문의 양식과 GDPR: 실무에서 중요한 점

모든 문의 양식은 개인정보를 처리합니다. 이름, 이메일 주소, 흔히 전화번호, 그리고 거의 어떤 내용이든 포함할 수 있는 자유 입력 메시지입니다. GDPR은 이를 금지하지 않지만 양식 자체, 주변에서 로드되는 것, 이후 메시지에 일어나는 처리에 몇 가지 요구를 정합니다.

양식에서: 알리고 적게 요구하십시오

GDPR 제13조는 데이터를 수집할 때 당사자에게 알리도록 요구합니다. 문의 양식이라면 멀리 아래의 바닥글 링크뿐 아니라 양식이 있는 곳에서 알려야 합니다. 일반적으로 단계적인 안내를 사용합니다. 제출 버튼 옆에 “입력하신 정보는 문의 답변에만 사용합니다. 자세한 내용은 개인정보 처리방침을 참조하십시오” 같은 짧은 문장을 쓰고 방침에 연결합니다. 방침에서 전체 세부 사항을 설명합니다.

두 번째 원칙은 데이터 최소화입니다(제5조(1)(c)). 답변하려면 보통 회신 수단과 메시지 자체만 필요합니다. 이름은 도움이 되고 전화번호는 때때로 유용하지만 우편 주소가 필요한 경우는 드뭅니다. 필요하지 않은 것은 빼고 있으면 좋은 필드는 선택 사항으로 표시하십시오. 전화번호를 필수로 요구하는 치과 양식을 생각해 보십시오. 이메일을 선호하는 사람까지 목적에 필요한 것보다 더 많은 정보를 내도록 강요합니다.

문의 답변에는 보통 동의 확인란이 필요하지 않습니다

많은 양식에는 “개인정보 처리에 동의합니다”라는 필수 확인란이 있습니다. 신중해 보이지만 대개 적절한 수단이 아닙니다. 질문이나 견적을 요청하면 일반적인 법적 근거는 계약 체결 전 당사자의 요청에 따른 조치인 제6조(1)(b), 또는 답변에 대한 정당한 이익인 제6조(1)(f)입니다. 동의에는 자체 의무가 따릅니다. 자유롭게 제공되어야 하며 언제든지 철회할 수 있습니다. 특별 범주의 데이터는 다릅니다. 예를 들어 병원이나 치과 양식이 건강 정보를 요구하면 GDPR 제9조가 적용되므로 법적 근거를 별도로 검토해야 합니다.
마케팅은 다릅니다. 뉴스레터에는 진정한 동의가 필요합니다. 기본적으로 선택되지 않은 별도 확인란을 두어야 합니다. 전문 32는 미리 선택한 확인란을 동의로 인정하지 않는다고 명시합니다. 선택하지 않아도 양식이 작동해야 합니다.

양식 페이지에서 그 밖에 로드되는 것

페이지에는 필드만 있는 경우가 드뭅니다. 사용자가 입력하는 동안 외부 제공업체의 CAPTCHA, 광고 또는 분석 픽셀, 세션 재생 도구가 실행될 수 있습니다. 각각 적어도 IP 주소 같은 데이터를 제삼자에게 전송할 수 있습니다. 기기에 정보를 저장하거나 기기에서 읽는 행위는 엄격히 필요한 경우를 제외하면 독일과 폴란드를 비롯한 각국이 이행한 ePrivacy 규칙에 따라 일반적으로 동의가 필요합니다. 세션 재생은 특히 민감합니다. 마스킹하지 않으면 보내기를 누르기도 전에 입력 내용을 기록할 수 있습니다.
바로 이 지점에서 동의 배너가 제 역할을 해야 합니다. “거부” 후에는 픽셀이 작동하지 않아야 합니다. 제삼자 CAPTCHA가 엄격히 필요한지는 논쟁이 있습니다. 동의 후에만 로드된다면 거부한 사람에게 일반 이메일 주소 같은 다른 연락 수단을 제공하십시오. 허니팟 필드, 시간 검사, 작업 증명처럼 제삼자가 없는 보호 수단은 이 문제 자체를 피할 수 있습니다.

• 비공개 창에서 양식 페이지를 열고 배너에서 거부한 뒤 개발자 도구의 네트워크 탭을 확인하십시오. 어떤 외부 요청이 여전히 전송됩니까?
• 양식 페이지와 전송 후 감사 페이지의 광고 및 분석 픽셀을 확인하십시오.
• 세션 재생을 사용한다면 양식 필드가 마스킹되거나 양식 페이지가 제외되는지 확인하십시오.
• 어떤 CAPTCHA 제공업체가 동의 전 또는 후 어느 시점에 로드되는지 기록하십시오.
• 남아 있는 모든 제삼자와 목적을 개인정보 처리방침에 명시하십시오.

메시지는 어디로 가고 얼마나 오래 남습니까?

호스팅, 메일 제공업체, 양식이 제출 내용을 보내는 양식 SaaS, 헬프데스크, CRM 등 고객을 대신하여 메시지를 처리하는 모든 서비스는 GDPR 제28조에 따른 프로세서입니다. 각각과 데이터 처리 계약(DPA)을 체결해야 하며 대부분의 제공업체는 표준 계약을 제공합니다. EU/EEA 밖에서 데이터를 처리하면 이전에도 제V장에 따른 근거가 필요합니다. 예를 들어 인증 기업을 위한 EU–미국 데이터 개인정보 보호 프레임워크 같은 적정성 결정이나 표준계약조항이 있습니다.

문의를 영구 보관해서는 안 됩니다. 보존 제한 원칙(제5조(1)(e))에 따라 보존 기간을 정하고 실제로 삭제해야 합니다. 메일함, 플러그인 데이터베이스 및 CRM의 사본도 포함됩니다. 문의가 거래 관계로 발전하면 독일과 폴란드 모두에 있는 상업 및 세무 규정에 따라 일부 서신을 수년간 보관해야 할 수 있습니다. 이때는 그 의무가 기간을 결정합니다. 마지막으로 보안입니다. 제32조는 적절한 조치의 예로 암호화를 명시합니다. HTTPS가 없거나 인증서가 만료된 양식은 개인정보를 보호 없이 전송합니다.

formexposed 스캐너는 양식의 개인정보 처리방침 링크, 쿠키 배너 거부 후 추적의 실제 중단 여부, 양식 페이지의 픽셀 및 세션 재생 도구, 페이지 소스에 수신 주소가 보이는지 등 여러 사항을 외부에서 확인합니다. 아무것도 제출하지 않습니다. 계정 없는 무료 점검은 전체 수준과 핵심 보호 결과를 제공하며 GDPR 세부 사항은 전체 보고서에 포함됩니다.