formexposed
Zacznij

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejszy dokument jest publikowany w kilku wersjach językowych. W razie rozbieżności między wersjami językowymi wiążąca jest wersja polska.

Wersja 2.2 · Stan na: 29 października 2026 r.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO)

zawarta pomiędzy klientem formexposed jako administratorem (dalej „Klient”) a LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Polska, NIP 7252266190, jako podmiotem przetwarzającym (dalej „my”).

Wprowadzenie: czego dotyczy niniejsza umowa

formexposed sprawdza formularze kontaktowe stron internetowych pod kątem ich ochrony przed spamem i nadużyciami, monitoruje je i zgłasza zmiany. Za większość danych, które przy tym powstają, sami jesteśmy administratorem: za konto Klienta, rozliczenia, bezpieczeństwo usługi, dzienniki oraz sprawdzenia bez konta. Te operacje przetwarzania opisuje nasza polityka prywatności; niniejsza umowa ich nie dotyczy.

Niektóre funkcje wprowadzają jednak do usługi dane osobowe osób trzecich, o których decyduje Klient: kopie prawdziwych zapytań osób odwiedzających jego stronę, adresy osób otrzymujących jego alerty, dane logowania do konta testowego, kod, który przekazuje nam do opracowania. Dane te przetwarzamy wyłącznie na jego zlecenie. Do nich ma zastosowanie niniejsza umowa. O jakie funkcje chodzi w szczegółach, określa załącznik 1 na końcu niniejszej umowy.

Umowa odpowiada art. 28 ust. 3 RODO i w swojej strukturze oraz treści nawiązuje do standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej między administratorami a podmiotami przetwarzającymi (decyzja wykonawcza (UE) 2021/915). Nie przejmuje ich dosłownie, lecz opisuje rzeczywistą usługę. Tam, gdzie doprecyzowujemy obowiązek wynikający z art. 28 RODO, poziom ochrony przewidziany w rozporządzeniu nie może zostać obniżony.

§ 1 Przedmiot, zakres zastosowania i role

(1) Przedmiotem niniejszej umowy jest przetwarzanie przez nas danych osobowych na zlecenie Klienta przy świadczeniu usługi na podstawie naszego Regulaminu. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania, rodzaje danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, określa dla każdej funkcji załącznik 1.

(2) Umowa nie obejmuje przetwarzania, w odniesieniu do którego sami jesteśmy administratorem, w szczególności konta Klienta i członków obszaru roboczego, logowania i bezpieczeństwa konta, rozliczeń, wsparcia, dzienników, kopii zapasowych tych własnych danych, bezpłatnego sprawdzenia bez konta, sprawdzeń domen w koncie, do których Klient nie przedstawił jeszcze potwierdzenia uprawnień do domeny, sprawdzenia potencjalnego klienta, badania, pieczęci oraz tego, co przekazują wtyczka do WordPressa i rozszerzenie do TYPO3: dziennych liczb, inwentarza wtyczek, a w przypadku połączonej wtyczki do WordPressa na potrzeby ochrony roju (domyślnie włączonej) domen linków z odrzuconych wiadomości. Poza tym dane te, z uwagi na konstrukcję tych rozszerzeń, nie zawierają treści, imion i nazwisk, adresów ani adresów IP odwiedzających. Natomiast kopie zapasowe w zakresie, w jakim zawierają dane powierzone, oraz wgląd w dane powierzone na potrzeby eksploatacji, wyszukiwania błędów i bezpieczeństwa stanowią część przetwarzania w imieniu Klienta; stosuje się do nich § 7 ust. 3 i § 15 ust. 5.

(3) Klient jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do danych określonych w załączniku 1. Jeżeli Klient sam działa jako podmiot przetwarzający na rzecz osoby trzeciej, np. agencja na rzecz swoich klientów, jesteśmy w odniesieniu do tych danych dalszym podmiotem przetwarzającym. Klient zapewnia wówczas, że niniejsza umowa jest zgodna z obowiązkami wynikającymi z jego własnej umowy, i przekazuje nam polecenia osoby trzeciej wyłącznie za swoim pośrednictwem.

(4) Zawarcie: umowa jest zawierana przy rejestracji wraz z Regulaminem, i to z każdym Klientem, także jeżeli nie korzysta on z żadnej z funkcji wymienionych w załączniku 1. Jest zawierana w formie elektronicznej; spełnia to wymogi art. 28 ust. 9 RODO. Zapisujemy w tym celu wyświetloną wersję, jej sumę kontrolną, czas, adres IP i identyfikator przeglądarki akceptacji.

§ 2 Definicje

Pojęcia takie jak „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „administrator”, „podmiot przetwarzający” i „naruszenie ochrony danych osobowych” mają znaczenie nadane im w art. 4 RODO. Ponadto:

  • Dane powierzone to dane osobowe, które przetwarzamy na zlecenie Klienta zgodnie z załącznikiem 1.
  • Dalszy podmiot przetwarzający (podmiot przetwarzający dalej) to inny podmiot przetwarzający, z którego usług korzystamy i który przetwarza przy tym dane powierzone (art. 28 ust. 2 i 4 RODO).
  • Obszar roboczy to część usługi, w której Klient zarządza swoimi domenami, ustawieniami i członkami. Wszystkie dane powierzone są przypisane do obszaru roboczego.
  • Forma dokumentowa to każde czytelne oświadczenie złożone na trwałym nośniku, w szczególności e-mail.
  • Dni oznaczają dni kalendarzowe. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy w Polsce, termin upływa następnego dnia roboczego.

§ 3 Czas trwania

(1) Umowa obowiązuje, dopóki przetwarzamy dane powierzone. Rozpoczyna się z chwilą rejestracji i nie kończy się wraz z zakończeniem płatnego planu: po wypowiedzeniu konto pozostaje jako konto bezpłatne, a wraz z nim ewentualnie dane powierzone. Umowa wygasa, gdy konto zostanie usunięte i nie przechowujemy już żadnych danych powierzonych Klienta, z wyjątkiem kopii zapasowych do czasu ich wygaśnięcia (§ 15).

(2) Obowiązki, które ze swej natury mają trwać dłużej, obowiązują również po zakończeniu umowy, w szczególności dotyczące poufności, usunięcia danych, wykazywania zgodności i odpowiedzialności.

(3) Zwykłe wypowiedzenie wyłącznie niniejszej umowy jest wyłączone, ponieważ bez niej, dopóki istnieje konto, nie wolno byłoby przetwarzać danych powierzonych. Jeżeli Klient chce ją zakończyć, usuwa swoje konto (§ 15 ust. 3). Prawa do wypowiedzenia na podstawie § 9 ust. 3 i § 16 oraz prawa do wypowiedzenia przewidziane w Regulaminie pozostają nienaruszone.

§ 4 Polecenia

(1) Przetwarzamy dane powierzone wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, także w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Nie dotyczy to sytuacji, w której obowiązek przetwarzania nakłada na nas prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlegamy. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania informujemy Klienta o tym obowiązku, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny (art. 28 ust. 3 lit. a RODO).

(2) Polecenia Klienta są wyczerpująco udokumentowane w niniejszej umowie, w Regulaminie oraz w ustawieniach, które Klient wprowadza w usłudze. Przykłady: skonfigurowanie kontroli doręczenia jest poleceniem przyjmowania i analizowania kopii e-maili z formularzy; dodanie miejsca docelowego alertów jest poleceniem wysyłania tam komunikatów; zapisanie konta testowego jest poleceniem logowania się za jego pomocą na potrzeby skanu za logowaniem. Usługa jest zbudowana tak, że robi wyłącznie to, co przewidują te ustawienia.

(3) Dalsze polecenia Klient wydaje w formie dokumentowej na adres contact@lukaswojcik.com lub przez okno wsparcia. Do wydawania poleceń uprawnieni są posiadacz i administratorzy obszaru roboczego; polecenia dotyczące ustawień w usłudze wydaje ten, kto zgodnie ze swoją rolą może dokonać danego ustawienia. Polecenie ustne Klient niezwłocznie potwierdza w formie dokumentowej; do tego czasu możemy wstrzymać się z jego wykonaniem, chyba że polecenie dotyczy usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania. Polecenie wykraczające poza uzgodniony zakres świadczeń traktujemy jako wniosek o zmianę świadczenia; możemy je odrzucić lub uzależnić od wynagrodzenia, które wcześniej wskażemy w formie dokumentowej. Polecenia dotyczącego obowiązku wynikającego z RODO, np. usunięcia danych, nie odrzucamy z tej przyczyny.

(4) Jeżeli naszym zdaniem polecenie jest niezgodne z prawem, niezwłocznie informujemy o tym Klienta (art. 28 ust. 3 akapit drugi RODO). Możemy wstrzymać jego wykonanie do czasu, aż Klient je potwierdzi lub zmieni. Polecenia oczywiście niezgodnego z prawem nie wykonujemy. Nie jesteśmy zobowiązani do kompleksowej analizy prawnej każdego polecenia; odpowiedzialność za jego zgodność z prawem spoczywa na Kliencie.

§ 5 Ograniczenie celu i czego nie robimy z danymi powierzonymi

(1) Przetwarzamy dane powierzone wyłącznie w celach określonych w załączniku 1 i tylko w zakresie, w jakim wymaga tego dana funkcja.

(2) Nie wykorzystujemy danych powierzonych do własnych celów. W szczególności nie analizujemy ich do celów reklamowych, nie sprzedajemy ich, nie łączymy ich z danymi innych klientów w profile i nie używamy ich do trenowania modeli językowych. Model językowy, który wspiera niektóre funkcje, działa na naszym własnym serwerze; nic nie trafia do zewnętrznej usługi AI.

(3) Klient zezwala nam na tworzenie z danych powierzonych zagregowanych liczb, których nie da się już przypisać żadnej osobie, żadnemu Klientowi ani żadnej domenie, np. dotyczących doręczeń, błędów lub wyników sprawdzeń. Agregowanie stanowi przetwarzanie na podstawie niniejszej umowy; gotowe liczby nie są już danymi osobowymi ani danymi powierzonymi. Nie podejmujemy prób ponownej identyfikacji osób na ich podstawie.

§ 6 Obowiązki Klienta

(1) Klient odpowiada za dopuszczalność przetwarzania, które nam zleca. Obejmuje to posiadanie podstawy prawnej przetwarzania oraz informowanie osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 13 i 14 RODO.

(2) Jeżeli Klient korzysta z kontroli doręczenia, informuje osoby odwiedzające jego stronę w swojej polityce prywatności, że kopia e-maila z formularza trafia do nas. Propozycję tekstu w tym zakresie usługa wyświetla na stronie domeny; dalsze fragmenty znajdują się na stronie Gotowy tekst do Twojej polityki prywatności. Propozycja nie zastępuje własnej weryfikacji.

(3) Na potrzeby skanu za logowaniem Klient zakłada własne konto testowe, które ma wyłącznie uprawnienia niezbędne do odczytu wskazanych podstron i nie pokazuje prawdziwych danych klientów, pacjentów, członków ani pracowników. Nie zapisuje danych logowania rzeczywistej osoby ani danych logowania, do których korzystania nie jest uprawniony. Zasady korzystania znajdują się również na stronie Dopuszczalne użytkowanie i nadużycia.

(4) Klient nie przetwarza za pośrednictwem usługi szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO), o ile może tego uniknąć. W funkcji „Fix it for me” nie wkleja kodu zawierającego prawdziwe dane osobowe i tworzy portale klienta wyłącznie dla osób, które zamówiły raport.

(5) Portale klienta: administratorem w odniesieniu do raportu miesięcznego wysyłanego do subskrybentów jest Klient, z reguły agencja. Usługa uzyskuje potwierdzenie każdego subskrybenta przez link potwierdzający (double opt-in) i w każdym e-mailu oferuje możliwość rezygnacji. Czy zgoda obejmuje treść raportu, ocenia Klient.

(6) Jeżeli Klient stwierdzi błędy lub nieprawidłowości w przetwarzaniu, niezwłocznie nas o tym informuje.

(7) Osadzenie pieczęci przez Klienta nie stanowi powierzenia przetwarzania; związane z nim przetwarzanie opisuje nasza polityka prywatności. Klient informuje o tym w swojej polityce prywatności.

§ 7 Poufność

(1) Dostępu do danych powierzonych udzielamy wyłącznie osobom, które potrzebują go do wykonywania swoich zadań i które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy (art. 28 ust. 3 lit. b RODO). Zobowiązanie obowiązuje także po zakończeniu ich działalności.

(2) Obecnie usługę prowadzi osobiście właściciel. Jeżeli dołączą kolejne osoby, zostaną one zobowiązane przed pierwszym dostępem i przeszkolone w zakresie postępowania z danymi osobowymi.

(3) Wgląd w obszar roboczy uzyskujemy tylko w zakresie niezbędnym do prowadzenia usługi, wyszukiwania błędów, wsparcia lub przeciwdziałania nadużyciom. Funkcja wsparcia „Widok jako Klient” jest ograniczona do jednej godziny, blokuje zmiany hasła, adresu, drugiego składnika, subskrypcji, eksportu i usunięcia i jest rejestrowana w dzienniku; Klient widzi ten dostęp w swoim eksporcie danych.

§ 8 Bezpieczeństwo przetwarzania

(1) Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku. Są one opisane na stronie Środki techniczne i organizacyjne. Strona ta stanowi integralną część niniejszej umowy (załącznik 2) w wersji opublikowanej na niej w danym momencie. Klient mógł zapoznać się z tym opisem przed zawarciem umowy. To, czy środki te zapewniają odpowiedni stopień ochrony dla przetwarzania, które nam powierza, Klient ocenia na własną odpowiedzialność (art. 28 ust. 1 RODO), w szczególności przed włączeniem funkcji z załącznika 1.

(2) Strona opisuje wyłącznie środki rzeczywiście wdrożone. To, co jest planowane, ale jeszcze niewdrożone, jest tam wyraźnie oznaczone jako „planowane” i nie należy do zapewnionych środków, dopóki nie zostanie wdrożone.

(3) Możemy dostosowywać środki do postępu technicznego i rozwoju usługi, o ile ogólny poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu. Każdą zmianę publikujemy z nowym numerem wersji i datą na tej stronie oraz w zestawieniu Zmiany dokumentów umownych. O zmianie, w wyniku której dotychczas opisany środek zostaje zniesiony bez zastępstwa lub osłabiony, dodatkowo informujemy Klienta w formie dokumentowej co najmniej 30 dni wcześniej; Klient może wówczas wnieść sprzeciw jak w przypadku nowego dalszego podmiotu przetwarzającego (§ 9 ust. 3). Jeżeli środek musi zostać zastąpiony w krótkim terminie w celu przeciwdziałania zagrożeniu, może to nastąpić bez wyprzedzenia, o ile poziom ochrony nie ulegnie przez to obniżeniu; informacja następuje wtedy niezwłocznie.

§ 9 Dalsze podmioty przetwarzające

(1) Klient udziela nam ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających (art. 28 ust. 2 RODO). Z których obecnie korzystamy – wraz z siedzibą, celem, danymi, miejscem przetwarzania i podstawą przekazania do państwa trzeciego – wskazuje strona Podmioty przetwarzające dalej. Lista ta stanowi integralną część niniejszej umowy (załącznik 3) w wersji tam opublikowanej. Zgodę uważa się za udzieloną w odniesieniu do wymienionych tam dalszych podmiotów przetwarzających.

(2) O każdym zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego informujemy Klienta co najmniej 30 dni wcześniej e-mailem wysłanym na adres posiadacza konta. Informacja wskazuje dalszy podmiot przetwarzający, jego siedzibę, funkcję, której to dotyczy, dane, miejsce przetwarzania i podstawę przekazania. Jednocześnie zapowiedziana zmiana jest publikowana na stronie dalszych podmiotów przetwarzających i w zestawieniu zmian.

(3) Klient może w tym 30-dniowym terminie wnieść sprzeciw w formie dokumentowej, jeżeli ma rzeczową przyczynę związaną z ochroną danych osobowych; przyczynę tę wskazuje w sprzeciwie. Wspólnie z nim szukamy wówczas rozwiązania, np. tak, aby funkcja, której to dotyczy, działała dla niego dalej bez nowego dalszego podmiotu przetwarzającego lub została wyłączona. Do czasu znalezienia rozwiązania nie korzystamy z nowego dalszego podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do danych powierzonych przez tego Klienta; jeżeli nie jest to technicznie możliwe, funkcja, której to dotyczy, zostaje dla niego zawieszona. Jeżeli nie uda się znaleźć rozwiązania, Klient może wypowiedzieć umowę o świadczenie usługi lub w zakresie świadczenia, którego to dotyczy, ze skutkiem na dzień zmiany, a jeżeli poinformujemy go dopiero po tym dniu, że rozwiązanie nie jest możliwe – w ciągu 14 dni od tej informacji ze skutkiem natychmiastowym. Za opłacony z góry okres, z którego nie może już korzystać, zwracamy proporcjonalną kwotę. Nasze prawo do zwykłego wypowiedzenia na podstawie Regulaminu pozostaje nienaruszone.

(4) Na każdy dalszy podmiot przetwarzający nakładamy w drodze umowy te same obowiązki w zakresie ochrony danych, które niniejsza umowa nakłada na nas, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 28 ust. 4 zdanie pierwsze RODO). Wybieramy go starannie i sprawdzamy, czy gwarancje te istnieją – przed rozpoczęciem współpracy, ponownie, gdy istotnie zmieni on swoje warunki, a poza tym przy corocznym przeglądzie naszych środków. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający przedstawia dowody wyłącznie w postaci certyfikatu, raportu z audytu lub swoich opublikowanych warunków, opieramy naszą weryfikację na tych dowodach, o ile są aktualne i miarodajne. Na żądanie przekazujemy Klientowi kopię umowy z dalszym podmiotem przetwarzającym lub jego warunków ochrony danych; tajemnice przedsiębiorstwa i inne informacje poufne, np. ceny, możemy wcześniej zaczernić.

(5) Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wywiązuje się ze swoich obowiązków ochrony danych, ponosimy wobec Klienta odpowiedzialność za wypełnienie jego obowiązków jak za własne działania (art. 28 ust. 4 zdanie drugie RODO). Wybór dalszego podmiotu przetwarzającego przez nas nie przenosi odpowiedzialności na Klienta. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wykonuje swoich obowiązków umownych, a dotyczy to danych powierzonych przez Klienta, niezwłocznie informujemy o tym Klienta. Jeżeli faktycznie przestaliśmy istnieć, nasz byt prawny ustał lub staliśmy się niewypłacalni, a żaden następca prawny nie przejął naszych obowiązków, Klient powinien móc zażądać od dalszego podmiotu przetwarzającego usunięcia lub zwrotu danych powierzonych; uzgadniamy to z każdym dalszym podmiotem przetwarzającym, o ile on na to pozwala (por. klauzula 7.7 lit. e standardowych klauzul umownych 2021/915).

(6) Dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są odbiorcy, do których dane trafiają tylko dlatego, że Klient sam skonfigurował ich w usłudze jako miejsce docelowe: usługi czatu (np. Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat) oraz adresy webhook do alertów. Konfiguracja jest poleceniem wysłania tam komunikatu; stosunek umowny z tymi dostawcami oraz ewentualnie niezbędna podstawa przekazania do państwa trzeciego leżą po stronie Klienta. Nie narusza to naszych własnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy do chwili przekazania komunikatu. Telegram również jest miejscem docelowym wybranym przez Klienta, ale działa inaczej: wiadomość wysyłamy przez naszego własnego bota na czat, który odbiorca sam połączył z botem, a Telegram przetwarza ją poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Wybierając Telegram, Klient wyraźnie poleca nam przekazywanie tam komunikatów (art. 28 ust. 3 lit. a RODO); gdyby Telegram należało przy tym zakwalifikować jako nasz dalszy podmiot przetwarzający, wybór tego miejsca docelowego uznaje się jednocześnie za odrębną zgodę w rozumieniu art. 28 ust. 2 RODO w tym celu. Podstawa tego przekazania na gruncie rozdziału V RODO nie została jeszcze ostatecznie wyjaśniona; kto chce uniknąć przekazania bez wyjaśnionej podstawy, wybiera inne miejsce docelowe. Podobnie dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są usługodawcy, którzy jedynie przesyłają dane, np. nasz dostawca internetu.

(7) Serwery, bazę danych i moc obliczeniową, także dla modelu językowego, utrzymujemy sami w Polsce. Nie korzystamy z dostawcy hostingu ani chmury.

§ 10 Przekazywanie danych do państw trzecich

(1) Nasze własne serwery, na których przetwarzamy dane powierzone, znajdują się w Polsce; miejsce, w którym dane powierzone przetwarza dalszy podmiot przetwarzający, wskazuje załącznik 3. Przekazanie danych do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego następuje wyłącznie wtedy, gdy spełnione są przesłanki art. 44–49 RODO, i wyłącznie na polecenie Klienta zgodnie z § 4 lub do dalszego podmiotu przetwarzającego zaakceptowanego zgodnie z § 9.

(2) Podstawę dla każdego dalszego podmiotu przetwarzającego (decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, np. decyzję dotyczącą EU-U.S. Data Privacy Framework w przypadku certyfikowanych odbiorców, lub standardowe klauzule umowne zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wskazuje lista dalszych podmiotów przetwarzających. Jeżeli przy danym odbiorcy widnieje tam adnotacja „do weryfikacji”, dane powierzone trafiają do niego dopiero po udokumentowaniu podstawy. Jeżeli korzystamy z dalszego podmiotu przetwarzającego spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a nie ma zastosowania decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zawieramy z nim standardowe klauzule umowne zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (moduł 3: podmiot przetwarzający – podmiot przetwarzający), uprzednio sprawdzamy, czy prawo i praktyka państwa docelowego pozwalają na ich przestrzeganie, stosujemy niezbędne środki uzupełniające i dokumentujemy wynik. Podsumowanie tej oceny Klient otrzymuje na żądanie.

(3) W przypadku przekazywania danych do miejsc docelowych wybranych przez samego Klienta (§ 9 ust. 6) o podstawę dba Klient.

§ 11 Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

(1) Uwzględniając charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomagamy Klientowi za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, określone w rozdziale III RODO (art. 28 ust. 3 lit. e RODO).

(2) Wiele spraw Klient może załatwić samodzielnie w usłudze: zmienić lub usunąć miejsca docelowe alertów, dostępy testowe i własną markę; zmienić lub wyłączyć ścieżki formularzy; odwołać portale klienta (ich subskrybenci pozostają przy tym zapisani do czasu usunięcia obszaru roboczego); usunąć domenę wraz z jej danymi; pobrać eksport danych. Tam, gdzie to nie wystarcza, pomagamy na żądanie złożone w formie dokumentowej.

(3) Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się do nas w sprawie danych powierzonych, nie rozpatrujemy jej sprawy merytorycznie sami, lecz niezwłocznie, najpóźniej w ciągu siedmiu dni od jej otrzymania, przekazujemy ją Klientowi, o ile możemy go zidentyfikować, i informujemy tę osobę, że to zrobiliśmy. Jeżeli nie możemy zidentyfikować Klienta, informujemy osobę, jakich informacji potrzebujemy, aby go odnaleźć.

(4) Otwarcie wskazujemy jedno ograniczenie: kopii e-maili z formularzy pochodzących z kontroli doręczenia nie zapisujemy w bazie danych, a e-mail jest usuwany ze skrzynki po pomyślnym przetworzeniu, w razie błędu pobrania lub usunięcia – z opóźnieniem. W odniesieniu do konkretnej osoby odwiedzającej możemy więc z reguły jedynie stwierdzić, że nie przechowujemy już żadnych treści.

(5) Jeżeli dowiemy się, że dane powierzone są nieprawidłowe lub nieaktualne, niezwłocznie informujemy o tym Klienta. Może on je wówczas sam sprostować, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie w usłudze albo wydać nam w tej sprawie polecenie.

§ 12 Pomoc w zakresie bezpieczeństwa, oceny skutków i konsultacji

(1) Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne nam informacje, pomagamy Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO: bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń i zawiadamiania o nich, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji z organem nadzorczym (art. 28 ust. 3 lit. f RODO).

(2) W tym celu udostępniamy w szczególności opis środków, listę dalszych podmiotów przetwarzających oraz na żądanie dalsze informacje o przepływach danych i terminach. Naszą własną ocenę ryzyk związanych z usługą publikujemy w ocenie skutków dla ochrony danych; Klient może z niej korzystać na potrzeby własnej oceny.

(3) Za pomoc na podstawie § 11 i 12, której Klient nie może zrealizować samodzielnie za pomocą funkcji usługi lub opublikowanych dokumentów, której nakład przekracza cztery godziny w roku kalendarzowym i która nie wynika z naruszenia przez nas niniejszej umowy lub RODO, możemy za czas ponad ten limit żądać wynagrodzenia według stawki godzinowej, którą wcześniej wskażemy w formie dokumentowej. Przekazywanie żądań i zgłaszanie naruszeń są zawsze bezpłatne. Pomocy należnej z mocy prawa nie uzależniamy od zapłaty ani od uzgodnienia wynagrodzenia.

§ 13 Naruszenia ochrony danych osobowych

(1) Jeżeli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych powierzonych Klienta, zgłaszamy je Klientowi niezwłocznie, w miarę możliwości w ciągu 48 godzin, e-mailem na adres posiadacza konta (art. 33 ust. 2 RODO). Nie ma to skracać Klientowi 72-godzinnego terminu, którego musi on dotrzymać wobec organu nadzorczego. Dowiadujemy się o naruszeniu z chwilą, gdy z wystarczającą pewnością ustalimy, że incydent bezpieczeństwa dotyczy danych powierzonych Klienta; podejrzenie wyjaśniamy niezwłocznie. To samo dotyczy naruszenia u dalszego podmiotu przetwarzającego – z chwilą, gdy nas o nim poinformuje.

(2) Zgłoszenie zawiera, w zakresie, w jakim są znane, informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO: charakter naruszenia wraz z chwilą lub okresem jego wystąpienia, w miarę możliwości wraz z kategoriami i przybliżoną liczbą osób, których dane dotyczą, oraz wpisów danych, punkt kontaktowy, w którym można uzyskać więcej informacji, możliwe konsekwencje oraz zastosowane lub proponowane środki. To, co w chwili pierwszego zgłoszenia nie jest jeszcze ustalone, przekazujemy bez zbędnej dalszej zwłoki.

(3) Niezwłocznie podejmujemy środki niezbędne do usunięcia naruszenia i zminimalizowania jego skutków, a dalsze kroki uzgadniamy z Klientem. Każde naruszenie dokumentujemy wraz z okolicznościami, skutkami i działaniami zaradczymi i udostępniamy tę dokumentację Klientowi na żądanie.

(4) Zgłoszenia do organu nadzorczego lub zawiadomienia osób, których dane dotyczą, dokonuje Klient. Przejmujemy to wyłącznie na jego polecenie.

(5) Luki bezpieczeństwa w usłudze wykryte przez osoby trzecie przyjmujemy na stronie Bezpieczeństwo.

(6) Zgłoszenie i nasze współdziałanie na podstawie niniejszego paragrafu nie stanowią uznania naruszenia obowiązków ani odpowiedzialności. Jeżeli naruszenie dotyczy jednocześnie danych, w odniesieniu do których sami jesteśmy administratorem, wykonujemy w odniesieniu do nich nasze własne obowiązki wynikające z art. 33 i 34 RODO; dane powierzone Klienta ujawniamy przy tym tylko w zakresie, w jakim jest to do tego niezbędne.

§ 14 Wykazywanie zgodności i kontrole

(1) Udostępniamy Klientowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiamy przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przez Klienta lub upoważnionego przez niego audytora i przyczyniamy się do nich (art. 28 ust. 3 lit. h RODO).

(2) W pierwszej kolejności wykazujemy zgodność za pomocą dokumentów: opisu środków, listy dalszych podmiotów przetwarzających, rejestru czynności przetwarzania obejmującego przetwarzanie w imieniu Klientów (art. 30 ust. 2 RODO), pisemnych odpowiedzi na kwestionariusze, a na żądanie wyciągów z dzienników lub wyników próby odtworzenia danych. Na kwestionariusze odpowiadamy w ciągu 30 dni od ich otrzymania, a w przypadku przyczyny określonej w ust. 4 – tak szybko, jak wymaga tego ta przyczyna. Zewnętrzne raporty z audytów ani certyfikaty obecnie nie istnieją; mówimy o tym, aby nikt ich nie zakładał.

(3) Jeżeli dokumenty nie wystarczają, Klient może zażądać kontroli, także na miejscu. Kontrolę planową Klient zapowiada w formie dokumentowej co najmniej 30 dni wcześniej, wskazując jej przedmiot, przewidywany czas trwania i audytora; odbywa się ona w zwykłych godzinach pracy w Polsce i jest uzgadniana tak, aby nie zakłócać niepotrzebnie działalności. Planowe kontrole na miejscu odbywają się nie częściej niż raz w roku kalendarzowym; ust. 4 pozostaje nienaruszony.

(4) Brak sztywnego okresu karencji w pilnych przypadkach. W razie naruszenia ochrony danych osobowych, konkretnych przesłanek wskazujących na naruszenie niniejszej umowy lub RODO oraz gdy kontroli żąda organ nadzorczy, nie obowiązuje ani 30-dniowe wyprzedzenie, ani ograniczenie do jednej kontroli w roku. Kontrola odbywa się wówczas tak szybko, jak wymaga tego jej przyczyna i jak jest to organizacyjnie możliwe.

(5) Klient może upoważnić audytora, który jest zobowiązany do zachowania tajemnicy i ani sam nie oferuje usługi porównywalnej z formexposed, ani nie działa na rzecz takiego dostawcy. Możemy żądać, aby audytorzy nie zabierali ani nie rejestrowali tajemnic innych klientów, danych logowania ani szczegółów zabezpieczeń. Klient i jego audytor zachowują w poufności informacje o naszej działalności uzyskane podczas kontroli i wykorzystują je wyłącznie do sprawdzenia przestrzegania niniejszej umowy i RODO; mogą je przekazywać właściwemu organowi nadzorczemu, doradcom zobowiązanym do zachowania tajemnicy oraz w zakresie, w jakim wymaga tego ustawa. Takie zastrzeżenia nie mogą udaremniać ustawowych uprawnień kontrolnych.

(6) Każda ze stron ponosi własne koszty kontroli. Jeżeli nasz nakład pracy związany z kontrolami i kwestionariuszami jednego Klienta przekracza łącznie osiem godzin w roku kalendarzowym, możemy za czas ponad ten limit żądać wynagrodzenia według stawki godzinowej, którą wcześniej wskażemy w formie dokumentowej; nie dotyczy to jednak sytuacji, w której kontrola ujawni naruszenie z naszej strony lub odbywa się z przyczyny określonej w ust. 4, za którą ponosimy odpowiedzialność. Samej kontroli nie uzależniamy od zapłaty.

(7) Uprawnienia organów nadzorczych pozostają nienaruszone. Właściwym dla nas organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Obie strony udostępniają na żądanie właściwego organu nadzorczego informacje, o których mowa w niniejszym paragrafie, w tym wyniki kontroli.

§ 15 Usunięcie i zwrot danych

(1) W okresie obowiązywania umowy obowiązują terminy usuwania określone w załączniku 1. Przestrzega ich nocny przebieg usuwania, który usuwa dane według tych samych ustawień, które pojawiają się także w tekstach.

(2) Wybór między zwrotem a usunięciem. Po zakończeniu przetwarzania Klient decyduje, czy zwracamy dane powierzone, czy je usuwamy (art. 28 ust. 3 lit. g RODO). Zwrot następuje przez eksport danych, który Klient może sam pobrać w ustawieniach jako plik w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, lub na żądanie w formie dokumentowej przez nas w ciągu 30 dni – wówczas także w odniesieniu do danych powierzonych, których eksport nie obejmuje, o ile można je zwrócić (ust. 4). Usunięcie następuje przez usunięcie domeny, co usuwa jej dane, lub przez usunięcie konta, które Klient uruchamia samodzielnie. Jeżeli Klient chce otrzymać dane z powrotem i je usunąć, najpierw pobiera eksport, a następnie je usuwa.

(3) Jeżeli Klient nie dokona wyboru i usunie swoje konto, uznaje się to za wybór usunięcia. Wraz z usunięciem konta obszary robocze, których jest on jedynym posiadaczem, wraz ze wszystkimi danymi powierzonymi są natychmiast usuwane z działającego systemu. Jeżeli obszar roboczy ma innych członków, przechodzi on na członka o najdłuższym stażu, przy czym administratorzy mają pierwszeństwo przed osobami z prawem odczytu, i nie jest usuwany; członek ten staje się tym samym Klientem w odniesieniu do tego obszaru roboczego. Kto tego nie chce, przed usunięciem usuwa pozostałych członków lub domeny. Jeżeli umowa dotycząca konta kończy się w inny sposób, np. wskutek naszego wypowiedzenia na podstawie Regulaminu, w wypowiedzeniu wskazujemy Klientowi możliwość eksportu, a Klient może pobrać eksport do dnia zakończenia umowy. Najpóźniej 30 dni po zakończeniu umowy usuwamy konto wraz z danymi powierzonymi; obecnie odbywa się to ręcznie.

(4) Czego nie da się zwrócić, mówimy z góry: dane logowania do skanu za logowaniem nie wchodzą w skład eksportu, ponieważ serwer WWW nie może ich odszyfrować (załącznik 1, pkt 5); kopie z kontroli doręczenia po przetworzeniu już nie istnieją; kod z funkcji „Fix it for me” w ogóle nie jest zapisywany.

(5) Kopie zapasowe. Baza danych jest kopiowana co noc. Każda kopia zapasowa jest usuwana po 14 dniach. Dane powierzone usunięte z działającego systemu pozostają do tego czasu w starszych kopiach zapasowych; wybiórcze usuwanie pojedynczych rekordów w obrębie kopii zapasowej nie jest przeprowadzane, ponieważ kopia zapasowa musi być niezmienionym obrazem danego momentu. Do czasu ich wygaśnięcia kopie zapasowe są chronione tak samo jak sama baza danych i są wykorzystywane wyłącznie do odtwarzania danych i prób odtworzenia, nie są przeszukiwane ani analizowane. Jeżeli musimy odtworzyć dane z kopii zapasowej, przed ponownym uruchomieniem usługi ponownie wykonujemy znane nam zlecenia usunięcia wydane po dacie tej kopii. Najpóźniej 14 dni po usunięciu z działającego systemu dany rekord znika zatem również z kopii zapasowych.

(6) Według obecnego stanu nie mamy obowiązku przechowywania danych powierzonych. Jeżeli powstanie ustawowy obowiązek przechowywania wynikający z prawa Unii lub prawa polskiego, zamiast usuwać dane, ograniczamy ich przetwarzanie, wykorzystujemy je wyłącznie w tym celu i usuwamy je z upływem tego obowiązku.

(7) Na żądanie potwierdzamy usunięcie w formie dokumentowej w ciągu 30 dni, wskazując przy tym, co na podstawie ust. 5 i 6 jest jeszcze przechowywane i do kiedy.

§ 16 Naruszenia umowy, wstrzymanie i wypowiedzenie

(1) Jeżeli nie możemy wywiązać się z obowiązku wynikającego z niniejszej umowy, bez względu na przyczynę, niezwłocznie informujemy o tym Klienta.

(2) Jeżeli naruszymy niniejszą umowę lub RODO, Klient może żądać wstrzymania przetwarzania danych powierzonych, których to dotyczy, do czasu usunięcia naruszenia. Jeżeli naruszenie trwa lub jest istotne, Klient może wypowiedzieć umowę o świadczenie usługi w trybie nadzwyczajnym, w szczególności jeżeli nie usuniemy naruszenia w ciągu miesiąca od zawiadomienia o nim lub nie zastosujemy się do dotyczącego go rozstrzygnięcia sądu lub organu nadzorczego. Wynagrodzenie zapłacone z góry za okres po zakończeniu umowy zwracamy proporcjonalnie.

(3) Jeżeli Klient obstaje przy poleceniu, które zgodnie z § 4 ust. 4 uważamy za niezgodne z prawem, możemy wypowiedzieć umowę w zakresie świadczenia, którego to dotyczy, jeżeli wcześniej zwróciliśmy na to uwagę Klientowi, a on nie zmienił polecenia w ciągu miesiąca.

(4) Po wypowiedzeniu stosuje się § 15.

§ 17 Odpowiedzialność

(1) Do szkód poniesionych przez osobę, której dane dotyczą, stosuje się art. 82 RODO. Odpowiedzialność ta nie jest ograniczona żadnym umownym limitem odpowiedzialności, w tym również limitem przewidzianym w Regulaminie.

(2) Jeżeli jedna ze stron wypłaciła osobie, której dane dotyczą, odszkodowanie na podstawie art. 82 RODO, może żądać od drugiej strony zwrotu części odpowiadającej udziałowi tej strony w odpowiedzialności za szkodę (art. 82 ust. 4 i 5 RODO). Również ten regres nie jest ograniczony limitami odpowiedzialności określonymi w Regulaminie.

(3) Do wszystkich innych roszczeń między Klientem a nami wynikających z niniejszej umowy, np. o naprawienie własnej szkody lub zwrot kosztów jednej ze stron, stosuje się zasady odpowiedzialności określone w Regulaminie, o ile jest to dopuszczalne prawnie. Za dalsze podmioty przetwarzające odpowiadamy zgodnie z § 9 ust. 5 jak za własne działania. Administracyjną karę pieniężną nałożoną przez organ nadzorczy na jedną ze stron za jej własne naruszenie ponosi ta strona.

(4) Jeżeli osoba, której dane dotyczą, lub organ nadzorczy wystąpi z roszczeniem wobec jednej ze stron, strona ta niezwłocznie informuje drugą, a obie współdziałają w wyjaśnieniu sprawy. Żadna ze stron nie uznaje bez zgody drugiej strony roszczenia, w odniesieniu do którego zamierza dochodzić od niej regresu; zgody nie można odmówić bez uzasadnionej przyczyny.

§ 18 Punkt kontaktowy i inspektor ochrony danych

(1) Pytania dotyczące ochrony danych w związku z niniejszą umową, polecenia i zgłoszenia Klient kieruje na adres contact@lukaswojcik.com lub przez okno wsparcia i stronę Kontakt. Nasze zawiadomienia na podstawie niniejszej umowy wysyłamy na adres e-mail posiadacza konta; Klient dba o jego aktualność.

(2) Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ naszym zdaniem nie są spełnione przesłanki art. 37 ust. 1 RODO. Jeżeli to się zmieni, podamy informację o wyznaczeniu w niniejszej umowie.

§ 19 Postanowienia końcowe

(1) Pierwszeństwo. Jeżeli postanowienie Regulaminu lub innego porozumienia jest sprzeczne z niniejszą umową, we wszystkich kwestiach przetwarzania danych powierzonych pierwszeństwo ma niniejsza umowa; własne warunki Klienta nie mają zastosowania. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy w indywidualnych przypadkach wymagają formy dokumentowej i muszą wyraźnie się do niej odnosić; stają się częścią niniejszej umowy i mają przed nią pierwszeństwo w zakresie, który regulują. Jeżeli niniejsza umowa jest sprzeczna z bezwzględnie obowiązującymi przepisami RODO, pierwszeństwo mają te przepisy.

(2) Zmiany. Niniejszą umowę zmieniamy wyłącznie z jednej z następujących uzasadnionych przyczyn: wskutek zmiany przepisów prawa lub ich wykładni przez sądy i organy, także w drodze nowych standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, wskutek zmiany usługi, jej funkcji lub jej podstaw technicznych, wskutek zmiany podmiotu trzeciego niezbędnego do świadczenia usługi, w celu przeciwdziałania nadużyciom lub zagrożeniom bezpieczeństwa albo w celu poprawienia błędów i niejasności. Zmiany zapowiadamy, podając zmienioną treść, przyczynę i planowany termin, co najmniej 30 dni wcześniej e-mailem na adres posiadacza konta oraz w zestawieniu zmian. Bez zachowania tego terminu zmieniamy wyłącznie to, co jest wyłącznie korzystne dla Klienta, ma charakter czysto redakcyjny lub poprawia oczywiste błędy, czego ustawa, sąd lub organ wymaga w krótszym terminie oraz co jest niezbędne do odparcia bezpośrednio grożącego zagrożenia bezpieczeństwa; również wtedy informujemy o zmianie najszybciej, jak to możliwe, i podajemy jej przyczynę. Milczenie nie oznacza zgody. Jeżeli zmiana wymaga zgody Klienta, uzyskujemy ją wyraźnie; bez niej nadal obowiązuje dotychczasowa wersja, a ustawowe i umowne prawa do wypowiedzenia pozostają nienaruszone. Klient może do chwili wejścia w życie zapowiedzianej zmiany wnieść wobec niej sprzeciw w formie dokumentowej; skutki określają postanowienia Regulaminu dotyczące sprzeciwu wobec zmiany. Do zmian załączników 2 i 3 stosuje się § 8 ust. 3 oraz § 9 ust. 2 i 3. Wszystkie wersje są udokumentowane w zestawieniu Zmiany dokumentów umownych.

(3) Prawo właściwe i sąd właściwy. Obowiązuje prawo wskazane w Regulaminie; bezwzględnie obowiązujące przepisy RODO pozostają nienaruszone. W zakresie sądu właściwego stosuje się Regulamin.

(4) Język. Umowa jest dostępna we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej. W razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja polska.

(5) Jeżeli którekolwiek z postanowień okaże się nieważne, pozostała część umowy pozostaje w mocy. W miejsce nieważnego postanowienia wchodzi przepis ustawowy, który najbardziej odpowiada jego celowi; w razie wątpliwości – postanowienie spełniające wymogi art. 28 ust. 3 RODO.

Załącznik 1 – Przetwarzanie na zlecenie

Niniejszy załącznik opisuje dla każdej funkcji przedmiot, charakter i cel przetwarzania, rodzaje danych osobowych, kategorie osób, których dane dotyczą, oraz usuwanie danych (art. 28 ust. 3 zdanie pierwsze RODO). Charakter przetwarzania obejmuje, o ile nie wskazano inaczej: zbieranie, przechowywanie, odczytywanie, porównywanie, przekazywanie do miejsc docelowych wskazanych przez Klienta i usuwanie. Miejscem przetwarzania są nasze własne serwery w Polsce; tam, gdzie uczestniczy dalszy podmiot przetwarzający, jest to zaznaczone. Terminy w nawiasach klamrowych to ustawienia, według których rzeczywiście działa nocny przebieg usuwania. Czasem trwania przetwarzania jest okres obowiązywania niniejszej umowy (§ 3); w tym okresie dla każdej funkcji obowiązują podane terminy usunięcia. Przetwarzanie odbywa się w sposób ciągły, dopóki Klient korzysta z danej funkcji. Szczególne kategorie danych osobowych nie są przedmiotem powierzenia; jeżeli mimo to trafią do usługi za pośrednictwem e-maili z formularzy, stosuje się § 6 ust. 4.

1. Kontrola doręczenia

Cel: sprawdzenie, czy e-maile z formularza Klienta docierają i czy są autentyczne (SPF, DKIM, DMARC).

Jak to działa: funkcja jest dobrowolna. Klient wpisuje adres skrzynki kontrolnej jako ukrytą kopię (UDW) w swoim formularzu. W ten sposób trafia do nas kopia każdego e-maila z formularza – nie tylko kopie naszych zgłoszeń testowych, ale także kopie prawdziwych zapytań jego odwiedzających. Automatyczne pobieranie odczytuje przez IMAP nagłówki i najwyżej pierwsze 8 KB treści, przypisuje e-mail do domeny i ewentualnie do zgłoszenia testowego oraz sprawdza cechy autentyczności. Po pomyślnym przetworzeniu e-mail jest usuwany ze skrzynki. W razie błędu pobrania lub usunięcia może pozostać w skrzynce do następnego udanego przebiegu.

Dane: treść i nagłówki e-maili z formularzy wraz ze wszystkim, co wpisują odwiedzający, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i wiadomość, a także adresy nadawców i odbiorców oraz informacje techniczne o uczestniczących serwerach pocztowych.

Osoby, których dane dotyczą: osoby odwiedzające stronę Klienta, które wysyłają formularz; odbiorcy e-maili z formularzy po stronie Klienta.

Zapisywane dane i usunięcie: w bazie danych zapisywane są wyłącznie czas, przypisanie do domeny, ewentualnie identyfikator zgłoszenia testowego oraz wyniki kontroli autentyczności. Czas i przypisanie pozostają przez 180 dni; ostatni wynik kontroli autentyczności jest przechowywany przy domenie, dopóki nie zastąpi go następny e-mail albo domena nie zostanie usunięta. Wynik kontroli autentyczności zawiera adres IP przekazującego serwera pocztowego i domenę adresu nadawcy; alert wskazuje tę domenę tylko wtedy, gdy nie należy ona do strony internetowej. Treści i pełne adresy nadawców będących odwiedzającymi nie są zapisywane w bazie danych. Sam e-mail jest usuwany ze skrzynki po pomyślnym przetworzeniu, w razie błędu pobrania lub usunięcia – z opóźnieniem.

Uczestniczą: usługodawca pocztowy (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) w zakresie skrzynki; kopie trafiają do niej bezpośrednio przez rekordy MX naszej domeny, a nie przez przekierowanie, zob. Podmioty przetwarzające dalej.

Ograniczenie: trafienie potwierdza jedynie, że odpowiednia kopia dotarła do skrzynki kontrolnej, a nie doręczenie do właściwego odbiorcy ani wpis w systemie CRM. Bez skrzynki kontrolnej funkcja nie jest dostępna. Kopie nie powinny zawierać szczególnych kategorii danych osobowych (§ 6 ust. 4).

2. Portal klienta i raport miesięczny dla subskrybentów

Cel: wysyłka raportu miesięcznego o formularzach strony w imieniu Klienta, zazwyczaj agencji do jej własnych klientów, oraz udostępnienie portalu z tymi raportami.

Dane: adres e-mail, język, czas i adres IP zamówienia, czas potwierdzenia (double opt-in) i rezygnacji; treść raportu (domena, wyniki sprawdzeń, liczby).

Osoby, których dane dotyczą: klienci i osoby kontaktowe Klienta, które zamawiają raport.

Usunięcie: niepotwierdzone zamówienia – po 30 dniach. Po rezygnacji dowód zamówienia, potwierdzenia i rezygnacji pozostaje przez trzy lata, aby Klient mógł wykazać zgodę. Wszystko najpóźniej wraz z obszarem roboczym; samo odwołanie portalu nie usuwa jego subskrybentów.

Uczestniczą: usługodawca pocztowy (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) w zakresie wysyłki.

3. Alerty, raporty i incydenty

Cel: doręczanie alertów, komunikatów zbiorczych i raportów do miejsc docelowych skonfigurowanych przez Klienta oraz zarządzanie incydentami.

Dane: adresy e-mail, adresy webhooków i kanałów czatu, identyfikator czatu w Telegramie po połączeniu przez odbiorcę; treść komunikatów (domena, zdarzenie, czas, link do usługi, a przy alertach dotyczących sprawdzenia link do raportu, przez który wyniki i zrzuty ekranu są dostępne bez logowania; do Telegrama zamiast linku do raportu trafia wyłącznie link do strony domeny w koncie, wymagającej zalogowania); dziennik wysyłki; próby doręczenia eskalacji dla każdego incydentu i miejsca docelowego (liczba, czas, wynik, błąd); imię i nazwisko lub adres e-mail osoby potwierdzającej incydent oraz osoba odpowiedzialna wraz z terminem.

Osoby, których dane dotyczą: pracownicy i usługodawcy Klienta, którzy otrzymują alerty lub obsługują incydenty.

Usunięcie: miejsca docelowe – do czasu, aż Klient je usunie lub usunie domenę; dziennik wysyłki – po 90 dniach; zebrane komunikaty – 30 dni po wysyłce; incydenty – do rozwiązania i przez 180 dni od rozwiązania, a wraz z nimi próby doręczenia eskalacji.

Uczestniczą: usługodawca pocztowy (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) w zakresie e-maili; w zakresie usług czatu i webhooków – dostawcy wybrani przez Klienta (§ 9 ust. 6).

4. Sprawdzanie stron Klienta: osoby przypadkowo widoczne

Cel: sprawdzanie i monitorowanie formularzy i ich ochrony w domenach Klienta, do których przedstawił on potwierdzenie uprawnień do domeny. Dopóki brak potwierdzenia dla danej domeny, sprawdzamy ją wyłącznie pasywnie i w odniesieniu do tych sprawdzeń sami jesteśmy administratorem; opisuje to Polityka prywatności.

Dane: skan odczytuje publiczne podstrony domeny: adresy podstron, budowę formularzy (nazwy, typy i etykiety pól, cecha wymagalności i widoczności, bez wartości; początki wstępnie wypełnionych ukrytych pól i atrybutów data skaner odczytuje tylko w trakcie sprawdzenia i ich nie zapisuje), osadzone skrypty, zabezpieczenia. Wykonuje zrzuty ekranu widocznego obszaru strony głównej i formularzy, a przy aktywnych zgłoszeniach testowych także strony odpowiedzi; nie są one zaczerniane. W nich oraz w odczytanej treści podstron mogą znajdować się dane osobowe, które Klient sam opublikował, np. imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe osób kontaktowych, zdjęcia lub opinie. Adresy odbiorców formularzy zapisujemy wyłącznie jako domenę. Dla każdego sprawdzenia usługa tworzy raport pod losowym linkiem, pod którym wyniki i zrzuty ekranu są dostępne bez logowania do czasu usunięcia sprawdzenia; link znajduje się w koncie i w alertach (pkt 3). Kto go przekazuje dalej, przekazuje dalej raport.

Osoby, których dane dotyczą: osoby, których dane są widoczne na stronie Klienta.

Usunięcie: wyniki sprawdzeń wraz ze zrzutami ekranu – najwyżej 13 miesięcy; ostatnie sprawdzenie pozostaje, dopóki domena jest w koncie. Wraz z usunięciem domeny usuwane są dane domeny, w tym sprawdzenia, ustalenia i zrzuty ekranu.

Uwaga: model językowy na naszym własnym serwerze pomaga klasyfikować formularze, których celu same reguły nie rozpoznają. Tak sklasyfikowane formularze nigdy nie są wysyłane i nie liczą się do wyniku punktowego ani oceny. Aktywne zgłoszenia testowe (najwyżej pięć na jedno sprawdzenie) zawierają wyłącznie oznaczone teksty testowe bez danych osobowych.

Plan działań w kwalifikujących się raportach. W przypadku sprawdzeń zweryfikowanych domen opisanych w punkcie 4 nasz lokalny model językowy może również generować krótki plan działań według priorytetów na podstawie nazwy hosta, adresów stron z formularzami, typów formularzy, informacji o CMS, istniejącego poziomu ryzyka i wyniku punktowego, o ile są dostępne, ewentualnej rozpoznanej wtyczki oraz wybranych ustaleń z wynikiem negatywnym lub niejasnym. Pola te mogą przypadkowo zawierać dane osobowe. Polecenie dla modelu nie obejmuje zrzutów ekranu, wpisanych wartości pól formularza ani pełnego kodu źródłowego strony. Plan wspiera to samo sprawdzenie ochrony formularzy, nie zmienia strony internetowej i nie rozstrzyga o jej wyniku punktowym ani ocenie. Tymczasowe zapytania i odpowiedzi są przechowywane w wewnętrznej kolejce zleceń do czasu odebrania wyniku lub zaplanowanego czyszczenia wpisów starszych niż jedna godzina; nie jest to bezwarunkowa gwarancja usunięcia podczas awarii. Odebrany plan jest zapisywany wraz ze skanem zgodnie z tymi samymi zasadami przechowywania i usuwania. Rozróżnienie ról dla pasywnych sprawdzeń niezweryfikowanych domen z punktu 4 nadal obowiązuje.

5. Dane logowania do konta testowego na potrzeby skanu za logowaniem

Cel: odczyt formularzy na maksymalnie pięciu wskazanych przez Klienta podstronach za logowaniem. Wyłącznie dla zweryfikowanych domen, wyłącznie przez właścicieli i administratorów obszaru roboczego, wyłącznie w płatnych planach. Konto testowe jest używane wyłącznie w pełnym sprawdzeniu, a nie w sprawdzeniach w przeglądarce (pkt 6).

Dane: adres logowania, nazwa użytkownika i hasło konta testowego, informacje o polach logowania; to, co jest widoczne dla tego konta na odczytywanych podstronach, w zakresie dotyczącym budowy formularzy.

Osoby, których dane dotyczą: osoba, na którą zarejestrowane jest konto testowe, jeżeli jest ono przypisane do osoby; osoby, których dane są widoczne w koncie testowym.

Ochrona: nazwa użytkownika i hasło są szyfrowane już na serwerze WWW kluczem publicznym serwera skanującego i powiązane z domeną. Odszyfrować je może wyłącznie serwer skanujący w trakcie skanu; serwer WWW, baza danych i kopie zapasowe zawierają wyłącznie szyfrogram. Dane logowania nigdy nie są wyświetlane, nigdy nie są rejestrowane w dziennikach i nigdy nie są wydawane przez interfejs API; interfejs pokazuje tylko pierwszy znak i długość nazwy użytkownika. Za logowaniem nic nie jest wysyłane, nie jest wykonywany żaden aktywny test ani zrzut ekranu; podstrony służące do wylogowania, usunięcia lub wypowiedzenia nie są wywoływane.

Usunięcie: do czasu, aż Klient usunie dane logowania lub domenę; usunięcie nadpisuje szyfrogram i czyści oczekujące zlecenia. Kopia przypisana do pojedynczego zlecenia skanu jest czyszczona po zakończeniu przebiegu, a pozostałości najpóźniej po godzinie.

6. Ścieżki formularzy i sprawdzenia w przeglądarce

Cel: cykliczne sprawdzanie, czy skonfigurowane formularze działają w prawdziwej przeglądarce do momentu przed wysłaniem.

Dane: adresy formularzy, selektory, poprzedzające kliknięcia i kroki kontrolne, wybór przeglądarki, osoba odpowiedzialna i termin; wyniki ze statusem, technicznymi kategoriami błędów, oczyszczonymi wskazówkami dotyczącymi błędów, pomiarami czasu i zrzutem ekranu formularza, na którym pola wprowadzania są zakryte. Związek z osobą powstaje przede wszystkim przez osobę odpowiedzialną oraz przez treści, które Klient sam wpisuje w kroki lub nazwy.

Osoby, których dane dotyczą: pracownicy Klienta, do których przypisano formularze.

Usunięcie: konfiguracje – do czasu usunięcia domeny; Klient może je pojedynczo zmienić lub wyłączyć, ale obecnie nie może ich pojedynczo usunąć. Wyniki – po 13 miesiącach.

Ograniczenie: sprawdzenia w przeglądarce niczego nie wysyłają. Niezależny drugi punkt kontrolny jest przewidziany w usłudze, ale obecnie nie został uruchomiony; bez niego nie ma potwierdzenia z drugiej lokalizacji. Jeżeli zostanie uruchomiony u osoby trzeciej, stosuje się § 9.

7. „Fix it for me”

Cel: wbudowanie modułu ochronnego we wklejony przez Klienta kod formularza.

Dane: wklejony kod, jeżeli zawiera dane osobowe, np. w komentarzach, przykładowych wartościach lub wpisanych na stałe adresach.

Osoby, których dane dotyczą: osoby, których dane znajdują się w kodzie.

Przetwarzanie i usunięcie: model językowy na naszym własnym serwerze wbudowuje moduł. Kod jest przetwarzany wyłącznie przez czas trwania zapytania i nie jest zapisywany. Usługa działa bez danych logowania do systemów Klienta i niczego nie instaluje na jego serwerze.

8. Własna marka (white label)

Cel: prezentacja marki Klienta w raportach i w portalu klienta.

Dane: nazwa firmy, strona internetowa, dane kontaktowe i logo, ewentualnie imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby kontaktowej.

Osoby, których dane dotyczą: osoby kontaktowe Klienta.

Usunięcie: do czasu, aż Klient zmieni lub usunie dane, najpóźniej wraz z obszarem roboczym.

9. Uzupełniające liczby bez związku z osobami

Opcjonalne liczby dotyczące formularzy i błędów pól z rozszerzenia do WordPressa nie zawierają wprowadzonych danych, nazw pól ani identyfikatorów odwiedzających i są przechowywane przez 13 miesięcy. Rejestrator ścieżek formularzy przechowuje kroki najwyżej przez 15 minut w przeglądarce Klienta, a lokalne liczniki dzienne pozostają najwyżej 14 dni na jego stronie. Wymieniamy je tutaj, aby obraz był pełny; z uwagi na swoją konstrukcję nie są one danymi powierzonymi.

10. Ochrona formularzy (formconfirmed)

Niniejszy punkt ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Klient włączy ochronę formularzy (Regulamin pkt 5.7).

Cel: ocena zgłoszeń wysyłanych przez formularze na stronach Klienta w celu rozpoznania zgłoszeń automatycznych.

Jak to działa: przy wyświetleniu strony z chronionym formularzem skrypt w przeglądarce odwiedzającego pobiera z naszego serwera podpisane zadanie i je rozwiązuje (dowód wykonania obliczeń). Przy wysłaniu serwer Klienta przedstawia wynik naszemu interfejsowi sprawdzającemu. Sprawdzamy podpis, wiek, jednorazowe użycie i domenę znacznika kontrolnego oraz dalsze sygnały, takie jak czas wypełniania, niewidoczne pole-pułapka i powtarzające się żądania z tego samego skróconego adresu. Jeżeli Klient włączy sprawdzanie treści, model językowy ocenia tekst wiadomości przesłany przez serwer Klienta. Zwracany jest wynik punktowy z zalecaną akcją i powodami; o dalszym losie zgłoszenia decyduje Klient. Nie są używane pliki cookie, zapis w przeglądarce ani odcisk urządzenia.

Dane: adres IP odwiedzającego przy pobieraniu zadania i przy sprawdzeniu, adres i domena strony, momenty i czas wypełniania, informacja, czy wypełniono pole-pułapkę, identyfikator przeglądarki w dzienniku serwera WWW; tylko przy włączonym sprawdzaniu treści – tekst wiadomości.

Osoby, których dane dotyczą: osoby odwiedzające strony Klienta, które wyświetlają stronę z chronionym formularzem lub wysyłają taki formularz.

Zapisywane dane i usunięcie: adres IP jest zapisywany wyłącznie w skróconej postaci (IPv4 bez ostatniego bajtu, IPv6 pierwsze 48 bitów) i jako skrót (hash) z kluczem zmienianym codziennie, przez godzinę; wykorzystane znaczniki kontrolne najpóźniej przez jedenaście minut; wyniki sprawdzeń bez adresu IP i bez tekstu (akcja, wynik punktowy, powody, domena, kategoria sprawdzenia treści) przez 30 dni; dane dzienne bez odniesienia do osób przez 400 dni; dziennik serwera WWW przez 14 dni. Tekst wiadomości jest przetwarzany wyłącznie w pamięci operacyjnej i nie jest zapisywany, rejestrowany w dziennikach ani wykorzystywany do trenowania.

Miejsce: na naszych własnych serwerach w Polsce, model językowy na własnym sprzęcie; dodatkowych dalszych podmiotów przetwarzających nie ma.

Załącznik 2 – Środki techniczne i organizacyjne

Środki są opisane na stronie Środki techniczne i organizacyjne. Stanowi ona integralną część niniejszej umowy w każdorazowo opublikowanej wersji; zmiany następują zgodnie z § 8 ust. 3.

Załącznik 3 – Dalsze podmioty przetwarzające

Zaakceptowane dalsze podmioty przetwarzające są wymienione na stronie Podmioty przetwarzające dalej. Stanowi ona integralną część niniejszej umowy w każdorazowo opublikowanej wersji; zmiany następują zgodnie z § 9 ust. 2 i 3.

Kwestie otwarte przed uruchomieniem: przewidzianym usługodawcą pocztowym jest Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. Umowa powierzenia przetwarzania danych obowiązująca dla tego zastosowania, rzeczywiste miejsca przetwarzania oraz właściwa podstawa przekazania wymagają jeszcze udokumentowania. Niniejsza wersja nie potwierdza ani zawartej umowy, ani certyfikacji w ramach Data Privacy Framework.

Wersja

Wersja 2.2 z 29 października 2026 r., zastępuje wersję 2.1. Zmiany: nowy pkt 10 w załączniku 1 dotyczący ochrony formularzy formconfirmed; ma on zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy Klient ją włączy. Żadne inne postanowienie się nie zmienia.

Wersja 2.1 z 22 października 2026 r., zastępuje wersję 2.0. Zmiany: w razie rozbieżności rozstrzyga teraz wersja polska zamiast niemieckiej; umowa jest dostępna we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej (postanowienie o języku). Żadne inne postanowienie się nie zmienia.

Wersja 2.0 z 11 października 2026 r., zastępuje wersję z 9 października 2026 r. Zmiany: układ zgodny z art. 28 ust. 3 RODO z uwzględnieniem standardowych klauzul umownych 2021/915; załącznik 1 kompletny dla każdej funkcji, nowe pozycje dotyczące danych logowania do skanu za logowaniem, ścieżek formularzy i ograniczeń kontroli doręczenia; środki techniczne i organizacyjne oraz lista dalszych podmiotów przetwarzających stanowią odrębne strony i jako załączniki 2 i 3 są integralną częścią umowy; wybór między zwrotem a usunięciem, kopie zapasowe z terminem wygaśnięcia i ponownym wykonaniem zleceń usunięcia, brak sztywnego okresu karencji w przypadku pilnych kontroli, odpowiedzialność za dalsze podmioty przetwarzające jak za własne działania.