El RGPD al formulari de contacte: els punts importants a la pràctica

Tots els formularis de contacte tracten dades personals: un nom, una adreça de correu electrònic, sovint un número de telèfon i un missatge de text lliure que pot contenir pràcticament qualsevol cosa. El RGPD no prohibeix res d'això, però estableix unes quantes expectatives sobre el formulari mateix, el que es carrega al seu voltant i el que passa amb el missatge després.

Al formulari: informar i demanar poc

L'article 13 del RGPD exigeix informar les persones en el moment de recollir-ne les dades. En un formulari de contacte, això vol dir al mateix formulari, no només mitjançant un enllaç al peu de pàgina molt més avall. L'enfocament habitual és per capes: una frase breu al costat del botó d'enviament, com ara «Utilitzem les seves dades només per respondre la seva consulta; més informació a la nostra política de privacitat», amb un enllaç a la política. La política recull després tots els detalls.

El segon principi és la minimització de dades (article 5(1)(c)). Per respondre, normalment necessita una manera de contestar i el missatge mateix. Un nom ajuda, un número de telèfon de vegades és útil i una adreça postal poques vegades ho és. Prescindeixi del que no necessiti i marqui com a opcionals els camps que només són convenients. Imaginem una clínica dental que exigeix el número de telèfon al formulari: totes les persones que prefereixen el correu electrònic es veuen obligades a lliurar més dades de les que requereix la finalitat.

Per respondre una petició normalment no cal una casella de consentiment

Molts formularis inclouen una casella obligatòria que diu «Dono el meu consentiment al tractament de les meves dades». Sembla una mesura prudent, però normalment no és l'eina adequada. Quan algú fa una pregunta o demana un pressupost, la base jurídica sol ser l'article 6(1)(b) —mesures adoptades a petició de la persona abans de formalitzar un contracte— o l'article 6(1)(f), l'interès legítim a respondre. El consentiment comporta obligacions pròpies: s'ha de donar lliurement i es pot retirar en qualsevol moment. Les categories especials de dades són diferents: si un formulari demana informació sobre la salut, per exemple en una consulta mèdica o dental, s'aplica l'Art. 9 del RGPD i cal comprovar separadament la base jurídica.
El màrqueting és diferent. Un butlletí necessita un consentiment real: una casella separada, desmarcada per defecte —el considerant 32 estableix que les caselles premarcades no compten—, i el formulari ha de funcionar sense marcar-la.

Què més es carrega a la pàgina del formulari

Els camps poques vegades estan sols a la pàgina. Un CAPTCHA d'un proveïdor extern, un píxel publicitari o d'analítica o una eina d'enregistrament i reproducció de sessions es poden executar mentre algú escriu. Cadascun pot enviar dades —com a mínim l'adreça IP— a un tercer, i emmagatzemar o llegir informació al dispositiu generalment exigeix consentiment d'acord amb les normes de privacitat electrònica tal com s'han incorporat a cada país, tant a Alemanya i Polònia com en altres llocs, llevat que sigui estrictament necessari. L'enregistrament i reproducció de sessions és el més delicat: si no s'emmascaren les dades, pot enregistrar el que les persones escriuen abans que facin clic a Enviar.
És aquí on el bàner de consentiment ha de complir la seva funció: després de «Rebutjar», els píxels han de romandre inactius. Es debat si un CAPTCHA d'un tercer és estrictament necessari. Si només es carrega després del consentiment, ofereixi a les persones que l'han rebutjat una altra manera de contactar, com ara una adreça de correu electrònic simple. La protecció sense tercers —un camp trampa, una comprovació temporal, un repte de prova de treball— evita del tot aquesta qüestió.

• Obri la pàgina del formulari en una finestra privada, rebutgi el bàner i comprovi la pestanya de xarxa de les eines de desenvolupament: quines peticions externes encara s'envien?
• Comprovi si hi ha píxels publicitaris i d'analítica a la pàgina del formulari i a la pàgina d'agraïment després de l'enviament.
• Si utilitza enregistrament i reproducció de sessions, asseguri's que els camps del formulari estan emmascarats o que les pàgines de formularis estan excloses.
• Anoti quin proveïdor de CAPTCHA es carrega i quan: abans o després del consentiment.
• Identifiqui a la seva política de privacitat tots els tercers que hi continuïn intervenint, amb la finalitat de cadascun.

On van els missatges i quant de temps s'hi queden

Tots els serveis que gestionen els missatges per compte seu —allotjament, proveïdor de correu, un SaaS de formularis al qual el formulari envia les dades, un servei d'assistència o un CRM— són encarregats del tractament d'acord amb l'article 28 del RGPD. Necessita un acord d'encàrrec del tractament (DPA) amb cadascun; la majoria de proveïdors n'ofereixen un d'estàndard. Si les dades es tracten fora de la UE/EEE, la transferència també necessita una base d'acord amb el capítol V, com ara una decisió d'adequació —per exemple, el Marc de privacitat de dades UE–EUA per a empreses certificades— o clàusules contractuals tipus.

Les consultes no s'haurien de conservar per sempre. D'acord amb el principi de limitació del termini de conservació (article 5(1)(e)), ha d'establir un termini de conservació i suprimir realment les dades, incloses les còpies de les bústies de correu, les bases de dades dels connectors i el CRM. Si una consulta es converteix en una relació comercial, les normes mercantils i fiscals —tant Alemanya com Polònia en tenen— poden exigir conservar part de la correspondència durant anys; en aquest cas, aquesta obligació determina el termini. Finalment, la seguretat: l'article 32 esmenta el xifratge com a exemple de mesura adequada. Un formulari servit sense HTTPS o amb un certificat caducat envia dades personals sense protecció.

L'escàner de formexposed examina diversos d'aquests punts des de l'exterior: un enllaç a la política de privacitat al formulari, si rebutjar el bàner de galetes realment atura el seguiment, els píxels i les eines d'enregistrament i reproducció de sessions a les pàgines de formularis, i si l'adreça del destinatari és visible al codi font de la pàgina. No envia res. Una comprovació gratuïta sense compte ofereix el nivell general i els principals resultats sobre protecció; els detalls del RGPD són a l'informe complet.