VDAR un saziņas forma: praksē svarīgākie punkti

Katra saziņas forma apstrādā personas datus: vārdu, e-pasta adresi, bieži tālruņa numuru un brīva teksta ziņojumu, kurā var būt gandrīz jebkas. VDAR nekas no tā nav aizliegts, taču tā izvirza dažas prasības – pašai formai, tam, kas tiek ielādēts ap to, un tam, kas notiek ar ziņojumu pēc tam.

Pie formas: informējiet un prasiet maz

VDAR 13. pants prasa informēt cilvēkus brīdī, kad tiek vākti viņu dati. Saziņas formas gadījumā tas nozīmē – pie formas, nevis tikai ar saiti kājenē tālu lejā. Ierastā pieeja ir slāņota: viens īss teikums blakus iesniegšanas pogai, piemēram, „Jūsu datus mēs izmantojam tikai, lai atbildētu uz jūsu pieprasījumu – vairāk mūsu privātuma politikā”, ar saiti uz politiku. Politikā tad ir sniegta pilna informācija.

Otrs princips ir datu minimizēšana (5. panta 1. punkta c) apakšpunkts). Lai atbildētu, parasti jums vajag veidu, kā atbildēt, un pašu ziņojumu. Vārds palīdz, tālruņa numurs dažreiz noder, pasta adrese – reti. Izlaidiet to, kas jums nav vajadzīgs, un laukus, kas ir tikai „vēlami”, atzīmējiet kā neobligātus. Iedomājieties zobārstniecības praksi, kuras formā tālruņa numurs ir obligāts: ikviens, kurš dod priekšroku e-pastam, ir spiests nodot vairāk, nekā prasa nolūks.

Lai atbildētu uz pieprasījumu, piekrišanas rūtiņa parasti nav vajadzīga

Daudzās formās ir obligāta rūtiņa ar tekstu „Es piekrītu savu datu apstrādei”. Tas izskatās rūpīgi, bet parasti tas ir nepareizs rīks. Kad kāds uzdod jautājumu vai pieprasa cenu piedāvājumu, juridiskais pamats parasti ir 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts – pasākumi, kas veikti pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas –, vai 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts – jūsu leģitīmās intereses atbildēt. Piekrišana rada savus pienākumus: tai jābūt brīvi sniegtai, un to var jebkurā laikā atsaukt. Ar īpašu kategoriju datiem ir citādi: ja forma prasa informāciju par veselību, piemēram, ārsta vai zobārsta praksē, piemēro VDAR 9. pantu, un juridiskais pamats ir jāpārbauda atsevišķi.
Ar mārketingu ir citādi. Jaunumu vēstulei vajadzīga īsta piekrišana: atsevišķa rūtiņa, pēc noklusējuma neatzīmēta – 32. apsvērumā noteikts, ka iepriekš atzīmētas rūtiņas neskaitās –, un formai jādarbojas arī bez tās.

Kas vēl tiek ielādēts formas lapā

Lauki lapā reti ir vieni. Kamēr kāds raksta, var darboties ārēja pakalpojumu sniedzēja CAPTCHA, reklāmas vai analītikas pikselis vai sesiju ierakstīšanas rīks. Katrs no tiem var nosūtīt datus – vismaz IP adresi – trešajai personai, un informācijas glabāšanai ierīcē vai nolasīšanai no tās saskaņā ar valstu līmenī ieviestajiem e-privātuma noteikumiem – Vācijā un Polijā tāpat kā citur – parasti vajadzīga piekrišana, ja vien tā nav absolūti nepieciešama. Visjutīgākā ir sesiju ierakstīšana: bez maskēšanas tā var ierakstīt to, ko cilvēki raksta, pat pirms viņi noklikšķina uz „Sūtīt”.
Tieši šeit savs darbs jāpaveic piekrišanas paziņojumam: pēc „Noraidīt” pikseļiem jāklusē. Vai trešās puses CAPTCHA ir absolūti nepieciešama, tiek apspriests. Ja tā ielādējas tikai pēc piekrišanas, piedāvājiet cilvēkiem, kuri atteicās, citu veidu, kā ar jums sazināties, piemēram, vienkāršu e-pasta adresi. Aizsardzība bez trešās puses – honeypot lauks, laika pārbaude, proof-of-work uzdevums – no šī jautājuma izvairās pavisam.

• Atveriet formas lapu privātā logā, noraidiet paziņojumu un izstrādātāja rīkos pārbaudiet tīkla cilni: kuri ārējie pieprasījumi joprojām tiek sūtīti?
• Pārbaudiet, vai formas lapā un pateicības lapā pēc nosūtīšanas nav reklāmas un analītikas pikseļu.
• Ja izmantojat sesiju ierakstīšanu, pārliecinieties, ka formu lauki ir maskēti vai formu lapas ir izslēgtas.
• Pierakstiet, kura CAPTCHA pakalpojuma sniedzēja skripts ielādējas un kad – pirms vai pēc piekrišanas.
• Nosauciet katru atlikušo trešo personu ar tās nolūku savā privātuma politikā.

Kur nonāk ziņojumi – un cik ilgi tie paliek

Katrs pakalpojums, kas apstrādā ziņojumus jūsu uzdevumā – mitināšana, e-pasta pakalpojumu sniedzējs, formu SaaS, uz kuru forma sūta datus, palīdzības dienests vai CRM –, ir apstrādātājs saskaņā ar VDAR 28. pantu. Ar katru no tiem jums vajadzīgs datu apstrādes līgums; lielākā daļa pakalpojumu sniedzēju piedāvā standarta līgumu. Ja dati tiek apstrādāti ārpus ES/EEZ, nosūtīšanai vajadzīgs arī pamats saskaņā ar V nodaļu, piemēram, lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību – piemēram, ES un ASV Datu privātuma regulējums sertificētiem uzņēmumiem – vai līguma standartklauzulas.

Pieprasījumus nevajadzētu glabāt mūžīgi. Saskaņā ar glabāšanas ierobežojuma principu (5. panta 1. punkta e) apakšpunkts) jūs nosakāt glabāšanas termiņu un patiešām dzēšat – arī kopijas pastkastēs, spraudņu datubāzēs un CRM. Ja pieprasījums pārvēršas darījumu attiecībās, komerctiesību un nodokļu noteikumi – tādi ir gan Vācijā, gan Polijā – var prasīt daļu sarakstes glabāt gadiem ilgi; tad termiņu nosaka šis pienākums. Visbeidzot, drošība: 32. pantā šifrēšana minēta kā piemērota pasākuma piemērs. Forma, kas tiek pasniegta bez HTTPS vai ar novecojušu sertifikātu, sūta personas datus neaizsargātus.

formexposed skeneris no ārpuses aplūko vairākus no šiem punktiem: saiti uz privātuma politiku pie formas, to, vai sīkdatņu paziņojuma noraidīšana patiešām aptur izsekošanu, pikseļus un sesiju ierakstīšanas rīkus formu lapās un to, vai adresāta adrese ir redzama lapas pirmkodā. Tas neko neiesniedz. Bezmaksas pārbaude bez konta parāda kopējo līmeni un galvenos aizsardzības konstatējumus; VDAR detaļas ir pilnajā atskaitē.