הסכם לעיבוד מידע

מסמך זה מפורסם בכמה שפות. בכל מקרה של הבדל בין הגרסאות הלשוניות, הגרסה הפולנית היא המחייבת.

גרסה 2.2 · עודכן לאחרונה: 29 באוקטובר 2026

הסכם לעיבוד מידע אישי מטעם בעל שליטה במידע לפי סעיף 28 לתקנה הכללית להגנת מידע (GDPR)

בין הלקוח של formexposed כבעל שליטה במידע (“הלקוח”) לבין LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Poland, NIP (מספר זיהוי מס פולני) 7252266190, כמעבד מידע (“אנחנו”).

הערות מקדימות: במה עוסק הסכם זה

formexposed בודק את ההגנה של טפסי יצירת קשר באתרים מפני ספאם ושימוש לרעה, מנטר אותם ומדווח על שינויים. ביחס לרוב המידע שנוצר בתהליך אנו עצמנו בעל השליטה במידע: עבור חשבון הלקוח, החיוב, אבטחת השירות, היומנים והבדיקות ללא חשבון. מדיניות הפרטיות שלנו מתארת עיבוד זה; הסכם זה אינו חל עליו.

עם זאת, חלק מהפעולות מכניסות לשירות מידע אישי של צדדים שלישיים, והלקוח הוא שמחליט בנוגע למידע זה: עותקים של פניות אמיתיות ממבקרים באתרו, כתובות האנשים המקבלים את התרעותיו, פרטי הכניסה של חשבון בדיקה וקוד שהוא מוסר לנו לעבודה עליו. אנו מעבדים מידע זה רק מטעם הלקוח. הסכם זה חל עליו. הפירוט המדויק של פעולות אלה מופיע בנספח 1 בסוף הסכם זה.

ההסכם פועל לפי סעיף 28(3) ל-GDPR, והמבנה והתוכן שלו מבוססים על הסעיפים החוזיים האחידים של הנציבות האירופית בין בעלי שליטה במידע למעבדי מידע (החלטת יישום (EU) 2021/915). הוא אינו מאמץ אותם מילה במילה אלא מתאר את השירות בפועל. כאשר אנו מפרטים חובה לפי סעיף 28 ל-GDPR, אין בכך כדי לרדת מרמת ההגנה של התקנה.

§ 1 נושא ההסכם, תחולתו והתפקידים

(1) נושא הסכם זה הוא עיבוד מידע אישי על ידינו מטעם הלקוח במסגרת אספקת השירות לפי תנאי השירות שלנו. נושא העיבוד, אופיו ומטרתו, סוגי המידע האישי והקטגוריות של נושאי המידע מפורטים עבור כל פעולה בנספח 1.

(2) הסכם זה אינו מכסה עיבוד שאנו עצמנו בעל השליטה במידע לגביו, בפרט חשבון הלקוח וחברי סביבת העבודה, כניסה לחשבון ואבטחת החשבון, חיוב, תמיכה, יומנים, גיבויים של מידע זה שבשליטתנו, הבדיקה החינמית ללא חשבון, בדיקות של דומיינים בחשבון שהלקוח טרם סיפק עבורם הוכחת שליטה, בדיקת לקוחות פוטנציאליים, המחקר, התג והמידע שמועבר על ידי תוסף WordPress והרחבת TYPO3: נתונים יומיים, מלאי התוספים, ובתוסף WordPress מחובר, הדומיינים של קישורים מהודעות שנחסמו לצורך הגנה משותפת (מופעלת כברירת מחדל). מעבר לכך, לפי האופן שבו הרחבות אלה בנויות, מידע זה אינו מכיל תוכן, שמות, כתובות או כתובות IP של מבקרים. לעומת זאת, גיבויים, ככל שהם מכילים מידע לקוח, וגישה למידע לקוח לצורכי תפעול, פתרון תקלות ואבטחה, הם חלק מהעיבוד מטעם הלקוח; חלים עליהם § 7(3) ו-§ 15(5).

(3) הלקוח הוא בעל השליטה במידע כמשמעותו בסעיף 4(7) ל-GDPR ביחס למידע שבנספח 1. אם הלקוח עצמו פועל כמעבד מידע עבור צד שלישי, למשל סוכנות עבור לקוחותיה, אנו מעבד משנה ביחס למידע זה. במקרה כזה הלקוח מוודא שהסכם זה תואם את החובות בחוזה שלו עצמו, ומעביר אלינו הוראות של הצד השלישי רק באמצעותו.

(4) כריתה: ההסכם נכרת בעת ההרשמה יחד עם תנאי השירות, עם כל לקוח, גם אם אינו משתמש באף אחת מהפעולות שבנספח 1. הוא נכרת באופן אלקטרוני; הדבר עומד בסעיף 28(9) ל-GDPR. לשם כך אנו שומרים את הגרסה שהוצגה, את סכום הביקורת שלה, ואת המועד, כתובת ה-IP ומזהה הדפדפן של מתן ההסכמה.

§ 2 הגדרות

למונחים כגון “מידע אישי”, “עיבוד”, “בעל שליטה במידע”, “מעבד מידע” ו“הפרה של אבטחת מידע אישי” יש המשמעות שנקבעה בסעיף 4 ל-GDPR. בנוסף:

• מידע לקוח הוא המידע האישי שאנו מעבדים מטעם הלקוח לפי נספח 1.
• מעבד משנה הוא מעבד מידע נוסף שאנו מתקשרים איתו ואשר מעבד מידע לקוח במסגרת זו (סעיף 28(2) ו-(4) ל-GDPR).
• סביבת עבודה היא האזור בשירות שבו לקוח מנהל את הדומיינים, ההגדרות והחברים שלו. כל מידע הלקוח משויך לסביבת עבודה.
• צורה טקסטואלית היא כל הצהרה קריאה על גבי אמצעי בר-קיימא, ובפרט דוא״ל.
• ימים הם ימים קלנדריים. אם סופה של תקופה חל בשבת, ביום ראשון או בחג רשמי בפולין, היא מסתיימת ביום העבודה הבא.

§ 3 תקופת ההסכם

(1) ההסכם חל כל עוד אנו מעבדים מידע לקוח. הוא מתחיל בעת ההרשמה ואינו מסתיים רק משום שמסלול בתשלום מסתיים: לאחר ביטול המינוי החשבון ממשיך כחשבון חינמי, ועמו, ככל שרלוונטי, גם מידע הלקוח. הוא מסתיים לאחר שהחשבון נמחק ואיננו מחזיקים עוד מידע לקוח כלשהו של הלקוח, למעט בגיבויים עד לפקיעתם (§ 15).

(2) חובות שמטבען ממשיכות להשפיע נשארות בתוקף לאחר סיום ההתקשרות, בפרט סודיות, מחיקה, ראיות ואחריות.

(3) אין אפשרות לסיים בדרך הרגילה רק את ההסכם הזה בפני עצמו, משום שבלעדיו לא ניתן יהיה לעבד מידע לקוח כל עוד החשבון קיים. אם הלקוח מבקש לסיים אותו, עליו למחוק את חשבונו (§ 15(3)). זכויות סיום ההתקשרות לפי § 9(3) ו-§ 16, וכן זכויות סיום ההתקשרות לפי תנאי השירות, אינן נפגעות.

§ 4 הוראות

(1) אנו מעבדים מידע לקוח רק על פי הוראות מתועדות של הלקוח, לרבות בנוגע להעברה למדינה שלישית או לארגון בין-לאומי. הוראה זו אינה חלה כאשר דין של האיחוד או של מדינה חברה שאנו כפופים לו מחייב אותנו לבצע עיבוד. במקרה כזה אנו מיידעים את הלקוח על הדרישה המשפטית לפני העיבוד, אלא אם אותו דין אוסר על מסירת מידע זה מטעמים חשובים של אינטרס ציבורי (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (a) ל-GDPR).

(2) הוראות הלקוח מתועדות באופן ממצה בהסכם זה, בתנאי השירות ובהגדרות שהלקוח מבצע בשירות. לדוגמה: הגדרת בדיקת המסירה היא הוראה לקבל ולהעריך עותקים של הודעות הדוא״ל מהטפסים; יצירת יעד התרעות היא הוראה לשלוח לשם הודעות; שמירת חשבון בדיקה היא הוראה להיכנס באמצעותו לצורך הסריקה מאחורי כניסה לחשבון. השירות בנוי כך שהוא עושה רק את מה שנקבע בהגדרות אלה.

(3) הלקוח מוסר הוראות נוספות בצורה טקסטואלית לכתובת contact@lukaswojcik.com או דרך חלון התמיכה. הבעלים והמנהלים של סביבת העבודה מוסמכים לתת הוראות; הוראות באמצעות הגדרות בשירות ניתנות על ידי מי שתפקידו מאפשר לבצע את ההגדרה. הלקוח מאשר הוראה בעל פה בצורה טקסטואלית ללא דיחוי בלתי מוצדק; עד אז אנו רשאים להמתין לפני ביצועה, אלא אם ההוראה נוגעת למחיקה או להגבלת מידע. אנו מתייחסים להוראה החורגת מהיקף השירותים המוסכם כבקשה לשינוי השירותים; אנו רשאים לסרב לה או להתנותה בתמורה שנציין מראש בצורה טקסטואלית. איננו מסרבים מטעם זה להוראה הנוגעת לחובה לפי GDPR, כגון מחיקה.

(4) אם לדעתנו הוראה מפרה את הדין, אנו מיידעים את הלקוח מייד (סעיף 28(3), פסקת המשנה השנייה, ל-GDPR). אנו רשאים להשעות את ביצועה עד שהלקוח יאשר או ישנה את ההוראה. איננו מבצעים הוראה שבלתי חוקית באופן מובהק. איננו מחויבים לבצע בחינה משפטית מקיפה של כל הוראה; האחריות לחוקיותה נשארת בידי הלקוח.

§ 5 הגבלת מטרה ומה איננו עושים במידע לקוח

(1) אנו מעבדים מידע לקוח רק למטרות שבנספח 1 ורק בהיקף שהפעולה הנוגעת לעניין דורשת.

(2) איננו משתמשים במידע לקוח למטרותינו שלנו. בפרט, איננו מנתחים אותו לצורכי פרסום, איננו מוכרים אותו, איננו משלבים אותו עם מידע של לקוחות אחרים לפרופילים ואיננו משתמשים בו לאימון מודלי שפה. מודל השפה המסייע בפעולות מסוימות פועל בשרת שלנו עצמנו; דבר אינו נשלח לשירות בינה מלאכותית חיצוני.

(3) הלקוח מתיר לנו להפיק ממידע לקוח נתונים מצרפיים שלא ניתן עוד לשייך אותם לאדם, ללקוח או לדומיין כלשהו, למשל בנוגע למסירות, לשגיאות או לתוצאות בדיקות. פעולת הצבירה היא עיבוד לפי הסכם זה; הנתונים המתקבלים אינם עוד מידע אישי ואינם עוד מידע לקוח. איננו מנסים לזהות באמצעותם אנשים מחדש.

§ 6 חובות הלקוח

(1) הלקוח אחראי לחוקיות העיבוד שהוא מורה לנו לבצע. הדבר כולל קיומו של בסיס משפטי לעיבוד ויידוע נושאי המידע לפי סעיפים 13 ו-14 ל-GDPR.

(2) אם הלקוח משתמש בבדיקת המסירה, הוא מיידע את המבקרים באתרו במדיניות הפרטיות שלו שעותק מהודעת הדוא״ל של הטופס נשלח אלינו. השירות מציג נוסח מוצע לכך בדף הדומיין; קטעי נוסח נוספים זמינים בדף נוסח מדיניות פרטיות לאתר. ההצעה אינה מחליפה את הבחינה העצמאית של הלקוח.

(3) לצורך הסריקה מאחורי כניסה לחשבון, הלקוח יוצר חשבון בדיקה ייעודי בעל ההרשאות הדרושות בלבד לקריאת הדפים שצוינו, ושאינו מציג מידע אמיתי של לקוחות, מטופלים, חברים או עובדים. הוא אינו שומר פרטי כניסה של אדם אמיתי או פרטי כניסה שאינו מורשה להשתמש בהם. כללי השימוש מפורטים גם בדף שימוש מותר ושימוש לרעה.

(4) הלקוח אינו גורם לעיבוד קטגוריות מיוחדות של מידע אישי (סעיף 9 ל-GDPR) או מידע בנוגע להרשעות פליליות (סעיף 10 ל-GDPR) דרך השירות, ככל שביכולתו למנוע זאת. בעת השימוש ב-“Fix it for me”, הוא אינו מדביק קוד המכיל מידע אישי אמיתי, והוא יוצר פורטלים ללקוחות רק עבור אנשים שהזמינו את הדוח.

(5) פורטלים ללקוחות: ביחס לדוח החודשי למנויים, הלקוח, לרוב סוכנות, הוא בעל השליטה במידע. השירות מקבל את האישור של כל מנוי באמצעות קישור אישור (אישור כפול) ומציע ביטול הרשמה בכל הודעת דוא״ל. על הלקוח לבחון אם ההסכמה מכסה את תוכן הדוח.

(6) אם הלקוח מזהה שגיאות או אי-סדרים בעיבוד, הוא מיידע אותנו ללא דיחוי בלתי מוצדק.

(7) אם הלקוח מטמיע את התג, אין מדובר בעיבוד מטעמו; מדיניות הפרטיות שלנו מתארת את העיבוד הכרוך בכך. הלקוח מציין זאת במדיניות הפרטיות שלו.

§ 7 סודיות

(1) אנו מעניקים גישה למידע לקוח רק לאנשים הזקוקים לו לצורך תפקידיהם, ואשר התחייבו לסודיות או כפופים לחובת סודיות מתאימה לפי דין (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (b) ל-GDPR). ההתחייבות ממשיכה לחול לאחר סיום עבודתם.

(2) כיום הבעלים מפעיל את השירות בעצמו. אם יצטרפו אנשים נוספים, הם יחויבו בסודיות ויקבלו הנחיות לטיפול במידע אישי לפני שיקבלו גישה לראשונה.

(3) אנו מעיינים בסביבת עבודה רק במידה שהדבר נחוץ לתפעול, לפתרון תקלות, לתמיכה או למניעת שימוש לרעה. פעולת התמיכה “תצוגה כלקוח” מוגבלת לשעה אחת, חוסמת שינויים בסיסמה, בכתובת, בגורם האימות השני, במינוי, בייצוא ובמחיקה, ומתועדת ביומן; הלקוח רואה את הגישה בייצוא המידע שלו.

§ 8 אבטחת העיבוד

(1) אנו נוקטים את האמצעים הטכניים והארגוניים לפי סעיף 32 ל-GDPR המבטיחים רמת אבטחה המתאימה לסיכון. הם מתוארים בדף אמצעים טכניים וארגוניים. דף זה מהווה חלק מהסכם זה (נספח 2) בגרסה המתפרסמת בו במועד הרלוונטי. ללקוח הייתה אפשרות לעיין בתיאור לפני כריתת ההסכם. הלקוח בוחן באחריותו שלו אם האמצעים מספקים רמת אבטחה מתאימה לעיבוד שהוא מפקיד בידינו (סעיף 28(1) ל-GDPR), בפרט לפני שהוא מפעיל פעולה מתוך נספח 1.

(2) הדף מתאר רק אמצעים שיושמו בפועל. כל דבר שתוכנן אך טרם יושם מסומן שם במפורש כ“מתוכנן”, ואינו חלק מהאמצעים שאנו מתחייבים להם עד ליישומו.

(3) אנו רשאים להתאים את האמצעים להתקדמות הטכנית ולהתפתחות השירות, כל עוד רמת ההגנה הכוללת אינה פוחתת. אנו מפרסמים כל שינוי עם מספר גרסה ותאריך חדשים בדף ובסקירה שינויים במסמכי החוזה. אם שינוי מסיר אמצעי שתואר קודם ללא תחליף, או מחליש אותו, אנו מודיעים על כך ללקוח בנוסף בצורה טקסטואלית לפחות 30 ימים מראש; הלקוח רשאי אז להתנגד כפי שבאפשרותו לעשות במקרה של מעבד משנה חדש (§ 9(3)). אם יש להחליף אמצעי בהתראה קצרה כדי להתמודד עם איום, ניתן לעשות זאת ללא הודעה מראש, בתנאי שרמת ההגנה אינה פוחתת כתוצאה מכך; במקרה כזה ההודעה נמסרת לאחר מכן ללא דיחוי בלתי מוצדק.

§ 9 מעבדי משנה

(1) הלקוח מעניק לנו הרשאה כללית בכתב להעסקת מעבדי משנה (סעיף 28(2) ל-GDPR). מעבדי המשנה שאנו מעסיקים כיום, בצירוף מענם הרשום, המטרה, המידע, מקום העיבוד והבסיס לכל העברה למדינה שלישית, מפורטים בדף מעבדי משנה. רשימה זו מהווה חלק מהסכם זה (נספח 3) בגרסה המתפרסמת בה. ההרשאה נחשבת כניתנת למעבדי המשנה הנקובים שם.

(2) אנו מיידעים את הלקוח על כל תוספת או החלפה מתוכננת של מעבד משנה לפחות 30 ימים מראש בדוא״ל לכתובת של בעל החשבון. ההודעה מציינת את מעבד המשנה, את מענו הרשום, את הפעולה הנוגעת לעניין, את המידע, את מקום העיבוד ואת הבסיס לכל העברה. במקביל, השינוי שהוכרז מוצג בדף מעבדי המשנה ובסקירת השינויים.

(3) הלקוח רשאי להתנגד בצורה טקסטואלית בתוך אותם 30 ימים אם יש לו סיבה עניינית הנוגעת להגנת מידע; הוא מציין את הסיבה בהתנגדות. לאחר מכן אנו מחפשים פתרון יחד עם הלקוח, למשל באמצעות המשך הפעלת הפעולה הנוגעת לעניין עבור הלקוח ללא מעבד המשנה החדש, או באמצעות כיבויה. עד למציאת פתרון, איננו משתמשים במעבד המשנה החדש עבור מידע הלקוח של לקוח זה; אם הדבר אינו אפשרי מבחינה טכנית, הפעולה הנוגעת לעניין מושעית עבור הלקוח. אם לא נמצא פתרון, הלקוח רשאי לסיים את החוזה עבור השירות או עבור השירות שנפגע, בתוקף ממועד השינוי, ואם הודענו לו רק לאחר מועד זה שאין פתרון אפשרי, בתוקף מיידי בתוך 14 ימים מהודעה זו. עבור תקופה ששולמה מראש ושאינו יכול עוד לנצל כתוצאה מכך, אנו מחזירים את הסכום היחסי. זכותנו לסיים את ההתקשרות בדרך הרגילה לפי תנאי השירות אינה נפגעת.

(4) אנו מטילים על כל מעבד משנה בחוזה את אותן חובות הגנת מידע שהסכם זה מטיל עלינו, ובפרט ערבויות מספקות ליישום אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים (סעיף 28(4), המשפט הראשון, ל-GDPR). אנו בוחרים בקפידה כל מעבד משנה ובודקים אם ערבויות אלה קיימות לפני ההתקשרות איתו, שוב אם הוא משנה את תנאיו באופן מהותי, וביתר המקרים במסגרת הסקירה השנתית של האמצעים שלנו. כאשר מעבד משנה מספק ראיות רק בצורת תעודה, דוח ביקורת או תנאים שפרסם, אנו מבססים את הבדיקה שלנו על ראיות אלה אם הן עדכניות ובעלות משמעות. לפי בקשה, אנו שולחים ללקוח עותק של החוזה עם מעבד המשנה או של תנאי הגנת המידע שלו; אנו רשאים להשחיר קודם סודות מסחריים ומידע סודי אחר, כגון מחירים.

(5) אם מעבד משנה אינו ממלא את חובות הגנת המידע שלו, אנו נשארים אחראים כלפי הלקוח למילוי חובותיו כמו להתנהלותנו שלנו (סעיף 28(4), המשפט השני, ל-GDPR). בחירתנו במעבד משנה אינה מעבירה ללקוח אחריות כלשהי. אם מעבד משנה אינו ממלא את התחייבויותיו החוזיות והדבר נוגע למידע הלקוח של הלקוח, אנו מיידעים את הלקוח ללא דיחוי בלתי מוצדק. אם נעלמנו בפועל, חדלנו להתקיים מבחינה משפטית או הפכנו לחדלי פירעון מבלי שחליף משפטי יקבל על עצמו את התחייבויותינו, אמורה להיות ללקוח אפשרות לדרוש ממעבד המשנה למחוק את מידע הלקוח או להחזירו; אנו מסכימים על כך עם כל מעבד משנה ככל שהוא מאפשר זאת (ראו סעיף 7.7(e) לסעיפים החוזיים האחידים 2021/915).

(6) נמענים שמידע נשלח אליהם רק משום שהלקוח עצמו הגדיר אותם כיעד בשירות אינם מעבדי משנה: שירותי צ׳אט (כגון Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat) וכתובות webhook להתרעות. הגדרת היעד היא הוראה לשלוח לשם את ההודעה; היחסים החוזיים עם ספקים אלה וכל בסיס נדרש להעברה למדינה שלישית נמצאים באחריות הלקוח. החובות שלנו לפי הסכם זה עד לנקודת העברת ההודעה אינן נפגעות. גם Telegram הוא יעד שבוחר הלקוח, אך הוא פועל אחרת: אנו שולחים את ההודעה באמצעות הבוט שלנו לצ׳אט שהנמען קישר בעצמו לבוט, ו-Telegram מעבד אותה מחוץ לאזור הכלכלי האירופי. בבחירה ב-Telegram, הלקוח מורה לנו במפורש להעביר לשם את ההודעות (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (a) ל-GDPR); אם יש לסווג את Telegram כמעבד משנה שלנו בהקשר זה, בחירת יעד זה נחשבת בו-זמנית גם להרשאה ספציפית לפי סעיף 28(2) ל-GDPR למטרה זו. הבסיס לפי פרק V ל-GDPR שעליו מתבצעת העברה זו טרם הוכרע סופית; כדי להימנע מהעברה ללא בסיס שהוסדר, יש לבחור יעד אחר. באותו אופן, ספקי שירות שרק מעבירים מידע, כגון ספק שירותי האינטרנט שלנו, אינם מעבדי משנה.

(7) אנו מפעילים בעצמנו בפולין את השרתים, את מסד הנתונים ואת משאבי המחשוב, לרבות עבור מודל השפה. לא מעורב ספק אחסון או ענן.

§ 10 העברות למדינות שלישיות

(1) השרתים שלנו עצמנו, שבהם אנו מעבדים מידע לקוח, נמצאים בפולין; כאשר מעבד משנה מעבד מידע לקוח, המיקום מצוין בנספח 3. העברה למדינה מחוץ לאזור הכלכלי האירופי מתבצעת רק אם מתקיימים התנאים שבסעיפים 44 עד 49 ל-GDPR, ורק לפי הוראות הלקוח לפי § 4 או למעבד משנה שאושר לפי § 9.

(2) הבסיס עבור כל מעבד משנה (החלטת נאותות, כגון ההחלטה עבור מסגרת הגנת הפרטיות בין האיחוד האירופי לארצות הברית במקרה של נמענים מוסמכים, או סעיפים חוזיים אחידים לפי סעיף 46(2)(c) ל-GDPR) מצוין ברשימת מעבדי המשנה. כאשר הרשימה מציינת “טעון אימות” עבור נמען, מידע לקוח אינו נשלח אליו עד לתיעוד הבסיס. אם אנו מתקשרים עם מעבד משנה מחוץ לאזור הכלכלי האירופי ללא תחולה של החלטת נאותות, אנו מסכימים איתו על הסעיפים החוזיים האחידים לפי החלטת יישום (EU) 2021/914 (מודול 3: ממעבד מידע למעבד מידע), בוחנים מראש אם הדין והנוהג במדינת היעד מאפשרים את קיומם, נוקטים את האמצעים המשלימים הנחוצים ומתעדים את התוצאה. הלקוח מקבל סיכום של בחינה זו לפי בקשה.

(3) ביחס להעברות ליעדים שהלקוח עצמו בוחר (§ 9(6)), הלקוח אחראי לבסיס.

§ 11 סיוע במימוש זכויות נושאי מידע

(1) בהתחשב באופי העיבוד, אנו מסייעים ללקוח באמצעות אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים, ככל שהדבר אפשרי, במתן מענה לבקשות של נושאי מידע לפי פרק III ל-GDPR (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (e) ל-GDPR).

(2) חלק גדול מכך הלקוח יכול לעשות בעצמו בשירות: לשנות או למחוק יעדי התרעות, פרטי כניסה לבדיקה ומיתוג שלו עצמו; לשנות או לכבות תהליכי שימוש בטפסים; לבטל הרשאה לפורטלים ללקוחות (המנויים שלהם נשארים שמורים עד למחיקת סביבת העבודה); להסיר דומיין יחד עם המידע שלו; להוריד ייצוא מידע. כאשר אין בכך די, אנו מסייעים לפי בקשה בצורה טקסטואלית.

(3) אם נושא מידע פונה אלינו בבקשה הנוגעת למידע לקוח, איננו משיבים לה לגופה בעצמנו, אלא מעבירים אותה ללקוח ללא דיחוי בלתי מוצדק, ולא יאוחר משבעה ימים מקבלתה, ככל שבאפשרותנו לזהות את הלקוח, ומודיעים לפונה שעשינו זאת. אם איננו יכולים לזהות את הלקוח, אנו מודיעים לפונה איזה מידע נחוץ לנו כדי לאתר אותו.

(4) אנו מציינים בגלוי מגבלה אחת: איננו שומרים במסד הנתונים עותקים של הודעות דוא״ל מטפסים במסגרת בדיקת המסירה, והודעת הדוא״ל נמחקת מתיבת הדואר לאחר עיבוד מוצלח, או בעיכוב במקרה של שגיאה באחזור או במחיקה. לכן, ביחס למבקר מסוים, בדרך כלל אנו יכולים רק לומר שאיננו מחזיקים עוד תוכן כלשהו.

(5) אם נודע לנו שמידע לקוח אינו מדויק או אינו עדכני, אנו מיידעים את הלקוח ללא דיחוי בלתי מוצדק. לאחר מכן הלקוח יכול לתקן אותו, למחוק אותו או להגביל את עיבודו בעצמו בשירות, או באמצעות הוראה אלינו.

§ 12 סיוע באבטחה, בהערכת השפעה ובהתייעצות

(1) בהתחשב באופי העיבוד ובמידע העומד לרשותנו, אנו מסייעים ללקוח בקיום חובותיו לפי סעיפים 32 עד 36 ל-GDPR: אבטחת העיבוד, דיווח והודעה על הפרות, הערכת השפעה על הגנת מידע והתייעצות מוקדמת עם רשות הפיקוח (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (f) ל-GDPR).

(2) לשם כך אנו מספקים בפרט את תיאור האמצעים, את רשימת מעבדי המשנה ולפי בקשה מידע נוסף על זרימות מידע ועל תקופות שמירה. אנו מפרסמים את הערכתנו שלנו לסיכוני השירות בהערכת השפעה על הגנת מידע; הלקוח רשאי להשתמש בה לצורך הערכתו שלו.

(3) עבור סיוע לפי §§ 11 ו-12 שהלקוח אינו יכול לספק לעצמו באמצעות פעולות השירות או המסמכים שפורסמו, הדורש יותר מארבע שעות עבודה בשנה קלנדרית ושאינו נובע מהפרה של הסכם זה או של GDPR מצדנו, אנו רשאים לגבות תמורה עבור הזמן העודף לפי תעריף שעתי שנציין מראש בצורה טקסטואלית. העברת בקשות והודעות על הפרות ניתנות תמיד ללא תשלום. איננו מתנים סיוע הנדרש לפי דין בתשלום או בהסכמה על תמורה.

§ 13 הפרות של אבטחת מידע אישי

(1) אם נודע לנו על הפרה של אבטחת מידע אישי המשפיעה על מידע הלקוח של הלקוח, אנו מודיעים ללקוח ללא דיחוי בלתי מוצדק, ככל האפשר בתוך 48 שעות, בדוא״ל לכתובת של בעל החשבון (סעיף 33(2) ל-GDPR). הדבר נועד להימנע מקיצור תקופת 72 השעות שהלקוח מחויב לעמוד בה כלפי רשות הפיקוח. הפרה נחשבת לידועה לנו ברגע שקבענו בוודאות סבירה שאירוע אבטחה משפיע על מידע הלקוח של הלקוח; אנו בודקים כל חשד ללא דיחוי בלתי מוצדק. כך גם ביחס להפרה אצל מעבד משנה, מרגע שהוא מודיע לנו עליה.

(2) ההודעה כוללת, ככל שהם ידועים, את הפרטים לפי סעיף 33(3) ל-GDPR: אופי ההפרה, לרבות המועד או התקופה שבה התרחשה, ככל האפשר עם הקטגוריות והמספר המשוער של נושאי המידע ושל הרשומות הנוגעים לעניין, נקודת קשר לקבלת מידע נוסף, ההשלכות הסבירות והאמצעים שננקטו או הוצעו. כל פרט שטרם התברר במועד ההודעה הראשונה נמסר על ידינו ללא דיחוי נוסף בלתי מוצדק.

(3) אנו נוקטים מייד את האמצעים הדרושים לתיקון ההפרה ולצמצום השלכותיה, ומסכמים עם הלקוח על צעדים נוספים. אנו מתעדים כל הפרה בצירוף העובדות, השפעותיה ופעולות התיקון שננקטו, ומעמידים את התיעוד לרשות הלקוח לפי בקשה.

(4) הדיווח לרשות הפיקוח או ההודעה לנושאי המידע נעשים על ידי הלקוח. אנו מבצעים זאת רק לפי הוראותיו.

(5) דיווחים על חולשות אבטחה שצדדים שלישיים מגלים בשירות מתקבלים אצלנו בדף אבטחה.

(6) הודעה ושיתוף הפעולה שלנו לפי סעיף זה אינם מהווים הכרה בהפרת חובה או באחריות. אם הפרה משפיעה גם על מידע שאנו עצמנו בעל השליטה בו, אנו מקיימים את חובותינו שלנו לפי סעיפים 33 ו-34 ל-GDPR ביחס למידע זה; במסגרת זו אנו חושפים את מידע הלקוח של הלקוח רק במידה הנחוצה למטרה זו.

§ 14 ראיות וביקורות

(1) אנו מעמידים לרשות הלקוח את כל המידע הנחוץ להוכחת העמידה בחובות לפי סעיף 28 ל-GDPR, ומאפשרים ביקורות, לרבות בדיקות במקום, המבוצעות על ידי הלקוח או מבקר שמונה מטעמו, ותורמים לביצוען (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (h) ל-GDPR).

(2) אנו מוכיחים את העמידה בחובות בעיקר באמצעות מסמכים: תיאור האמצעים, רשימת מעבדי המשנה, רישום פעילויות העיבוד המכסה את העיבוד מטעם לקוחות (סעיף 30(2) ל-GDPR), תשובות בכתב לשאלונים, ולפי בקשה קטעים מיומנים או מתוצאות בדיקת השחזור. אנו משיבים לשאלונים בתוך 30 ימים מקבלתם, וכאשר קיימת סיבה לפי פסקה 4, במהירות שסיבה זו דורשת. כיום אין דוחות ביקורת חיצוניים או הסמכות; אנו מציינים זאת כדי שאיש לא יניח שהם קיימים.

(3) אם המסמכים אינם מספיקים, הלקוח רשאי לבקש ביקורת, לרבות במקום. הלקוח מודיע על ביקורת שגרתית לפחות 30 ימים מראש בצורה טקסטואלית, בציון נושאה, משכה הצפוי והמבקר; היא מתבצעת בשעות העבודה הרגילות בפולין ומתוזמנת כך שהתפעול לא יופרע שלא לצורך. ביקורות שגרתיות במקום מתבצעות לכל היותר פעם בשנה קלנדרית; פסקה 4 אינה נפגעת.

(4) אין תקופת המתנה קבועה כאשר קיימת סיבה דחופה. במקרה של הפרה של אבטחת מידע אישי, כאשר קיימים סימנים קונקרטיים להפרה של הסכם זה או של GDPR, וכאשר רשות פיקוח מבקשת ביקורת, לא חלה תקופת ההודעה המוקדמת בת 30 הימים ולא המגבלה של ביקורת אחת בשנה. במקרה כזה הביקורת מתבצעת בהקדם שהסיבה מחייבת ושאפשרי מבחינה ארגונית.

(5) הלקוח רשאי למנות מבקר המחויב לסודיות ושאינו מציע שירות דומה ל-formexposed ואינו עובד עבור ספק כזה. אנו רשאים לדרוש ממבקרים שלא להוציא או לתעד סודות של לקוחות אחרים, פרטי כניסה או פרטי אבטחה. הלקוח והמבקר שלו שומרים בסוד את מה שנודע להם על תפעולנו במהלך ביקורת ומשתמשים בו רק לאימות העמידה בהסכם זה וב-GDPR; הם רשאים לחשוף אותו לרשות הפיקוח המוסמכת, ליועצים המחויבים לסודיות וככל שנדרש לפי דין. הסדרים כאלה אינם רשאים לסכל זכויות ביקורת הקבועות בדין.

(6) כל צד נושא בעלויות הביקורת שלו עצמו. אם סך העבודה שלנו עבור ביקורות ושאלונים של לקוח עולה על שמונה שעות בשנה קלנדרית, אנו רשאים לגבות תמורה עבור הזמן העודף לפי תעריף שעתי שנציין מראש בצורה טקסטואלית, אך לא אם הביקורת מגלה הפרה מצדנו או מתקיימת מסיבה לפי פסקה 4 שאנו אחראים לה. איננו מתנים את עצם הביקורת בתשלום.

(7) סמכויות רשויות הפיקוח אינן נפגעות. רשות הפיקוח המוסמכת בענייננו היא נשיא הרשות להגנת מידע אישי (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. שני הצדדים מעמידים לרשות הפיקוח המוסמכת לפי בקשה את המידע שבסעיף זה, לרבות תוצאות ביקורות.

§ 15 מחיקה והחזרה

(1) במהלך תקופת ההסכם, חלות תקופות השמירה שבנספח 1. הן נאכפות באמצעות ריצה לילית המוחקת לפי אותן הגדרות המופיעות גם בטקסטים.

(2) בחירה בין החזרה למחיקה. לאחר סיום העיבוד, הלקוח מחליט אם נחזיר את מידע הלקוח או נמחק אותו (סעיף 28(3), המשפט השני, נקודה (g) ל-GDPR). ההחזרה מתבצעת באמצעות ייצוא המידע, שהלקוח יכול להוריד בעצמו בהגדרות כקובץ קריא למכונה, או על ידינו לפי בקשה בצורה טקסטואלית בתוך 30 ימים; במקרה זה היא מכסה גם מידע לקוח שאינו כלול בייצוא, ככל שניתן להחזירו (פסקה 4). המחיקה מתבצעת באמצעות הסרת דומיין, המוחקת את המידע שלו, או באמצעות מחיקת החשבון, שהלקוח מפעיל בעצמו. אם הלקוח מבקש גם החזרה וגם מחיקה, הוא מוריד תחילה את הייצוא ולאחר מכן מוחק.

(3) אם הלקוח אינו מבצע בחירה ומוחק את חשבונו, הדבר נחשב לבחירה במחיקה. כאשר החשבון נמחק, סביבות העבודה שהלקוח הוא הבעלים היחיד שלהן נמחקות מייד במערכת הפעילה יחד עם כל מידע הלקוח. אם בסביבת עבודה יש חברים נוספים, היא מועברת לחבר בעל הוותק הארוך ביותר בה, בעדיפות למנהלים על פני צופים, ואינה נמחקת; בכך אותו חבר הופך ללקוח ביחס לסביבת עבודה זו. כדי למנוע זאת, יש להסיר את החברים האחרים או את הדומיינים לפני המחיקה. אם החוזה עבור החשבון מסתיים בדרך אחרת, למשל עקב סיום ההתקשרות ביוזמתנו לפי תנאי השירות, אנו מפנים את הלקוח לייצוא יחד עם הודעת הסיום, והלקוח יכול להוריד אותו עד לסיום החוזה. לא יאוחר מ-30 ימים לאחר סיום החוזה, אנו מוחקים את החשבון יחד עם מידע הלקוח; כיום הדבר מתבצע ידנית.

(4) אנו מציינים מראש מה לא ניתן להחזיר: פרטי הכניסה עבור הסריקה מאחורי כניסה לחשבון אינם חלק מהייצוא, משום ששרת האינטרנט אינו יכול לפענח אותם (נספח 1, פריט 5); עותקים מבדיקת המסירה אינם קיימים עוד לאחר העיבוד; קוד מ-“Fix it for me” אינו נשמר כלל.

(5) גיבויים. מסד הנתונים מגובה בכל לילה. כל גיבוי נמחק לאחר 14 ימים. מידע לקוח שנמחק במערכת הפעילה נשאר בגיבויים הישנים עד אז; רשומות בודדות אינן נמחקות באופן בררני מתוך גיבוי, משום שגיבוי חייב להיות תמונה ללא שינוי של נקודת זמן מסוימת. עד לפקיעתם, הגיבויים מוגנים כמו מסד הנתונים עצמו ומשמשים רק לשחזור ולבדיקת שחזור; לא מבוצעים בהם חיפוש או ניתוח. אם עלינו לשחזר גיבוי, אנו מבצעים מחדש בקשות מחיקה שנמסרו לאחר התאריך שלו, ככל שהן ידועות לנו, לפני שהשירות חוזר לפעול. לפיכך רשומה נעלמת גם מהגיבויים לא יאוחר מ-14 ימים לאחר מחיקתה במערכת הפעילה.

(6) במצב הדברים הנוכחי אין לנו חובה לשמור מידע לקוח. אם נוצרת חובת שמירה לפי דין של האיחוד או של פולין, אנו מגבילים את המידע הנוגע לעניין במקום למחוק אותו, משתמשים בו רק למטרה זו ומוחקים אותו כאשר החובה פוקעת.

(7) לפי בקשה, אנו מאשרים את המחיקה בצורה טקסטואלית בתוך 30 ימים, בציון מה עדיין קיים לפי פסקאות 5 ו-6 ועד מתי.

§ 16 הפרות, השעיה וסיום ההתקשרות

(1) אם איננו יכולים לקיים חובה לפי הסכם זה, מכל סיבה שהיא, אנו מיידעים את הלקוח ללא דיחוי בלתי מוצדק.

(2) אם אנו מפרים הסכם זה או את GDPR, הלקוח רשאי לדרוש מאיתנו להשעות את עיבוד מידע הלקוח הנוגע לעניין עד לתיקון ההפרה. אם ההפרה נמשכת או חמורה, הלקוח רשאי לסיים את החוזה עבור השירות מטעם מוצדק, בפרט אם איננו מתקנים את ההפרה בתוך חודש מקבלת ההודעה עליה, או איננו מקיימים החלטה של בית משפט או רשות פיקוח הנוגעת לה. אנו מחזירים באופן יחסי תשלומים כלשהם ששולמו מראש עבור התקופה שלאחר סיום החוזה.

(3) אם הלקוח עומד על הוראה שלדעתנו אינה חוקית לפי § 4(4), אנו רשאים לסיים את החוזה עבור השירות שנפגע, בתנאי שהודענו על כך ללקוח מראש והוא אינו משנה את ההוראה בתוך חודש.

(4) לאחר סיום ההתקשרות חל § 15.

§ 17 אחריות

(1) על נזק שנגרם לנושא מידע חל סעיף 82 ל-GDPR. אחריות זו אינה מוגבלת בשום מגבלת אחריות חוזית, לרבות זו שבתנאי השירות.

(2) אם צד שילם פיצויים לנושא מידע לפי סעיף 82 ל-GDPR, הוא רשאי לדרוש מהצד האחר להחזיר את החלק התואם את חלקו של הצד האחר באחריות לנזק (סעיף 82(4) ו-(5) ל-GDPR). גם זכות חזרה זו אינה מוגבלת במגבלות האחריות שבתנאי השירות.

(3) על כל יתר התביעות בין הלקוח לבינינו לפי הסכם זה, למשל לפיצוי בגין נזק עצמי או עלויות של אחד הצדדים, חלים כללי האחריות שבתנאי השירות, ככל שהדין מתיר זאת. אנו אחראים למעבדי משנה לפי § 9(5) כמו להתנהלותנו שלנו. קנס שרשות פיקוח מטילה על צד בגין הפרה שלו עצמו מוטל על אותו צד עצמו.

(4) אם נושא מידע או רשות פיקוח מעלים תביעה נגד צד, אותו צד מיידע את הצד האחר ללא דיחוי בלתי מוצדק, ושני הצדדים משתפים פעולה בבירור העניין. אף צד אינו מכיר בתביעה שבגינה הוא מתכוון לדרוש שיפוי מהצד האחר ללא הסכמתו של הצד האחר; אין לסרב להסכמה ללא סיבה עניינית.

§ 18 נקודת קשר וממונה על הגנת מידע

(1) הלקוח מפנה שאלות בנוגע להגנת מידע הקשורות להסכם זה, הוראות והודעות לכתובת contact@lukaswojcik.com או דרך חלון התמיכה ודף יצירת הקשר. ההודעות שלנו לפי הסכם זה נשלחות לכתובת הדוא״ל של בעל החשבון; הלקוח שומר עליה מעודכנת.

(2) לא מינינו ממונה על הגנת מידע משום שלפי הערכתנו התנאים שבסעיף 37(1) ל-GDPR אינם מתקיימים. אם הדבר ישתנה, נודיע על המינוי בהסכם זה.

§ 19 הוראות סופיות

(1) קדימות. אם הוראה בתנאי השירות או בהסכם אחר סותרת הסכם זה, הסכם זה גובר בכל עניין הנוגע לעיבוד מידע לקוח; תנאיו של הלקוח עצמו אינם חלים. שינויים ותוספות להסכם זה במקרה פרטני מחייבים צורה טקסטואלית ועליהם להפנות אליו במפורש; הם הופכים לחלק מהסכם זה וגוברים עליו בהיקף הוראותיהם. אם הסכם זה סותר הוראות מחייבות של GDPR, אותן הוראות גוברות.

(2) שינויים. אנו משנים הסכם זה רק מאחת הסיבות הענייניות הבאות: שינוי בדין או בפרשנותו בידי בתי משפט ורשויות, לרבות באמצעות סעיפים חוזיים אחידים חדשים של הנציבות האירופית; שינוי בשירות, בפעולותיו או בבסיס הטכני שלו; שינוי של צד שלישי הנחוץ לאספקת השירות; מניעת שימוש לרעה או סיכוני אבטחה; או תיקון שגיאות ואי-בהירויות. אנו מודיעים על שינויים, בציון הנוסח המתוקן, הסיבה והמועד המתוכנן, לפחות 30 ימים מראש בדוא״ל לכתובת של בעל החשבון ובסקירת השינויים. ללא תקופת הודעה זו, אנו משנים רק את מה שהוא אך ורק לטובת הלקוח, בעל אופי לשוני בלבד או מתקן שגיאות ברורות, את מה שדין, בית משפט או רשות דורשים בהתראה קצרה יותר, ואת מה שנחוץ למניעת סיכון אבטחה מיידי; גם במקרים אלה אנו מודיעים על השינוי בהקדם האפשרי ומציינים את הסיבה. שתיקה אינה מהווה הסכמה. כאשר שינוי דורש את הסכמת הלקוח, אנו מקבלים אותה במפורש; בלעדיה הגרסה הקודמת ממשיכה לחול, וזכויות סיום ההתקשרות לפי דין ולפי החוזה נשארות בתוקף. הלקוח רשאי להתנגד בצורה טקסטואלית לשינוי שהוכרז עד לכניסתו לתוקף; ההשלכות מוסדרות בהוראות תנאי השירות בדבר התנגדות לשינוי. שינויים בנספחים 2 ו-3 מוסדרים ב-§ 8(3) וב-§ 9(2) ו-(3). כל הגרסאות מתועדות בסקירה שינויים במסמכי החוזה.

(3) הדין החל ומקום השיפוט. חל הדין שנקבע בתנאי השירות; הוראות מחייבות של GDPR אינן נפגעות. מקום השיפוט מוסדר בתנאי השירות.

(4) שפה. ההסכם זמין בכל השפות הרשמיות של האיחוד האירופי. במקרה של הבדלים, הנוסח הפולני גובר.

(5) אם הוראה אינה תקפה, יתר ההסכם נשאר תקף. ההוראה שאינה תקפה מוחלפת בהוראה הקבועה בדין הקרובה ביותר למטרתה; במקרה של ספק, בהוראה העומדת בדרישות סעיף 28(3) ל-GDPR.

נספח 1 – עיבוד מטעם הלקוח

עבור כל פעולה, נספח זה מתאר את נושא העיבוד, אופיו ומטרתו, את סוגי המידע האישי, את הקטגוריות של נושאי המידע ואת המחיקה (סעיף 28(3), המשפט הראשון, ל-GDPR). אלא אם צוין אחרת, אופי העיבוד הוא: איסוף, שמירה, אחזור, התאמה, העברה ליעדים שהלקוח ציין ומחיקה. מקום העיבוד הוא השרתים שלנו עצמנו בפולין; כאשר מעורב מעבד משנה, הדבר מצוין. התקופות שבסוגריים מסולסלים הן הגדרות שלפיהן ריצת המחיקה הלילית פועלת בפועל. משך העיבוד הוא תקופת הסכם זה (§ 3); בתוך תקופה זו חלות תקופות המחיקה המצוינות עבור כל פעולה. העיבוד מתבצע באופן מתמשך כל עוד הלקוח משתמש בפעולה. קטגוריות מיוחדות של מידע אישי אינן נושא העיבוד; אם בכל זאת הן נכנסות לשירות באמצעות הודעות דוא״ל מטפסים, חל § 6(4).

1. בדיקת מסירה

מטרה: לבדוק אם הודעות דוא״ל מהטופס של הלקוח מגיעות ואם הן אותנטיות (SPF, DKIM, DMARC).

אופן הפעולה: הפעולה היא אופציונלית. הלקוח מזין בטופס שלו את כתובת תיבת הבקרה כעותק מוסתר (Bcc). כתוצאה מכך נשלח אלינו עותק מכל הודעת דוא״ל מהטופס, לא רק עותקים של שליחות הבדיקה שלנו אלא גם של פניות אמיתיות מהמבקרים באתרו. אחזור אוטומטי קורא באמצעות IMAP את כותרות הדוא״ל ולכל היותר את 8 KB הראשונים של הטקסט, משייך את הודעת הדוא״ל לדומיין, וככל שרלוונטי, לשליחת בדיקה, ובודק את מאפייני האותנטיות. לאחר עיבוד מוצלח, הודעת הדוא״ל נמחקת מתיבת הדואר. במקרה של שגיאה באחזור או במחיקה, היא עשויה להישאר בתיבת הדואר עד לריצה המוצלחת הבאה.

מידע: תוכן וכותרות של הודעות הדוא״ל מהטפסים, עם כל מה שמבקרים מזינים, כגון שם, כתובת דוא״ל, מספר טלפון והודעה, וכן כתובות שולח ונמען ומידע טכני על שרתי הדוא״ל המעורבים.

נושאי מידע: מבקרים באתר הלקוח ששולחים את הטופס; נמעני הודעות הדוא״ל מהטפסים אצל הלקוח.

שמירה ומחיקה: במסד הנתונים נשמרים רק המועד, השיוך לדומיין, ככל שרלוונטי מזהה שליחת הבדיקה ותוצאות בדיקת האותנטיות. המועד והשיוך נשמרים למשך 180 ימים; התוצאה האחרונה של בדיקת האותנטיות נשמרת עם הדומיין עד שהתוצאה מהודעת הדוא״ל הבאה מחליפה אותה או עד שהדומיין נמחק. תוצאת בדיקת האותנטיות מכילה את כתובת ה-IP של שרת הדוא״ל המוסר ואת הדומיין של כתובת השולח; התרעה מציינת דומיין זה רק אם הוא אינו שייך לאתר. תוכן וכתובות שולח מלאות של מבקרים אינם נשמרים במסד הנתונים. הודעת הדוא״ל עצמה נמחקת מתיבת הדואר לאחר עיבוד מוצלח, או בעיכוב במקרה של שגיאה באחזור או במחיקה.

גורמים מעורבים: ספק שירותי הדוא״ל (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) עבור תיבת הדואר; העותקים מגיעים אליו ישירות דרך רשומות ה-MX של הדומיין שלנו, ולא באמצעות העברה אוטומטית, ראו מעבדי משנה.

מגבלה: התאמה מאשרת רק שהעותק המתאים הגיע לתיבת הבקרה, ולא שהתקבל אצל הנמען בפועל או שנרשם ב-CRM. ללא תיבת בקרה הפעולה אינה זמינה. עותקים אינם אמורים להכיל קטגוריות מיוחדות של מידע אישי (§ 6(4)).

2. פורטל לקוחות ודוח חודשי למנויים

מטרה: משלוח דוח חודשי על טפסי אתר מטעם הלקוח, בדרך כלל מסוכנות ללקוחותיה שלה, ומתן פורטל המכיל דוחות אלה.

מידע: כתובת דוא״ל, שפה, מועד וכתובת IP של ההרשמה, מועד האישור (אישור כפול) ושל ביטול ההרשמה; תוכן הדוח (דומיין, תוצאות בדיקות, נתונים מספריים).

נושאי מידע: לקוחות ואנשי קשר של הלקוח הנרשמים לקבלת הדוח.

מחיקה: הרשמות שלא אושרו נמחקות לאחר 30 ימים. לאחר ביטול ההרשמה, רישום ההרשמה, האישור וביטול ההרשמה נשמר למשך שלוש שנים כדי שהלקוח יוכל להוכיח הסכמה. הכול נמחק לכל המאוחר יחד עם סביבת העבודה; ביטול הרשאה לפורטל בלבד אינו מוחק את המנויים שלו.

גורמים מעורבים: ספק שירותי הדוא״ל (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) לצורך המשלוח.

3. התרעות, דוחות ואירועים

מטרה: מסירת התרעות, סיכומים ודוחות ליעדים שהלקוח מגדיר, וניהול אירועים.

מידע: כתובות דוא״ל, כתובות של webhooks וערוצי צ׳אט, מזהה צ׳אט Telegram לאחר שהנמען קישר אותו; תוכן ההודעות (דומיין, אירוע, מועד, קישור לתוך השירות, ובהתרעות על בדיקות גם קישור לדוח, המאפשר גישה לתוצאות ולצילומי מסך ללא כניסה לחשבון; Telegram מקבל רק את הקישור לדף הדומיין בחשבון, המחייב כניסה לחשבון, במקום הקישור לדוח); יומן משלוח; ניסיונות מסירה של הסלמה לכל אירוע ויעד (מספר, מועדים, תוצאה, שגיאה); שם או כתובת דוא״ל של האדם שמאשר קבלת אירוע, ושל האחראי בצירוף תאריך היעד.

נושאי מידע: עובדים וספקי שירות של הלקוח המקבלים התרעות או מטפלים באירועים.

מחיקה: יעדים נשמרים עד שהלקוח מסיר אותם או מוחק את הדומיין; יומן משלוח נמחק לאחר 90 ימים; הודעות שנאספו נמחקות 30 ימים לאחר המשלוח; אירועים נשמרים כל עוד לא נפתרו ולמשך 180 ימים לאחר פתרונם, יחד עם ניסיונות המסירה של ההסלמות שלהם.

גורמים מעורבים: ספק שירותי הדוא״ל (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) עבור דוא״ל; בשירותי צ׳אט וב-webhooks, הספקים שבחר הלקוח (§ 9(6)).

4. בדיקת אתרי הלקוח: אנשים שגלויים במקרה

מטרה: בדיקה וניטור של הטפסים וההגנה עליהם בדומיינים של הלקוח שעבורם סיפק הוכחת שליטה. כל עוד חסרה הוכחה עבור דומיין, אנו בודקים אותו באופן פסיבי בלבד ואנו עצמנו בעל השליטה במידע ביחס לבדיקות אלה; הדבר מתואר במדיניות הפרטיות.

מידע: סריקה קוראת דפים ציבוריים של הדומיין: כתובות הדפים, מבנה הטפסים (שמות שדות, סוגים, תוויות, מאפייני חובה ונראות, ללא ערכים; הסורק קורא התחלות של שדות נסתרים שמולאו מראש ושל מאפייני נתונים רק במהלך הבדיקה ואינו שומר אותן), סקריפטים מוטמעים ואמצעי הגנה. היא מצלמת צילומי מסך של האזור הגלוי בדף הבית ושל הטפסים, ובשליחות בדיקה פעילות גם של דף התגובה; הם אינם עוברים השחרה. הם ותוכן הדפים שנקרא עשויים להכיל מידע אישי שהלקוח עצמו מפרסם, כגון שמות ופרטי קשר של אנשי קשר, תמונות או חוות דעת. אנו שומרים כתובות נמען של טפסים רק כדומיין. עבור כל בדיקה, השירות יוצר דוח תחת קישור אקראי שדרכו ניתן לגשת לתוצאות ולצילומי המסך ללא כניסה לחשבון עד למחיקת הבדיקה; הקישור מופיע בחשבון ובהתרעות (פריט 3). העברת הקישור לאחרים מעבירה גם את הדוח.

נושאי מידע: אנשים שפרטיהם גלויים באתר הלקוח.

מחיקה: תוצאות בדיקות, לרבות צילומי מסך, נשמרות למשך לא יותר מ-13 חודשים; הבדיקה האחרונה נשמרת כל עוד הדומיין נמצא בחשבון. כאשר הדומיין מוסר, המידע של הדומיין נמחק, לרבות בדיקות, ממצאים וצילומי מסך.

הערה: מודל שפה בשרת שלנו עצמנו מסייע לסווג טפסים שאת מטרתם לא ניתן לזהות באמצעות הכללים בלבד. טפסים שסווגו בדרך זו לעולם אינם נשלחים ואינם נכללים בציון או במסקנה. שליחות בדיקה פעילות (לא יותר מחמש בכל בדיקה) מכילות רק טקסטים מסומנים לבדיקה, ללא מידע אישי.

תוכנית פעולה בדוחות מתאימים. עבור בדיקות הדומיינים המאומתים המתוארות בפריט 4, מודל השפה המקומי שלנו עשוי גם ליצור תוכנית פעולה קצרה ומתועדפת מתוך שם המארח, כתובות דפי הטפסים, סוגי הטפסים, מידע על מערכת ניהול התוכן, רמת הסיכון הקיימת והציון ככל שקיים, תוסף שזוהה וממצאים נבחרים שנכשלו או שאינם ברורים. שדות אלה עשויים להכיל מידע אישי באופן אגבי. ההנחיה למודל אינה כוללת צילומי מסך, ערכים שהוזנו לטופס או את קוד המקור המלא של הדף. התוכנית תומכת באותה בדיקת הגנה על טפסים, אינה משנה את האתר ואינה קובעת את הציון או את המסקנה שלו. בקשות ותשובות זמניות מוחזקות בתור המשימות הפנימי עד לאיסופן או לניקוי מתוזמן של רשומות בנות יותר משעה; אין זו הבטחת מחיקה בלתי מותנית במהלך השבתה. התוכנית שנאספה נשמרת עם הסריקה לפי אותם כללי שמירה ומחיקה. ההבחנה בין התפקידים ביחס לבדיקות פסיביות בדומיינים לא מאומתים שבפריט 4 ממשיכה לחול.

5. פרטי כניסה של חשבון בדיקה לסריקה מאחורי כניסה לחשבון

מטרה: קריאת טפסים בעד חמישה דפים מאחורי כניסה לחשבון שהלקוח ציין. רק עבור דומיינים מאומתים, רק באמצעות בעלים ומנהלים של סביבת עבודה, ורק במסלולים בתשלום. חשבון הבדיקה משמש רק בבדיקה המלאה, ולא בבדיקות הדפדפן (פריט 6).

מידע: כתובת הכניסה לחשבון, שם המשתמש והסיסמה של חשבון הבדיקה, מידע על שדות הכניסה; כל מה שגלוי לחשבון זה בדפים שנקראו, ככל שהוא נוגע למבנה הטפסים.

נושאי מידע: האדם שעל שמו מתנהל חשבון הבדיקה, אם הוא משויך לאדם; אנשים שפרטיהם גלויים בחשבון הבדיקה.

הגנה: שם המשתמש והסיסמה מוצפנים בשרת האינטרנט באמצעות המפתח הציבורי של שרת הסריקה ומקושרים לדומיין. רק שרת הסריקה יכול לפענח אותם, במהלך הסריקה; שרת האינטרנט, מסד הנתונים והגיבויים מכילים רק טקסט מוצפן. פרטי הכניסה לעולם אינם מוצגים, אינם נרשמים ביומן ואינם נמסרים דרך הממשק; ממשק המשתמש מציג רק את התו הראשון ואת אורך שם המשתמש. מאחורי הכניסה לחשבון לא מתבצעת שליחה, לא מתבצעת בדיקה פעילה ולא מצולם צילום מסך; אין ביקור בדפים להתנתקות, למחיקה או לביטול.

מחיקה: הפרטים נשמרים עד שהלקוח מסיר אותם או מוחק את הדומיין; ההסרה דורסת את הטקסט המוצפן ומנקה משימות ממתינות. העותק המצורף למשימת הסריקה הבודדת מנוקה לאחר הריצה, וכל שארית מנוקה לאחר שעה לכל המאוחר.

6. תהליכי שימוש בטפסים ובדיקות דפדפן

מטרה: בדיקות חוזרות אם טפסים שהוגדרו פועלים בדפדפן אמיתי עד לנקודה שלפני השליחה.

מידע: כתובות טפסים, בוררים, לחיצות מקדימות ושלבי בדיקה, בחירת דפדפן, אחראי ותאריך יעד; תוצאות עם מצב, קטגוריות של שגיאות טכניות, הודעות שגיאה לאחר סינון מידע רגיש, מדידות זמנים וצילום מסך של הטופס שבו שדות הקלט מכוסים. זיקה לאדם נוצרת בעיקר באמצעות האחראי ובאמצעות תוכן שהלקוח עצמו כותב בשלבים או בתוויות.

נושאי מידע: עובדי הלקוח שהטפסים משויכים אליהם.

מחיקה: ההגדרות נשמרות עד למחיקת הדומיין; הלקוח יכול לשנות או לכבות אותן בנפרד, אך כיום אינו יכול להסיר אותן בנפרד. תוצאות נמחקות לאחר 13 חודשים.

מגבלה: בדיקות דפדפן אינן שולחות דבר. בדיקת אימות שנייה ובלתי תלויה מתוכננת במבנה השירות, אך אינה מוגדרת כיום; בלעדיה אין אישור ממיקום שני. אם היא תוגדר אצל צד שלישי, יחול § 9.

7. “Fix it for me”

מטרה: הוספת רכיב הגנה לקוד טופס שהלקוח מדביק.

מידע: הקוד שהודבק, אם הוא מכיל מידע אישי, למשל בהערות, בערכי דוגמה או בכתובות המקודדות בו ישירות.

נושאי מידע: אנשים שפרטיהם מופיעים בקוד.

עיבוד ומחיקה: מודל שפה בשרת שלנו עצמנו מוסיף את הרכיב. הקוד מעובד רק למשך הבקשה ואינו נשמר. השירות פועל ללא פרטי כניסה למערכות הלקוח ואינו מתקין דבר בשרתיו.

8. מיתוג עצמי (מיתוג מותאם)

מטרה: הצגת המותג של הלקוח בדוחות ובפורטל הלקוחות.

מידע: שם חברה, אתר, פרטי קשר וסמל לוגו, וככל שרלוונטי שם ופרטי קשר של איש קשר.

נושאי מידע: אנשי קשר של הלקוח.

מחיקה: הפרטים נשמרים עד שהלקוח משנה או מוחק אותם, ולכל המאוחר נמחקים יחד עם סביבת העבודה.

9. נתונים מספריים משלימים ללא זיקה לאדם

הנתונים המספריים האופציונליים של שגיאות טופס ושדות בהרחבת WordPress אינם מכילים קלט, שמות שדות או מזהי מבקרים, ונשמרים למשך 13 חודשים. המקליט של תהליכי שימוש בטפסים שומר שלבים בדפדפן הלקוח למשך לא יותר מ-15 דקות; מונים יומיים מקומיים נשארים באתרו למשך לא יותר מ-14 ימים. אנו מציינים אותם כאן כדי שהתמונה תהיה מלאה; לפי האופן שבו הם בנויים, הם אינם מידע לקוח.

10. הגנת טפסים (formconfirmed)

מספר זה חל רק אם הלקוח מפעיל את הגנת הטפסים (תנאי השירות, סעיף 5.7).

מטרה: הערכת שליחות דרך טפסים באתרי הלקוח, כדי לזהות שליחות אוטומטיות.

אופן הפעולה: עם פתיחת דף שבו טופס מוגן, סקריפט בדפדפן המבקר מביא משימה חתומה מהשרת שלנו ופותר אותה (הוכחת עבודה חישובית). בעת השליחה, השרת של הלקוח מציג את התוצאה לממשק האימות שלנו. אנחנו בודקים את החתימה, הגיל, השימוש החד-פעמי והדומיין של אסימון האימות, וכן אותות נוספים כגון משך מילוי הטופס, שדה מלכודת בלתי נראה ובקשות חוזרות ונשנות מאותה כתובת מקוצרת. אם הלקוח מפעיל את בדיקת התוכן, מודל שפה מעריך את טקסט ההודעה שהשרת של הלקוח שולח יחד עם הבקשה. מוחזרים ציון עם פעולה מומלצת וסיבות; הלקוח מחליט מה ייעשה בשליחה. אין עוגיות, אין אחסון בדפדפן ואין טביעת אצבע של המכשיר.

מידע: כתובת ה-IP של המבקר בעת קבלת המשימה ובעת האימות, כתובת הדף והדומיין שלו, מועדים ומשך מילוי הטופס, האם מולא שדה המלכודת, מזהה הדפדפן ביומן שרת האינטרנט; רק כאשר בדיקת התוכן מופעלת – טקסט ההודעה.

נושאי המידע: מבקרים באתרי הלקוח שפותחים דף שבו טופס מוגן או שולחים טופס כזה.

שמירה ומחיקה: כתובת ה-IP נשמרת רק בצורה מקוצרת (IPv4 ללא הבייט האחרון, IPv6 48 הביטים הראשונים) וכערך גיבוב עם מפתח המתחלף מדי יום, למשך שעה אחת; אסימוני אימות שנוצלו – לכל היותר אחת־עשרה דקות; תוצאות בדיקה ללא כתובת IP וללא טקסט (פעולה, ציון, סיבות, דומיין, קטגוריית בדיקת התוכן) – 30 ימים; נתונים יומיים ללא זיקה לאדם – 400 ימים; יומן שרת האינטרנט – 14 ימים. טקסט ההודעה מעובד רק בזיכרון העבודה, ואינו נשמר, אינו נרשם ביומן ואינו משמש לאימון.

היכן: בשרתים שלנו בפולין, ומודל השפה בחומרה שלנו; אין מעבדי משנה נוספים.

נספח 2 – אמצעים טכניים וארגוניים

האמצעים מפורטים בדף אמצעים טכניים וארגוניים. הוא מהווה חלק מהסכם זה בגרסה המתפרסמת במועד הרלוונטי; שינויים מוסדרים ב-§ 8(3).

נספח 3 – מעבדי משנה

מעבדי המשנה המורשים מפורטים בדף מעבדי משנה. הוא מהווה חלק מהסכם זה בגרסה המתפרסמת במועד הרלוונטי; שינויים מוסדרים ב-§ 9(2) ו-(3).

נושאים פתוחים לפני ההשקה: ספק שירותי הדוא״ל המיועד הוא Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. טרם תועדו ההסכם לעיבוד מידע החל על שימוש זה, מקומות העיבוד בפועל והבסיס המתאים להעברה. גרסה זו אינה מאשרת שנכרת הסכם או שקיימת הסמכה לפי מסגרת הגנת הפרטיות.

גרסה

גרסה 2.2 מיום 29 באוקטובר 2026, המחליפה את גרסה 2.1. השינוי: מספר חדש 10 בנספח 1 בנושא הגנת הטפסים formconfirmed; הוא חל רק אם הלקוח מפעיל אותה. אף הוראה אחרת אינה משתנה.

גרסה 2.1 מיום 22 באוקטובר 2026, המחליפה את גרסה 2.0. השינוי: במקרה של הבדלים, הנוסח הפולני גובר כעת במקום הנוסח הגרמני; ההסכם זמין בכל השפות הרשמיות של האיחוד האירופי (סעיף השפה). אף הוראה אחרת אינה משתנה.

גרסה 2.0 מיום 11 באוקטובר 2026, המחליפה את הגרסה מיום 9 באוקטובר 2026. השינויים: מבנה לפי סעיף 28(3) ל-GDPR עם הפניה לסעיפים החוזיים האחידים 2021/915; נספח 1 מלא עבור כל פעולה, הכולל כעת גם פרטי כניסה לסריקה מאחורי כניסה לחשבון, תהליכי שימוש בטפסים ומגבלות בדיקת המסירה; האמצעים הטכניים והארגוניים ורשימת מעבדי המשנה הם דפים נפרדים ומהווים חלק מההסכם כנספחים 2 ו-3; בחירה בין החזרה למחיקה, גיבויים בעלי מועד פקיעה וביצוע מחדש של בקשות מחיקה, היעדר תקופת המתנה קבועה לביקורות דחופות, ואחריות למעבדי משנה כמו להתנהלותנו שלנו.