeudenomistaja ole ottanut velvoitteitamme hoitaakseen, Asiakkaan on voitava vaatia alikäsittelijää poistamaan tai palauttamaan Asiakastiedot; sovimme tästä jokaisen alikäsittelijän kanssa siltä osin kuin se on mahdollista (vrt. vakiosopimuslausekkeiden 2021/915 lauseke 7.7(e)).

(6) Alikäsittelijöitä eivät ole vastaanottajat, joille tietoja lähetetään ainoastaan siksi, että Asiakas itse määrittää ne kohteeksi palvelussa: chat-palvelut (kuten Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat) ja hälytysten webhook-osoitteet. Kohteen määrittäminen on ohje lähettää ilmoitus sinne; sopimussuhde näihin palveluntarjoajiin ja mahdollinen kolmanteen maahan siirron edellyttämä peruste ovat Asiakkaan vastuulla. Omat velvoitteemme tämän sopimuksen mukaisesti siihen asti, kun ilmoitus luovutetaan, säilyvät ennallaan. Telegram on samoin Asiakkaan valitsema kohde, mutta se toimii eri tavalla: lähetämme viestin oman bottimme kautta chattiin, jonka vastaanottaja on itse yhdistänyt bottiin, ja Telegram käsittelee sen Euroopan talousalueen ulkopuolella. Valitsemalla Telegramin Asiakas ohjeistaa meitä nimenomaisesti siirtämään ilmoitukset sinne (GDPR Art. 28(3), toinen virke, a alakohta); mikäli Telegram olisi tältä osin luokiteltava alikäsittelijäksemme, tämän kohteen valinta katsotaan samalla GDPR Art. 28(2) mukaiseksi erityiseksi luvaksi tätä tarkoitusta varten. Perustetta, jonka nojalla tämä siirto tapahtuu GDPR:n V luvun mukaisesti, ei ole vielä lopullisesti selvitetty; joka haluaa välttää siirron ilman selvitettyä perustetta, valitsee toisen kohteen. Alikäsittelijöitä eivät myöskään ole palveluntarjoajat, jotka ainoastaan välittävät tietoja, kuten internetyhteytemme tarjoaja.

(7) Ylläpidämme palvelimet, tietokannan ja laskentakapasiteetin, myös kielimallia varten, itse Puolassa. Mitään hosting- tai pilvipalveluntarjoajaa ei käytetä.

§ 10 Siirrot kolmansiin maihin

(1) Omat palvelimemme, joilla käsittelemme Asiakastietoja, sijaitsevat Puolassa; jos alikäsittelijä käsittelee Asiakastietoja, sijainti ilmoitetaan liitteessä 3. Siirto Euroopan talousalueen ulkopuoliseen maahan tapahtuu vain, jos GDPR Art. 44–49 edellytykset täyttyvät, ja vain Asiakkaan § 4:n mukaisten ohjeiden perusteella tai § 9:n mukaisesti hyväksytylle alikäsittelijälle.

(2) Kunkin alikäsittelijän osalta peruste (tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-U.S. Data Privacy Framework) koskeva päätös sertifioitujen vastaanottajien osalta, tai GDPR Art. 46(2)(c) mukaiset vakiosopimuslausekkeet) ilmoitetaan alikäsittelijöiden luettelossa. Jos luettelossa lukee vastaanottajan kohdalla ”tarkistettava”, Asiakastietoja ei lähetetä sille ennen kuin peruste on dokumentoitu. Jos otamme käyttöön Euroopan talousalueen ulkopuolisen alikäsittelijän ilman, että tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös on sovellettavissa, sovimme sen kanssa täytäntöönpanopäätöksen (EU) 2021/914 mukaisista vakiosopimuslausekkeista (moduuli 3: käsittelijältä käsittelijälle), arvioimme etukäteen, sallivatko kohdemaan lainsäädäntö ja käytäntö niiden noudattamisen, toteutamme tarvittavat lisätoimenpiteet ja kirjaamme tuloksen. Asiakas saa pyynnöstä yhteenvedon tästä arvioinnista.

(3) Siirroista Asiakkaan itse valitsemiin kohteisiin (§ 9(6)) Asiakas vastaa perusteesta.

§ 11 Avustaminen rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa

(1) Käsittelyn luonne huomioon ottaen avustamme Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, mikäli mahdollista, vastaamaan rekisteröityjen GDPR:n III luvun mukaisiin pyyntöihin (GDPR Art. 28(3), toinen virke, e alakohta).

(2) Suuren osan tästä Asiakas voi tehdä itse palvelussa: muuttaa tai poistaa hälytyskohteita, testikirjautumisia ja omaa brändäystään; muuttaa lomakepolkuja tai kytkeä ne pois; peruuttaa asiakasportaaleja (niiden tilaajat säilyvät tallennettuina, kunnes työtila poistetaan); poistaa verkkotunnuksen tietoineen; ladata tietojen viennin. Jos tämä ei riitä, autamme tekstimuodossa esitetystä pyynnöstä.

(3) Jos rekisteröity ottaa meihin yhteyttä Asiakastietoja koskevalla pyynnöllä, emme vastaa siihen itse asiasisällöltään, vaan välitämme sen Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään seitsemän päivän kuluessa vastaanottamisesta, siltä osin kuin pystymme tunnistamaan Asiakkaan, ja kerromme henkilölle tehneemme niin. Jos emme pysty tunnistamaan Asiakasta, kerromme henkilölle, mitä tietoja tarvitsemme sen löytämiseksi.

(4) Kerromme avoimesti yhdestä rajoituksesta: emme tallenna toimitustarkistuksen lomakesähköpostien kopioita tietokantaan, ja sähköposti poistetaan postilaatikosta onnistuneen käsittelyn jälkeen tai viiveellä nouto- tai poistovirheen sattuessa. Tietyn kävijän osalta voimme siksi yleensä vain todeta, ettemme enää säilytä mitään sisältöä.

(5) Jos saamme tietää, että Asiakastiedot ovat virheellisiä tai vanhentuneita, ilmoitamme siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä. Asiakas voi tällöin oikaista, poistaa tai rajoittaa niitä itse palvelussa tai antamalla meille ohjeen.

§ 12 Avustaminen turvallisuudessa, vaikutustenarvioinnissa ja ennakkokuulemisessa

(1) Käsittelyn luonne ja käytettävissämme olevat tiedot huomioon ottaen avustamme Asiakasta sen GDPR Art. 32–36 mukaisten velvollisuuksien noudattamisessa: käsittelyn turvallisuus, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille, tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi ja valvontaviranomaisen ennakkokuuleminen (GDPR Art. 28(3), toinen virke, f alakohta).

(2) Tätä varten toimitamme erityisesti toimenpiteiden kuvauksen, alikäsittelijöiden luettelon ja pyynnöstä lisätietoja tietovirroista ja säilytysajoista. Julkaisemme oman arviomme palvelun riskeistä asiakirjassa Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi; Asiakas voi käyttää sitä omassa arvioinnissaan.

(3) Avustamisesta §§ 11 ja 12 mukaisesti, jota Asiakas ei voi itse hoitaa palvelun toimintojen tai julkaistujen asiakirjojen avulla, joka vaatii yli neljä tuntia työtä kalenterivuodessa ja joka ei johdu siitä, että olemme rikkoneet tätä sopimusta tai GDPR:ää, voimme veloittaa sen ylittävältä ajalta korvauksen tuntihinnalla, jonka ilmoitamme etukäteen tekstimuodossa. Pyyntöjen välittäminen ja tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen ovat aina maksuttomia. Emme aseta lain edellyttämän avun ehdoksi maksua tai korvauksesta sopimista.

§ 13 Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

(1) Jos saamme tiedon Asiakkaan Asiakastietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, ilmoitamme siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, mahdollisuuksien mukaan 48 tunnin kuluessa, sähköpostitse tilin haltijan osoitteeseen (GDPR Art. 33(2)). Tarkoituksena on olla lyhentämättä 72 tunnin määräaikaa, jota Asiakkaan on noudatettava suhteessa valvontaviranomaiseen. Saamme tiedon loukkauksesta heti, kun olemme todenneet kohtuullisella varmuudella, että tietoturvapoikkeama koskee Asiakkaan Asiakastietoja; tutkimme kaikki epäilyt ilman aiheetonta viivytystä. Sama koskee alikäsittelijällä tapahtunutta loukkausta heti, kun se ilmoittaa siitä meille.

(2) Ilmoitus sisältää, siltä osin kuin ne ovat tiedossa, GDPR Art. 33(3) mukaiset tiedot: loukkauksen luonne, mukaan lukien sen tapahtumisajankohta tai -ajanjakso, mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioitu lukumäärä sekä henkilötietotietueiden ryhmät ja arvioitu lukumäärä, yhteyspiste, josta voi saada lisätietoja, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet. Kaiken, mitä ei ole vielä selvitetty ensimmäisen ilmoituksen hetkellä, toimitamme ilman aiheetonta lisäviivytystä.

(3) Toteutamme välittömästi toimenpiteet, joita tarvitaan loukkauksen korjaamiseksi ja sen seurausten lieventämiseksi, ja sovimme jatkotoimista Asiakkaan kanssa. Dokumentoimme jokaisen loukkauksen tosiseikkoineen, vaikutuksineen ja toteutettuine korjaavine toimenpiteineen, ja asetamme dokumentaation Asiakkaan saataville pyynnöstä.

(4) Ilmoituksen valvontaviranomaiselle tai rekisteröidyille tekee Asiakas. Teemme sen vain Asiakkaan ohjeesta.

(5) Otamme vastaan ilmoituksia tietoturvahaavoittuvuuksista, joita kolmannet osapuolet löytävät palvelusta, sivulla Tietoturva.

(6) Ilmoitus ja yhteistyömme tämän pykälän mukaisesti eivät merkitse velvollisuuden rikkomisen tai vastuun myöntämistä. Jos loukkaus koskee myös tietoja, joiden osalta olemme itse rekisterinpitäjä, täytämme näiden tietojen osalta omat GDPR Art. 33 ja 34 mukaiset velvollisuutemme; tällöin ilmaisemme Asiakkaan Asiakastietoja vain siltä osin kuin se on tähän tarkoitukseen tarpeen.

§ 14 Näyttö ja auditoinnit

(1) Annamme Asiakkaan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen GDPR Art. 28 mukaisten velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi, ja sallimme Asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan suorittamat auditoinnit, mukaan lukien tarkastukset, ja osallistumme niihin (GDPR Art. 28(3), toinen virke, h alakohta).

(2) Osoitamme noudattamisen ensisijaisesti asiakirjoilla: toimenpiteiden kuvaus, alikäsittelijöiden luettelo, seloste käsittelytoimista, joka kattaa asiakkaiden lukuun suoritettavan käsittelyn (GDPR Art. 30(2)), kirjalliset vastaukset kyselyihin ja pyynnöstä otteet lokeista tai palautustestin tuloksista. Vastaamme kyselyihin 30 päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta ja, jos on olemassa 4 kohdan mukainen syy, niin nopeasti kuin tämä syy edellyttää. Ulkoisia tarkastusraportteja tai sertifiointeja ei tällä hetkellä ole; kerromme tämän, jotta kukaan ei oleta niiden olevan olemassa.

(3) Jos asiakirjat eivät riitä, Asiakas voi pyytää auditointia, myös paikan päällä. Asiakas ilmoittaa rutiiniauditoinnista vähintään 30 päivää etukäteen tekstimuodossa ja mainitsee sen kohteen, arvioidun keston ja tarkastajan; se tehdään Puolan tavanomaisena työaikana, ja se ajoitetaan niin, ettei toimintaa häiritä tarpeettomasti. Paikan päällä tehtäviä rutiiniauditointeja tehdään enintään kerran kalenterivuodessa; 4 kohta säilyy ennallaan.

(4) Ei kiinteää odotusaikaa kiireellisen syyn ollessa olemassa. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa, kun on konkreettisia viitteitä tämän sopimuksen tai GDPR:n rikkomisesta, ja kun valvontaviranomainen pyytää auditointia, 30 päivän ilmoitusaikaa ja yhden auditoinnin vuosirajaa ei sovelleta. Auditointi tehdään tällöin niin pian kuin syy edellyttää ja kuin se on organisatorisesti mahdollista.

(5) Asiakas voi valtuuttaa tarkastajan, jota sitoo salassapitovelvollisuus ja joka ei tarjoa formexposed-palveluun verrattavaa palvelua eikä työskentele tällaiselle palveluntarjoajalle. Voimme vaatia, etteivät tarkastajat vie mukanaan tai tallenna muiden asiakkaiden salaisuuksia, kirjautumistietoja tai tietoturvatietoja. Asiakas ja sen tarkastaja käsittelevät luottamuksellisina tietoja, jotka ne saavat toiminnastamme auditoinnin aikana, ja käyttävät niitä vain tämän sopimuksen ja GDPR:n noudattamisen tarkistamiseen; ne voivat ilmaista niitä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, salassapitovelvollisille neuvonantajille ja siltä osin kuin laki sitä edellyttää. Tällaiset järjestelyt eivät saa tehdä lakisääteisiä tarkastusoikeuksia tyhjiksi.

(6) Kumpikin osapuoli vastaa omista auditointikustannuksistaan. Jos Asiakkaan auditointeihin ja kyselyihin käyttämämme kokonaistyömäärä ylittää kahdeksan tuntia kalenterivuodessa, voimme veloittaa sen ylittävältä ajalta korvauksen tuntihinnalla, jonka ilmoitamme etukäteen tekstimuodossa, mutta emme, jos auditointi paljastaa rikkomuksen meidän puoleltamme tai se tehdään 4 kohdan mukaisesta syystä, josta olemme vastuussa. Emme aseta itse auditoinnin ehdoksi maksua.

(7) Valvontaviranomaisten toimivalta säilyy ennallaan. Meitä koskeva toimivaltainen valvontaviranomainen on Puolan henkilötietojen suojaviraston johtaja (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Kumpikin osapuoli asettaa tämän pykälän mukaiset tiedot, mukaan lukien auditointien tulokset, toimivaltaisen valvontaviranomaisen saataville pyynnöstä.

§ 15 Poistaminen ja palauttaminen

(1) Sopimuksen voimassaoloaikana sovelletaan liitteen 1 säilytysaikoja. Niitä valvoo öinen ajo, joka poistaa tiedot samojen asetusten mukaisesti, jotka näkyvät myös teksteissä.

(2) Valinta palauttamisen ja poistamisen välillä. Käsittelyn päätyttyä Asiakas päättää, palautammeko vai poistammeko Asiakastiedot (GDPR Art. 28(3), toinen virke, g alakohta). Palauttaminen tapahtuu tietojen viennillä, jonka Asiakas voi itse ladata asetuksista koneluettavana tiedostona, tai meidän toimestamme tekstimuodossa esitetystä pyynnöstä 30 päivän kuluessa, jolloin se kattaa myös viennin ulkopuolelle jäävät Asiakastiedot siltä osin kuin ne voidaan palauttaa (4 kohta). Poistaminen tapahtuu poistamalla verkkotunnus, jolloin sen tiedot poistetaan, tai poistamalla tili, minkä Asiakas käynnistää itse. Jos Asiakas haluaa sekä palauttamisen että poistamisen, se lataa ensin viennin ja poistaa sitten.

(3) Jos Asiakas ei tee valintaa ja poistaa tilinsä, tämä katsotaan poistamisen valinnaksi. Kun tili poistetaan, työtilat, joiden ainoa omistaja Asiakas on, poistetaan välittömästi tuotantojärjestelmästä kaikkine Asiakastietoineen. Jos työtilassa on muita jäseniä, se siirtyy jäsenelle, joka on kuulunut siihen pisimpään, ylläpitäjät ennen lukijoita, eikä sitä poisteta; kyseisestä jäsenestä tulee näin kyseisen työtilan Asiakas. Joka ei halua tätä, poistaa muut jäsenet tai verkkotunnukset ennen tilin poistamista. Jos tiliä koskeva sopimus päättyy muulla tavalla, esimerkiksi irtisanomisellamme käyttöehtojen mukaisesti, ohjaamme Asiakkaan vientiin irtisanomisilmoituksen yhteydessä, ja Asiakas voi ladata sen sopimuksen päättymiseen asti. Viimeistään 30 päivän kuluttua sopimuksen päättymisestä poistamme tilin Asiakastietoineen; tämä tehdään tällä hetkellä manuaalisesti.

(4) Kerromme etukäteen, mitä ei voida palauttaa: kirjautumisen takana tehtävän skannauksen kirjautumistiedot eivät sisälly vientiin, koska verkkopalvelin ei pysty purkamaan niiden salausta (liite 1, kohta 5); toimitustarkistuksen kopioita ei enää ole käsittelyn jälkeen; toiminnon ”Fix it for me” koodia ei tallenneta lainkaan.

(5) Varmuuskopiot. Tietokanta varmuuskopioidaan joka yö. Kukin varmuuskopio poistetaan 14 päivän kuluttua. Tuotantojärjestelmästä poistetut Asiakastiedot säilyvät vanhemmissa varmuuskopioissa siihen asti; yksittäisiä tietueita ei poisteta valikoivasti varmuuskopion sisältä, koska varmuuskopion on oltava muuttumaton kuva tietystä hetkestä. Niiden vanhenemiseen asti varmuuskopiot suojataan samoin kuin itse tietokanta, ja niitä käytetään vain palauttamiseen ja palauttamisen testaamiseen; niitä ei hakuteta eikä analysoida. Jos meidän on palautettava varmuuskopio, suoritamme sen päivämäärän jälkeen esitetyt poistopyynnöt uudelleen, siltä osin kuin ne ovat tiedossamme, ennen kuin palvelu otetaan uudelleen käyttöön. Tietue on siten kadonnut myös varmuuskopioista viimeistään 14 päivän kuluttua sen poistamisesta tuotantojärjestelmästä.

(6) Tällä hetkellä meillä ei ole velvollisuutta säilyttää Asiakastietoja. Jos unionin oikeuden tai Puolan lainsäädännön nojalla syntyy lakisääteinen säilytysvelvollisuus, rajoitamme kyseisten tietojen käsittelyä niiden poistamisen sijaan, käytämme niitä vain tähän tarkoitukseen ja poistamme ne velvollisuuden päätyttyä.

(7) Pyynnöstä vahvistamme poistamisen tekstimuodossa 30 päivän kuluessa ja kerromme, mitä 5 ja 6 kohdan mukaisesti on vielä olemassa ja mihin asti.

§ 16 Rikkomukset, keskeyttäminen ja irtisanominen

(1) Jos emme pysty noudattamaan tämän sopimuksen mukaista velvoitetta, syystä riippumatta, ilmoitamme siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.

(2) Jos rikomme tätä sopimusta tai GDPR:ää, Asiakas voi vaatia meitä keskeyttämään kyseisten Asiakastietojen käsittelyn, kunnes rikkomus on korjattu. Jos rikkomus jatkuu tai on vakava, Asiakas voi irtisanoa palvelua koskevan sopimuksen painavasta syystä, erityisesti jos emme korjaa rikkomusta kuukauden kuluessa siitä, kun meille on ilmoitettu siitä, tai emme noudata sitä koskevaa tuomioistuimen tai valvontaviranomaisen päätöstä. Palautamme suhteellisesti etukäteen maksetut maksut sopimuksen päättymisen jälkeiseltä ajalta.

(3) Jos Asiakas pitää kiinni ohjeesta, jota pidämme § 4(4):n mukaisesti lainvastaisena, voimme irtisanoa kyseistä palvelua koskevan sopimuksen, kunhan olemme ilmoittaneet tästä Asiakkaalle etukäteen eikä se muuta ohjetta kuukauden kuluessa.

(4) Irtisanomisen jälkeen sovelletaan § 15:tä.

§ 17 Vastuu

(1) Rekisteröidylle aiheutuneeseen vahinkoon sovelletaan GDPR Art. 82:ta. Tätä vastuuta ei rajoita mikään sopimuksellinen vastuunrajoitus, mukaan lukien käyttöehtojen vastuunrajoitus.

(2) Jos osapuoli on maksanut rekisteröidylle korvausta GDPR Art. 82 mukaisesti, se voi periä toiselta osapuolelta takaisin osuuden, joka vastaa toisen osapuolen vastuuosuutta vahingosta (GDPR Art. 82(4) ja (5)). Myöskään tätä takautumisoikeutta eivät rajoita käyttöehtojen vastuunrajoitukset.

(3) Kaikkiin muihin tämän sopimuksen mukaisiin Asiakkaan ja meidän välisiin vaatimuksiin, esimerkiksi osapuolen omien vahinkojen tai kustannusten korvaamiseen, sovelletaan käyttöehtojen vastuusääntöjä, siltä osin kuin laki sen sallii. Vastaamme alikäsittelijöistä § 9(5):n mukaisesti kuten omasta toiminnastamme. Valvontaviranomaisen osapuolelle tämän oman rikkomuksen vuoksi määräämästä sakosta vastaa kyseinen osapuoli itse.

(4) Jos rekisteröity tai valvontaviranomainen esittää vaatimuksen osapuolta vastaan, tämä osapuoli ilmoittaa siitä toiselle ilman aiheetonta viivytystä, ja molemmat tekevät yhteistyötä asian selvittämiseksi. Kumpikaan osapuoli ei hyväksy vaatimusta, jonka osalta se aikoo hakea takautumista toiselta, ilman tämän suostumusta; suostumuksesta ei saa kieltäytyä ilman objektiivista syytä.

§ 18 Yhteyspiste ja tietosuojavastaava

(1) Asiakas osoittaa tätä sopimusta koskevat tietosuojakysymykset, ohjeet ja ilmoitukset osoitteeseen contact@lukaswojcik.com tai tukiikkunan ja Yhteystiedot-sivun kautta. Tämän sopimuksen mukaiset ilmoituksemme lähetetään tilin haltijan sähköpostiosoitteeseen; Asiakas pitää sen ajan tasalla.

(2) Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa, koska arviomme mukaan GDPR Art. 37(1) edellytykset eivät täyty. Jos tämä muuttuu, ilmoitamme nimityksestä tässä sopimuksessa.

§ 19 Loppumääräykset

(1) Etusijajärjestys. Jos käyttöehtojen tai muun sopimuksen määräys on ristiriidassa tämän sopimuksen kanssa, tämä sopimus on ensisijainen kaikissa Asiakastietojen käsittelyä koskevissa asioissa; Asiakkaan omia sopimusehtoja ei sovelleta. Tämän sopimuksen muutokset ja täydennykset yksittäistapauksessa edellyttävät tekstimuotoa, ja niissä on nimenomaisesti viitattava tähän sopimukseen; niistä tulee osa tätä sopimusta, ja ne ovat sitä ensisijaisia määräystensä laajuudessa. Jos tämä sopimus on ristiriidassa GDPR:n pakottavien säännösten kanssa, nämä säännökset ovat ensisijaisia.

(2) Muutokset. Muutamme tätä sopimusta vain jostakin seuraavista objektiivisista syistä: lainsäädännön tai sen tuomioistuin- ja viranomaistulkinnan muutos, myös Euroopan komission uusien vakiosopimuslausekkeiden kautta; palvelun, sen toimintojen tai sen teknisen perustan muutos; palvelun tarjoamisen kannalta välttämätön kolmannen osapuolen muutos; väärinkäytösten tai tietoturvariskien estäminen; tai virheiden ja epäselvyyksien korjaaminen. Ilmoitamme muutoksista, muutettu sanamuoto, syy ja suunniteltu voimaantulopäivä mainiten, vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse tilin haltijan osoitteeseen ja muutosten yleiskatsauksessa. Ilman tätä ilmoitusaikaa muutamme vain sen, mikä on yksinomaan Asiakkaan eduksi, on luonteeltaan puhtaasti kielellistä tai korjaa ilmeisiä virheitä, sen, mitä laki, tuomioistuin tai viranomainen edellyttää lyhyemmällä aikataululla, ja sen, mikä on välttämätöntä välittömän tietoturvariskin torjumiseksi; myös näissä tapauksissa ilmoitamme muutoksesta mahdollisimman pian ja kerromme syyn. Vaikeneminen ei merkitse suostumusta. Jos muutos edellyttää Asiakkaan suostumusta, pyydämme sen nimenomaisesti; ilman sitä aiempaa versiota sovelletaan edelleen, ja lakisääteiset ja sopimukseen perustuvat irtisanomisoikeudet säilyvät. Asiakas voi vastustaa ilmoitettua muutosta tekstimuodossa sen voimaantuloon asti; seuraukset määräytyvät käyttöehtojen muutoksen vastustamista koskevien määräysten mukaan. Liitteiden 2 ja 3 muutoksiin sovelletaan § 8(3):a sekä § 9(2) ja (3):a. Kaikki versiot kirjataan yleiskatsaukseen Sopimusasiakirjojen muutokset.

(3) Sovellettava laki ja oikeuspaikka. Sovelletaan käyttöehdoissa määrättyä lakia; GDPR:n pakottavat säännökset säilyvät ennallaan. Oikeuspaikka määräytyy käyttöehtojen mukaan.

(4) Kieli. Sopimus on saatavilla kaikilla Euroopan unionin virallisilla kielillä. Ristiriitatilanteissa Puolan kielinen versio on ensisijainen.

(5) Jos jokin määräys on pätemätön, sopimus on muilta osin edelleen voimassa. Pätemättömän määräyksen tilalle tulee lakisääteinen säännös, joka on lähimpänä sen tarkoitusta; epäselvissä tapauksissa määräys, joka täyttää GDPR Art. 28(3) vaatimukset.

Liite 1 – Käsittely Asiakkaan lukuun

Tässä liitteessä kuvataan kunkin toiminnon osalta käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyypit, rekisteröityjen ryhmät ja poistaminen (GDPR Art. 28(3), ensimmäinen virke). Ellei toisin mainita, käsittelyn luonne on: kerääminen, tallentaminen, haku, yhteensovittaminen, siirtäminen Asiakkaan määrittämiin kohteisiin ja poistaminen. Käsittelypaikka on omat palvelimemme Puolassa; jos mukana on alikäsittelijä, siitä mainitaan. Aaltosulkeissa olevat ajat ovat asetuksia, joiden mukaan öinen poistoajo todellisuudessa toimii. Käsittelyn kesto on tämän sopimuksen voimassaoloaika (§ 3); tämän ajan kuluessa sovelletaan kunkin toiminnon kohdalla mainittuja poistoaikoja. Käsittely on jatkuvaa niin kauan kuin Asiakas käyttää toimintoa. Erityiset henkilötietoryhmät eivät ole käsittelyn kohteena; jos niitä kuitenkin päätyy palveluun lomakesähköpostien kautta, sovelletaan § 6(4):ää.

1. Toimitustarkistus

Tarkoitus: tarkistaa, saapuvatko Asiakkaan lomakkeen sähköpostit perille ja ovatko ne aitoja (SPF, DKIM, DMARC).

Toimintaperiaate: toiminto on valinnainen. Asiakas lisää lomakkeeseensa valvontapostilaatikon osoitteen piilokopion vastaanottajaksi (Bcc). Tämän seurauksena meille lähetetään kopio jokaisesta lomakesähköpostista, ei vain testilähetystemme kopioita vaan myös sen kävijöiden aitojen yhteydenottojen kopiot. Automaattinen nouto lukee IMAPin kautta otsakkeet ja enintään tekstin 8 ensimmäistä kilotavua, liittää sähköpostin verkkotunnukseen ja tarvittaessa testilähetykseen sekä tarkistaa aitoustekijät. Onnistuneen käsittelyn jälkeen sähköposti poistetaan postilaatikosta. Nouto- tai poistovirheen sattuessa se voi jäädä postilaatikkoon seuraavaan onnistuneeseen ajoon asti.

Tiedot: lomakesähköpostien sisältö ja otsakkeet kaikkine kävijöiden syöttämine tietoineen, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viesti, sekä lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet ja tekniset tiedot osallisina olevista postipalvelimista.

Rekisteröidyt: Asiakkaan verkkosivuston kävijät, jotka lähettävät lomakkeen; lomakesähköpostien vastaanottajat Asiakkaan organisaatiossa.

Tallennus ja poistaminen: tietokantaan tallennetaan vain ajankohta, liitos verkkotunnukseen, tarvittaessa testilähetyksen tunniste ja aitoustarkistuksen tulokset. Ajankohta ja liitos säilytetään 180 päivää; aitoustarkistuksen viimeisin tulos säilytetään verkkotunnuksen yhteydessä, kunnes seuraava sähköposti korvaa sen tai verkkotunnus poistetaan. Aitoustarkistuksen tulos sisältää toimittavan postipalvelimen IP-osoitteen ja lähettäjän osoitteen verkkotunnuksen; hälytys mainitsee tämän verkkotunnuksen vain, jos se ei kuulu verkkosivustoon. Kävijöiden sisältöä ja täydellisiä lähettäjäosoitteita ei tallenneta tietokantaan. Itse sähköposti poistetaan postilaatikosta onnistuneen käsittelyn jälkeen tai viiveellä nouto- tai poistovirheen sattuessa.

Osallisina: sähköpostipalvelun tarjoaja (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) postilaatikon osalta; kopiot saapuvat sille suoraan verkkotunnuksemme MX-tietueiden kautta, eivät edelleenlähetyksenä, katso Alikäsittelijät.

Rajoitus: vastaavuus vahvistaa vain, että vastaava kopio on saapunut valvontapostilaatikkoon, ei sitä, että varsinainen vastaanottaja on saanut viestin tai että se on kirjattu CRM-järjestelmään. Ilman valvontapostilaatikkoa toiminto ei ole käytettävissä. Kopiot eivät saisi sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä (§ 6(4)).

2. Asiakasportaali ja kuukausiraportti tilaajille

Tarkoitus: kuukausiraportin lähettäminen verkkosivuston lomakkeista Asiakkaan puolesta, tyypillisesti toimistolta sen omille asiakkaille, ja näitä raportteja sisältävän portaalin tarjoaminen.

Tiedot: sähköpostiosoite, kieli, tilauksen ajankohta ja IP-osoite, vahvistuksen (double opt-in) ja tilauksen perumisen ajankohta; raportin sisältö (verkkotunnus, tarkistustulokset, luvut).

Rekisteröidyt: Asiakkaan asiakkaat ja yhteyshenkilöt, jotka tilaavat raportin.

Poistaminen: vahvistamattomat tilaukset 30 päivän kuluttua. Tilauksen perumisen jälkeen tieto tilauksesta, vahvistuksesta ja perumisesta säilytetään kolme vuotta, jotta Asiakas voi osoittaa suostumuksen. Kaikki poistetaan viimeistään työtilan poistamisen yhteydessä; pelkkä portaalin peruuttaminen ei poista sen tilaajia.

Osallisina: sähköpostipalvelun tarjoaja (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) lähettämistä varten.

3. Hälytykset, raportit ja häiriötapaukset

Tarkoitus: hälytysten, koosteiden ja raporttien toimittaminen Asiakkaan määrittämiin kohteisiin sekä häiriötapausten hallinta.

Tiedot: sähköpostiosoitteet, webhookien ja chat-kanavien osoitteet, Telegram-chatin tunnus sen jälkeen, kun vastaanottaja on yhdistänyt sen; ilmoitusten sisältö (verkkotunnus, tapahtuma, ajankohta, linkki palveluun, tarkistushälytyksissä raporttilinkki, jonka kautta tuloksiin ja kuvakaappauksiin pääsee ilman kirjautumista; Telegram saa raporttilinkin sijaan vain linkin tilin verkkotunnussivulle, joka edellyttää kirjautumista); lähetysloki; eskalaation toimitusyritykset häiriötapausta ja kohdetta kohden (määrä, ajankohdat, tulos, virhe); häiriötapauksen kuittaavan henkilön nimi tai sähköpostiosoite sekä vastuuhenkilö ja määräpäivä.

Rekisteröidyt: Asiakkaan työntekijät ja palveluntarjoajat, jotka vastaanottavat hälytyksiä tai käsittelevät häiriötapauksia.

Poistaminen: kohteet, kunnes Asiakas poistaa ne tai poistaa verkkotunnuksen; lähetysloki 90 päivän kuluttua; kootut ilmoitukset 30 päivää lähettämisen jälkeen; häiriötapaukset niin kauan kuin ne ovat ratkaisematta ja 180 päivää ratkaisemisen jälkeen eskalaation toimitusyrityksineen.

Osallisina: sähköpostipalvelun tarjoaja (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) sähköpostin osalta; chat-palvelujen ja webhookien osalta Asiakkaan valitsemat palveluntarjoajat (§ 9(6)).

4. Asiakkaan verkkosivustojen tarkistaminen: sattumalta näkyvät henkilöt

Tarkoitus: lomakkeiden ja niiden suojauksen tarkistaminen ja valvonta Asiakkaan verkkotunnuksissa, joiden hallinnasta se on esittänyt todisteen. Niin kauan kuin verkkotunnuksen todiste puuttuu, tarkistamme sitä vain passiivisesti ja olemme itse rekisterinpitäjä näiden tarkistusten osalta; tämä kuvataan tietosuojaselosteessa.

Tiedot: skannaus lukee verkkotunnuksen julkisia sivuja: sivujen osoitteet, lomakkeiden rakenne (kenttien nimet, tyypit, nimiöt, pakollisuus- ja näkyvyysattribuutit, ei arvoja; skanneri lukee esitäytettyjen piilokenttien ja data-attribuuttien alkuosat vain tarkistuksen aikana eikä tallenna niitä), upotetut skriptit, suojaustoimenpiteet. Se ottaa kuvakaappaukset etusivun ja lomakkeiden näkyvästä alueesta sekä aktiivisissa testilähetyksissä myös vastaussivusta; niitä ei peitetä. Ne ja luettu sivusisältö voivat sisältää henkilötietoja, jotka Asiakas itse julkaisee, kuten yhteyshenkilöiden nimiä ja yhteystietoja, valokuvia tai arvosteluja. Tallennamme lomakkeiden vastaanottajaosoitteet vain verkkotunnuksena. Kustakin tarkistuksesta palvelu luo raportin satunnaisen linkin taakse, jonka kautta tuloksiin ja kuvakaappauksiin pääsee ilman kirjautumista, kunnes tarkistus poistetaan; linkki näkyy tilillä ja hälytyksissä (kohta 3). Joka välittää linkin eteenpäin, välittää raportin eteenpäin.

Rekisteröidyt: henkilöt, joiden tiedot näkyvät Asiakkaan verkkosivustolla.

Poistaminen: tarkistustulokset kuvakaappauksineen enintään 13 kuukautta; viimeisin tarkistus säilytetään niin kauan kuin verkkotunnus on tilillä. Kun verkkotunnus poistetaan, sen tiedot poistetaan, mukaan lukien tarkistukset, havainnot ja kuvakaappaukset.

Huomautus: omalla palvelimellamme toimiva kielimalli auttaa luokittelemaan lomakkeita, joiden tarkoitusta pelkät säännöt eivät tunnista. Näin luokiteltuja lomakkeita ei koskaan lähetetä, eivätkä ne vaikuta pisteisiin tai arvioon. Aktiiviset testilähetykset (enintään viisi tarkistusta kohden) sisältävät vain merkittyjä testitekstejä ilman henkilötietoja.

5. Testitilin kirjautumistiedot kirjautumisen takana tehtävää skannausta varten

Tarkoitus: lomakkeiden lukeminen enintään viideltä Asiakkaan määrittämältä sivulta kirjautumisen takana. Vain vahvistetuille verkkotunnuksille, vain työtilan omistajien ja ylläpitäjien toimesta, vain maksullisilla tilauksilla. Testitiliä käytetään vain täydessä tarkistuksessa, ei selaintarkistuksissa (kohta 6).

Tiedot: testitilin kirjautumisosoite, käyttäjätunnus ja salasana, tiedot kirjautumiskentistä; kaikki, mikä tälle tilille näkyy luetuilla sivuilla, siltä osin kuin se koskee lomakkeiden rakennetta.

Rekisteröidyt: henkilö, jonka nimissä testitili on, jos se on liitetty henkilöön; henkilöt, joiden tiedot näkyvät testitilillä.

Suojaus: käyttäjätunnus ja salasana salataan verkkopalvelimella skannauspalvelimen julkisella avaimella ja sidotaan verkkotunnukseen. Vain skannauspalvelin voi purkaa niiden salauksen skannauksen aikana; verkkopalvelin, tietokanta ja varmuuskopiot sisältävät vain salatekstiä. Kirjautumistietoja ei koskaan näytetä, kirjata lokiin eikä anneta ulos rajapinnan kautta; käyttöliittymä näyttää vain käyttäjätunnuksen ensimmäisen merkin ja pituuden. Kirjautumisen takana ei lähetetä mitään, aktiivista testiä ei tehdä eikä kuvakaappauksia oteta; uloskirjautumis-, poisto- tai peruutussivuilla ei käydä.

Poistaminen: kunnes Asiakas poistaa kirjautumistiedot tai poistaa verkkotunnuksen; poistaminen ylikirjoittaa salatekstin ja tyhjentää odottavat työt. Yksittäiseen skannaustyöhön liitetty kopio tyhjennetään ajon jälkeen, mahdolliset jäänteet viimeistään tunnin kuluttua.

6. Lomakepolut ja selaintarkistukset

Tarkoitus: toistuvat tarkistukset siitä, toimivatko määritetyt lomakkeet oikeassa selaimessa lähettämistä edeltävään vaiheeseen asti.

Tiedot: lomakkeiden osoitteet, valitsimet, edeltävät napsautukset ja tarkistusvaiheet, selaimen valinta, vastuuhenkilö ja määräpäivä; tulokset tiloineen, teknisine virheluokkineen, siistittyine virheilmoituksineen ja ajoituksineen sekä kuvakaappaus lomakkeesta, jossa syöttökentät on peitetty. Yhteys henkilöön syntyy pääasiassa vastuuhenkilön kautta ja sisällöstä, jonka Asiakas itse kirjoittaa vaiheisiin tai nimiöihin.

Rekisteröidyt: Asiakkaan työntekijät, joille lomakkeita on osoitettu.

Poistaminen: määritykset verkkotunnuksen poistamiseen asti; Asiakas voi muuttaa niitä tai kytkeä ne pois yksitellen, mutta ei tällä hetkellä voi poistaa niitä yksitellen. Tulokset 13 kuukauden kuluttua.

Rajoitus: selaintarkistukset eivät lähetä mitään. Palvelussa on varauduttu riippumattomaan toiseen mittauspisteeseen, mutta sitä ei ole tällä hetkellä otettu käyttöön; ilman sitä ei saada vahvistusta toisesta sijainnista. Jos se otetaan käyttöön kolmannen osapuolen kanssa, sovelletaan § 9:ää.

7. ”Fix it for me”

Tarkoitus: suojakomponentin lisääminen lomakekoodiin, jonka Asiakas liittää palveluun.

Tiedot: liitetty koodi, jos se sisältää henkilötietoja, esimerkiksi kommenteissa, esimerkkiarvoissa tai kovakoodatuissa osoitteissa.

Rekisteröidyt: henkilöt, joiden tietoja koodissa esiintyy.

Käsittely ja poistaminen: omalla palvelimellamme toimiva kielimalli lisää komponentin. Koodia käsitellään vain pyynnön ajan, eikä sitä tallenneta. Palvelu toimii ilman Asiakkaan järjestelmien kirjautumistietoja eikä asenna mitään sen palvelimille.

8. Oma brändäys (white-label)

Tarkoitus: Asiakkaan brändin näyttäminen raporteissa ja asiakasportaalissa.

Tiedot: yrityksen nimi, verkkosivusto, yhteystiedot ja logo, tarvittaessa yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

Rekisteröidyt: Asiakkaan yhteyshenkilöt.

Poistaminen: kunnes Asiakas muuttaa tai poistaa tiedot, viimeistään työtilan poistamisen yhteydessä.

9. Täydentävät luvut ilman yhteyttä henkilöön

WordPress-laajennuksen valinnaiset lomake- ja kenttävirheluvut eivät sisällä syötteitä, kenttien nimiä tai kävijätunnisteita, ja niitä säilytetään 13 kuukautta. Lomakepolkujen tallennin säilyttää vaiheita Asiakkaan selaimessa enintään 15 minuuttia; paikalliset päivittäiset laskurit säilyvät sen verkkosivustolla enintään 14 päivää. Luettelemme ne tässä, jotta kokonaiskuva on täydellinen; rakenteensa vuoksi ne eivät ole Asiakastietoja.

10. Lomakesuojaus (formconfirmed)

Tätä kohtaa sovelletaan vain, jos Asiakas ottaa lomakesuojauksen käyttöön (käyttöehtojen kohta 5.7).

Tarkoitus: Asiakkaan verkkosivustojen lomakkeiden kautta tehtyjen lähetysten arvioiminen automatisoitujen lähetysten tunnistamiseksi.

Toimintaperiaate: Kun suojatun lomakkeen sisältävä sivu avataan, kävijän selaimessa toimiva skripti hakee palvelimeltamme allekirjoitetun tehtävän ja ratkaisee sen (laskentatodiste). Lähetettäessä Asiakkaan palvelin esittää tuloksen tarkistusrajapinnallemme. Tarkistamme tarkistustunnisteen allekirjoituksen, iän, kertakäyttöisyyden ja verkkotunnuksen sekä muita signaaleja, kuten täyttöajan, näkymättömän ansakentän ja saman lyhennetyn osoitteen toistuvat pyynnöt. Jos Asiakas ottaa sisällöntarkistuksen käyttöön, kielimalli arvioi viestin tekstin, jonka Asiakkaan palvelin lähettää mukana. Takaisin palautetaan pistemäärä sekä suositeltu toiminto ja syyt; Asiakas päättää, mitä lähetykselle tapahtuu. Evästeitä, selaimeen tallentamista tai laitteen sormenjälkeä ei käytetä.

Tiedot: kävijän IP-osoite tehtävää haettaessa ja tarkistuksen yhteydessä, sivun osoite ja verkkotunnus, ajankohdat ja täyttöaika, tieto siitä, onko ansakenttä täytetty, selaintunniste verkkopalvelimen lokissa; vain sisällöntarkistuksen ollessa käytössä viestin teksti.

Rekisteröidyt: Asiakkaan verkkosivustojen kävijät, jotka avaavat suojatun lomakkeen sisältävän sivun tai lähettävät tällaisen lomakkeen.

Tallennus ja poistaminen: IP-osoite tallennetaan vain lyhennettynä (IPv4 ilman viimeistä tavua, IPv6:sta ensimmäiset 48 bittiä) ja päivittäin vaihtuvalla avaimella muodostettuna tiivisteenä yhden tunnin ajan; käytetyt tarkistustunnisteet enintään yksitoista minuuttia; tarkistustulokset ilman IP-osoitetta ja ilman tekstiä (toiminto, pistemäärä, syyt, verkkotunnus, sisällöntarkistuksen luokka) 30 päivää; päivittäiset luvut ilman yhteyttä henkilöön 400 päivää; verkkopalvelimen loki 14 päivää. Viestin teksti käsitellään vain keskusmuistissa, eikä sitä tallenneta, kirjata lokiin eikä käytetä koulutukseen.

Missä: omilla palvelimillamme Puolassa, kielimalli omalla laitteistollamme; muita alikäsittelijöitä ei ole.

Liite 2 – Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Toimenpiteet esitetään sivulla Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Se on osa tätä sopimusta kulloinkin julkaistussa versiossaan; muutoksiin sovelletaan § 8(3):a.

Liite 3 – Alikäsittelijät

Hyväksytyt alikäsittelijät luetellaan sivulla Alikäsittelijät. Se on osa tätä sopimusta kulloinkin julkaistussa versiossaan; muutoksiin sovelletaan § 9(2) ja (3):a.

Avoinna ennen käyttöönottoa: suunniteltu sähköpostipalvelun tarjoaja on Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. Tähän käyttöön sovellettava henkilötietojen käsittelysopimus, todelliset käsittelypaikat ja asianmukainen siirtoperuste on vielä dokumentoitava. Tämä versio ei vahvista tehtyä sopimusta eikä Data Privacy Framework -kehyksen mukaista sertifiointia.

Versio

Versio 2.2, päivätty 29. lokakuuta 2026, korvaa version 2.1. Muutettu: uusi kohta 10 liitteeseen 1, joka koskee formconfirmed-lomakesuojausta; sitä sovelletaan vain, jos Asiakas ottaa lomakesuojauksen käyttöön. Mikään muu määräys ei muutu.

Versio 2.1, päivätty 22. lokakuuta 2026, korvaa version 2.0. Muutettu: ristiriitatilanteissa ensisijainen on nyt Puolan kielinen versio saksankielisen sijaan; sopimus on saatavilla kaikilla Euroopan unionin virallisilla kielillä (kieltä koskeva määräys). Mikään muu määräys ei muutu.

Versio 2.0, päivätty 11. lokakuuta 2026, korvaa 9. lokakuuta 2026 päivätyn version. Muutettu: rakenne GDPR Art. 28(3):n mukaisesti viittauksin vakiosopimuslausekkeisiin 2021/915; liite 1 täydellinen kunkin toiminnon osalta, nyt myös kirjautumisen takana tehtävän skannauksen kirjautumistiedot, lomakepolut ja toimitustarkistuksen rajoitukset; tekniset ja organisatoriset toimenpiteet sekä alikäsittelijöiden luettelo ovat erillisiä sivuja ja osa sopimusta liitteinä 2 ja 3; valinta palauttamisen ja poistamisen välillä, varmuuskopiot vanhenemisineen ja poistopyyntöjen uudelleensuorittaminen, ei kiinteää odotusaikaa kiireellisille auditoinneille, vastuu alikäsittelijöistä kuten omasta toiminnasta.

Miten voimme auttaa?