GDPR a kapcsolatfelvételi űrlapon: a gyakorlatban fontos pontok

Minden kapcsolatfelvételi űrlap személyes adatokat kezel: nevet, e-mail-címet, gyakran telefonszámot és egy szabad szöveges üzenetet, amely szinte bármit tartalmazhat. A GDPR ezek egyikét sem tiltja, de támaszt néhány elvárást – magával az űrlappal, a körülötte betöltődő elemekkel és azzal szemben, ami az üzenettel ezután történik.

Az űrlapnál: tájékoztasson, és keveset kérjen

A GDPR 13. cikke előírja, hogy az érintetteket az adataik gyűjtésekor tájékoztatni kell. Kapcsolatfelvételi űrlap esetén ez az űrlapnál értendő – nem csak egy jóval lejjebb található lábléclinken keresztül. Az elterjedt megközelítés többrétegű: egy rövid mondat a küldés gomb mellett, például „Adatait kizárólag megkeresése megválaszolására használjuk – bővebben adatvédelmi tájékoztatónkban”, a tájékoztatóra mutató linkkel. A tájékoztató aztán a teljes részleteket tartalmazza.

A második alapelv az adattakarékosság (5. cikk (1) bekezdés c) pont). A válaszadáshoz általában egy elérhetőségre és magára az üzenetre van szükség. A név hasznos, a telefonszám néha jól jön, a postai cím ritkán. Hagyja el, amire nincs szüksége, a csak hasznos mezőket pedig jelölje nem kötelezőként. Képzeljen el egy fogorvosi rendelőt, amelynek űrlapján kötelező a telefonszám: mindenki, aki az e-mailt részesíti előnyben, kénytelen többet megadni, mint amennyit a cél megkövetel.

Egy megkeresés megválaszolásához általában nem kell hozzájárulási jelölőnégyzet

Sok űrlapon kötelező jelölőnégyzet áll ezzel a szöveggel: „Hozzájárulok adataim kezeléséhez”. Gondosnak tűnik, de általában rossz eszköz. Ha valaki kérdést tesz fel vagy árajánlatot kér, a jogalap jellemzően a 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja – a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtétele – vagy a 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja, vagyis az Ön jogos érdeke a válaszadáshoz. A hozzájárulás saját kötelezettségekkel jár: önkéntesnek kell lennie, és bármikor visszavonható. A személyes adatok különleges kategóriái más elbírálás alá esnek: ha egy űrlap egészségügyi adatokat kér, például egy orvosi vagy fogorvosi rendelőben, a GDPR 9. cikke alkalmazandó, és a jogalapot külön meg kell vizsgálni.
A marketing más kérdés. Egy hírlevélhez valódi hozzájárulás kell: külön jelölőnégyzet, alapértelmezetten bejelöletlenül – a (32) preambulumbekezdés kimondja, hogy az előre bejelölt négyzetek nem számítanak hozzájárulásnak –, és az űrlapnak nélküle is működnie kell.

Mi töltődik még be az űrlap oldalán

A mezők ritkán vannak egyedül az oldalon. Egy külső szolgáltató CAPTCHA-ja, egy hirdetési vagy analitikai pixel vagy egy munkamenet-visszajátszó eszköz is futhat, miközben valaki gépel. Mindegyik küldhet adatokat – legalább az IP-címet – harmadik félnek, és az információk eszközön történő tárolásához vagy kiolvasásához a nemzeti jogba átültetett elektronikus hírközlési adatvédelmi (ePrivacy) szabályok szerint általában hozzájárulás kell – Németországban és Lengyelországban éppúgy, mint máshol –, kivéve, ha ez feltétlenül szükséges. A munkamenet-visszajátszás a legkényesebb: maszkolás nélkül azt is rögzítheti, amit az emberek még a Küldés gombra kattintás előtt begépelnek.
Itt kell a hozzájárulási bannernek helytállnia: az „Elutasítás” után a pixeleknek hallgatniuk kell. Vitatott, hogy egy harmadik féltől származó CAPTCHA feltétlenül szükséges-e. Ha csak a hozzájárulás után töltődik be, adjon más lehetőséget a kapcsolatfelvételre azoknak, akik elutasították, például egy egyszerű e-mail-címet. A harmadik fél nélküli védelem – honeypot mező, időellenőrzés, proof-of-work feladvány – eleve elkerüli ezt a kérdést.

• Nyissa meg az űrlap oldalát privát ablakban, utasítsa el a bannert, és nézze meg a fejlesztői eszközök hálózat lapját: mely külső kérések mennek ki továbbra is?
• Keressen hirdetési és analitikai pixeleket az űrlap oldalán és a küldés utáni köszönőoldalon.
• Ha munkamenet-visszajátszást használ, gondoskodjon arról, hogy az űrlapmezők maszkolva legyenek, vagy az űrlapoldalak ki legyenek zárva.
• Jegyezze fel, melyik CAPTCHA-szolgáltató töltődik be, és mikor – a hozzájárulás előtt vagy után.
• Nevezzen meg minden fennmaradó harmadik felet a céljával együtt az adatvédelmi tájékoztatójában.

Hová kerülnek az üzenetek – és meddig maradnak ott

Minden szolgáltatás, amely az Ön megbízásából kezeli az üzeneteket – tárhely, levelezőszolgáltató, egy SaaS űrlapszolgáltatás, amelyhez az űrlap küld, egy ügyfélszolgálati rendszer vagy CRM –, a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozó. Mindegyikkel adatfeldolgozási szerződést kell kötnie; a legtöbb szolgáltató kínál szabványos szerződést. Ha az adatkezelés az EU-n/EGT-n kívül történik, a továbbításhoz az V. fejezet szerinti alap is kell, például megfelelőségi határozat – tanúsított vállalatok esetén például az EU–USA adatvédelmi keretrendszer – vagy általános szerződési feltételek.

A megkereséseket nem szabad örökké megőrizni. A korlátozott tárolhatóság elve (5. cikk (1) bekezdés e) pont) alapján meg kell határoznia egy megőrzési időt, és ténylegesen törölnie kell – a postafiókokban, a bővítmények adatbázisaiban és a CRM-ben lévő másolatokat is. Ha egy megkeresésből üzleti kapcsolat lesz, a kereskedelmi és adójogi szabályok – Németországban és Lengyelországban is vannak ilyenek – előírhatják bizonyos levelezés évekig tartó megőrzését; ilyenkor ez a kötelezettség határozza meg az időtartamot. Végül a biztonság: a 32. cikk a titkosítást a megfelelő intézkedések egyik példájaként említi. Egy HTTPS nélkül vagy lejárt tanúsítvánnyal kiszolgált űrlap védelem nélkül küldi el a személyes adatokat.

A formexposed szkenner kívülről több ilyen pontot is megvizsgál: van-e adatvédelmi tájékoztatóra mutató link az űrlapnál, valóban leállítja-e a követést a sütibanner elutasítása, vannak-e pixelek és munkamenet-visszajátszó eszközök az űrlapoldalakon, és látható-e a címzett címe az oldal forráskódjában. Semmit sem küld be. Egy fiók nélküli ingyenes ellenőrzés megadja az összesített szintet és a legfontosabb védelmi megállapításokat; a GDPR-részletek a teljes jelentésben találhatók.