Privacybeleid

Dit document is in meerdere talen gepubliceerd. Bij verschillen tussen de taalversies is de Poolse versie bindend.

Versie 2.3 · Laatst bijgewerkt: 29 oktober 2026

Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens formexposed verwerkt, voor welk doel, op welke rechtsgrond, aan wie ze worden verstrekt en wanneer ze worden gewist. Wij beschrijven alleen wat de Dienst daadwerkelijk doet; de bewaartermijnen die wij noemen zijn dezelfde als die waarmee onze wisprocessen werken, en waar nog geen vaste termijn bestaat, zeggen wij dat. Functies die zijn gebouwd maar niet zijn ingeschakeld, worden als zodanig vermeld. Omdat de Dienst meerdere groepen personen raakt, begint elk hoofdstuk met de vermelding voor wie het bedoeld is:

U bezoekt formexposed.com of form.exposed: hoofdstukken 3, 4 en 5.
U hebt op de startpagina een domein laten controleren: hoofdstuk 6.
Uw website is door onze crawler gecontroleerd: hoofdstuk 7 – dit is tevens onze informatie op grond van Art. 14 AVG.
U hebt een account of bent voor een team uitgenodigd: hoofdstukken 8 tot en met 18.
U bezoekt de website van een van onze klanten (met een badge, plugin of bezorgingscontrole): hoofdstuk 20.
U wilt een recht uitoefenen of een klacht indienen: hoofdstukken 26 tot en met 28.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens op formexposed.com en form.exposed en in de dienst formexposed, voor zover wij niet namens een klant optreden (hoofdstuk 2), is:

LW IT Solutions Company Lukas Wójcik
Eigenaar: Lukas Wójcik
al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301
90-437 Łódź
Polen
NIP (Pools fiscaal identificatienummer) 7252266190 · Btw-nummer PL7252266190
E-mail: contact@lukaswojcik.com

U kunt ons ook bereiken via het supportvenster (het vraagteken in de navigatie) en de contactpagina. Meld beveiligingslekken via onze pagina voor het melden van kwetsbaarheden.

Functionaris voor gegevensbescherming: Wij hebben er geen aangewezen. Wij zijn een eenmanszaak; onze kernactiviteit is het controleren van websites en formulieren, niet het grootschalig observeren van personen of het verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (Art. 37(1) AVG). De redenen staan in het register van verwerkingsactiviteiten. Stuur vragen over gegevensbescherming naar het bovenstaande e-mailadres; dat komt rechtstreeks bij de eigenaar terecht.

2. Waar het om gaat en in welke rol wij optreden

formexposed controleert de contactformulieren van websites: of ze beschermd zijn tegen spam en misbruik, of aanvragen aankomen, welke diensten van derden kunnen meelezen terwijl een formulier wordt ingevuld, en of hier iets aan verandert. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens in drie rollen. Dat onderscheid is geen formaliteit: het bepaalt tot wie u zich met een verzoek moet richten.

Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van onze eigen websites, van onze klanten en hun teamleden, voor facturering en support, en voor de controle van websites die niet bij een klantaccount horen (gratis controle, onderzoek, prospectcontrole) of waarvan de klant het domein nog niet heeft geverifieerd. Daarover gaat dit beleid.
Als verwerker voor gegevens van derden die onze klanten via de Dienst hebben laten verwerken: kopieën van formuliermails bij de bezorgingscontrole (hoofdstuk 15), abonnees van een klantportaal (hoofdstuk 14), ontvangers van meldingen die zelf geen klant zijn (hoofdstuk 10), testaccounts voor de controle achter een login (hoofdstuk 9) en personen die zichtbaar zijn op een website waarvan een klant het domein heeft geverifieerd (hoofdstuk 7). In die gevallen is de klant de verwerkingsverantwoordelijke; de verwerkersovereenkomst, die elke klant bij de registratie sluit, is van toepassing.
Helemaal niet voor wat onze WordPress-plugin en onze TYPO3-extensie op de website van een klant opslaan en wat die website niet verlaat (hoofdstuk 13). De beheerder van die website is de verwerkingsverantwoordelijke; wij hebben er geen toegang toe.

Waar dit beleid over „klant” spreekt, wordt de houder van een account bij formexposed bedoeld. Accounts zijn uitsluitend beschikbaar voor bedrijven; de gratis controle kan iedereen zonder account gebruiken. De Dienst is niet gericht op kinderen.

3. Servers, logbestanden en back-ups

Voor iedereen die onze websites bezoekt of de Dienst gebruikt.

Wij exploiteren formexposed op onze eigen servers in Polen: een webserver met de database en een scanserver waarop de crawler en een taalmodel draaien. Beide bevinden zich in hetzelfde interne netwerk. Er is geen externe hosting- of cloudaanbieder. Alleen de eigenaar heeft toegang tot de servers.

3.1 Logbestand van de webserver

Bij elk verzoek slaat de webserver het IP-adres op, de datum en tijd, het opgevraagde adres, de statuscode, de hoeveelheid overgedragen gegevens, de eerder bezochte pagina (referrer) en de browseridentificatie (user agent). Dit geldt ook voor verzoeken om de badge vanaf pagina's van klanten (hoofdstuk 12). De logbestanden worden dagelijks geroteerd en na 14 dagen gewist.

3.2 Logbestand van paginaweergaven

Daarnaast registreert de applicatie elke paginaweergave, maar niet achtergrondverzoeken, interfaces of de badge: IP-adres, het daarvan afgeleide land, het opgevraagde adres en de referrer (toegangstokens daarin, zoals die van rapport- of portaallinks, maskeren wij vóór het opslaan), de browseridentificatie en de daarvan afgeleide gegevens over apparaattype, besturingssysteem en browser, de taal en – als u bent ingelogd – uw accountnummer. Het land bepalen wij met een database op onze eigen server; het IP-adres verlaat de server daarvoor niet. Als onze support uw account bekijkt (hoofdstuk 8.5), worden deze paginaweergaven niet aan uw account toegerekend. Wij wissen de gegevens na 60 dagen.

3.3 Foutenlogboek en foutmelding

Wij registreren technische fouten met tijdstip, niveau, bron, melding, technische context en, indien van toepassing, uw accountnummer, en wissen ze na 90 dagen. Bij een nieuw soort fout stuurt de Dienst de eigenaar een e-mail met de ruwe tekst van de melding (maximaal 400 tekens, niet opgeschoond) en een korte melding via Telegram; als fouten zich opstapelen alleen de melding; daarnaast is er dagelijks een overzicht van de soorten fouten per e-mail. Het Telegram-bericht is een vaste zin zonder de inhoud van de fout, zonder adres en zonder informatie over personen. Per soort fout bewaren wij één voorbeeld van de melding, momenteel zonder vaste bewaartermijn; wij zullen een wistermijn vaststellen en die hier vermelden. Foutmeldingen horen geen persoonsgegevens te bevatten; wij kunnen dat niet uitsluiten, bijvoorbeeld als een melding een ingevoerd adres weergeeft.

3.4 Back-ups

Van de database wordt elke nacht een back-up gemaakt nadat het wisproces is voltooid; een back-up bevat daardoor niets wat volgens deze bewaartermijnen al gewist had moeten zijn. Back-ups worden momenteel op dezelfde locatie bewaard als de database en zijn niet afzonderlijk versleuteld; een versleutelde kopie op een tweede locatie is gepland. Ze vervallen na 14 dagen. Wat wij in het live systeem wissen, blijft tot dan in de back-ups staan. Uit een back-up wordt niets selectief verwijderd; deze dient uitsluitend voor herstel na verlies.

Doel en rechtsgrond: werking en beveiliging van de Dienst, afweer van aanvallen en misbruik, foutopsporing, herstel en gebruikscijfers. Voor dat laatste registreren wij alleen dagtotalen (zoals registraties per dag), niets over personen; wij gebruiken geen analyse- of trackingdienst. De rechtsgrond is Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is een veilige en stabiele werking.

4. Cookies en opslag in de browser

Voor bezoekers van onze websites en gebruikers van de Dienst.

Naam	Type	Doel	Duur
`bpid`	cookie	Sessie: houdt u ingelogd, beschermt formulieren tegen vervalste verzoeken (CSRF) en telt de limieten per sessie voor de gratis controle	tot u de browser sluit
`bp_remember`	cookie	alleen als u bij het inloggen „Ingelogd blijven” kiest: houdt u ingelogd	30 dagen
`bp_theme`	lokale opslag	of u het lichte of het donkere thema hebt gekozen; voor ingelogde gebruikers wordt de keuze ook in het account opgeslagen	tot u uw browsergegevens wist

Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de werking van de Dienst waar u uitdrukkelijk om hebt gevraagd; er is daarvoor geen toestemming nodig (Art. 5(3) van Richtlijn 2002/58/EG zoals nationaal omgezet, in Duitsland § 25(2) nr. 2 van de wet inzake gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten (TDDDG), in Polen Art. 399 van de wet op de elektronische communicatie, Prawo komunikacji elektronicznej). De rechtsgrond voor de bijbehorende verwerking is Art. 6(1)(b) AVG als u bent ingelogd, anders Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is in dat geval het beschermen van onze formulieren tegen vervalste verzoeken, het handhaven van de limieten van de gratis controle en het tonen van de door u gekozen weergave.

Wij plaatsen geen cookies voor advertenties of bereiksmeting. Een verwijzingscode uit het partnerprogramma (hoofdstuk 18) wordt tot aan de registratie in het adres meegegeven, niet in een cookie. Google reCAPTCHA kan bij het verzenden van een formulier eigen cookies gebruiken (hoofdstuk 5).

5. Google reCAPTCHA en onze eigen formulierbeveiliging

Voor iedereen die een van onze formulieren verzendt.

Wij beschermen de formulieren voor de gratis controle, de headertool, de uitsluiting van een domein (opt-out), het inloggen, de registratie, het aanvragen en instellen van een nieuw wachtwoord, en support en contact tegen geautomatiseerde aanvallen met Google reCAPTCHA v3. De aanbieder is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland.

Wij laden het script van Google pas wanneer u een van deze formulieren verzendt, niet al bij het openen van een pagina. Het leest dan informatie over de browser, het apparaat en het gebruik van de pagina en stuurt deze samen met uw IP-adres en eventuele Google-cookies naar Google, dat beoordeelt of een mens het formulier verzendt. Wij ontvangen alleen deze beoordeling als score, samen met de actie waarop die betrekking heeft. Als de score onder onze drempel ligt, bij een ander formulier hoort of Google niet binnen drie seconden antwoordt, weigeren wij de verzending; de score slaan wij niet op. U kunt het opnieuw proberen of ons per e-mail schrijven. Google kan gegevens doorgeven aan Google LLC in de VS (hoofdstuk 22) en bepaalt zelf hoe lang het deze bewaart; meer daarover in het privacybeleid van Google.

Daarnaast bevatten deze formulieren – behalve dat voor het instellen van een nieuw wachtwoord – onze eigen beveiliging zonder derden: een voor mensen onzichtbaar valveld en een ondertekend tijdstempel waarmee te snel verzonden formulieren worden herkend.

De formulieren voor de gratis controle, de registratie, het inloggen en het aanvragen van een nieuw wachtwoord beschermen wij bovendien met onze eigen formulierbeveiliging formconfirmed, die eveneens zonder derden werkt. Bij het openen van de pagina haalt een klein script een ondertekende opgave op van onze server; zodra u het formulier gebruikt, lost uw browser die op de achtergrond op (een rekenbewijs). Het resultaat wordt als eenmalig bruikbaar controletoken met het formulier naar ons verzonden, en wij controleren het bij de verzending. Daarbij verwerken wij uw IP-adres, het adres van de pagina met het formulier, de tijdstippen en of een voor mensen onzichtbaar veld is ingevuld. Het IP-adres slaan wij daarvoor alleen ingekort op (bij IPv4 zonder de laatste byte, bij IPv6 alleen de eerste 48 bits) en als hashwaarde met een dagelijks wisselende sleutel, om veelvuldige verzoeken te herkennen; deze waarde wordt na een uur gewist, het gebruikte controletoken na hoogstens elf minuten. De formulierbeveiliging beoordeelt de inhoud van deze formulieren niet. Zij plaatst geen cookies, slaat niets op in uw browser en maakt geen vingerafdruk van uw apparaat. Ontbreekt een geldig controletoken, dan weigeren wij de verzending; was onze dienst voor de opgave niet bereikbaar, dan laten wij haar toe.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is het beschermen van deze formulieren tegen misbruik door programma's, vooral tegen het massaal raden van wachtwoorden, automatisch aangemaakte accounts en het gebruik van de gratis controle als hulpmiddel tegen websites van derden. Omdat het script van Google pas wordt geladen wanneer u het formulier verzendt en alleen die verzending dient, beschouwen wij het uitlezen van de informatie van uw apparaat als strikt noodzakelijk om de dienst te leveren waar u met het verzenden van het formulier uitdrukkelijk om vraagt (§ 25(2) nr. 2 TDDDG, Art. 399 Prawo komunikacji elektronicznej). Voor onze eigen formulierbeveiliging geldt hetzelfde: zij verwerkt in de browser alleen wat nodig is voor het verzenden van het formulier dat u gebruikt. Zij moet reCAPTCHA op termijn vervangen. Vereiste: zonder reCAPTCHA en onze eigen formulierbeveiliging kan het formulier niet worden verzonden; voor vragen blijft e-mail beschikbaar.

6. Gratis controles zonder account

Voor iedereen die op de startpagina een domein controleert of de headertool gebruikt.

6.1 De gratis controle

Op de startpagina kunt u zonder account een domein laten controleren. Daarvoor verwerken wij:

het ingevoerde domein en het resultaat van de controle (rapport; wat de crawler daarbij verzamelt, staat in hoofdstuk 7);
uw IP-adres, het land daarvan, een hash van uw sessie (niet de sessie zelf), het tijdstip en of het verzoek is aanvaard, om de limieten te handhaven (slechts enkele controles per dag per adres en sessie; een domein dat in de afgelopen dagen al is gecontroleerd, krijgt hetzelfde rapport in plaats van een nieuwe controle) en om misbruik op te sporen. Wij wissen deze gegevens na 7 dagen;
bij verdacht gedrag, zoals veel verschillende domeinen vanaf één adres, een markering met het IP-adres of de hash van de sessie. Deze wordt bewaard tot wij het geval hebben beoordeeld en daarna nog 90 dagen. De eigenaar ontvangt daarover een Telegram-melding zonder het domein en zonder het IP-adres.

Iedereen aan wie u de willekeurige link geeft, kan het rapport openen; zoekmachines horen het niet te indexeren. Wij wissen het na 30 dagen, samen met de controlegegevens en schermafbeeldingen. Het gratis rapport toont een uittreksel; er wordt hetzelfde gecontroleerd als in het account, maar zonder testverzendingen.

6.2 De headertool

De tool voor beveiligingsheaders haalt de startpagina van een domein twee keer op (via https en via http) en beoordeelt het antwoord. Wij slaan het domein, het resultaat en het cijfer 90 dagen op; voor de limieten geldt hetzelfde logbestand als bij de controle (7 dagen). Een uitgesloten domein (hoofdstuk 19) wordt ook hier niet gecontroleerd.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG voor de controle waar u om vraagt, en Art. 6(1)(f) AVG voor de limieten en het voorkomen van misbruik; ons gerechtvaardigd belang is dat de Dienst niet wordt misbruikt als hulpmiddel tegen websites van anderen. Vereiste: zonder domein geen controle; zonder IP-adres kan de server u niet antwoorden.

6.3 Feedback op een rapport

Voor iedereen die onder een rapport „Klopt er iets niet in dit rapport?” gebruikt, met of zonder account.

Onder elk voltooid rapport kunt u ons laten weten dat een formulier ontbreekt, verkeerd is ingedeeld of dat een afzonderlijke controle een onjuist resultaat heeft. Daarvoor verwerken wij:

wat u invoert: de gekozen categorie, desgewenst de betreffende controle, het adres van een pagina en een tekst van maximaal 1.000 tekens;
het rapport waarop de feedback betrekking heeft (kenmerk van de link, controle en domein), de taal van de pagina en het tijdstip;
als u bent ingelogd, het kenmerk van uw account; wij zien dan het e-mailadres van het account naast de feedback;
een eenrichtingscontrolegetal van uw IP-adres (gevormd met een geheime sleutel), zodat er vanaf één adres slechts enkele meldingen binnenkomen (5 per uur, 20 per dag). Het IP-adres zelf slaan wij niet bij de feedback op; het controlegetal verwijderen wij na 2 dagen.

Wij vragen niet om een e-mailadres en wij beantwoorden geen feedback. Als u een antwoord wilt, schrijf dan naar de support (hoofdstuk 17). Voer in de tekst geen persoonsgegevens in. Wij lezen de feedback, delen deze in en nemen waar zinvol de controlegegevens van het rapport (formuliervelden, redenen en bevindingen, zonder schermafbeeldingen) over als testgeval voor onze detectie; zo'n testgeval beschrijft de gecontroleerde website, niet u. Feedback verandert het rapport niet.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is het vinden en verhelpen van fouten in onze detectie, en de limiet beschermt tegen misbruik. Vereiste: feedback is vrijwillig. Bewaartermijn: 24 maanden; met uw account onmiddellijk.

7. Controle van websites met onze crawler – informatie op grond van Art. 14 AVG

Voor beheerders van gecontroleerde websites en voor personen van wie gegevens op een gecontroleerde website staan. U hebt ons deze gegevens niet zelf verstrekt; daarom informeren wij u hier.

7.1 Wat de crawler doet

Onze crawler FormExposedBot haalt per controle maximaal acht openbare pagina's van een website op, na elkaar, net zoals een bezoeker met een browser. Daarnaast kunnen er tot drie pagina's zijn die hij opnieuw laadt om in de cookiebanner op „Weigeren” te klikken, tot drie pagina's in telefoonweergave, bij geverifieerde domeinen de testverzendingen (hoofdstuk 7.3) en tot vijf pagina's achter een login (hoofdstuk 9.4). Vóór de controle leest hij de robots.txt: als een Disallow voor FormExposedBot of voor alle programma's de startpagina uitsluit, controleert hij niet. Geblokkeerde subpaden houdt hij momenteel niet afzonderlijk aan. In zijn browseridentificatie maakt hij zich bekend als FormExposedBot. Hij onderzoekt de formulieren en slaat op:

de adressen en titels van de gecontroleerde pagina's, de structuur van de formulieren (veldnamen, veldtypen, labels, verplichte en zichtbaarheidsattributen, geen waarden; de beginstukken van vooraf ingevulde verborgen velden en van data-attributen leest hij alleen tijdens de controle en slaat hij niet op) en de gevonden beschermingsmaatregelen;
technische kenmerken van de pagina's: gebruikte CAPTCHA- en spambeschermingsdiensten, ingesloten scripts van derden (adres en controlegetal), de hosts waarvan de pagina inhoud laadt, de namen van geplaatste cookies, beveiligingsheaders, aanwijzingen over de toegankelijkheid van formulieren, het gedrag van een cookiebanner bij weigering en of advertentiepixels of sessie-opnames aan formulieren zijn gekoppeld;
een schermafbeelding van het zichtbare gedeelte van de eerste pagina en een van elk gevonden formulier, en na een testverzending ook een van de antwoordpagina. Deze schermafbeeldingen zijn niet geanonimiseerd; ze tonen wat op de pagina te zien is.

Als een formulier een ontvangersadres bevat, slaan wij alleen het domein daarvan op, nooit het adres. Andere inhoud van de pagina's slaan wij niet op. Toch kunnen persoonsgegevens betrokken zijn als die op een pagina of in een schermafbeelding zichtbaar zijn, zoals de naam en foto van een contactpersoon naast het formulier. Categorieën: namen, functies, contactgegevens en afbeeldingen die de beheerder zelf heeft gepubliceerd. Wij zoeken niet naar bijzondere categorieën van persoonsgegevens en analyseren die niet.

Wij delen formulieren in op basis van vaste regels (zoals „contact” of „nieuwsbrief”). Alleen als de regels geen resultaat opleveren, helpt een taalmodel dat op onze eigen scanserver draait; zo ingedeelde formulieren worden nooit verzonden en tellen niet mee voor de score of het oordeel. Daarbij worden geen gegevens aan derden verstrekt en het model wordt er niet mee getraind. Meer hierover in EU-AI-verordening: hoe formexposed AI gebruikt.

7.2 Wie een controle start

iemand die op de startpagina een domein invoert (hoofdstuk 6);
onze WordPress-plugin of onze TYPO3-extensie voor de eigen website, ook zonder account (hoofdstuk 13);
een klant voor een domein in zijn account (hoofdstuk 9);
een bureau voor de website van een prospect, zonder testverzending (hoofdstuk 14);
wijzelf voor een onderzoek naar de beveiliging van contactformulieren, waarvan wij alleen geaggregeerde cijfers zonder namen van websites publiceren.

7.3 Wat de crawler niet doet

Websites van anderen controleert hij uitsluitend passief: hij verzendt geen formulier, probeert geen inloggegevens uit en valt niets aan. Testverzendingen stuurt hij alleen naar contactformulieren van domeinen waarvoor een klant in zijn account heeft aangetoond dat hij bevoegd is die te controleren – als eigenaar of namens de eigenaar, via DNS-record, metatag, bestand of plugin: duidelijk gemarkeerde testberichten zonder persoonsgegevens, maximaal vijf per controle; zonder zo'n bewijs alleen bij interne controles van onze eigen test- en demodomeinen. Het zoeken naar blootgestelde bestanden, het uitlezen van versies en de controle achter een login zijn eveneens alleen beschikbaar voor geverifieerde domeinen (hoofdstuk 9).

7.4 Bewaartermijn

Controles zonder account 30 dagen; controles van de website van een prospect 90 dagen; controles voor een onderzoek tot de publicatie van de resultaten; controles van een domein in een klantaccount maximaal 13 maanden – de meest recente blijft bewaard zolang het domein in het account staat – en nooit langer dan het domein in het account staat.

7.5 Rechtsgrond en bron

De rechtsgrond is Art. 6(1)(f) AVG. Het gerechtvaardigd belang bestaat erin websitebeheerders en hun dienstverleners zwakke plekken in hun formulieren te tonen voordat die voor spam of misbruik worden gebruikt, in het belang van degene die een controle aanvraagt bij dat resultaat en, bij het onderzoek, in het doen van een uitspraak over de stand van de formulierbeveiliging. De gegevens zijn afkomstig uit openbaar toegankelijke bronnen, namelijk de gecontroleerde website zelf. Ontvangers zijn degene die de controle heeft gestart en iedereen aan wie die persoon de link naar het rapport geeft, en bij een prospectcontrole het bureau; van een onderzoek publiceren wij alleen geaggregeerde cijfers. Als een klant in zijn account een domein controleert dat hij heeft geverifieerd, handelen wij in zijn opdracht (hoofdstuk 2); zolang de verificatie ontbreekt, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wij publiceren deze informatie hier en op de FormExposedBot-pagina in plaats van elke zichtbare persoon afzonderlijk te schrijven; dat zou onmogelijk zijn of een onevenredige inspanning vergen, temeer omdat wij van deze personen alleen weten wat op de pagina staat (Art. 14(5)(b) AVG).

Bezwaar en uitsluiting: Als beheerder van een website kunt u verdere controles van uw domein uitsluiten via uw robots.txt of via onze opt-outpagina (hoofdstuk 19). Personen die op een gecontroleerde pagina zichtbaar zijn, kunnen volgens hoofdstuk 27 bezwaar maken tegen de verwerking en om wissing van een rapport of schermafbeelding verzoeken.

8. Uw klantaccount

Voor klanten en uitgenodigde teamleden.

8.1 Registratie en account

Voor een account verwerken wij uw e-mailadres en uw wachtwoord (alleen als hash; het wachtwoord zelf kennen wij niet), uw voornaam en – voor zover u die opgeeft – achternaam en bedrijf, daarnaast taal, thema, valuta, abonnement, de tijdstippen van registratie en laatste aanmelding en het IP-adres van de laatste aanmelding. U bevestigt uw e-mailadres via een link die 72 uur geldig is; accounts die nooit worden bevestigd, wissen wij na 30 dagen. Als u uw e-mailadres wijzigt, geldt het nieuwe pas na bevestiging via een link die daarnaartoe wordt gestuurd.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG (overeenkomst); voor het IP-adres van de laatste aanmelding Art. 6(1)(f) AVG (bescherming van uw account, hoofdstuk 8.2). Vereiste: e-mailadres, voornaam en wachtwoord zijn nodig voor het sluiten van de overeenkomst; uw factuuradres en btw-identificatienummer verstrekt u alleen bij betaalde abonnementen, aan Stripe (hoofdstuk 18).

8.2 Aanmelding en beveiliging

aanmeldpogingen met e-mailadres, IP-adres en resultaat: 7 dagen, tegen het raden van wachtwoorden; daarnaast tellers voor aanmeldpogingen per account (bij een onbekend adres per ingevoerd adres), per account en IP-adres en per IP-adres, voor pogingen met tweestapsverificatie en wachtwoordbevestigingen per account, voor e-mails om het wachtwoord opnieuw in te stellen per e-mailadres, voor registraties per IP-adres en voor pogingen met het wachtwoord van een klantportaal per portaal en IP-adres, die wij alleen onder een gepseudonimiseerde sleutel (HMAC) opslaan, zonder het e-mail- of IP-adres in leesbare vorm, en die met hun tijdvenster vervallen (momenteel 15 minuten, één uur bij het opnieuw instellen van wachtwoorden en bij registraties);
aangemelde apparaten met IP-adres, browser, besturingssysteem en apparaattype, zodat u ze in de instellingen kunt zien en kunt afmelden: tot 90 dagen na het laatste gebruik;
als tweestapsverificatie is ingeschakeld, het geheim daarvoor (versleuteld) en uw herstelcodes (alleen als hash);
links om het wachtwoord opnieuw in te stellen zijn één uur geldig;
een activiteitenlogboek van belangrijke handelingen, zoals „domein aangemaakt”, „melding ingesteld” of „instellingen gewijzigd”, met tijdstip, handelend account, IP-adres en land: 365 dagen.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is de bescherming van uw account en van de Dienst en de traceerbaarheid van wijzigingen in een werkruimte waarin meerdere personen werken.

8.3 Vastlegging van het sluiten van de overeenkomst

Bij de registratie leggen wij vast met welke versie van de Servicevoorwaarden en van de verwerkersovereenkomst u hebt ingestemd en van welke versie van dit privacybeleid u kennis hebt genomen – telkens met de volledige tekst, de hash daarvan, het tijdstip, het IP-adres en de browseridentificatie. Dit dient als bewijs van het sluiten van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) en (f) AVG). Wij bewaren deze vastlegging zolang het account bestaat. Na het wissen van het account wissen wij haar zodra de instemming vier jaar oud is, omdat vragen over het sluiten van de overeenkomst juist na beëindiging opkomen.

8.4 Werkruimten, team en uitnodigingen

Een account werkt in een of meer werkruimten. Als u iemand uitnodigt, sturen wij die persoon een e-mail met de naam van de werkruimte (standaard uw bedrijfsnaam of voornaam) en een link om de uitnodiging te aanvaarden; voor de uitnodiging slaan wij ook de beoogde rol op en wie de uitnodiging heeft verstuurd. De leden van een werkruimte zien wie erbij hoort en in welke rol. Als u een uitgenodigde persoon bent, hebben wij uw e-mailadres verkregen van het lid dat u heeft uitgenodigd (Art. 14(2)(f) AVG). Niet-aanvaarde uitnodigingen wissen wij wanneer ze na 14 dagen verlopen, aanvaarde 30 dagen na aanvaarding. Aan een bewaakt formulier kunnen een verantwoordelijke uit het team en een termijn voor het herstel worden toegewezen; daarvoor slaan wij alleen de koppeling aan het account en de termijn op. Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG ten aanzien van de klant; ten aanzien van de uitgenodigde persoon Art. 6(1)(f) AVG (de klant wil met die persoon samenwerken).

8.5 Hulp van onze support

Om u bij een probleem te helpen, kan onze support uw account bekijken zoals u het ziet. Elke dergelijke toegang wordt in het activiteitenlogboek vastgelegd en verschijnt in uw gegevensexport. Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG als u om hulp hebt gevraagd, anders Art. 6(1)(f) AVG (foutopsporing).

8.6 Export en wissing

Onder Instellingen kunt u de voor uw account opgeslagen gegevens als JSON-bestand downloaden – zonder wachtwoordhashes en geheimen en zonder de gegevens van andere leden. Dit bestand bevat geen controleresultaten, bevindingen en incidenten (alleen de afleverpogingen van escalaties per meldingsbestemming); die zijn beschikbaar als rapporten in het account en op verzoek als bestand. Daar kunt u uw account ook zelf wissen; daarvoor is geen e-mail nodig. Een lopend betaald abonnement eindigt onmiddellijk, in de regel zonder terugbetaling (uitzonderingen staan in de Servicevoorwaarden); wie de betaalde periode eerst wil benutten, zegt in het gedeelte Facturering op tegen het einde van de periode. Als de overeenkomst voor uw account op een andere manier eindigt, bijvoorbeeld door opzegging door ons, kunt u uw gegevens tot het einde van de overeenkomst exporteren en wissen wij het account uiterlijk 30 dagen na het einde van de overeenkomst. Samen met het account wissen wij onmiddellijk uw werkruimten met de daaraan gekoppelde gegevens, waaronder domeinen, controleresultaten en schermafbeeldingen, meldingen, incidenten, bewijslogboeken, huisstijl, klantportalen inclusief abonnees, de lijst van uw prospectcontroles (de rapporten daarvan blijven toegankelijk tot hun 90 dagen verstrijken), API-sleutels, uitrolcodes en testlogins. Als iemand anders nog in een van uw werkruimten werkt, gaat die werkruimte over op een ander lid – eerst beheerders, en daarvan degene die het langst lid is – in plaats van te worden gewist. Tot het verstrijken van hun eigen bewaartermijn blijven bewaard: het activiteitenlogboek en het logbestand van paginaweergaven met het nummer van uw voormalige account, verzonden e-mails (30 dagen, hoofdstuk 11), de vastlegging van het sluiten van de overeenkomst (8.3), supportverzoeken (hoofdstuk 17), factuurgegevens zolang het belastingrecht dat vereist, commissiegegevens en ingewisselde activeringscodes, waarvoor momenteel geen bewaartermijn bestaat (hoofdstuk 18), en de back-ups (3.4).

9. Domeinen, controles en monitoring

Voor klanten. Voor zover persoonsgegevens van derden betrokken zijn, handelen wij in opdracht van de klant.

9.1 Domeinen en verificatie

Voor elk domein in uw account slaan wij de naam op, het bewijs van uw bevoegdheid (DNS-record, metatag, bestand of plugin), de controleresultaten en uw instellingen, zoals frequentie, onderhoudsvenster, notities, klantlabel en de geschatte waarde van een aanvraag. De frequentie hangt af van uw abonnement en gaat tot dagelijkse controles.

9.2 Monitoring van openbaar beschikbare informatie

Tussen de controles door vragen wij openbaar beschikbare informatie over uw domein op:

DNS-records (SPF, DMARC, MX), het TLS-certificaat en de beveiligingsheaders;
de vervaldatum van het domein via de RDAP-dienst van het bevoegde register; daarbij wordt alleen de domeinnaam doorgegeven;
de bereikbaarheid van uw formulierpagina's (formulierpuls, afhankelijk van het abonnement elke 10, 15 of 30 minuten);
de openbare statuspagina's van de CAPTCHA- en maildiensten die uw website gebruikt; daarbij geven wij niets over u door;
bekende beveiligingslekken in formulier-, CAPTCHA- en mailplugins en – wekelijks bij geverifieerde domeinen – in het CMS, de plugins en het thema, waarvan wij de versies van buitenaf op uw startpagina uitlezen. De vergelijking gebeurt met de open database WPVulnerability; daarbij worden alleen de identificatie van een plugin of thema (zonder versie) en de WordPress-versie doorgegeven, niet uw domein;
dagelijks, of de adressen van uw webserver, het adres van de server waarvan uw laatste formuliermail afkomstig was (uit de bezorgingscontrole) of uw domein en het afzenderdomein van die e-mail op DNS-blokkeerlijsten voor spam staan (SpamCop, PSBL, Mailspike, SURBL); daarbij worden alleen domeinen en IP-adressen van servers opgevraagd, geen gegevens van bezoekers;
indien ingesteld, of Google Web Risk uw startpagina vermeldt als malware- of phishingpagina; daarbij wordt alleen het adres van de startpagina doorgegeven;
wekelijks bij geverifieerde domeinen, of er bestanden blootliggen die nooit openbaar zouden mogen zijn (zoals een back-up van de configuratie of een databasedump). Daarbij lezen wij hoogstens de eerste 8 KB van een bestand om het te herkennen en slaan wij alleen het pad, het type en de ernst van de bevinding op, nooit de inhoud.

9.3 Formulierroutes en browsercontroles

Voor bewaakte formulieren slaan wij formulieradressen, selectors, voorafgaande klikken en synthetische controlestappen op, de keuze van de controlebrowser, en de verantwoordelijke en de termijn. Browsercontroles vullen een formulier hoogstens in tot vlak vóór het verzenden; ze verzenden niets en activeren geen bestelling of betaling. Resultaten omvatten status, technische foutcategorieën, opgeschoonde foutmeldingen en tijdmetingen en kunnen een kleine afbeelding van het formulier bevatten waarin de invoervelden zijn gemaskeerd. Deze maskering bestaat alleen bij de browsercontroles; de schermafbeeldingen van de volledige controle door de crawler zijn niet geanonimiseerd (hoofdstuk 7.1). Metingen van onze controlebrowsers zijn geen metingen van uw bezoekers.

Een tweede, onafhankelijke probe die resultaten bevestigt, is voorzien maar momenteel niet ingericht. Deze zou alleen het domein, de opgeschoonde configuratie en het kenmerk van de opdracht ontvangen, nooit inloggegevens, schermafbeeldingen of bezoekersgegevens; de beheerder ervan zullen wij vooraf vermelden in de lijst van subverwerkers.

9.4 Controle achter een login

In betaalde abonnementen kunnen eigenaren en beheerders van een werkruimte voor een geverifieerd domein een testaccount voor hun eigen website opslaan, zodat de crawler formulieren achter de login kan lezen. Daarbij geldt:

Gebruikersnaam en wachtwoord worden op de webserver versleuteld met een sleutel die alleen de scanserver kan openen; webserver, database en back-ups bevatten ze uitsluitend versleuteld. Ze worden nooit weergegeven, gelogd of via de interface uitgevoerd; de gebruikersinterface toont alleen het eerste teken en de lengte van de gebruikersnaam. De versleutelde kopie die aan een controleopdracht is gekoppeld, wordt na de uitvoering verwijderd, uiterlijk na één uur.
Het testaccount wordt alleen gebruikt door de volledige controle door de crawler, niet door de browsercontroles (9.3).
Achter de login leest de crawler maximaal vijf opgegeven pagina's. Hij verzendt daar niets, maakt daar geen schermafbeeldingen (er kunnen accountgegevens worden getoond) en volgt geen links om af te melden, te wissen of op te zeggen.
Als u de login wist, overschrijven wij de versleutelde waarde en verwijderen wij deze; samen met het domein verdwijnt hij eveneens.

Gebruik uitsluitend een testaccount dat speciaal voor dit doel is aangemaakt en geen echte klantgegevens bevat. Wat de crawler achter de login ziet, verwerken wij in uw opdracht.

9.5 Overige functies

Scriptinventaris: Als u deze inschakelt, houden wij een lijst bij van de scripts op uw formulierpagina's met adres en controlegetal, melden wij nieuwe of gewijzigde scripts en slaan wij bij goedkeuring op wie het script wanneer en met welke motivering heeft goedgekeurd. Toegankelijkheid: Op basis van de laatste controle kan de Dienst een concept van een toegankelijkheidsverklaring voor uw formulieren opstellen; bedrijfsgegevens die u daarvoor invoert, blijven in uw browser. Benchmarks: Voor een branchevergelijking beoordelen wij de resultaten van alle klanten uitsluitend geaggregeerd; afzonderlijke websites komen daarin niet voor.

Rechtsgrond voor hoofdstuk 9: Art. 6(1)(b) AVG; voor persoonsgegevens van derden die bij een controle zichtbaar worden, uw instructies op grond van de verwerkersovereenkomst. Bewaartermijn: domein, verificatie, instellingen, formulierroutes en testlogin tot u ze, het domein of uw account wist; scriptinventaris en de wijzigingen daarin tot u het domein of uw account wist (er bestaat geen afzonderlijke bewaartermijn voor); controleresultaten, resultaten van de browsercontroles en tijdmetingen maximaal 13 maanden (de meest recente controle blijft bewaard zolang het domein in het account staat).

10. Meldingen

Voor klanten en de ontvangers die zij opgeven.

Wij sturen meldingen en rapporten naar de bestemmingen die u instelt: e-mailadressen, uw eigen webhookadressen, Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat of Telegram. Chatkanalen en webhooks zijn beschikbaar in de abonnementen Pro en Business. Een bericht bevat het domein, de gebeurtenis, een korte beschrijving en een link naar uw account, bij controlemeldingen de rapportlink, waarmee resultaten en schermafbeeldingen zonder inloggen toegankelijk zijn (Telegram ontvangt alleen de link naar de domeinpagina in uw account, waarvoor inloggen vereist is); geen inhoud uit formuliermails. Wij slaan op:

de bestemmingen (e-mailadres, webhook- of chatadres; bij webhooks een geheim voor de ondertekening) tot u ze of het domein wist;
een verzendlogboek met tijdstip, gebeurtenis en resultaat: 90 dagen;
verzamelde meldingen voor dag- en weekrapporten: tot 30 dagen na verzending;
incidenten met een bevestigingslink: zolang ze niet zijn opgelost, daarna 180 dagen na de oplossing. Wie een incident bevestigt, wordt vastgelegd met de ingevoerde naam of het eigen e-mailadres. Onbevestigde incidenten kunnen naar verdere bestemmingen worden geëscaleerd; daarvoor slaan wij per bestemming het aantal en de tijdstippen van de afleverpogingen (maximaal vijf) op, of de aflevering is geslaagd en een eventuele fout, zolang het incident bestaat. Een incident wordt pas gesloten wanneer het probleem is opgelost; bevestigen alleen beëindigt het niet.

Telegram: Voor Telegram exploiteren wij een eigen bot. U koppelt deze via een link met een eenmalige code die 30 minuten geldig is; wanneer u in de bot op „Start” drukt, haalt onze server dit bericht op bij Telegram en slaat hij de identificatie van uw chat (chat-ID) op als meldingsbestemming. Telegram levert daarbij ook uw Telegram-naam mee; die slaan wij niet op. De code zelf wissen wij op zijn vroegst na één dag, zodra er een andere code wordt aangemaakt. De chat-ID blijft bewaard tot u de melding of het domein wist.

Chatdiensten verwerken de berichten volgens hun eigen voorwaarden en uw overeenkomst met hen; sommige zijn buiten de EU gevestigd (hoofdstuk 22). Voor ontvangers die zelf geen klant zijn, handelen wij in uw opdracht; informeer hen hierover.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG; voor ontvangers die geen klant zijn, uw instructies. Vereiste: zonder bestemming geen melding; de controles worden toch uitgevoerd.

11. E-mails van ons

Voor klanten en iedereen aan wie wij schrijven.

Wij versturen e-mails om uw adres te bevestigen, om uw wachtwoord opnieuw in te stellen, voor uitnodigingen, meldingen en rapporten, als ontvangstbevestiging van supportverzoeken en met mededelingen over uw account en uw facturering. Het verzenden en ontvangen van onze e-mails verloopt via Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA. Ons domein en de DNS-records daarvan worden beheerd door Namecheap, Inc., Phoenix, Arizona, VS; zolang de mailbox bij Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA niet is ingericht, stuurt Namecheap ook algemene e-mails aan adressen op ons domein door. De controlekopieën van de bezorgingscontrole lopen daar niet doorheen. Verzonden e-mails, met ontvanger, onderwerp en inhoud, bewaren wij 30 dagen om afleverproblemen te kunnen oplossen; niet langer, omdat ze ook geldige bevestigings- en resetlinks bevatten.

Drie e-mails worden verstuurd zonder uw uitdrukkelijke verzoek:

Maandrapport: aan het begin van de maand een overzicht van de controles en meldingen voor uw domeinen. U kunt zich daarvoor in de instellingen afmelden.
Herinnering voor de inrichting: één e-mail tussen twee en veertien dagen na de registratie als uw account is bevestigd maar nog geen geverifieerd domein heeft – „Website toevoegen” of „Domein verifiëren”, zonder aanbod, prijs of upgrade. Deze wordt niet opnieuw verstuurd.
Einde van de proefperiode: drie dagen voordat een proefperiode afloopt, een bericht over wat er daarna gebeurt.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG voor e-mails die deel uitmaken van de overeenkomst, waaronder het maandrapport en het bericht over de proefperiode; voor de herinnering voor de inrichting Art. 6(1)(f) AVG, omdat een account zonder domein de Dienst niet kan gebruiken en veel klanten de inrichting gewoonweg vergeten. Wij versturen geen reclame.

12. Badge en bewijslogboek

Voor klanten die de badge of het bewijslogboek gebruiken, en voor bezoekers van websites met een badge.

Badge: Als u onze badge op uw website insluit, laadt de browser van elke bezoeker van die pagina de badgeafbeelding van onze server. Daarbij ontvangen wij de gebruikelijke verbindingsgegevens – IP-adres, tijdstip, browseridentificatie en de pagina waarop de badge staat – die alleen in het logbestand van de webserver terechtkomen (14 dagen, hoofdstuk 3.1), niet in het logbestand van paginaweergaven. De badge plaatst geen cookies, start geen sessie en bevat geen script. De openbare bevestigingspagina toont het domein, het niveau en de datum van de laatste controle, geen afzonderlijke bevindingen; wie haar opent, is een bezoeker van onze website (hoofdstukken 3 en 4). De rechtsgrond is Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is het leveren van de badge die de klant insluit. De klant vermeldt dit in zijn eigen privacybeleid (tekstblokken).

Bewijslogboek: In betaalde abonnementen kunt u per domein en per maand een logboek van de controles laten opstellen. Onder het verificatienummer daarvan bevestigt een openbare pagina het domein, de periode en de kerncijfers, zonder details. Om later te kunnen vaststellen of een logboek is gewijzigd, laten wij het ondertekenen door een tijdstempelautoriteit. Daaraan geven wij alleen een hash van het logboek door, waaruit geen inhoud kan worden afgeleid; momenteel zijn dat Certum (Asseco Data Systems S.A., Polen) en als terugvaloptie DigiCert, Inc. (VS). Logboeken blijven bewaard tot u het domein wist. De rechtsgrond is Art. 6(1)(b) AVG.

13. WordPress-plugin en TYPO3-extensie

Voor klanten die de plugin of extensie gebruiken, en voor bezoekers van hun websites.

13.1 Wat op de website van de klant blijft

Onze plugin voor WordPress en onze extensie voor TYPO3 draaien op de server van de klant. Wat de WordPress-plugin daar opslaat, blijft op die website; wij hebben er geen toegang toe en de beheerder ervan is de verwerkingsverantwoordelijke:

Quarantaine: inzendingen die de beveiligingslaag als spam tegenhoudt, inclusief veldinhoud en antwoordadres, gedurende maximaal 14 dagen, zodat een ten onrechte tegengehouden bericht met één klik kan worden afgeleverd;
Vangnet: kopieën van formuliermails die niet konden worden verzonden (ontvanger, onderwerp, tekst en headerregels zoals het antwoordadres; bijlagen alleen op naam), gedurende maximaal 30 dagen, zodat ze opnieuw kunnen worden verzonden;
Rekenpuzzel: de browser van de bezoeker lost een kleine opgave op die de website zelf stelt; geen cookie, geen dienst van derden;
Bewaartermijn: op verzoek wist de plugin opgeslagen aanvragen van bepaalde formulierplugins na 90, 180 of 365 dagen;
Formuliertellingen (standaard uit): weergaven, starts, validatiefouten en verzendpogingen per formulier en, indien afzonderlijk ingeschakeld, foutcategorieën per veldpositie – zonder invoer, veldnamen, cookies of blijvende bezoekers-ID's, gedurende maximaal 14 dagen op de website. Een van het IP-adres afgeleide identificatie voor het beperken van verzoeken vervalt na één minuut en wordt niet naar ons gestuurd;
Bezoekershulp (afzonderlijk in te schakelen): na een verzendfout leidt een aanwijzing terug naar het formulier, dat nog geopend is, en noemt desgewenst een e-mailadres; ze leest geen invoer, slaat geen concepten op en verzendt niets uit zichzelf opnieuw;
nieuwe spamregels kunnen zeven dagen lokaal meetellen zonder iets tegen te houden.

De WordPress-plugin voegt zelf passende alinea's toe aan de handleiding voor het privacybeleid van WordPress; verdere teksten vindt u in Privacybeleidtekst voor uw website. De TYPO3-extensie slaat geen formulierinhoud op; ze voegt aan elke pagina een metatag toe voor de verificatie van het domein, en ze telt.

13.2 Recorder

Met de recorder legt een ingelogde WordPress-beheerder de route naar een formulier op de eigen website vast. Hij bewaart technische selectors en navigatiestappen maximaal 15 minuten in de sessieopslag van diens browser en draagt de gekozen configuratie over naar het gekoppelde account. Hij leest geen invoer. De recorder wordt nooit voor bezoekers geladen.

13.3 Wat naar ons wordt gestuurd

De plugin en de extensie sturen ons – afhankelijk van de functie en, behalve bij een controle van de eigen website zonder account, alleen zolang de website aan een account is gekoppeld:

de hostnaam, een openbare sleutel en een geheim waarmee de website zich identificeert, de versies van plugin en CMS en de taal;
dagcijfers: geblokkeerde inzendingen per reden, aanvaarde inzendingen, verzonden en mislukte e-mails met het soort fout, cijfers over reCAPTCHA-antwoorden en over automatisch gewiste aanvragen; als tellingen zijn ingeschakeld, de dagcijfers daarvan;
kenmerken van de formulierinstellingen als cijfers, zoals hoeveel formulieren het adres van de bezoeker als afzender gebruiken, en de versies van bepaalde formulier-, CAPTCHA- en mailplugins uit een vaste lijst;
updates, activeringen en deactiveringen van plugins, thema's en CMS met namen en versies, de onderhoudsmodus en het mislukken van een formuliermail (alleen het soort fout);
de door de recorder gekozen configuratie van een formulierroute;
voor de zwermbescherming (standaard ingeschakeld) de domeinen van links in geblokkeerde berichten. De meldingen van veel websites leveren een lijst van spamdomeinen op die alle gekoppelde plugins ophalen. IP-adressen of netwerken van afzenders geven wij daarvoor niet door.

De plugin en de extensie geven geen andere formulierinhoud door dan deze linkdomeinen, en ook geen e-mailadressen, namen of IP-adressen van bezoekers. De dagcijfers en wijzigingsmeldingen wissen wij na 13 maanden, de signalen van de zwermbescherming na 30 dagen; gegevens van een website die bij geen enkel domein in een account hoort, na 90 dagen zonder contact.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG; voor de zwermbescherming Art. 6(1)(f) AVG (gezamenlijke afweer van spam over veel websites heen). Deze gegevens zijn slechts in uitzonderlijke gevallen persoonsgegevens, bijvoorbeeld als een hostnaam de naam van een persoon bevat.

14. Functies voor bureaus

Voor bureaus en voor de mensen die met hun portalen en rapporten in aanraking komen.

Klantportaal: Een bureau kan zijn klanten toegang geven tot een portaal met de resultaten voor hun domeinen. Wie zich daar abonneert op het maandrapport, geeft zijn e-mailadres op en bevestigt dit via een link (double opt-in). Wij slaan het adres op, de taal, het tijdstip en IP-adres van de aanmelding, het tijdstip van de bevestiging en de maand van de laatste verzending. Onbevestigde aanmeldingen wissen wij na 30 dagen. Afmelden kan op elk moment via de link in elke e-mail; daarna bewaren wij de vastlegging van de aanmelding nog drie jaar, maar niet langer dan tot de werkruimte van het bureau wordt gewist; als het bureau alleen het portaal intrekt, blijven de abonnees opgeslagen. Portaal en rapporten verschijnen onder de naam van het bureau; het bureau is de verwerkingsverantwoordelijke en wij handelen in zijn opdracht. De rechtsgrond van het bureau is de toestemming van de abonnee.
Eigen huisstijl: de bedrijfsnaam, website, contactgegevens, kleuren en het logo die een bureau opslaat, verschijnen op zijn rapporten en in het portaal tot het bureau ze wijzigt of wist.
Eigen domein: In het Business-abonnement kan een bureau het portaal en de rapporten onder een eigen subdomein tonen. Daarvoor controleren wij dagelijks de DNS-records daarvan. De functie is momenteel niet ingeschakeld.
Prospectcontrole: Een bureau kan de website van een prospect laten controleren zonder testverzending (hoofdstuk 7). Het geeft de link naar de beknopte bevindingen zelf door; wij schrijven niemand aan. Wij wissen de controle na 90 dagen. Voor het contact met de prospect is uitsluitend het bureau verantwoordelijk.
API-sleutels en uitrolcodes: Deze slaan wij alleen op als hash met een kort voorvoegsel, samen met hun label, het tijdstip van het laatste gebruik (API-sleutels) of het aantal inwisselingen (uitrolcodes) en het aantal aanroepen per minuut (minimaal één dag; gewist bij latere aanroepen).

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG ten aanzien van het bureau; voor abonnees en prospects zie hierboven.

15. Bezorgingscontrole

Voor klanten die deze inschakelen, en voor bezoekers van hun websites. Voor de bezoekersgegevens zijn wij verwerker van de klant.

De optionele bezorgingscontrole beantwoordt de vraag of de e-mail van een contactformulier echt wordt verzonden. Daarvoor voert de klant in de mailinstellingen van zijn formulier een van onze controleadressen in als blinde kopie (BCC). Daardoor ontvangen wij niet alleen onze eigen testverzending, maar een kopie van elke formuliermail – inclusief echte aanvragen van zijn bezoekers met hun namen, adressen en berichten.

Wat wij daarmee doen, en alleen dat: een automatische ophaalprocedure leest de headers en hoogstens de eerste 8 KB van de tekst, wijst de e-mail via het controleadres toe aan een domein en eventueel aan een testverzending, en controleert de echtheidskenmerken SPF, DKIM en DMARC. Na een geslaagde verwerking wordt de e-mail gewist. Als ophalen of wissen mislukt, kan een e-mail tot de volgende geslaagde uitvoering in de mailbox blijven; de mailbox wordt gehost door onze maildienstverlener (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA). De kopieën worden uitsluitend automatisch beoordeeld.

In onze database slaan wij alleen het tijdstip, de toewijzing aan het domein en eventueel de identificatie van de testverzending op, gedurende 180 dagen, en het technische echtheidsresultaat (SPF, DKIM, DMARC) van de laatst ontvangen e-mail tot de volgende e-mail het vervangt of het domein wordt gewist. Dit echtheidsresultaat omvat het IP-adres van de verzendende server en het e-maildomein van de afzender; dit domein wordt in een melding aan de klant alleen genoemd als het niet bij de website hoort. Als een formulier het adres van de bezoeker als afzender invoert, is dit het domein van de e-mailprovider van de bezoeker. De inhoud van de e-mails of volledige afzenderadressen slaan wij niet op. Als er binnen enkele uren na een testverzending geen kopie binnenkomt, melden wij dat aan de klant.

Ontvangst bewijst alleen dat de toegewezen kopie in onze controlemailbox is aangekomen – niet de ontvangst door de eigenlijke ontvanger en ook geen invoer in een CRM. Formulieren waarlangs bijzondere categorieën van persoonsgegevens lopen (zoals gezondheidsgegevens), mogen niet aan de bezorgingscontrole worden gekoppeld. De klant informeert zijn bezoekers over deze gegevensstroom; een tekst daarvoor vindt u in Privacybeleidtekst voor uw website. Zonder ingestelde controlemailbox is de controle niet beschikbaar.

Rechtsgrond: voor de klant doorgaans Art. 6(1)(f) AVG (betrouwbare ontvangst van aanvragen); wij verwerken volgens zijn instructies (Art. 28 AVG).

16. Taalmodel op onze eigen server en „Fix it for me”

Voor klanten en gebruikers van de gratis controle.

Op onze eigen scanserver draait een taalmodel, niet bij een AI-aanbieder. Het helpt bij het indelen van formulieren (hoofdstuk 7) en voegt met „Fix it for me” beveiliging toe aan formuliercode die u plakt. De geplakte code wordt alleen voor dit verzoek verwerkt, wordt niet opgeslagen en niet voor training gebruikt; in het activiteitenlogboek leggen wij alleen vast dat de functie is gebruikt, met de programmeertaal, de lengte van de code en het resultaat (ook voor het dagelijkse quotum). Plak geen inloggegevens of persoonsgegevens. „Fix it for me” werkt zonder toegang tot uw website; u voegt de code zelf in. Meer in EU-AI-verordening: hoe formexposed AI gebruikt. Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG.

17. Support, contact en meldingen van beveiligingslekken

Voor iedereen die ons schrijft.

Als u ons schrijft via het supportvenster of de contactpagina, verwerken wij uw e-mailadres, uw bericht, het gekozen onderwerp, de pagina van waaruit u schrijft, de taal, uw IP-adres, het land daarvan, de browseridentificatie en – als u bent ingelogd – uw accountnummer, om uw verzoek te beantwoorden en misbruik van het formulier te voorkomen. U ontvangt een ontvangstbevestiging per e-mail op het opgegeven adres; als u bent ingelogd, geeft deze het begin van uw bericht weer (maximaal 2.000 tekens), anders bevat ze uw tekst niet. Zoals elke verzonden e-mail wordt ze 30 dagen bewaard (hoofdstuk 11). Een Telegram-signaal zonder inhoud en zonder informatie over u attendeert ons op nieuwe verzoeken. Als u ons een e-mail stuurt, verwerken wij uw adres en uw bericht. Meldingen van beveiligingslekken behandelen wij op dezelfde manier. Verzoeken wissen wij 24 maanden na ontvangst, ook als u uw account eerder wist; ze documenteren wat er werd gevraagd en wat er werd geantwoord.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG als het verzoek betrekking heeft op een overeenkomst met ons, anders Art. 6(1)(f) AVG (beantwoording, voorkomen van misbruik, bewijs). Vereiste: zonder e-mailadres kunnen wij niet antwoorden.

18. Betalingen, proefperiode en partnerprogramma

Voor klanten met een betaald abonnement en voor partners.

Betaalde abonnementen factureren wij via Stripe. De aanbieder is Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland. Uw betaalgegevens voert u rechtstreeks bij Stripe in; wij zien ze niet. Stripe ontvangt uw e-mailadres en uw naam, bij het afrekenen uw factuuradres en eventueel uw btw-identificatienummer, en stelt de facturen op. Wij bewaren alleen de klant- en abonnementskenmerken bij Stripe, het abonnement, de status, het einde van de factuurperiode en de kenmerken en soorten van de gebeurtenissen die Stripe ons meldt.

U kunt een proefperiode starten zonder kaart; zonder betaalmiddel eindigt deze automatisch. Als een hostingprovider of partner u een activeringscode heeft gegeven, slaan wij op welk account deze wanneer heeft ingewisseld en tot wanneer het abonnement geldt.

Stripe verwerkt gegevens ook als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen en wettelijke verplichtingen na te komen, en kan ze doorgeven aan Stripe, Inc. in de VS (hoofdstuk 22). Meer daarover in het privacybeleid van Stripe.

Partnerprogramma: Het programma is gebouwd maar momenteel niet ingeschakeld. Als het wordt ingeschakeld, geldt het volgende: elk account heeft een verwijzingscode. Wie zich via een verwijzingslink registreert, wordt voor een beperkt aantal maanden aan de partner toegewezen; wij slaan de toewijzing en het tijdstip daarvan op en, per betaalde factuur, het nettobedrag en de commissie. De partner ziet alleen cijfers – hoeveel accounts zich hebben aangemeld, hoeveel er betalen en het totaal van zijn commissies – geen namen en geen adressen. De partnervoorwaarden zijn van toepassing. De gegevens van partners, de toewijzingen en de commissies bewaren wij momenteel zonder vaste bewaartermijn, evenals de gegevens over ingewisselde activeringscodes; wij zullen een wistermijn vaststellen en die hier vermelden.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG; voor het bewaren van factuurgegevens en, voor zover fiscaal vereist, commissiegegevens Art. 6(1)(c) AVG; voor de toewijzing aan een partner Art. 6(1)(f) AVG (afrekening van de commissie). Factuurgegevens bewaren wij zolang het belastingrecht dat vereist; naar Pools recht (Art. 86 juncto Art. 70 van de Poolse belastingwet, Ordynacja podatkowa) in de regel tot vijf jaar zijn verstreken na het einde van het kalenderjaar waarin de belasting verschuldigd werd. Vereiste: zonder betaalgegevens geen betaald abonnement; het gratis abonnement blijft beschikbaar.

19. Een domein uitsluiten (opt-out)

Voor beheerders van websites die niet door ons gecontroleerd willen worden.

Via de opt-outpagina kunt u een domein uitsluiten van verdere controles. De uitsluiting geldt voor het domein en de www-variant ervan, niet voor andere subdomeinen, en ook tegenover betalende klanten die het domein hebben geverifieerd; lopende monitoring eindigt bij de volgende geplande controle. Alleen wij kunnen haar opheffen, op verzoek en na bewijs dat u het domein beheert. Wij slaan het domein op, de vrijwillig opgegeven reden, uw IP-adres, het land daarvan en de browseridentificatie. IP-adres, land en browseridentificatie wissen wij na 12 maanden; de uitsluiting zelf blijft permanent bestaan, omdat het domein anders opnieuw zou worden gecontroleerd. Wij hebben deze gegevens nodig om uw wens blijvend uit te voeren en om te herkennen of iemand op misbruikende wijze domeinen van anderen uitsluit. Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG; ons gerechtvaardigd belang is het blijvend uitvoeren van uw wens en het herkennen van misbruik van het formulier. Als u de uitsluiting bedoelt als bezwaar op grond van Art. 21 AVG, voeren wij die op deze manier uit.

20. Voor bezoekers van de websites van onze klanten

Voor mensen die een website bezoeken of daarop een formulier verzenden waarvan de beheerder formexposed gebruikt.

De beheerder van die website is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke, niet wij. De beheerder bepaalt welke functies hij gebruikt en moet u daarover in zijn eigen privacybeleid informeren. Het volgende kan bij ons terechtkomen:

Badge: de verbindingsgegevens van uw browser bij het laden van de afbeelding, 14 dagen in het logbestand van de webserver, zonder cookie; hier zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor het leveren van de afbeelding (hoofdstuk 12).
Bezorgingscontrole: een kopie van uw formuliermail, die automatisch wordt beoordeeld en gewist; wij zijn verwerker (hoofdstuk 15).
WordPress-plugin en TYPO3-extensie: dagcijfers zonder verband met u en, voor de zwermbescherming, de domeinen van links uit geblokkeerde berichten; quarantaine en vangnet blijven op de website (hoofdstuk 13).
Klantportaal: uw e-mailadres als u zich daar op een rapport abonneert; wij zijn verwerker van het bureau (hoofdstuk 14).
Formulierbeveiliging (formconfirmed): als de beheerder deze gebruikt, haalt uw browser bij het openen van de pagina een opgave op van onze server en lost die op de achtergrond op; bij het verzenden laat de server van de beheerder het resultaat door ons controleren. Verwerkt worden uw IP-adres (alleen ingekort en als hashwaarde opgeslagen, hoogstens een uur; in het logbestand van de webserver, zoals elk verzoek, 14 dagen), het adres van de pagina, de invultijd, of een onzichtbaar veld is ingevuld en – alleen als de beheerder de inhoudscontrole inschakelt – de tekst van uw bericht, die een taalmodel op onze eigen server in het werkgeheugen beoordeelt en niet opslaat. Geen cookies, geen opslag in de browser, geen vingerafdruk. Wij zijn verwerker van de beheerder (Verwerkersovereenkomst, Bijlage 1 nr. 10).

U kunt uw rechten het best uitoefenen bij de beheerder van de website; die kent de context en kan ons instructies geven. Als u contact met ons opneemt, sturen wij uw verzoek door naar de beheerder of behandelen wij het zelf, voor zover wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wat wij daarbij wel en niet kunnen vinden, staat in Inzage, verwijdering en uw andere rechten.

21. Ontvangers

Wij geven persoonsgegevens alleen door waar dit beleid dat vermeldt. Wij verkopen, verhuren of ruilen geen gegevens. Categorieën van ontvangers:

Ontvanger (vestigingsplaats)	Categorie	Waarvoor
Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA	verwerker; plaats van verwerking nog te verifiëren	verzenden en ontvangen van onze e-mails; controlemailbox van de bezorgingscontrole
Namecheap, Inc. (VS)	verwerker	domein, DNS; tot de mailbox is ingericht, doorsturen van algemene e-mails aan ons domein (niet van de controlekopieën van de bezorgingscontrole)
Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland), Stripe, Inc. (VS)	grotendeels zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke; de precieze rolverdeling onderzoeken wij nog	betalingen en facturen
Google Ireland Ltd., Google LLC (VS)	zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke	reCAPTCHA
Telegram (buiten de EER)	door de klant gekozen bestemming; wij versturen het bericht via onze bot. Voor ons ook een meldingskanaal	meldingen, als u Telegram kiest; operationele signalen zonder persoonsgegevens
Slack, Discord, Microsoft (Teams), Google (Chat), uw webhooks (deels VS)	door de klant gekozen bestemmingen	meldingen
Het publiek	–	rapportlinks, bevestigingspagina's, resultaten van het onderzoek (alleen geaggregeerd)
Leden van uw werkruimte	gebruikers van hetzelfde account	samenwerking, afhankelijk van de rol
Autoriteiten, rechterlijke instanties, CERT Polska, adviseurs	zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken	alleen bij een wettelijke verplichting, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering en bij misbruik van onze Dienst of aanvallen op derden (Art. 6(1)(c) of (f) AVG)

Geen persoonsgegevens ontvangen: RDAP-diensten van de registers, gevonden via de IANA-directory, en voor de leeftijd van het domein in de gratis controle de relaydienst rdap.org (alleen domeinnamen), WPVulnerability op wpvulnerability.net (alleen de identificatie van een plugin zonder versie, de identificatie van een thema of de WordPress-versie), de statuspagina's van CAPTCHA- en maildiensten (niets anders dan het verzoek zelf), de tijdstempelautoriteiten Certum en DigiCert (alleen hashes), de DNS-blokkeerlijsten SpamCop, PSBL, Mailspike en SURBL (alleen domeinen en IP-adressen van servers), Google Web Risk, indien ingesteld (alleen het adres van de startpagina), en de andere gekoppelde plugins in de zwermbescherming (alleen spamdomeinen). De volledige, bijgehouden lijst van onze verwerkers met hun vestigingsplaats en doorgiftegrondslag vindt u onder Subverwerkers; wijzigingen kondigen wij 30 dagen van tevoren aan klanten aan.

22. Doorgifte naar derde landen

Als een ontvanger buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd, geven wij gegevens alleen door als aan de voorwaarden van Art. 44 e.v. AVG is voldaan:

VS: op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie inzake het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795, Art. 45 AVG), voor zover de ontvanger op grond daarvan is gecertificeerd. Of Google, Stripe en Namecheap voor de betreffende diensten gecertificeerd zijn, verifiëren wij voor deze versie nog en beweren wij daarom niet; waar geen certificering bestaat, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, Art. 46(2)(c) AVG).
Onze maildienstverlener: waar Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA de gegevens verwerkt en op welke grondslag ze eventueel naar een derde land worden doorgegeven, verifiëren wij nog. De actuele stand staat op de pagina Subverwerkers.
Chatdiensten en webhooks die u zelf kiest: Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat en webhooks ontvangen uw meldingen via een adres dat u in uw account bij die dienst aanmaakt; de contractuele relatie met de aanbieder en een eventueel vereiste grondslag voor de doorgifte naar een derde land vallen onder uw verantwoordelijkheid.
Telegram: door de klant gekozen bestemming; wij versturen het bericht via onze bot. Telegram is gevestigd buiten de EER in een land zonder adequaatheidsbesluit, en wij hebben met Telegram geen standaardcontractbepalingen. Wij laten momenteel onderzoeken op welke grondslag van Art. 44 e.v. AVG deze doorgifte berust – Art. 49(1)(b) AVG komt in aanmerking, omdat u het kanaal zelf kiest. Kies Telegram alleen als dat voor u volstaat; e-mail blijft altijd beschikbaar als alternatief.

Een afschrift van de waarborgen waarop wij een doorgifte baseren, kunt u op verzoek kosteloos verkrijgen via het adres in hoofdstuk 1. Het adequaatheidsbesluit en de standaardcontractbepalingen vindt u ook in het Publicatieblad van de EU (eur-lex.europa.eu), en de lijst van onder het kader voor gegevensbescherming gecertificeerde bedrijven op dataprivacyframework.gov. Onze eigen servers staan in Polen; gegevens die geen van de genoemde ontvangers ontvangt, verlaten de EU niet.

23. Bewaartermijnen in één oogopslag

De bewaartermijnen worden afgedwongen door een nachtelijk proces, en voor het logbestand van de webserver door de dagelijkse rotatie daarvan. Waar „met het domein” staat, verdwijnen de gegevens onmiddellijk wanneer u het domein of uw account wist. Daarna blijven ze nog tot 14 dagen in de back-ups (hoofdstuk 3.4).

Gegevens	Gewist
Logbestand van de webserver (inclusief verzoeken om de badge)	na 14 dagen
Logbestand van paginaweergaven	na 60 dagen
Foutenlogboek	na 90 dagen
Activiteitenlogboek	na 365 dagen
Aanmeldpogingen; limieten van de gratis controle en van de headertool	na 7 dagen
Markeringen bij verdacht gedrag (gratis controle)	90 dagen na afhandeling van het geval
Aangemelde apparaten	90 dagen na het laatste gebruik
„Ingelogd blijven”; nooit bevestigde accounts; aanvaarde uitnodigingen (niet-aanvaarde bij het verlopen ervan)	na 30 dagen
Rapport zonder account, inclusief schermafbeeldingen	na 30 dagen
PDF-versie van een rapport in de cache	na 7 dagen
Resultaten van de headertool; controle van de website van een prospect	na 90 dagen
Controles voor een onderzoek	bij de publicatie van de resultaten
Controleresultaten, browsercontroles en tijdmetingen voor een domein in het account	na 13 maanden (de meest recente controle zolang het domein in het account staat)
Domein, instellingen, formulierroutes, bewijslogboeken, meldingsbestemmingen, echtheidsresultaat van de laatste formuliermail	met het domein
Scriptinventaris en de wijzigingen daarin	met het domein (er bestaat geen afzonderlijke bewaartermijn)
Testlogin voor de controle achter een login	wanneer u hem wist, met het domein; de aan de controleopdracht gekoppelde kopie na de uitvoering, uiterlijk na één uur
Dagcijfers en wijzigingsmeldingen van de plugin en de extensie, formuliertellingen	na 13 maanden
Gegevens van een website met de plugin die bij geen enkel account hoort	90 dagen na het laatste contact
Signalen van de zwermbescherming; verzamelde meldingen voor dag- en weekrapporten (vanaf verzending)	na 30 dagen
Telling van API-aanroepen; eenmalige codes voor Telegram	op zijn vroegst na één dag, bij de volgende aanroep of code van deze soort
Verzendlogboek van meldingen	na 90 dagen
Toewijzingen van de bezorgingscontrole; incidenten met bevestiging en afleverpogingen van escalaties (onopgeloste blijven bewaard)	na 180 dagen, incidenten vanaf hun oplossing
Kopieën van formuliermails in de controlemailbox	na de verwerking; bij fouten bij de volgende geslaagde uitvoering
Verzonden e-mails	na 30 dagen
Supportverzoeken	na 24 maanden
Feedback op een rapport	na 24 maanden, met het account onmiddellijk; het controlegetal van het IP-adres na 2 dagen
IP-adres, land en browseridentificatie bij een opt-out	na 12 maanden (het domein blijft uitgesloten)
Onbevestigde aanmeldingen voor het maandrapport in het klantportaal	na 30 dagen
Vastlegging van een beëindigd abonnement	drie jaar na de afmelding
Account en persoonlijke gegevens	wanneer u ze wist
Vastlegging van het sluiten van de overeenkomst	zolang het account bestaat; na het wissen ervan zodra de instemming vier jaar oud is
Factuurgegevens	bij het verstrijken van de fiscale bewaartermijn
Toewijzingen en commissies van het partnerprogramma; ingewisselde activeringscodes	momenteel geen vaste termijn
Voorbeeld van een soort fout	momenteel zonder vaste bewaartermijn
Databaseback-ups	na 14 dagen
Formulierbeveiliging: ingekort, gehasht IP-adres om veelvuldige verzoeken te herkennen; gebruikte controletokens; controleresultaten zonder IP-adres en zonder tekst (actie, score, redenen, domein); dagcijfers zonder persoonsgebonden karakter	na een uur; na hoogstens elf minuten; na 30 dagen; na 400 dagen

24. Verplichting tot verstrekking van gegevens

U bent wettelijk niet verplicht ons gegevens te verstrekken. Voor een account hebben wij uw e-mailadres, uw voornaam en een wachtwoord nodig; zonder deze kan geen overeenkomst worden gesloten. Voor betaalde abonnementen hebben wij de factuurgegevens nodig, voor de bezorgingscontrole een controlemailbox, voor meldingen een bestemming. Alle andere gegevens zijn vrijwillig. De verbindingsgegevens in de logbestanden ontstaan technisch bij elk verzoek; zonder deze kan de server niet antwoorden. Wat er ontbreekt als u iets niet verstrekt, staat in het hoofdstuk over de betreffende verwerking.

25. Geautomatiseerde besluiten en profilering

Wij nemen geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (Art. 22 AVG). Wij stellen geen profielen van personen op. Onze beoordelingen – risiconiveau, headercijfer, „beschermd” in de badge – hebben betrekking op websites en formulieren, niet op mensen.

Wel draaien er automatisch beschermingsmechanismen die afzonderlijke verzoeken kunnen weigeren zonder dat een mens ernaar kijkt: de beoordeling door reCAPTCHA en onze eigen formulierbeveiliging (hoofdstuk 5), de limieten en markeringen bij de gratis controle (hoofdstuk 6) en de blokkering na te veel aanmeldpogingen (hoofdstuk 8.2). Ze verhinderen alleen de afzonderlijke verzending; een geweigerde poging kan later worden herhaald en e-mail blijft voor elk verzoek beschikbaar. Als u denkt dat een weigering onterecht is, schrijf ons dan; een mens bekijkt het geval. Daarnaast wissen wij automatisch accounts die 30 dagen na de registratie niet zijn bevestigd.

26. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u de volgende rechten. Bij elk recht vermelden wij de snelste manier om het uit te oefenen. Tenzij anders vermeld, volstaat een e-mail aan contact@lukaswojcik.com. Wij reageren onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst; bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u binnen de eerste maand met opgave van redenen in kennis stellen (Art. 12(3) AVG). Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos; alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mogen wij een redelijke vergoeding aanrekenen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek, en dat motiveren wij (Art. 12(5) AVG). Om geen gegevens van anderen bekend te maken, kunnen wij u vragen het verzoek te doen vanaf het e-mailadres van uw account; om verder bewijs vragen wij alleen als wij gegronde twijfel hebben over uw identiteit, en alleen voor zover nodig (Art. 12(6) AVG).

Inzage (Art. 15 AVG): Met een account downloadt u onder Instellingen de gegevensexport; deze bevat de account-, werkruimte- en domeingegevens, uw aanmeldingen, activiteiten, supportverzoeken, verzonden e-mails en instemmingen. Controleresultaten ziet u als rapporten in het account. Volledige inzage, ook in gegevens die de export niet bevat (bijvoorbeeld vermeldingen in het foutenlogboek of in het logbestand van de webserver), samen met de informatie op grond van Art. 15(1) AVG, krijgt u op verzoek per e-mail. Zonder account – bijvoorbeeld over een opt-out, een supportverzoek of een rapport – per e-mail met vermelding van het betreffende domein of adres en het geschatte tijdstip.
Rectificatie (Art. 16): Naam, bedrijf, taal en e-mailadres wijzigt u zelf onder Instellingen, factuuradres en btw-identificatienummer in het klantportaal van Stripe onder Facturering; al het andere per e-mail.
Wissing (Art. 17): Account, domeinen, meldingsbestemmingen en testlogins kunt u zelf wissen en API-sleutels zelf intrekken (ze worden met het account gewist); van het maandrapport van een klantportaal meldt u zich af via de link in elke e-mail. Om wissing van een rapport, een schermafbeelding of andere gegevens kunt u per e-mail verzoeken. Wat wij om wettelijke redenen moeten bewaren, staat in hoofdstuk 8.6.
Beperking van de verwerking (Art. 18): per e-mail, bijvoorbeeld als u de juistheid van gegevens betwist en wij die controleren.
Overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20): De gegevensexport is een machineleesbaar JSON-bestand dat u zelf aan een andere aanbieder kunt geven. Meer over het overstappen naar een andere aanbieder in EU-dataverordening: overstappen en gegevensexport.
Bezwaar (Art. 21): zie het volgende hoofdstuk.
Intrekking van toestemming (Art. 7(3)): Onze eigen verwerkingen baseren wij niet op toestemming. Uw toestemming voor het maandrapport van een klantportaal trekt u in via de link in elke e-mail; de intrekking werkt voor de toekomst.

Voor gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken (hoofdstuk 2), is de klant uw aanspreekpunt. Als u ons toch schrijft, sturen wij uw verzoek door naar de klant en helpen wij hem bij de beantwoording. Een uitgebreide handleiding met alle wegen en beperkingen vindt u in Inzage, verwijdering en uw andere rechten.

27. Recht van bezwaar op grond van Art. 21 AVG

Voor zover wij gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen (Art. 6(1)(f) AVG), kunt u te allen tijde om met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar maken. Wij verwerken de gegevens dan niet meer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Dit geldt in het bijzonder voor de controle van websites door onze crawler (hoofdstuk 7), de logbestanden (hoofdstuk 3), reCAPTCHA (hoofdstuk 5), de limieten bij de gratis controle (hoofdstuk 6), de herinnering voor de inrichting (hoofdstuk 11), de badge (hoofdstuk 12) en de zwermbescherming (hoofdstuk 13).

Het bezwaar is vormvrij; een e-mail aan contact@lukaswojcik.com volstaat. Als beheerder van een website kunt u verdere controles ook op elk moment zelf uitsluiten via de robots.txt of de opt-outpagina. Wij versturen geen reclame per e-mail waartegen bezwaar zonder opgave van redenen mogelijk zou zijn.

28. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken (Art. 77 AVG). De voor ons bevoegde autoriteit is:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens, UODO)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polen
uodo.gov.pl

U kunt zich ook wenden tot de autoriteit van de lidstaat waar u woont of werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden – in Duitsland bijvoorbeeld de gegevensbeschermingsautoriteit van uw deelstaat. Die autoriteit stuurt de klacht zo nodig door naar de bevoegde autoriteit. Wij lossen een kwestie graag vooraf rechtstreeks met u op; dat is geen voorwaarde.

29. Beveiliging

Alle verbindingen met onze Dienst zijn versleuteld met TLS; verbindingen binnen ons interne netwerk zijn niet overal versleuteld. Wachtwoorden, API-sleutels en herstelcodes slaan wij alleen als hash op, geheimen voor tweestapsverificatie en testlogins alleen versleuteld. De gegevens van klanten zijn per werkruimte gescheiden; de rechten van een rol worden door de server afgedwongen, niet alleen door de gebruikersinterface. Alleen de eigenaar heeft toegang tot de servers; de crawler werkt geïsoleerd en kan geen adressen in het interne netwerk bereiken. De volledige beschrijving vindt u in Technische en organisatorische maatregelen. Als wij kennis krijgen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, melden wij die overeenkomstig Art. 33 en 34 AVG aan de toezichthoudende autoriteit en zo nodig aan u; klanten in wier opdracht wij handelen, informeren wij onverwijld, zo mogelijk binnen 48 uur.

30. Verdere documenten

Dit beleid is de samenvatting voor betrokkenen. Details vindt u in het register van verwerkingsactiviteiten, in de lijst van subverwerkers, in de technische en organisatorische maatregelen, in de verwerkersovereenkomst, in de gegevensbeschermingseffectbeoordeling en onder Inzage, verwijdering en uw andere rechten, EU-AI-verordening: hoe formexposed AI gebruikt en Privacybeleidtekst voor uw website.

31. Wijzigingen

Wij werken dit beleid bij wanneer de Dienst of de rechtssituatie verandert, en wel voordat een nieuwe verwerking begint. De hier gepubliceerde versie is van toepassing; eerdere versies en wat er is gewijzigd, vindt u onder Wijzigingen in de contractdocumenten. Welke versie u bij de registratie hebt gezien, staat in uw gegevensexport. Als er voor u als klant iets wezenlijks verandert in de verwerking van uw gegevens, informeren wij u daarnaast per e-mail.

Dit beleid is beschikbaar in alle officiële talen van de Europese Unie. Bij afwijkingen is de Poolse versie doorslaggevend.

Hoe kunnen we helpen?