Tietosuoja-asetus ja yhteydenottolomake: käytännössä tärkeät kohdat

Jokainen yhteydenottolomake käsittelee henkilötietoja: nimeä, sähköpostiosoitetta, usein puhelinnumeroa ja vapaamuotoista viestiä, joka voi sisältää lähes mitä tahansa. Tietosuoja-asetus ei kiellä mitään tästä, mutta se asettaa muutamia odotuksia – itse lomakkeelle, sen ympärillä latautuvalle sisällölle ja sille, mitä viestille tapahtuu sen jälkeen.

Lomakkeessa: informoi ja pyydä vähän

Tietosuoja-asetuksen 13 artikla velvoittaa informoimaan ihmisiä tietoja kerättäessä. Yhteydenottolomakkeen kohdalla se tarkoittaa lomakkeen yhteydessä – ei pelkästään kaukana alhaalla olevan alatunnisteen linkin kautta. Yleinen tapa on kerroksellinen: yksi lyhyt virke lähetyspainikkeen vieressä, kuten ”Käytämme tietojasi vain yhteydenottoosi vastaamiseen – lisätietoja tietosuojaselosteessamme”, ja linkki selosteeseen. Seloste kattaa sitten kaikki yksityiskohdat.

Toinen periaate on tietojen minimointi (5 artiklan 1 kohdan c alakohta). Vastaamiseen tarvitset yleensä tavan vastata ja itse viestin. Nimestä on apua, puhelinnumero on joskus hyödyllinen, postiosoite harvoin. Jätä pois se, mitä et tarvitse, ja merkitse kiva-olla-kentät valinnaisiksi. Kuvittele hammaslääkäriasema, jonka lomakkeessa puhelinnumero on pakollinen: jokainen, joka suosii sähköpostia, joutuu luovuttamaan enemmän kuin tarkoitus edellyttää.

Yhteydenottoon vastaaminen ei yleensä vaadi suostumusruutua

Monissa lomakkeissa on pakollinen ruutu, jossa lukee ”Annan suostumukseni tietojeni käsittelyyn”. Se näyttää huolelliselta, mutta on yleensä väärä työkalu. Kun joku esittää kysymyksen tai pyytää tarjousta, oikeusperuste on tyypillisesti 6 artiklan 1 kohdan b alakohta – henkilön pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet – tai 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etusi vastata. Suostumukseen liittyy omat velvoitteensa: sen on oltava vapaaehtoinen, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Erityiset henkilötietoryhmät ovat eri asia: jos lomakkeessa kysytään terveystietoja, esimerkiksi lääkäri- tai hammaslääkärivastaanotolla, sovelletaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklaa, ja oikeusperuste on tarkistettava erikseen.
Markkinointi on eri asia. Uutiskirje edellyttää aitoa suostumusta: erillisen valintaruudun, jota ei ole oletuksena rastitettu – johdanto-osan 32 kappaleen mukaan valmiiksi rastitetut ruudut eivät kelpaa – ja lomakkeen on toimittava ilman sitä.

Mitä muuta lomakesivulla latautuu

Kentät ovat harvoin sivulla yksin. Ulkoisen palveluntarjoajan CAPTCHA, mainos- tai analytiikkapikseli tai istunnon tallennustyökalu voi olla käynnissä samalla, kun joku kirjoittaa. Kukin niistä voi lähettää tietoja – vähintään IP-osoitteen – kolmannelle osapuolelle, ja tietojen tallentaminen laitteelle tai niiden lukeminen sieltä edellyttää yleensä suostumusta kansallisesti täytäntöön pannun sähköisen viestinnän tietosuojasääntelyn mukaan, Saksassa ja Puolassa kuten muuallakin, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä. Istunnon tallennus on arkaluonteisinta: ilman peittämistä se voi tallentaa sen, mitä ihmiset kirjoittavat, jo ennen kuin he napsauttavat Lähetä.
Tässä evästebannerin on hoidettava tehtävänsä: kun käyttäjä on valinnut ”Hylkää”, pikselien on pysyttävä hiljaa. Siitä, onko kolmannen osapuolen CAPTCHA ehdottoman välttämätön, kiistellään. Jos se latautuu vasta suostumuksen jälkeen, tarjoa kieltäytyneille toinen tapa tavoittaa sinut, esimerkiksi tavallinen sähköpostiosoite. Suojaus ilman kolmatta osapuolta – honeypot-kenttä, aikatarkistus, proof-of-work-haaste – välttää koko kysymyksen.

• Avaa lomakesivu yksityisessä ikkunassa, hylkää banneri ja tarkista kehittäjätyökalujen verkko-välilehti: mitkä ulkoiset pyynnöt lähtevät edelleen?
• Tarkista mainos- ja analytiikkapikselit lomakesivulla ja lähettämisen jälkeisellä kiitossivulla.
• Jos käytät istunnon tallennusta, varmista, että lomakekentät on peitetty tai lomakesivut suljettu pois.
• Pane merkille, minkä palveluntarjoajan CAPTCHA latautuu ja milloin – ennen suostumusta vai sen jälkeen.
• Mainitse jokainen jäljelle jäävä kolmas osapuoli tarkoituksineen tietosuojaselosteessasi.

Minne viestit menevät – ja kuinka kauan ne säilyvät

Jokainen palvelu, joka käsittelee viestejä puolestasi – hosting, sähköpostipalvelun tarjoaja, SaaS-lomakepalvelu, johon lomake lähettää tiedot, asiakastukijärjestelmä tai CRM – on tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa tarkoitettu henkilötietojen käsittelijä. Tarvitset jokaisen kanssa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA); useimmat palveluntarjoajat tarjoavat vakiosopimuksen. Jos tietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, siirto edellyttää lisäksi V luvun mukaista perustetta, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä – esimerkiksi EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä sertifioitujen yritysten osalta – tai vakiosopimuslausekkeita.

Yhteydenottoja ei pidä säilyttää ikuisesti. Säilytyksen rajoittamisen periaatteen (5 artiklan 1 kohdan e alakohta) mukaisesti määrität säilytysajan ja todella poistat tiedot – myös kopiot postilaatikoista, lisäosien tietokannoista ja CRM:stä. Jos yhteydenotosta syntyy liikesuhde, kauppa- ja verosäännöt – sekä Saksassa että Puolassa on sellaisia – voivat edellyttää osan kirjeenvaihdosta säilyttämistä vuosia; silloin tämä velvollisuus määrää säilytysajan. Lopuksi tietoturva: 32 artiklassa mainitaan salaus esimerkkinä asianmukaisesta toimenpiteestä. Lomake, joka toimitetaan ilman HTTPS:ää tai vanhentuneella varmenteella, lähettää henkilötietoja suojaamattomina.

formexposed-skanneri tarkastelee useita näistä kohdista ulkopuolelta: tietosuojaselosteen linkki lomakkeen yhteydessä, lopettaako evästebannerin hylkääminen todella seurannan, pikselit ja istunnon tallennustyökalut lomakesivuilla sekä se, näkyykö vastaanottajan osoite sivun lähdekoodissa. Se ei lähetä mitään. Maksuton tarkistus ilman tiliä antaa sinulle kokonaistason ja keskeiset suojausta koskevat havainnot; tietosuojaa koskevat yksityiskohdat ovat täydellisessä raportissa.