Verwerkersovereenkomst

Dit document is in meerdere talen gepubliceerd. Bij verschillen tussen de taalversies is de Poolse versie bindend.

Versie 2.2 · Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026

Overeenkomst inzake de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van een verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig Art. 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

tussen de klant van formexposed als verwerkingsverantwoordelijke (de “Klant”) en LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polen, NIP (Pools fiscaal identificatienummer) 7252266190, als verwerker (“wij”).

Inleidende opmerkingen: waar deze Overeenkomst over gaat

formexposed controleert de contactformulieren van websites op hun bescherming tegen spam en misbruik, monitort ze en meldt wijzigingen. Voor de meeste gegevens die daarbij ontstaan, zijn wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke: voor het klantaccount, de facturering, de beveiliging van de Dienst, de logs en voor controles zonder account. Onze Privacyverklaring beschrijft deze verwerking; deze Overeenkomst is daarop niet van toepassing.

Sommige functies brengen echter persoonsgegevens van derden in de Dienst, en over die gegevens beslist de Klant: kopieën van echte aanvragen van bezoekers van zijn website, de adressen van de personen die zijn meldingen ontvangen, de inloggegevens van een testaccount, code die hij ons ter bewerking geeft. Deze gegevens verwerken wij uitsluitend namens de Klant. Op deze gegevens is deze Overeenkomst van toepassing. Om welke functies het precies gaat, staat in Bijlage 1 aan het einde van deze Overeenkomst.

De Overeenkomst volgt Art. 28(3) AVG en is qua opbouw en inhoud gebaseerd op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie tussen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/915). Zij neemt deze niet letterlijk over, maar beschrijft de feitelijke Dienst. Waar wij een verplichting uit Art. 28 AVG nader uitwerken, mag het beschermingsniveau van de Verordening niet worden ondergraven.

§ 1 Onderwerp, reikwijdte en rollen

(1) Onderwerp van deze Overeenkomst is de verwerking van persoonsgegevens door ons namens de Klant bij het leveren van de Dienst volgens onze Algemene voorwaarden. Het onderwerp, de aard en het doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen zijn per functie vermeld in Bijlage 1.

(2) Deze Overeenkomst omvat niet de verwerking waarvoor wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke zijn, in het bijzonder het klantaccount en de leden van een werkruimte, aanmelding en accountbeveiliging, facturering, support, logs, back-ups van deze eigen gegevens, de gratis controle zonder account, controles van domeinen in het account waarvoor de Klant nog geen bewijs van zeggenschap heeft geleverd, de prospectcontrole, het onderzoek, de badge en wat de WordPress-plugin en de TYPO3-extensie doorgeven: dagelijkse cijfers, de plugininventaris en, bij een gekoppelde WordPress-plugin, de domeinen van links uit geblokkeerde berichten voor de zwermbescherming (standaard ingeschakeld). Verder bevatten deze gegevens, door de manier waarop deze extensies zijn gebouwd, geen inhoud, namen, adressen of IP-adressen van bezoekers. Back-ups daarentegen, voor zover zij Klantgegevens bevatten, en toegang tot Klantgegevens voor exploitatie, probleemoplossing en beveiliging maken deel uit van de verwerking namens de Klant; daarop zijn § 7(3) en § 15(5) van toepassing.

(3) De Klant is voor de gegevens in Bijlage 1 de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van Art. 4(7) AVG. Als de Klant zelf als verwerker voor een derde optreedt, bijvoorbeeld een bureau voor zijn klanten, zijn wij voor die gegevens subverwerker. De Klant zorgt er dan voor dat deze Overeenkomst verenigbaar is met de verplichtingen uit zijn eigen overeenkomst en geeft instructies van de derde uitsluitend via zichzelf aan ons door.

(4) Totstandkoming: de Overeenkomst komt bij de registratie samen met de Algemene voorwaarden tot stand, met iedere Klant, ook als deze geen van de functies uit Bijlage 1 gebruikt. Zij wordt elektronisch gesloten; dit voldoet aan Art. 28(9) AVG. Daartoe slaan wij de getoonde versie, de controlesom daarvan en het tijdstip, het IP-adres en de browseridentificatie van de aanvaarding op.

§ 2 Definities

Begrippen als “persoonsgegevens”, “verwerking”, “verwerkingsverantwoordelijke”, “verwerker” en “inbreuk in verband met persoonsgegevens” hebben de betekenis die daaraan in Art. 4 AVG wordt gegeven. Daarnaast geldt:

• Klantgegevens zijn de persoonsgegevens die wij volgens Bijlage 1 namens de Klant verwerken.
• Subverwerker is een andere verwerker die wij inschakelen en die daarbij Klantgegevens verwerkt (Art. 28(2) en (4) AVG).
• Werkruimte is de omgeving in de Dienst waarin een Klant zijn domeinen, instellingen en leden beheert. Alle Klantgegevens zijn aan een werkruimte toegewezen.
• Tekstvorm is elke leesbare verklaring op een duurzame gegevensdrager, in het bijzonder een e-mail.
• Dagen zijn kalenderdagen. Valt het einde van een termijn op een zaterdag, zondag of feestdag in Polen, dan eindigt de termijn op de eerstvolgende werkdag.

§ 3 Looptijd

(1) De Overeenkomst geldt zolang wij Klantgegevens verwerken. Zij begint bij de registratie en eindigt niet alleen doordat een betaald abonnement afloopt: na opzegging loopt het account door als gratis account, en daarmee in voorkomend geval ook Klantgegevens. Zij eindigt wanneer het account is verwijderd en wij geen Klantgegevens van de Klant meer bewaren, behalve in back-ups tot deze verlopen (§ 15).

(2) Verplichtingen die naar hun aard blijven doorwerken, blijven na beëindiging bestaan, in het bijzonder geheimhouding, verwijdering, bewijs en aansprakelijkheid.

(3) Een gewone opzegging van alleen deze Overeenkomst is uitgesloten, omdat zonder deze Overeenkomst geen Klantgegevens kunnen worden verwerkt zolang het account bestaat. Als de Klant haar wil beëindigen, verwijdert hij zijn account (§ 15(3)). De opzeggingsrechten op grond van § 9(3) en § 16 en de opzeggingsrechten op grond van de Algemene voorwaarden blijven onverlet.

§ 4 Instructies

(1) Wij verwerken Klantgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, onder meer met betrekking tot doorgiften naar een derde land of een internationale organisatie. Dit geldt niet indien een op ons toepasselijke bepaling van Unierecht of lidstatelijk recht ons tot verwerking verplicht. In dat geval stellen wij de Klant vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt (Art. 28(3), tweede zin, punt (a) AVG).

(2) De instructies van de Klant zijn uitputtend vastgelegd in deze Overeenkomst, in de Algemene voorwaarden en in de instellingen die de Klant in de Dienst maakt. Voorbeelden: het instellen van de bezorgcontrole is de instructie om kopieën van de formuliere-mails te ontvangen en te evalueren; het aanmaken van een meldingsbestemming is de instructie om daar meldingen naartoe te sturen; het opslaan van een testaccount is de instructie om daarmee in te loggen voor de scan achter de login. De Dienst is zo gebouwd dat hij alleen doet wat deze instellingen voorschrijven.

(3) Verdere instructies geeft de Klant in tekstvorm aan contact@lukaswojcik.com of via het supportvenster. De eigenaar en de beheerders van de werkruimte zijn bevoegd instructies te geven; instructies via instellingen in de Dienst geeft degene die de instelling op grond van zijn rol mag maken. Een mondelinge instructie bevestigt de Klant onverwijld in tekstvorm; tot die tijd mogen wij met de uitvoering wachten, tenzij de instructie betrekking heeft op het wissen of beperken van gegevens. Een instructie die verder gaat dan de overeengekomen dienstverlening, behandelen wij als verzoek tot wijziging van de dienstverlening; wij mogen deze weigeren of afhankelijk maken van een vergoeding die wij vooraf in tekstvorm opgeven. Een instructie die betrekking heeft op een verplichting uit de AVG, zoals een wissing, weigeren wij niet op deze grond.

(4) Als een instructie naar onze mening inbreuk maakt op het recht, stellen wij de Klant daarvan onmiddellijk in kennis (Art. 28(3), tweede alinea, AVG). Wij mogen de uitvoering opschorten totdat de Klant de instructie bevestigt of wijzigt. Een kennelijk onrechtmatige instructie voeren wij niet uit. Wij zijn niet verplicht elke instructie uitgebreid juridisch te toetsen; de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid ervan blijft bij de Klant.

§ 5 Doelbinding en wat wij niet met Klantgegevens doen

(1) Wij verwerken Klantgegevens uitsluitend voor de doeleinden in Bijlage 1 en alleen voor zover de betreffende functie dat vereist.

(2) Wij gebruiken Klantgegevens niet voor eigen doeleinden. In het bijzonder analyseren wij ze niet voor reclame, verkopen wij ze niet, voegen wij ze niet samen met gegevens van andere klanten tot profielen en gebruiken wij ze niet om taalmodellen te trainen. Het taalmodel dat bij afzonderlijke functies ondersteunt, draait op onze eigen server; er wordt niets naar een externe AI-dienst gestuurd.

(3) De Klant staat ons toe uit Klantgegevens geaggregeerde cijfers samen te stellen die niet meer aan een persoon, een klant of een domein kunnen worden toegerekend, bijvoorbeeld over bezorgingen, fouten of controleresultaten. De aggregatie is een verwerking op grond van deze Overeenkomst; de daaruit voortvloeiende cijfers zijn geen persoonsgegevens en geen Klantgegevens meer. Wij doen geen poging om personen daaruit opnieuw te identificeren.

§ 6 Verplichtingen van de Klant

(1) De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking die hij ons opdraagt. Daartoe behoort dat hij daarvoor een rechtsgrond heeft en de betrokkenen informeert overeenkomstig Art. 13 en 14 AVG.

(2) Als de Klant de bezorgcontrole gebruikt, informeert hij de bezoekers van zijn website in zijn privacyverklaring dat een kopie van de formuliere-mail naar ons wordt gestuurd. De Dienst toont daarvoor een voorgestelde tekst op de pagina van het domein; aanvullende tekstblokken staan op Tekst voor de privacyverklaring van uw website. Het voorstel vervangt niet de eigen beoordeling van de Klant.

(3) Voor de scan achter de login maakt de Klant een eigen testaccount aan dat alleen de rechten heeft die nodig zijn om de opgegeven pagina’s te lezen en dat geen echte gegevens van klanten, patiënten, leden of werknemers toont. Hij slaat geen inloggegevens van een echte persoon op en geen inloggegevens die hij niet mag gebruiken. De gebruiksregels staan ook in Aanvaardbaar gebruik en misbruik.

(4) De Klant laat via de Dienst geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (Art. 9 AVG) of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen (Art. 10 AVG) verwerken, voor zover hij dat kan vermijden. Bij gebruik van “Fix it for me” plakt hij geen code met echte persoonsgegevens in, en hij maakt klantportalen alleen aan voor personen die het rapport hebben besteld.

(5) Klantportalen: voor het maandelijkse rapport aan abonnees is de Klant, meestal een bureau, de verwerkingsverantwoordelijke. De Dienst vraagt elke abonnee om bevestiging via een bevestigingslink (double opt-in) en biedt in elke e-mail de mogelijkheid om zich af te melden. Of de toestemming de inhoud van het rapport dekt, beoordeelt de Klant.

(6) Als de Klant fouten of onregelmatigheden bij de verwerking vaststelt, informeert hij ons onverwijld.

(7) Als de Klant de badge insluit, is dat geen verwerking namens hem; onze Privacyverklaring beschrijft de daarmee gepaard gaande verwerking. De Klant vermeldt dit in zijn privacyverklaring.

§ 7 Vertrouwelijkheid

(1) Wij verlenen alleen toegang tot Klantgegevens aan personen die deze voor hun taken nodig hebben en die zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting tot vertrouwelijkheid zijn gebonden (Art. 28(3), tweede zin, punt (b) AVG). De verbintenis blijft ook na beëindiging van hun werkzaamheden gelden.

(2) Momenteel exploiteert de eigenaar de Dienst zelf. Als er meer personen bijkomen, worden zij vóór hun eerste toegang tot vertrouwelijkheid verplicht en geïnstrueerd over de omgang met persoonsgegevens.

(3) Wij kijken alleen in een werkruimte voor zover dat nodig is voor de exploitatie, probleemoplossing, support of het voorkomen van misbruik. De supportfunctie “bekijken als klant” is beperkt tot één uur, blokkeert wijzigingen van wachtwoord, adres, tweede factor, abonnement, export en verwijdering, en wordt gelogd; de Klant ziet de toegang in zijn gegevensexport.

§ 8 Beveiliging van de verwerking

(1) Wij nemen de technische en organisatorische maatregelen op grond van Art. 32 AVG die een op het risico afgestemd beveiligingsniveau waarborgen. Deze zijn beschreven op de pagina Technische en organisatorische maatregelen. Die pagina maakt deel uit van deze Overeenkomst (Bijlage 2) in de versie die daar op het betreffende moment is gepubliceerd. De Klant kon de beschrijving vóór het sluiten van de Overeenkomst inzien. Of de maatregelen een passend beveiligingsniveau bieden voor de verwerking die de Klant aan ons toevertrouwt, beoordeelt de Klant onder eigen verantwoordelijkheid (Art. 28(1) AVG), in het bijzonder voordat hij een functie uit Bijlage 1 inschakelt.

(2) De pagina beschrijft alleen maatregelen die daadwerkelijk zijn geïmplementeerd. Wat gepland maar nog niet geïmplementeerd is, is daar uitdrukkelijk als “gepland” gemarkeerd en maakt pas deel uit van de maatregelen waartoe wij ons verplichten zodra het is geïmplementeerd.

(3) Wij mogen de maatregelen aanpassen aan de technische vooruitgang en de ontwikkeling van de Dienst, zolang het algehele beschermingsniveau niet daalt. Elke wijziging publiceren wij met een nieuw versienummer en een nieuwe datum op de pagina en in het overzicht Wijzigingen in de contractdocumenten. Als een wijziging een eerder beschreven maatregel zonder vervanging schrapt of afzwakt, stellen wij de Klant daarvan bovendien ten minste 30 dagen van tevoren in tekstvorm in kennis; de Klant kan dan bezwaar maken zoals bij een nieuwe subverwerker (§ 9(3)). Moet een maatregel op korte termijn worden vervangen om een dreiging af te wenden, dan kan dat zonder voorafgaande kennisgeving, mits het beschermingsniveau daardoor niet daalt; de kennisgeving volgt dan onverwijld.

§ 9 Subverwerkers

(1) De Klant verleent ons een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen (Art. 28(2) AVG). De subverwerkers die wij momenteel inschakelen, met hun vestigingsplaats, doel, gegevens, plaats van verwerking en grondslag voor een eventuele doorgifte naar een derde land, staan op de pagina Subverwerkers. Die lijst maakt deel uit van deze Overeenkomst (Bijlage 3) in de daar gepubliceerde versie. Voor de daar genoemde subverwerkers geldt de toestemming als verleend.

(2) Wij informeren de Klant ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan het adres van de accounthouder over elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker. De kennisgeving vermeldt de subverwerker, zijn vestigingsplaats, de betreffende functie, de gegevens, de plaats van verwerking en de grondslag voor een eventuele doorgifte. Tegelijkertijd wordt de aangekondigde wijziging getoond op de pagina met subverwerkers en in het overzicht van wijzigingen.

(3) De Klant kan binnen die 30 dagen in tekstvorm bezwaar maken als hij een objectieve reden heeft die verband houdt met gegevensbescherming; hij vermeldt de reden in het bezwaar. Wij zoeken dan samen met de Klant naar een oplossing, bijvoorbeeld door de betreffende functie voor de Klant zonder de nieuwe subverwerker te blijven uitvoeren of door haar uit te schakelen. Totdat een oplossing is gevonden, gebruiken wij de nieuwe subverwerker niet voor de Klantgegevens van deze Klant; als dat technisch niet mogelijk is, wordt de betreffende functie voor de Klant opgeschort. Wordt er geen oplossing gevonden, dan kan de Klant de overeenkomst voor de Dienst of voor de betreffende dienst opzeggen met ingang van de datum van de wijziging en, als wij hem pas na die datum meedelen dat geen oplossing mogelijk is, met onmiddellijke ingang binnen 14 dagen na die mededeling. Voor een vooruitbetaalde periode die hij daardoor niet meer kan gebruiken, betalen wij het evenredige bedrag terug. Ons recht op gewone opzegging volgens de Algemene voorwaarden blijft onverlet.

(4) Wij leggen elke subverwerker contractueel dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op die deze Overeenkomst ons oplegt, in het bijzonder afdoende garanties voor het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen (Art. 28(4), eerste zin, AVG). Wij selecteren elke subverwerker zorgvuldig en controleren of deze garanties aanwezig zijn voordat wij hem inschakelen, opnieuw als hij zijn voorwaarden wezenlijk wijzigt, en verder bij de jaarlijkse evaluatie van onze maatregelen. Als een subverwerker alleen bewijs levert in de vorm van een certificaat, een auditrapport of zijn gepubliceerde voorwaarden, baseren wij onze controle op dat bewijs, mits het actueel en zinvol is. Op verzoek sturen wij de Klant een kopie van de overeenkomst met de subverwerker of van diens voorwaarden inzake gegevensbescherming; bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie, zoals prijzen, mogen wij daarin vooraf onleesbaar maken.

(5) Als een subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijven wij jegens de Klant aansprakelijk voor het nakomen van diens verplichtingen als voor ons eigen handelen (Art. 28(4), tweede zin, AVG). Onze keuze van een subverwerker verschuift geen verantwoordelijkheid naar de Klant. Als een subverwerker zijn contractuele verplichtingen niet nakomt en dit de Klantgegevens van de Klant betreft, informeren wij de Klant onverwijld. Als wij feitelijk zijn verdwenen, juridisch hebben opgehouden te bestaan of insolvent zijn geworden zonder dat een rechtsopvolger onze verplichtingen overneemt, moet de Klant van de subverwerker kunnen verlangen dat deze de Klantgegevens wist of teruggeeft; dit spreken wij met elke subverwerker af voor zover deze dat toestaat (vgl. Clausule 7.7(e) van de modelcontractbepalingen 2021/915).

(6) Geen subverwerkers zijn ontvangers waarnaar gegevens alleen worden gestuurd omdat de Klant ze zelf als bestemming in de Dienst instelt: chatdiensten (zoals Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat) en webhookadressen voor meldingen. Het instellen van de bestemming is de instructie om de melding daarheen te sturen; de contractuele relatie met deze aanbieders en een eventueel vereiste grondslag voor een doorgifte naar een derde land vallen onder de verantwoordelijkheid van de Klant. Onze eigen verplichtingen uit deze Overeenkomst tot aan het moment waarop de melding wordt overgedragen, blijven onverlet. Telegram is eveneens een door de Klant gekozen bestemming, maar werkt anders: wij sturen het bericht via onze eigen bot naar de chat die de ontvanger zelf aan de bot heeft gekoppeld, en Telegram verwerkt het buiten de Europese Economische Ruimte. Door Telegram te kiezen, geeft de Klant ons uitdrukkelijk de instructie de meldingen daarheen door te geven (Art. 28(3), tweede zin, punt (a) AVG); mocht Telegram in dit opzicht als onze subverwerker moeten worden aangemerkt, dan geldt de keuze van deze bestemming tegelijkertijd als specifieke toestemming op grond van Art. 28(2) AVG voor dit doel. Op welke grondslag uit hoofdstuk V AVG deze doorgifte plaatsvindt, is nog niet definitief vastgesteld; wie een doorgifte zonder vastgestelde grondslag wil vermijden, kiest een andere bestemming. Evenmin zijn dienstverleners die gegevens uitsluitend doorgeven, zoals onze internetprovider, subverwerkers.

(7) De servers, de database en de rekencapaciteit, ook voor het taalmodel, exploiteren wij zelf in Polen. Er is geen hosting- of cloudprovider bij betrokken.

§ 10 Doorgiften naar derde landen

(1) Onze eigen servers waarop wij Klantgegevens verwerken, staan in Polen; waar een subverwerker Klantgegevens verwerkt, vermeldt Bijlage 3 de locatie. Een doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats als aan de voorwaarden van Art. 44 tot en met 49 AVG is voldaan, en alleen op instructie van de Klant op grond van § 4 of naar een subverwerker die op grond van § 9 is toegestaan.

(2) De grondslag per subverwerker (een adequaatheidsbesluit, zoals dat voor het EU-U.S. Data Privacy Framework bij gecertificeerde ontvangers, of modelcontractbepalingen op grond van Art. 46(2)(c) AVG) staat in de lijst van subverwerkers. Als de lijst bij een ontvanger “nog te verifiëren” vermeldt, worden er geen Klantgegevens naar die ontvanger gestuurd totdat de grondslag is gedocumenteerd. Als wij een subverwerker buiten de Europese Economische Ruimte inschakelen zonder dat een adequaatheidsbesluit van toepassing is, spreken wij met hem de modelcontractbepalingen op grond van Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 af (module 3: verwerker aan verwerker), beoordelen wij vooraf of het recht en de praktijk van het land van bestemming de naleving daarvan toelaten, nemen wij zo nodig aanvullende maatregelen en leggen wij het resultaat vast. De Klant ontvangt op verzoek een samenvatting van deze beoordeling.

(3) Voor doorgiften naar bestemmingen die de Klant zelf heeft gekozen (§ 9(6)), is de Klant verantwoordelijk voor de grondslag.

§ 11 Bijstand bij de rechten van betrokkenen

(1) Rekening houdend met de aard van de verwerking verlenen wij de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen op grond van hoofdstuk III AVG (Art. 28(3), tweede zin, punt (e) AVG).

(2) Veel daarvan kan de Klant zelf in de Dienst doen: meldingsbestemmingen, testlogins en zijn eigen huisstijl wijzigen of verwijderen; formuliertrajecten wijzigen of uitschakelen; klantportalen intrekken (hun abonnees blijven opgeslagen tot de werkruimte wordt verwijderd); een domein met zijn gegevens verwijderen; een gegevensexport downloaden. Waar dat niet volstaat, helpen wij op verzoek in tekstvorm.

(3) Als een betrokkene zich met een verzoek over Klantgegevens tot ons wendt, beantwoorden wij dat niet zelf inhoudelijk, maar sturen wij het onverwijld, en uiterlijk zeven dagen na ontvangst, door aan de Klant, voor zover wij de Klant kunnen identificeren, en laten wij de persoon weten dat wij dat hebben gedaan. Als wij de Klant niet kunnen identificeren, laten wij de persoon weten welke informatie wij nodig hebben om hem te vinden.

(4) Eén beperking noemen wij openlijk: kopieën van formuliere-mails uit de bezorgcontrole slaan wij niet op in de database, en de e-mail wordt na succesvolle verwerking uit de mailbox verwijderd, of met vertraging bij een ophaal- of verwijderfout. Over een bepaalde bezoeker kunnen wij daarom meestal alleen zeggen dat wij geen inhoud meer bewaren.

(5) Als wij vernemen dat Klantgegevens onjuist of verouderd zijn, informeren wij de Klant onverwijld. De Klant kan ze dan zelf in de Dienst of via een instructie aan ons rectificeren, wissen of beperken.

§ 12 Bijstand bij beveiliging, effectbeoordeling en raadpleging

(1) Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, verlenen wij de Klant bijstand bij het nakomen van zijn verplichtingen op grond van Art. 32 tot en met 36 AVG: beveiliging van de verwerking, melding en mededeling van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit (Art. 28(3), tweede zin, punt (f) AVG).

(2) Daartoe stellen wij in het bijzonder de beschrijving van de maatregelen, de lijst van subverwerkers en, op verzoek, nadere informatie over gegevensstromen en bewaartermijnen ter beschikking. Onze eigen beoordeling van de risico’s van de Dienst publiceren wij in de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling; de Klant mag deze gebruiken voor zijn eigen beoordeling.

(3) Voor bijstand op grond van §§ 11 en 12 die de Klant niet zelf met de functies van de Dienst of de gepubliceerde documenten kan verkrijgen, die meer dan vier uur werk per kalenderjaar vergt en die niet het gevolg is van een schending van deze Overeenkomst of van de AVG door ons, mogen wij voor de tijd daarboven een vergoeding in rekening brengen tegen een uurtarief dat wij vooraf in tekstvorm opgeven. Het doorsturen van verzoeken en het melden van inbreuken zijn altijd kosteloos. Wettelijk verschuldigde bijstand maken wij niet afhankelijk van betaling of van overeenstemming over een vergoeding.

§ 13 Inbreuken in verband met persoonsgegevens

(1) Als wij kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klantgegevens van de Klant betreft, melden wij dit de Klant onverwijld, indien mogelijk binnen 48 uur, per e-mail aan het adres van de accounthouder (Art. 33(2) AVG). Zo wordt de termijn van 72 uur die de Klant tegenover de toezichthoudende autoriteit in acht moet nemen, niet ingekort. Wij hebben kennis van een inbreuk zodra wij met redelijke zekerheid hebben vastgesteld dat een beveiligingsincident de Klantgegevens van de Klant betreft; elk vermoeden onderzoeken wij onverwijld. Hetzelfde geldt voor een inbreuk bij een subverwerker zodra deze ons die meldt.

(2) De melding bevat, voor zover bekend, de informatie bedoeld in Art. 33(3) AVG: de aard van de inbreuk, met inbegrip van het tijdstip of de periode waarin zij plaatsvond, waar mogelijk met de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en betrokken registers van persoonsgegevens, een contactpunt voor nadere informatie, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wat bij de eerste melding nog niet vaststaat, verstrekken wij zonder verdere onnodige vertraging.

(3) Wij nemen onmiddellijk de maatregelen die nodig zijn om de inbreuk te verhelpen en de gevolgen ervan te beperken, en stemmen verdere stappen af met de Klant. Wij documenteren elke inbreuk met de feiten, de gevolgen en de genomen corrigerende maatregelen, en stellen de documentatie op verzoek ter beschikking van de Klant.

(4) De melding aan de toezichthoudende autoriteit of de mededeling aan betrokkenen doet de Klant. Wij doen dit alleen op zijn instructie.

(5) Meldingen van beveiligingslekken die derden in de Dienst vinden, ontvangen wij via Beveiliging.

(6) Een melding en onze medewerking op grond van dit artikel vormen geen erkenning van een plichtsverzuim of van aansprakelijkheid. Als een inbreuk ook gegevens betreft waarvoor wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke zijn, komen wij voor die gegevens onze eigen verplichtingen op grond van Art. 33 en 34 AVG na; daarbij maken wij Klantgegevens van de Klant alleen bekend voor zover dat daarvoor noodzakelijk is.

§ 14 Bewijs en audits

(1) Wij stellen de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit Art. 28 AVG aan te tonen, en maken audits, waaronder inspecties, door de Klant of een door hem gemachtigde controleur mogelijk en dragen daaraan bij (Art. 28(3), tweede zin, punt (h) AVG).

(2) Wij tonen de nakoming in de eerste plaats aan met documenten: de beschrijving van de maatregelen, de lijst van subverwerkers, het Register van verwerkingsactiviteiten dat de verwerking namens klanten omvat (Art. 30(2) AVG), schriftelijke antwoorden op vragenlijsten en, op verzoek, uittreksels uit logs of uit de resultaten van de hersteltest. Vragenlijsten beantwoorden wij binnen 30 dagen na ontvangst en, als er een reden op grond van lid 4 is, zo snel als die reden vereist. Externe auditrapporten of certificeringen bestaan momenteel niet; wij zeggen dit zodat niemand ervan uitgaat dat ze wel bestaan.

(3) Als de documenten niet volstaan, kan de Klant een audit verlangen, ook ter plaatse. De Klant kondigt een routinematige audit ten minste 30 dagen van tevoren in tekstvorm aan, met vermelding van het onderwerp, de verwachte duur en de controleur; deze vindt plaats tijdens de normale kantooruren in Polen en wordt zo gepland dat de bedrijfsvoering niet onnodig wordt verstoord. Routinematige audits ter plaatse vinden maximaal eenmaal per kalenderjaar plaats; lid 4 blijft onverlet.

(4) Geen vaste wachttijd bij een dringende reden. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, bij concrete aanwijzingen voor een schending van deze Overeenkomst of van de AVG en wanneer een toezichthoudende autoriteit om een audit verzoekt, gelden noch de aankondigingstermijn van 30 dagen noch de beperking tot één audit per jaar. De audit vindt dan plaats zodra de reden dat vereist en het organisatorisch mogelijk is.

(5) De Klant kan een controleur machtigen die tot geheimhouding is verplicht en die geen met formexposed vergelijkbare dienst aanbiedt of voor een dergelijke aanbieder werkt. Wij mogen van controleurs verlangen dat zij geen geheimen van andere klanten, inloggegevens of beveiligingsgegevens meenemen of vastleggen. De Klant en zijn controleur behandelen wat zij tijdens een audit over onze bedrijfsvoering te weten komen vertrouwelijk en gebruiken dit alleen om de naleving van deze Overeenkomst en de AVG te controleren; zij mogen het bekendmaken aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, aan tot geheimhouding verplichte adviseurs en voor zover de wet dat vereist. Dergelijke afspraken mogen wettelijke auditrechten niet uithollen.

(6) Elke partij draagt haar eigen kosten van een audit. Als onze totale inspanning voor de audits en vragenlijsten van een Klant meer dan acht uur per kalenderjaar bedraagt, mogen wij voor de tijd daarboven een vergoeding in rekening brengen tegen een uurtarief dat wij vooraf in tekstvorm opgeven, maar niet als de audit een schending door ons aan het licht brengt of plaatsvindt om een reden op grond van lid 4 waarvoor wij verantwoordelijk zijn. De audit zelf maken wij niet afhankelijk van betaling.

(7) De bevoegdheden van de toezichthoudende autoriteiten blijven onverlet. De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is de voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Beide partijen stellen de informatie op grond van dit artikel, met inbegrip van de resultaten van audits, op verzoek ter beschikking van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

§ 15 Verwijdering en teruggave

(1) Tijdens de looptijd gelden de bewaartermijnen in Bijlage 1. Deze worden gehandhaafd door een nachtelijke run die verwijdert volgens dezelfde instellingen die ook in de teksten staan.

(2) Keuze tussen teruggave en verwijdering. Na beëindiging van de verwerking beslist de Klant of wij de Klantgegevens teruggeven of verwijderen (Art. 28(3), tweede zin, punt (g) AVG). De teruggave vindt plaats via de gegevensexport, die de Klant zelf in de instellingen als machineleesbaar bestand kan downloaden, of door ons op verzoek in tekstvorm binnen 30 dagen, in welk geval zij ook Klantgegevens omvat die niet in de export zitten, voor zover deze kunnen worden teruggegeven (lid 4). De verwijdering vindt plaats door een domein te verwijderen, waarmee de gegevens daarvan worden verwijderd, of door het account te verwijderen, wat de Klant zelf in gang zet. Als de Klant zowel teruggave als verwijdering wil, downloadt hij eerst de export en verwijdert hij daarna.

(3) Als de Klant geen keuze maakt en zijn account verwijdert, geldt dat als keuze voor verwijdering. Bij het verwijderen van het account worden de werkruimten waarvan de Klant de enige eigenaar is, onmiddellijk in het live systeem verwijderd, samen met alle Klantgegevens. Heeft een werkruimte nog andere leden, dan gaat zij over op het lid dat er het langst deel van uitmaakt, beheerders vóór lezers, en wordt zij niet verwijderd; dat lid wordt daarmee de Klant voor die werkruimte. Wie dat niet wil, verwijdert vóór de verwijdering de andere leden of de domeinen. Eindigt de overeenkomst voor het account op een andere manier, bijvoorbeeld door onze opzegging op grond van de Algemene voorwaarden, dan wijzen wij de Klant bij de opzegging op de export, en de Klant kan deze tot het einde van de overeenkomst downloaden. Uiterlijk 30 dagen na het einde van de overeenkomst verwijderen wij het account samen met de Klantgegevens; dit gebeurt momenteel handmatig.

(4) Wat niet kan worden teruggegeven, zeggen wij vooraf: inloggegevens voor de scan achter de login maken geen deel uit van de export, omdat de webserver ze niet kan ontsleutelen (Bijlage 1, punt 5); kopieën uit de bezorgcontrole bestaan na de verwerking niet meer; code uit “Fix it for me” wordt helemaal niet opgeslagen.

(5) Back-ups. Van de database wordt elke nacht een back-up gemaakt. Elke back-up wordt na 14 dagen verwijderd. Klantgegevens die in het live systeem zijn verwijderd, blijven tot dan in de oudere back-ups staan; afzonderlijke records worden binnen een back-up niet selectief verwijderd, omdat een back-up een ongewijzigde momentopname moet zijn. Tot hun verloop worden de back-ups op dezelfde manier beschermd als de database zelf en worden ze alleen gebruikt voor herstel en het testen van herstel; ze worden niet doorzocht of geanalyseerd. Als wij een back-up moeten terugzetten, voeren wij verwijderverzoeken van na de datum daarvan, voor zover wij die kennen, opnieuw uit voordat de Dienst weer in gebruik wordt genomen. Een record is daarom uiterlijk 14 dagen na de verwijdering in het live systeem ook uit de back-ups verdwenen.

(6) Op dit moment hebben wij geen verplichting om Klantgegevens te bewaren. Ontstaat er op grond van Unierecht of Pools recht een wettelijke bewaarplicht, dan beperken wij de betreffende gegevens in plaats van ze te verwijderen, gebruiken wij ze alleen voor dat doel en verwijderen wij ze wanneer de verplichting vervalt.

(7) Op verzoek bevestigen wij de verwijdering binnen 30 dagen in tekstvorm, met vermelding van wat op grond van de leden 5 en 6 nog bestaat en tot wanneer.

§ 16 Schendingen, opschorting en opzegging

(1) Als wij, om welke reden dan ook, een verplichting uit deze Overeenkomst niet kunnen nakomen, informeren wij de Klant onverwijld.

(2) Als wij deze Overeenkomst of de AVG schenden, kan de Klant van ons verlangen dat wij de verwerking van de betreffende Klantgegevens opschorten totdat de schending is verholpen. Als de schending voortduurt of ernstig is, kan de Klant de overeenkomst voor de Dienst om gegronde redenen opzeggen, in het bijzonder als wij de schending niet binnen een maand na de kennisgeving ervan verhelpen of een beslissing van een rechter of toezichthoudende autoriteit daarover niet naleven. Vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na het einde van de overeenkomst betalen wij naar evenredigheid terug.

(3) Als de Klant vasthoudt aan een instructie die wij op grond van § 4(4) onrechtmatig achten, mogen wij de overeenkomst voor de betreffende dienst opzeggen, mits wij de Klant daar vooraf op hebben gewezen en hij de instructie niet binnen een maand wijzigt.

(4) Na de opzegging is § 15 van toepassing.

§ 17 Aansprakelijkheid

(1) Voor schade die een betrokkene lijdt, is Art. 82 AVG van toepassing. Deze aansprakelijkheid wordt niet beperkt door een contractuele aansprakelijkheidsbeperking, ook niet door die in de Algemene voorwaarden.

(2) Als een partij op grond van Art. 82 AVG schadevergoeding aan een betrokkene heeft betaald, kan zij van de andere partij het deel terugvorderen dat overeenkomt met het aandeel van de andere partij in de verantwoordelijkheid voor de schade (Art. 82(4) en (5) AVG). Ook dit verhaal wordt niet beperkt door de aansprakelijkheidsbeperkingen in de Algemene voorwaarden.

(3) Voor alle overige vorderingen tussen de Klant en ons uit hoofde van deze Overeenkomst, bijvoorbeeld tot vergoeding van eigen schade of kosten van een partij, gelden de aansprakelijkheidsregels van de Algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toestaat. Voor subverwerkers zijn wij op grond van § 9(5) aansprakelijk als voor ons eigen handelen. Een geldboete die een toezichthoudende autoriteit aan een partij oplegt voor haar eigen inbreuk, draagt die partij zelf.

(4) Als een betrokkene of een toezichthoudende autoriteit een vordering tegen een partij instelt, informeert die partij de andere onverwijld en werken beide mee aan de opheldering. Geen van beide partijen erkent zonder toestemming van de andere een vordering waarvoor zij verhaal op de andere wil nemen; de toestemming mag niet zonder objectieve reden worden geweigerd.

§ 18 Contactpunt en functionaris voor gegevensbescherming

(1) Vragen over gegevensbescherming met betrekking tot deze Overeenkomst, instructies en meldingen richt de Klant aan contact@lukaswojcik.com of via het supportvenster en de pagina Contact. Onze kennisgevingen op grond van deze Overeenkomst worden naar het e-mailadres van de accounthouder gestuurd; de Klant houdt dit actueel.

(2) Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat naar onze beoordeling niet is voldaan aan de voorwaarden van Art. 37(1) AVG. Als dat verandert, maken wij de aanwijzing in deze Overeenkomst bekend.

§ 19 Slotbepalingen

(1) Voorrang. Als een bepaling van de Algemene voorwaarden of van een andere overeenkomst in strijd is met deze Overeenkomst, heeft deze Overeenkomst voorrang in alle aangelegenheden die de verwerking van Klantgegevens betreffen; de eigen algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. Wijzigingen en aanvullingen van deze Overeenkomst in een individueel geval vereisen tekstvorm en moeten uitdrukkelijk naar deze Overeenkomst verwijzen; zij worden deel van deze Overeenkomst en hebben, voor zover hun bepalingen reiken, voorrang daarop. Als deze Overeenkomst in strijd is met dwingende bepalingen van de AVG, hebben die bepalingen voorrang.

(2) Wijzigingen. Wij wijzigen deze Overeenkomst alleen om een van de volgende objectieve redenen: een wijziging van de wet of van de uitleg daarvan door rechters en autoriteiten, ook door nieuwe modelcontractbepalingen van de Europese Commissie; een wijziging van de Dienst, de functies of de technische basis daarvan; een wijziging bij een derde die nodig is voor het leveren van de Dienst; ter voorkoming van misbruik of beveiligingsrisico’s; of ter correctie van fouten en onduidelijkheden. Wijzigingen kondigen wij, met vermelding van de gewijzigde tekst, de reden en de geplande datum, ten minste 30 dagen van tevoren aan per e-mail aan het adres van de accounthouder en in het overzicht van wijzigingen. Zonder deze termijn wijzigen wij alleen wat uitsluitend in het voordeel van de Klant is, puur taalkundig van aard is of kennelijke fouten corrigeert, wat een wet, een rechter of een autoriteit op kortere termijn vereist, en wat nodig is om een dreigend beveiligingsrisico af te wenden; ook in die gevallen delen wij de wijziging zo snel mogelijk mee en vermelden wij de reden. Stilzwijgen geldt niet als instemming. Waar een wijziging de instemming van de Klant vereist, vragen wij die uitdrukkelijk; zonder instemming blijft de vorige versie gelden en blijven de wettelijke en contractuele opzeggingsrechten bestaan. De Klant kan tot de inwerkingtreding in tekstvorm bezwaar maken tegen een aangekondigde wijziging; de gevolgen worden geregeld door de bepalingen van de Algemene voorwaarden over bezwaar tegen een wijziging. Voor wijzigingen van de Bijlagen 2 en 3 gelden § 8(3) en § 9(2) en (3). Alle versies worden vastgelegd in het overzicht Wijzigingen in de contractdocumenten.

(3) Toepasselijk recht en bevoegde rechter. Het recht dat door de Algemene voorwaarden wordt bepaald, is van toepassing; dwingende bepalingen van de AVG blijven onverlet. De bevoegde rechter wordt bepaald door de Algemene voorwaarden.

(4) Taal. De Overeenkomst is beschikbaar in alle officiële talen van de Europese Unie. Bij afwijkingen heeft de Poolse versie voorrang.

(5) Als een bepaling ongeldig is, blijft de rest van de Overeenkomst geldig. De ongeldige bepaling wordt vervangen door de wettelijke bepaling die het doel ervan het dichtst benadert; in geval van twijfel door een bepaling die voldoet aan de vereisten van Art. 28(3) AVG.

Bijlage 1 – Verwerking namens de Klant

Deze Bijlage beschrijft per functie het onderwerp, de aard en het doel van de verwerking, de soorten persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en de verwijdering (Art. 28(3), eerste zin, AVG). Tenzij anders vermeld, bestaat de aard van de verwerking uit: verzamelen, opslaan, opvragen, met elkaar in verband brengen, doorzenden naar de door de Klant opgegeven bestemmingen en wissen. De plaats van verwerking zijn onze eigen servers in Polen; waar een subverwerker betrokken is, wordt dat vermeld. De termijnen tussen accolades zijn instellingen waarnaar de nachtelijke verwijderrun daadwerkelijk werkt. De duur van de verwerking is de looptijd van deze Overeenkomst (§ 3); binnen die looptijd gelden de per functie vermelde verwijdertermijnen. De verwerking vindt doorlopend plaats zolang de Klant de functie gebruikt. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn niet het onderwerp van de verwerking; als zij toch via formuliere-mails in de Dienst terechtkomen, is § 6(4) van toepassing.

1. Bezorgcontrole

Doel: controleren of e-mails uit het formulier van de Klant aankomen en of ze authentiek zijn (SPF, DKIM, DMARC).

Werking: de functie is optioneel. De Klant voert in zijn formulier het adres van een controlemailbox in als blinde kopie (Bcc). Daardoor wordt een kopie van elke formuliere-mail naar ons gestuurd, niet alleen de kopieën van onze testverzendingen, maar ook die van echte aanvragen van zijn bezoekers. Een automatische ophaalactie leest via IMAP de headers en maximaal de eerste 8 KB van de tekst, wijst de e-mail toe aan het domein en, in voorkomend geval, aan een testverzending, en controleert de authenticiteitskenmerken. Na succesvolle verwerking wordt de e-mail uit de mailbox verwijderd. Bij een ophaal- of verwijderfout kan zij tot de volgende succesvolle run in de mailbox blijven staan.

Gegevens: inhoud en headers van de formuliere-mails met alles wat bezoekers invoeren, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht, evenals afzender- en ontvangeradressen en technische informatie over de betrokken mailservers.

Betrokkenen: bezoekers van de website van de Klant die het formulier verzenden; ontvangers van de formuliere-mails bij de Klant.

Opslag en verwijdering: in de database worden alleen het tijdstip, de toewijzing aan het domein, in voorkomend geval het kenmerk van de testverzending en de resultaten van de authenticiteitscontrole opgeslagen. Tijdstip en toewijzing worden 180 dagen bewaard; het meest recente resultaat van de authenticiteitscontrole wordt bij het domein bewaard totdat de volgende e-mail het vervangt of het domein wordt verwijderd. Het resultaat van de authenticiteitscontrole bevat het IP-adres van de afleverende mailserver en het domein van het afzenderadres; een melding noemt dit domein alleen als het niet bij de website hoort. Inhoud en volledige afzenderadressen van bezoekers worden niet in de database opgeslagen. De e-mail zelf wordt na succesvolle verwerking uit de mailbox verwijderd, of met vertraging bij een ophaal- of verwijderfout.

Betrokken: de e-maildienstverlener (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) voor de mailbox; de kopieën bereiken deze rechtstreeks via de MX-records van ons domein, niet via doorsturing, zie Subverwerkers.

Beperking: een overeenkomst bevestigt alleen dat de betreffende kopie in de controlemailbox is aangekomen, niet de ontvangst door de eigenlijke ontvanger of een vermelding in een CRM. Zonder controlemailbox is de functie niet beschikbaar. Kopieën mogen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (§ 6(4)).

2. Klantportaal en maandelijks rapport aan abonnees

Doel: het namens de Klant versturen van een maandelijks rapport over de formulieren van een website, doorgaans door een bureau aan zijn eigen klanten, en het aanbieden van een portaal met deze rapporten.

Gegevens: e-mailadres, taal, tijdstip en IP-adres van de aanmelding, tijdstip van de bevestiging (double opt-in) en van de afmelding; inhoud van het rapport (domein, controleresultaten, cijfers).

Betrokkenen: klanten en contactpersonen van de Klant die zich op het rapport abonneren.

Verwijdering: onbevestigde aanmeldingen na 30 dagen. Na afmelding wordt de vastlegging van aanmelding, bevestiging en afmelding drie jaar bewaard, zodat de Klant de toestemming kan aantonen. Alles wordt uiterlijk samen met de werkruimte verwijderd; het intrekken van een portaal alleen verwijdert de abonnees ervan niet.

Betrokken: de e-maildienstverlener (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) voor de verzending.

3. Meldingen, rapporten en incidenten

Doel: het afleveren van meldingen, overzichten en rapporten bij de bestemmingen die de Klant instelt, en het beheren van incidenten.

Gegevens: e-mailadressen, adressen van webhooks en chatkanalen, de ID van een Telegram-chat nadat de ontvanger deze heeft gekoppeld; inhoud van de meldingen (domein, gebeurtenis, tijdstip, link naar de Dienst, bij controlemeldingen de rapportlink, waarmee resultaten en screenshots zonder inloggen toegankelijk zijn; Telegram ontvangt in plaats van de rapportlink alleen de link naar de domeinpagina in het account, waarvoor inloggen vereist is); verzendlog; escalatie-afleverpogingen per incident en bestemming (aantal, tijdstippen, resultaat, fout); naam of e-mailadres van de persoon die een incident bevestigt, en de verantwoordelijke persoon met deadline.

Betrokkenen: werknemers en dienstverleners van de Klant die meldingen ontvangen of incidenten afhandelen.

Verwijdering: bestemmingen totdat de Klant ze verwijdert of het domein verwijdert; verzendlog na 90 dagen; verzamelde meldingen 30 dagen na verzending; incidenten zolang ze onopgelost zijn en 180 dagen na de oplossing, samen met hun escalatie-afleverpogingen.

Betrokken: de e-maildienstverlener (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) voor e-mail; voor chatdiensten en webhooks de door de Klant gekozen aanbieders (§ 9(6)).

4. Controle van de websites van de Klant: personen die toevallig zichtbaar zijn

Doel: het controleren en monitoren van de formulieren en hun bescherming op de domeinen van de Klant waarvoor hij bewijs van zeggenschap heeft geleverd. Zolang voor een domein het bewijs ontbreekt, controleren wij het alleen passief en zijn wij voor deze controles zelf de verwerkingsverantwoordelijke; dit is beschreven in de Privacyverklaring.

Gegevens: een scan leest openbare pagina’s van het domein: adressen van de pagina’s, structuur van de formulieren (veldnamen, typen, labels, verplichte en zichtbaarheidsattributen, geen waarden; de beginstukken van vooraf ingevulde verborgen velden en van data-attributen leest de scanner alleen tijdens de controle en slaat hij niet op), ingesloten scripts, beschermingsmaatregelen. Hij maakt screenshots van het zichtbare gedeelte van de homepage en van de formulieren, en bij actieve testverzendingen ook van de antwoordpagina; deze worden niet afgeschermd. Deze screenshots en de gelezen pagina-inhoud kunnen persoonsgegevens bevatten die de Klant zelf publiceert, zoals namen en contactgegevens van contactpersonen, foto’s of beoordelingen. Ontvangeradressen van formulieren slaan wij alleen als domein op. Voor elke controle maakt de Dienst een rapport aan onder een willekeurige link waarmee de resultaten en screenshots zonder inloggen toegankelijk zijn totdat de controle wordt verwijderd; de link verschijnt in het account en in meldingen (punt 3). Wie de link doorgeeft, geeft het rapport door.

Betrokkenen: personen van wie gegevens op de website van de Klant zichtbaar zijn.

Verwijdering: controleresultaten inclusief screenshots na maximaal 13 maanden; de meest recente controle wordt bewaard zolang het domein in het account staat. Wanneer het domein wordt verwijderd, worden de gegevens van het domein verwijderd, inclusief controles, bevindingen en screenshots.

Opmerking: een taalmodel op onze eigen server helpt bij het classificeren van formulieren waarvan de regels alleen het doel niet kunnen herkennen. Op deze manier geclassificeerde formulieren worden nooit verzonden en tellen niet mee voor de score of het oordeel. Actieve testverzendingen (maximaal vijf per controle) bevatten alleen gemarkeerde testteksten zonder persoonsgegevens.

5. Inloggegevens van een testaccount voor de scan achter de login

Doel: het lezen van formulieren op maximaal vijf door de Klant opgegeven pagina’s achter een aanmelding. Alleen voor geverifieerde domeinen, alleen door eigenaren en beheerders van een werkruimte, alleen in betaalde abonnementen. Het testaccount wordt alleen gebruikt bij de volledige controle, niet bij de browsercontroles (punt 6).

Gegevens: aanmeldadres, gebruikersnaam en wachtwoord van het testaccount, informatie over de aanmeldvelden; wat voor dit account zichtbaar is op de gelezen pagina’s, voor zover het de structuur van de formulieren betreft.

Betrokkenen: de persoon op wiens naam het testaccount staat, als het aan een persoon is toegewezen; personen van wie gegevens in het testaccount zichtbaar zijn.

Bescherming: gebruikersnaam en wachtwoord worden op de webserver versleuteld met de openbare sleutel van de scanserver en aan het domein gebonden. Alleen de scanserver kan ze ontsleutelen, tijdens de scan; de webserver, de database en de back-ups bevatten alleen versleutelde tekst. De inloggegevens worden nooit weergegeven, nooit gelogd en nooit via de interface uitgevoerd; de gebruikersinterface toont alleen het eerste teken en de lengte van de gebruikersnaam. Achter de login wordt niets verzonden, geen actieve test uitgevoerd en geen screenshot gemaakt; pagina’s voor afmelden, verwijderen of opzeggen worden niet bezocht.

Verwijdering: totdat de Klant de inloggegevens verwijdert of het domein verwijdert; bij het verwijderen wordt de versleutelde tekst overschreven en worden openstaande taken opgeschoond. De kopie die aan de afzonderlijke scantaak is gekoppeld, wordt na de run gewist, eventuele restanten uiterlijk na één uur.

6. Formuliertrajecten en browsercontroles

Doel: terugkerende controles of ingestelde formulieren in een echte browser werken tot vlak vóór het verzenden.

Gegevens: formulieradressen, selectors, voorafgaande klikken en controlestappen, browserkeuze, verantwoordelijke persoon en deadline; resultaten met status, technische foutcategorieën, opgeschoonde foutmeldingen, tijden en een screenshot van het formulier waarop de invoervelden zijn afgedekt. Een persoonsgebonden element ontstaat vooral via de verantwoordelijke persoon en via inhoud die de Klant zelf in stappen of labels schrijft.

Betrokkenen: werknemers van de Klant aan wie formulieren zijn toegewezen.

Verwijdering: configuraties totdat het domein wordt verwijderd; de Klant kan ze afzonderlijk wijzigen of uitschakelen, maar momenteel niet afzonderlijk verwijderen. Resultaten na 13 maanden.

Beperking: browsercontroles verzenden niets. Een onafhankelijke tweede meetlocatie is in de Dienst voorzien, maar momenteel niet ingericht; zonder deze is er geen bevestiging vanaf een tweede locatie. Als deze bij een derde wordt ingericht, is § 9 van toepassing.

7. “Fix it for me”

Doel: het invoegen van een beschermingscomponent in formuliercode die de Klant inplakt.

Gegevens: de ingeplakte code, als deze persoonsgegevens bevat, bijvoorbeeld in opmerkingen, voorbeeldwaarden of vast ingevoerde adressen.

Betrokkenen: personen van wie gegevens in de code voorkomen.

Verwerking en verwijdering: een taalmodel op onze eigen server voegt de component in. De code wordt alleen verwerkt zolang het verzoek duurt en wordt niet opgeslagen. De Dienst werkt zonder inloggegevens voor de systemen van de Klant en installeert niets op diens servers.

8. Eigen huisstijl (white-label)

Doel: het tonen van het merk van de Klant op rapporten en in het klantportaal.

Gegevens: bedrijfsnaam, website, contactgegevens en logo, in voorkomend geval naam en contactgegevens van een contactpersoon.

Betrokkenen: contactpersonen van de Klant.

Verwijdering: totdat de Klant de gegevens wijzigt of verwijdert, uiterlijk samen met de werkruimte.

9. Aanvullende cijfers zonder persoonsgebonden karakter

De optionele formulier- en veldfoutcijfers van de WordPress-extensie bevatten geen invoer, veldnamen of identificatoren van bezoekers en worden 13 maanden bewaard. De recorder voor formuliertrajecten bewaart stappen maximaal 15 minuten in de browser van de Klant; lokale dagtellers blijven maximaal 14 dagen op diens website. Wij vermelden ze hier zodat het beeld volledig is; door de manier waarop ze zijn gebouwd, zijn het geen Klantgegevens.

10. Formulierbeveiliging (formconfirmed)

Dit nummer geldt alleen als de Klant de formulierbeveiliging inschakelt (Gebruiksvoorwaarden, artikel 5.7).

Doel: inzendingen via formulieren op websites van de Klant beoordelen om geautomatiseerde inzendingen te herkennen.

Werking: Bij het openen van een pagina met een beveiligd formulier haalt een script in de browser van de bezoeker een ondertekende opgave op van onze server en lost die op (rekenbewijs). Bij het verzenden legt de server van de Klant het resultaat voor aan onze controle-interface. Wij controleren handtekening, leeftijd, eenmalig gebruik en domein van het controletoken, alsmede aanvullende signalen zoals de invultijd, een onzichtbaar valveld en veelvuldige verzoeken vanaf hetzelfde ingekorte adres. Schakelt de Klant de inhoudscontrole in, dan beoordeelt een taalmodel de tekst van het bericht die de server van de Klant meestuurt. Teruggestuurd worden een score met aanbevolen actie en redenen; wat er met de inzending gebeurt, beslist de Klant. Er zijn geen cookies, geen opslag in de browser en geen vingerafdruk van het apparaat.

Gegevens: IP-adres van de bezoeker bij het ophalen van de opgave en bij de controle, adres en domein van de pagina, tijdstippen en invultijd, of het valveld is ingevuld, browseridentificatie in het logbestand van de webserver; alleen bij ingeschakelde inhoudscontrole de tekst van het bericht.

Betrokkenen: bezoekers van de websites van de Klant die een pagina met een beveiligd formulier openen of een dergelijk formulier verzenden.

Opslag en verwijdering: het IP-adres wordt alleen ingekort (IPv4 zonder de laatste byte, IPv6 de eerste 48 bits) en als hashwaarde met een dagelijks wisselende sleutel opgeslagen, gedurende een uur; gebruikte controletokens hoogstens elf minuten; controleresultaten zonder IP-adres en zonder tekst (actie, score, redenen, domein, categorie van de inhoudscontrole) 30 dagen; dagcijfers zonder persoonsgebonden karakter 400 dagen; het logbestand van de webserver 14 dagen. De tekst van een bericht wordt alleen in het werkgeheugen verwerkt en niet opgeslagen, niet gelogd en niet voor training gebruikt.

Waar: op onze eigen servers in Polen, het taalmodel op eigen hardware; er zijn geen aanvullende subverwerkers.

Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen

De maatregelen staan op de pagina Technische en organisatorische maatregelen. Deze maakt deel uit van deze Overeenkomst in de op het betreffende moment gepubliceerde versie; voor wijzigingen geldt § 8(3).

Bijlage 3 – Subverwerkers

De toegestane subverwerkers staan op de pagina Subverwerkers. Deze maakt deel uit van deze Overeenkomst in de op het betreffende moment gepubliceerde versie; voor wijzigingen gelden § 9(2) en (3).

Open vóór de lancering: de beoogde e-maildienstverlener is Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. De voor dit gebruik geldende verwerkersovereenkomst, de feitelijke plaatsen van verwerking en de passende grondslag voor doorgifte moeten nog worden gedocumenteerd. Deze versie bevestigt noch een gesloten overeenkomst, noch een certificering onder het Data Privacy Framework.

Versie

Versie 2.2 van 29 oktober 2026, ter vervanging van versie 2.1. Gewijzigd: nieuw nummer 10 in Bijlage 1 over de formulierbeveiliging formconfirmed; het geldt alleen als de Klant haar inschakelt. Er wijzigt geen andere bepaling.

Versie 2.1 van 22 oktober 2026, ter vervanging van versie 2.0. Gewijzigd: bij afwijkingen heeft nu de Poolse versie voorrang in plaats van de Duitse; de Overeenkomst is beschikbaar in alle officiële talen van de Europese Unie (taalbepaling). Er wijzigt geen andere bepaling.

Versie 2.0 van 11 oktober 2026, ter vervanging van de versie van 9 oktober 2026. Gewijzigd: opbouw volgens Art. 28(3) AVG met verwijzing naar de modelcontractbepalingen 2021/915; Bijlage 1 volledig per functie, nu ook met inloggegevens voor de scan achter de login, formuliertrajecten en de beperkingen van de bezorgcontrole; de technische en organisatorische maatregelen en de lijst van subverwerkers zijn afzonderlijke pagina’s en maken als Bijlagen 2 en 3 deel uit van de Overeenkomst; keuze tussen teruggave en verwijdering, back-ups met vervaltermijn en opnieuw uitvoeren van verwijderverzoeken, geen vaste wachttijd bij dringende audits, aansprakelijkheid voor subverwerkers als voor ons eigen handelen.