ОРЗД при формуляра за контакт: точките, които имат значение на практика

Всеки формуляр за контакт обработва лични данни: име, имейл адрес, често телефонен номер и свободно текстово съобщение, което може да съдържа почти всичко. ОРЗД не забранява нищо от това, но поставя няколко изисквания – към самия формуляр, към това, което се зарежда около него, и към това, което се случва със съобщението след това.

При формуляра: информирайте и искайте малко

Член 13 от ОРЗД изисква да информирате хората в момента на събиране на данните им. За формуляр за контакт това означава при формуляра – а не само чрез връзка в долния колонтитул далеч по-надолу. Обичайният подход е многопластов: едно кратко изречение до бутона за изпращане, например „Използваме данните ви само за да отговорим на запитването ви – повече в нашата политика за поверителност“, с връзка към политиката. Политиката след това съдържа пълните подробности.

Вторият принцип е свеждането на данните до минимум (член 5, параграф 1, буква в)). За да отговорите, обикновено ви трябват начин за отговор и самото съобщение. Името помага, телефонният номер понякога е полезен, пощенският адрес – рядко. Пропуснете това, от което не се нуждаете, и отбележете полетата, които е хубаво да има, като незадължителни. Представете си дентална практика, чийто формуляр прави телефонния номер задължителен: всеки, който предпочита имейл, бива принуден да предостави повече, отколкото изисква целта.

Отговорът на запитване обикновено не изисква квадратче за съгласие

Много формуляри съдържат задължително квадратче с текст „Съгласявам се с обработването на моите данни“. Изглежда грижливо, но обикновено е грешният инструмент. Когато някой задава въпрос или иска оферта, правното основание обикновено е член 6, параграф 1, буква б) – стъпки, предприети по искане на лицето преди сключването на договор – или член 6, параграф 1, буква е) – вашият легитимен интерес да отговорите. Съгласието носи собствени задължения: то трябва да бъде дадено свободно и може да бъде оттеглено по всяко време. Специалните категории данни са различен случай: ако формулярът пита за здравна информация, например в медицинска или дентална практика, се прилага чл. 9 от ОРЗД и правното основание изисква отделна проверка.
Маркетингът е различен. Бюлетинът изисква истинско съгласие: отделно квадратче, неотметнато по подразбиране – съображение 32 посочва, че предварително отметнатите квадратчета не се зачитат – и формулярът трябва да работи и без него.

Какво още се зарежда на страницата с формуляра

Полетата рядко са сами на страницата. CAPTCHA от външен доставчик, рекламен или аналитичен пиксел или инструмент за запис на сесии може да работи, докато някой пише. Всеки от тях може да изпраща данни – поне IP адреса – на трета страна, а съхраняването или четенето на информация на устройството по правило изисква съгласие съгласно правилата за електронната поверителност, както са транспонирани в националното право – в Германия и Полша, както и другаде, – освен ако не е строго необходимо. Записът на сесии е най-деликатният: без маскиране той може да запише какво пишат хората, още преди да са кликнали „Изпрати“.
Тук банерът за съгласие трябва да свърши своята работа: след „Отказ“ пикселите трябва да мълчат. Дали CAPTCHA от трета страна е строго необходима, е спорно. Ако тя се зарежда само след съгласие, дайте на хората, които са отказали, друг начин да се свържат с вас, например обикновен имейл адрес. Защитата без трета страна – поле honeypot, проверка на времето, proof-of-work задача – изобщо избягва въпроса.

• Отворете страницата с формуляра в частен прозорец, откажете банера и проверете раздела „Мрежа“ в инструментите за разработчици: кои външни заявки все още се изпращат?
• Проверете за рекламни и аналитични пиксели на страницата с формуляра и на страницата с благодарност след изпращането.
• Ако използвате запис на сесии, уверете се, че полетата на формуляра са маскирани или страниците с формуляри са изключени.
• Отбележете кой доставчик на CAPTCHA се зарежда и кога – преди или след съгласието.
• Посочете всяка останала трета страна, заедно с целта ѝ, във вашата политика за поверителност.

Къде отиват съобщенията – и колко дълго остават

Всяка услуга, която обработва съобщенията от ваше име – хостинг, доставчик на имейл услуги, SaaS за формуляри, към който изпраща формулярът, система за поддръжка или CRM – е обработващ лични данни по смисъла на член 28 от ОРЗД. С всеки от тях ви е необходимо споразумение за обработване на данни; повечето доставчици предлагат стандартно. Ако данните се обработват извън ЕС/ЕИП, предаването изисква и основание съгласно глава V, например решение относно адекватното ниво на защита – като Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ за сертифицираните дружества – или стандартни договорни клаузи.

Запитванията не трябва да се пазят вечно. Съгласно принципа за ограничение на съхранението (член 5, параграф 1, буква д)) определяте срок на съхранение и действително изтривате – включително копията в пощенски кутии, бази данни на плъгини и CRM. Ако запитването прерасне в делови отношения, търговските и данъчните правила – каквито има и в Германия, и в Полша – може да изискват част от кореспонденцията да се пази години наред; тогава това задължение определя срока. И накрая, сигурността: член 32 посочва криптирането като пример за подходяща мярка. Формуляр, обслужван без HTTPS или с изтекъл сертификат, изпраща личните данни незащитени.

Скенерът на formexposed разглежда отвън няколко от тези точки: връзка към политиката за поверителност при формуляра, дали отказът на банера за бисквитки действително спира проследяването, пиксели и инструменти за запис на сесии на страниците с формуляри и дали адресът на получателя се вижда в изходния код на страницата. Той не изпраща нищо. Безплатната проверка без акаунт ви дава общото ниво и основните констатации за защитата; подробностите за ОРЗД са в пълния доклад.