ΓΚΠΔ στη φόρμα επικοινωνίας: τα σημεία που μετράνε στην πράξη

Κάθε φόρμα επικοινωνίας επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: ένα όνομα, μια διεύθυνση e-mail, συχνά έναν αριθμό τηλεφώνου και ένα μήνυμα ελεύθερου κειμένου που μπορεί να περιέχει σχεδόν οτιδήποτε. Ο ΓΚΠΔ δεν απαγορεύει τίποτα από αυτά, αλλά θέτει ορισμένες προσδοκίες – για την ίδια τη φόρμα, για όσα φορτώνονται γύρω της και για όσα συμβαίνουν στο μήνυμα στη συνέχεια.

Στη φόρμα: ενημερώστε και ζητήστε λίγα

Το άρθρο 13 ΓΚΠΔ σας υποχρεώνει να ενημερώνετε τους ανθρώπους κατά τη στιγμή που συλλέγετε τα δεδομένα τους. Για μια φόρμα επικοινωνίας, αυτό σημαίνει στη φόρμα – όχι μόνο μέσω ενός συνδέσμου στο υποσέλιδο πολύ πιο κάτω. Η συνήθης προσέγγιση είναι κλιμακωτή: μια σύντομη πρόταση δίπλα στο κουμπί υποβολής, όπως «Χρησιμοποιούμε τα στοιχεία σας μόνο για να απαντήσουμε στο αίτημά σας – περισσότερα στην πολιτική απορρήτου μας», με σύνδεσμο προς την πολιτική. Η πολιτική καλύπτει στη συνέχεια όλες τις λεπτομέρειες.

Η δεύτερη αρχή είναι η ελαχιστοποίηση των δεδομένων (άρθρο 5(1)(c)). Για να απαντήσετε, συνήθως χρειάζεστε έναν τρόπο απάντησης και το ίδιο το μήνυμα. Ένα όνομα βοηθά, ένας αριθμός τηλεφώνου είναι μερικές φορές χρήσιμος, μια ταχυδρομική διεύθυνση σπάνια. Παραλείψτε ό,τι δεν χρειάζεστε και επισημάνετε τα πεδία που είναι απλώς χρήσιμα ως προαιρετικά. Φανταστείτε ένα οδοντιατρείο του οποίου η φόρμα κάνει τον αριθμό τηλεφώνου υποχρεωτικό: όποιος προτιμά το e-mail αναγκάζεται να δώσει περισσότερα από όσα απαιτεί ο σκοπός.

Η απάντηση σε ένα αίτημα συνήθως δεν χρειάζεται πλαίσιο συγκατάθεσης

Πολλές φόρμες έχουν ένα υποχρεωτικό πλαίσιο που λέει «Συγκατατίθεμαι στην επεξεργασία των δεδομένων μου». Φαίνεται προσεκτικό, αλλά συνήθως είναι το λάθος εργαλείο. Όταν κάποιος κάνει μια ερώτηση ή ζητά προσφορά, νομική βάση είναι συνήθως το άρθρο 6(1)(b) – μέτρα κατ' αίτηση του προσώπου πριν από τη σύναψη σύμβασης – ή το άρθρο 6(1)(f), το έννομο συμφέρον σας να απαντήσετε. Η συγκατάθεση συνεπάγεται δικές της υποχρεώσεις: πρέπει να δίνεται ελεύθερα και μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή. Οι ειδικές κατηγορίες δεδομένων είναι διαφορετική περίπτωση: αν μια φόρμα ζητά πληροφορίες υγείας, για παράδειγμα σε ιατρείο ή οδοντιατρείο, εφαρμόζεται το άρθρο 9 ΓΚΠΔ και η νομική βάση χρειάζεται χωριστό έλεγχο.
Το μάρκετινγκ είναι διαφορετική υπόθεση. Ένα ενημερωτικό δελτίο χρειάζεται γνήσια συγκατάθεση: χωριστό πλαίσιο επιλογής, μη επιλεγμένο από προεπιλογή – η αιτιολογική σκέψη 32 αναφέρει ότι τα προεπιλεγμένα τετραγωνίδια δεν μετρούν – και η φόρμα πρέπει να λειτουργεί χωρίς αυτό.

Τι άλλο φορτώνεται στη σελίδα της φόρμας

Τα πεδία σπάνια είναι μόνα τους στη σελίδα. Ένα CAPTCHA από εξωτερικό πάροχο, ένα pixel διαφήμισης ή ανάλυσης ή ένα εργαλείο session replay μπορεί να εκτελείται ενώ κάποιος πληκτρολογεί. Το καθένα μπορεί να στέλνει δεδομένα – τουλάχιστον τη διεύθυνση IP – σε τρίτο, και η αποθήκευση ή η ανάγνωση πληροφοριών στη συσκευή απαιτεί κατά κανόνα συγκατάθεση σύμφωνα με τους κανόνες ePrivacy όπως έχουν μεταφερθεί σε εθνικό επίπεδο, στη Γερμανία και την Πολωνία όπως και αλλού, εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητη. Το session replay είναι το πιο ευαίσθητο: χωρίς απόκρυψη, μπορεί να καταγράψει όσα πληκτρολογούν οι άνθρωποι πριν καν πατήσουν «Αποστολή».
Εδώ πρέπει να αποδώσει το banner συγκατάθεσης: μετά την «Απόρριψη», τα pixels πρέπει να παραμένουν σιωπηλά. Το αν ένα CAPTCHA τρίτου είναι απολύτως απαραίτητο αποτελεί αντικείμενο συζήτησης. Αν φορτώνεται μόνο μετά τη συγκατάθεση, δώστε σε όσους αρνήθηκαν άλλον τρόπο να επικοινωνήσουν μαζί σας, όπως μια απλή διεύθυνση e-mail. Η προστασία χωρίς τρίτο – ένα πεδίο honeypot, ένας έλεγχος χρόνου, μια πρόκληση proof-of-work – αποφεύγει εντελώς το ερώτημα.

• Ανοίξτε τη σελίδα της φόρμας σε ιδιωτικό παράθυρο, απορρίψτε το banner και ελέγξτε την καρτέλα δικτύου στα εργαλεία προγραμματιστή: ποια εξωτερικά αιτήματα εξακολουθούν να αποστέλλονται;
• Ελέγξτε για pixels διαφήμισης και ανάλυσης στη σελίδα της φόρμας και στη σελίδα ευχαριστιών μετά την αποστολή.
• Αν χρησιμοποιείτε session replay, βεβαιωθείτε ότι τα πεδία των φορμών αποκρύπτονται ή ότι οι σελίδες φορμών εξαιρούνται.
• Σημειώστε ποιος πάροχος CAPTCHA φορτώνεται και πότε – πριν ή μετά τη συγκατάθεση.
• Αναφέρετε κάθε τρίτο που απομένει, με τον σκοπό του, στην πολιτική απορρήτου σας.

Πού πηγαίνουν τα μηνύματα – και για πόσο μένουν

Κάθε υπηρεσία που χειρίζεται τα μηνύματα για λογαριασμό σας – φιλοξενία, πάροχος αλληλογραφίας, ένα SaaS φορμών στο οποίο στέλνει η φόρμα, ένα helpdesk ή CRM – είναι εκτελών την επεξεργασία κατά το άρθρο 28 ΓΚΠΔ. Χρειάζεστε σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων με τον καθένα από αυτούς· οι περισσότεροι πάροχοι προσφέρουν μια τυποποιημένη. Αν τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία εκτός ΕΕ/ΕΟΧ, η διαβίβαση χρειάζεται επίσης βάση σύμφωνα με το κεφάλαιο V, όπως απόφαση επάρκειας – για παράδειγμα το πλαίσιο προστασίας δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (Data Privacy Framework) για πιστοποιημένες εταιρείες – ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες.

Τα αιτήματα δεν πρέπει να φυλάσσονται για πάντα. Σύμφωνα με την αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης (άρθρο 5(1)(e)), ορίζετε μια περίοδο διατήρησης και πράγματι διαγράφετε – συμπεριλαμβανομένων των αντιγράφων σε γραμματοκιβώτια, βάσεις δεδομένων πρόσθετων και στο CRM. Αν ένα αίτημα εξελιχθεί σε επιχειρηματική σχέση, εμπορικοί και φορολογικοί κανόνες – τόσο η Γερμανία όσο και η Πολωνία έχουν τέτοιους – ενδέχεται να απαιτούν τη διατήρηση μέρους της αλληλογραφίας για χρόνια· τότε αυτή η υποχρέωση καθορίζει την περίοδο. Τέλος, η ασφάλεια: το άρθρο 32 αναφέρει την κρυπτογράφηση ως παράδειγμα κατάλληλου μέτρου. Μια φόρμα που παρέχεται χωρίς HTTPS ή με ληγμένο πιστοποιητικό στέλνει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χωρίς προστασία.

Ο σαρωτής του formexposed εξετάζει αρκετά από αυτά τα σημεία από έξω: σύνδεσμο προς πολιτική απορρήτου στη φόρμα, αν η απόρριψη του banner cookies σταματά πράγματι την παρακολούθηση, pixels και εργαλεία session replay σε σελίδες φορμών και αν η διεύθυνση του παραλήπτη είναι ορατή στον πηγαίο κώδικα της σελίδας. Δεν υποβάλλει τίποτα. Ένας δωρεάν έλεγχος χωρίς λογαριασμό σας δίνει το συνολικό επίπεδο και τα βασικά ευρήματα προστασίας· οι λεπτομέρειες για τον ΓΚΠΔ βρίσκονται στην πλήρη αναφορά.