Αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας (άρθρο 30 ΓΚΠΔ)

Το παρόν έγγραφο δημοσιεύεται σε περισσότερες γλώσσες. Σε περίπτωση απόκλισης μεταξύ των γλωσσικών εκδόσεων, δεσμευτική είναι η πολωνική έκδοση.

Έκδοση 1.2 · Τελευταία ενημέρωση: 29 Οκτωβρίου 2026

1. Πώς να διαβάσετε αυτό το αρχείο

Πρόκειται για το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 30 ΓΚΠΔ για το formexposed. Δεν είναι πολιτική απορρήτου ούτε υλικό μάρκετινγκ. Σκοπός του είναι να δείχνει σε μια εποπτική αρχή, σε έναν Πελάτη που μας ελέγχει ως εκτελούντα την επεξεργασία ή στο επόμενο πρόσωπο που θα χρειαστεί να απαντήσει σε μια ερώτηση τι πραγματικά υποβάλλεται σε επεξεργασία, πού φυλάσσεται, ποιος το λαμβάνει και πόσο καιρό παραμένει. Το δημοσιεύουμε επειδή μια υπηρεσία που ελέγχει και παρακολουθεί φόρμες θα πρέπει η ίδια να είναι ανοιχτή σε έλεγχο.

Τρεις κανόνες καθόρισαν τη σύνταξή του.

1. Μετρημένο, όχι προβλεπόμενο. Μια δήλωση για πεδία δεδομένων, περιόδους διατήρησης, αποδέκτες ή διασφαλίσεις εμφανίζεται μόνο όπου την τεκμηριώνουν ο κώδικας του προγράμματος, το σχήμα της βάσης δεδομένων ή μια μέτρηση. Ό,τι έχει προγραμματιστεί ονομάζεται «προγραμματισμένο». Ό,τι είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή ονομάζεται «απενεργοποιημένο από προεπιλογή». Όπου δεν μπορούμε να αποδείξουμε κάτι, το λέμε.
2. Η διατήρηση αναφέρεται δύο φορές. Μία φορά για κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας και μία φορά στην ενότητα 6 ως συνολική εικόνα: ποια νυχτερινή εκτέλεση διαγράφει ποια δεδομένα και ποια δεδομένα δεν φθάνει. Ένα αρχείο που ισχυρίζεται μια περίοδο διατήρησης που ισχύει μόνο για μέρος των δεδομένων είναι χειρότερο από ένα αρχείο που κατονομάζει το ανοιχτό σημείο.
3. Τα ανοιχτά σημεία αναφέρονται στο κείμενο, όχι σε υποσημείωση. Η ενότητα 8.1 παραθέτει μέτρα που δεν έχουν ακόμη εφαρμοστεί, η ενότητα 10 τα ανοιχτά σημεία με τα προγραμματισμένα μέτρα. Ένα αρχείο είναι εργαλείο εργασίας, όχι πιστοποιητικό.

Πεδία δεδομένων αντί για ονόματα πινάκων. Για κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας παραθέτουμε τα αποθηκευμένα δεδομένα ως πεδία σε απλή γλώσσα. Το όνομα του πίνακα της βάσης δεδομένων ακολουθεί σε παρένθεση, ώστε ένας ελεγκτής να μπορεί να βρει το σημείο, για παράδειγμα «απόπειρες σύνδεσης (login_attempts)». Οι λίστες πεδίων προέκυψαν από το σχήμα της βάσης δεδομένων, όχι από μνήμης.

Περίοδοι διατήρησης ως μεταβλητές. Όπου μια περίοδος διατήρησης μπορεί να ρυθμιστεί στην περιοχή διαχείρισης, εμφανίζεται εδώ ακριβώς όπως τη διαβάζει η νυχτερινή εκτέλεση: ο αριθμός που βλέπετε προέρχεται από την ίδια ρύθμιση που διέπει τη διαγραφή. Οι περίοδοι διατήρησης που είναι σταθερά ορισμένες στο πρόγραμμα αναφέρονται ως αριθμοί.

Βάση μέτρησης. Το σχήμα, ο κώδικας και οι ρυθμίσεις μετρήθηκαν στις 11 Οκτωβρίου 2026 στο σύστημα ανάπτυξης, το οποίο αντιστοιχεί στο παραγωγικό σύστημα ως προς τον κώδικα και το σχήμα. Δεν αναφέρουμε αριθμούς γραμμών από το σύστημα ανάπτυξης· περιέχουν δοκιμαστικά δεδομένα και δεν λένε τίποτα για την πραγματική λειτουργία.

Σκόπιμες παραλείψεις. Το αρχείο αυτό δεν κατονομάζει ονόματα host, εσωτερικές διευθύνσεις δικτύου, θύρες, ονόματα χρηστών ή εκδόσεις λογισμικού των διακομιστών μας. Τέτοιες λεπτομέρειες βοηθούν έναν επιτιθέμενο και κανένα υποκείμενο των δεδομένων. Για τον ίδιο λόγο, περιγράφουμε τα ανοιχτά σημεία στην ασφάλεια των δικών μας διακομιστών μόνο σε γενικές γραμμές (ενότητα 8.1): κατονομάζουμε τον κίνδυνο, όχι τη διαδρομή προς αυτόν. Παρέχουμε τις λεπτομέρειες σε εποπτική αρχή κατόπιν αιτήματος.

Νομική φύση. Το αρχείο αυτό είναι η τεκμηρίωση που τηρούμε σύμφωνα με το άρθρο 30 ΓΚΠΔ για την εποπτική αρχή· δημοσιεύεται οικειοθελώς. Δεν αποτελεί μέρος καμίας σύμβασης και δεν συνιστά καμία δήλωση, εγγύηση ή συμφωνία ποιότητας έναντι Πελατών ή τρίτων. Τι οφείλουμε στους Πελάτες διέπεται από τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών, τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων και τα παραρτήματά της· όσον αφορά τις υποχρεώσεις αυτές, υπερισχύουν του παρόντος αρχείου. Το αρχείο περιγράφει την κατάσταση κατά την ημερομηνία της παρούσας έκδοσης. Χαρακτηρισμοί όπως «ανοιχτό σημείο» ή «εκτίμηση» αντανακλούν τη δική μας άποψη και δεν προδικάζουν καμία νομική αξιολόγηση από εποπτική αρχή ή δικαστήριο· τα μέτρα που περιγράφονται ως «προγραμματισμένα» είναι προθέσεις χωρίς δεσμευτική ημερομηνία.

2. Το νομικό πρόσωπο και γιατί το αρχείο αυτό έχει δύο σκέλη

Πεδίο	Καταχώριση
Νομική οντότητα	LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, ατομική επιχείρηση εγγεγραμμένη στο πολωνικό μητρώο επιχειρήσεων (CEIDG)· ιδιοκτήτης Lukas Wójcik
Διεύθυνση	al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Poland
Φορολογικά αναγνωριστικά	NIP 7252266190, ΑΦΜ ΦΠΑ (VAT ID) PL7252266190
Επικοινωνία	contact@lukaswojcik.com· το παράθυρο υποστήριξης (ερωτηματικό στη γραμμή πλοήγησης)· η σελίδα επικοινωνίας
Υπηρεσία	formexposed: έλεγχος, παρακολούθηση και ασφάλιση φορμών επικοινωνίας σε ιστότοπους (εφαρμογή στο formexposed.com, σελίδα προορισμού στο form.exposed)
Εκπρόσωπος σύμφωνα με το άρθρο 27 ΓΚΠΔ	Δεν εφαρμόζεται. Η νομική οντότητα είναι εγκατεστημένη στην Ένωση (Πολωνία).
Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων	Δεν έχει οριστεί. Η εκτίμηση σύμφωνα με το άρθρο 37 βρίσκεται στην ενότητα 9.
Αρμόδια εποπτική αρχή	Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, η πολωνική αρχή προστασίας δεδομένων), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
Φιλοξενία	Οι δικοί μας διακομιστές στην Πολωνία: ένας διακομιστής ιστού με την εφαρμογή και τη βάση δεδομένων και ένας διακομιστής σάρωσης με τοπικό γλωσσικό μοντέλο στο ίδιο εσωτερικό δίκτυο. Κανένα κέντρο δεδομένων τρίτου ή πάροχος cloud.

Το formexposed διαδραματίζει διαφορετικούς ρόλους έναντι διαφορετικών ομάδων προσώπων. Η σύγχυσή τους οδηγεί σε ένα αρχείο που δεν είναι σωστό για καμία από αυτές.

• Υπεύθυνος επεξεργασίας (Μέρος Β, άρθρο 30(1)). Είμαστε εμείς οι ίδιοι υπεύθυνοι επεξεργασίας για τα δεδομένα των δικών μας Πελατών και των μελών των ομάδων τους (λογαριασμός, σύνδεση, τιμολόγηση, υποστήριξη, αρχεία καταγραφής), για τους επισκέπτες του δικού μας ιστότοπου, για τους ελέγχους χωρίς λογαριασμό (δωρεάν έλεγχος, εργαλείο κεφαλίδων, μελέτη, έλεγχος δυνητικών πελατών) και για την πρόληψη κατάχρησης.
• Εκτελών την επεξεργασία (Μέρος Α, άρθρο 30(2)). Για δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων που ένας Πελάτης εισάγει στην υπηρεσία ή που προκύπτουν όταν παρέχουμε μια υπηρεσία στον Πελάτη, ενεργούμε για λογαριασμό του Πελάτη: αντίγραφα πραγματικών e-mail φορμών στον έλεγχο παράδοσης, συνδρομητές της πύλης πελατών του Πελάτη, παραλήπτες των ειδοποιήσεων του Πελάτη, πρόσωπα που τυχαίνει να είναι ορατά στις ελεγχόμενες σελίδες του Πελάτη, τα διαπιστευτήρια του δοκιμαστικού λογαριασμού του Πελάτη και ο κώδικας φόρμας που επικολλά ο Πελάτης. Βάση είναι η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, η οποία συνάπτεται με κάθε Πελάτη κατά την εγγραφή.
• Μόνο στην πλευρά του Πελάτη. Ορισμένες λειτουργίες του πρόσθετου WordPress και της επέκτασης TYPO3 επεξεργάζονται δεδομένα αποκλειστικά στον ιστότοπο του Πελάτη, χωρίς τα δεδομένα να φθάνουν ποτέ σε εμάς (καραντίνα, δίχτυ ασφαλείας, αριθμητικός γρίφος, ρυθμίσεις διατήρησης, τοπικοί μετρητές, καταγραφέας). Δεν αποτελούν επεξεργασία από εμάς και γι' αυτό δεν εμφανίζονται σε κανένα από τα δύο μέρη. Τις περιγράφουμε ωστόσο στο τέλος του Μέρους Α, ώστε να είναι ορατό το όριο.

Ο διαχωρισμός είναι ενσωματωμένος στον κώδικα, όχι μόνο στο κείμενο: από ένα πραγματικό e-mail φόρμας, ο έλεγχος παράδοσης γράφει στη βάση δεδομένων μόνο την ώρα, την αντιστοίχιση και το αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας· τα στιγμιότυπα οθόνης των ελέγχων με πρόγραμμα περιήγησης καλύπτουν τα πεδία εισαγωγής· τα διαπιστευτήρια του δοκιμαστικού λογαριασμού κρυπτογραφούνται με τέτοιον τρόπο ώστε ο διακομιστής ιστού να μην μπορεί πλέον να τα διαβάσει. Οι λεπτομέρειες δίνονται στις καταχωρίσεις.

Οι ενότητες 6 έως 11 ισχύουν και για τα δύο σκέλη: διατήρηση, αυτοματοποιημένες αποφάσεις, τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, υπεύθυνος προστασίας δεδομένων, ανοιχτά σημεία και τήρηση του παρόντος αρχείου.

Πεδίο εφαρμογής. Το παρόν έγγραφο είναι το μέρος του αρχείου που αφορά την υπηρεσία formexposed. Η επεξεργασία από την ίδια νομική οντότητα για άλλες υπηρεσίες καταγράφεται στα δικά τους αρχεία· η γενική λογιστική και η διοίκηση της επιχείρησης εκτός της υπηρεσίας δεν καλύπτονται από το παρόν μέρος.

3. Μέρος Α – Άρθρο 30(2): επεξεργασία για λογαριασμό Πελατών

Α.0 Εμπλεκόμενα μέρη

Πεδίο	Καταχώριση
Εκτελών την επεξεργασία	LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Poland· contact@lukaswojcik.com
Υπεύθυνοι επεξεργασίας	Οι Πελάτες του formexposed: επιχειρήσεις και agencies που διατηρούν domains στον λογαριασμό τους και χρησιμοποιούν λειτουργίες στις οποίες προκύπτουν δεδομένα τρίτων. Στις agencies, υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί επιπλέον να είναι ο δικός τους πελάτης· η agency ενεργεί τότε ως εκτελών την επεξεργασία έναντι του πελάτη αυτού και εμείς ως περαιτέρω εκτελών την επεξεργασία.
Κατάλογος υπευθύνων επεξεργασίας	Μέρος του παρόντος αρχείου, τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή (άρθρο 30(3) ΓΚΠΔ) στο σύστημα της υπηρεσίας και δεν αναπαράγεται στην παρούσα δημόσια έκδοση, επειδή περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα Πελατών και θα ήταν παρωχημένος με κάθε νέο Πελάτη: ο κάτοχος κάθε χώρου εργασίας με όνομα, διεύθυνση e-mail και εταιρεία από τον λογαριασμό πελάτη (διεύθυνση και ΑΦΜ ΦΠΑ μόνο στη Stripe) (users, workspaces, workspace_users), καθώς και τα domains του χώρου εργασίας (domains). Τον παρέχουμε σε εποπτική αρχή ως απόσπασμα κατόπιν αιτήματος.
Εκπρόσωποι και υπεύθυνοι προστασίας δεδομένων των υπευθύνων επεξεργασίας	Δεν υπάρχει ειδικό πεδίο για αυτό στο σύστημα. Αν ένας Πελάτης έχει ορίσει εκπρόσωπο σύμφωνα με το άρθρο 27 ΓΚΠΔ ή υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, μπορεί να μας τους γνωστοποιήσει· διατηρούμε τη γνωστοποίηση μαζί με τον κατάλογο των υπευθύνων επεξεργασίας.
Εκπρόσωπος του εκτελούντος την επεξεργασία	Δεν εφαρμόζεται (εγκατάσταση στην Πολωνία).
Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων	Δεν έχει οριστεί (ενότητα 9).
Εντολές	Η εντολή προκύπτει από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων και από τις ρυθμίσεις που κάνει ο Πελάτης: ο Πελάτης ενεργοποιεί τον έλεγχο παράδοσης, ορίζει προορισμούς ειδοποιήσεων, αποθηκεύει δοκιμαστικό λογαριασμό και δημιουργεί πύλη πελατών. Χωρίς αυτή την ενέργεια, η σχετική επεξεργασία δεν πραγματοποιείται.
Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα	Η ενότητα 8 και η σελίδα Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα ισχύουν για κάθε δραστηριότητα επεξεργασίας του Μέρους Α. Ειδικά μέτρα αναφέρονται στη σχετική καταχώριση.

Α.1 Έλεγχος παράδοσης – αντίγραφο ελέγχου των e-mail φορμών

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Έλεγχος του αν το e-mail από τη φόρμα επικοινωνίας του Πελάτη αποστέλλεται πράγματι και πώς ελέγχεται η ταυτότητά του (SPF, DKIM, DMARC, ευθυγράμμιση). Μετά από μια αποδεκτή ενεργή δοκιμαστική υποβολή, το αντίγραφό της πρέπει να φθάσει στο γραμματοκιβώτιο ελέγχου εντός ρυθμιζόμενου χρόνου αναμονής (προς το παρόν 3 ώρες)· διαφορετικά ενεργοποιείται η ειδοποίηση «Το δοκιμαστικό e-mail δεν ελήφθη». Από τις κεφαλίδες προκύπτουν επίσης η γνησιότητα του e-mail της φόρμας, η υπηρεσία e-mail που χρησιμοποιείται και η διεύθυνση αποστολής για τον έλεγχο λιστών αποκλεισμού.
Προϋπόθεση	Πληρωμένο πακέτο, επαληθευμένο domain, ενεργοποίηση από τον Πελάτη. Ο Πελάτης καταχωρίζει τη δική του διεύθυνση ελέγχου με αναγνωριστικό (της μορφής «delivery+αναγνωριστικό@…») ως κρυφή κοινοποίηση στην ειδοποίηση της φόρμας του. Χωρίς ρυθμισμένο γραμματοκιβώτιο ελέγχου η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Επισκέπτες του ιστότοπου του Πελάτη που υποβάλλουν τη φόρμα του Πελάτη· πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα γράφει ένας επισκέπτης στο μήνυμα· εργαζόμενοι του Πελάτη που εμφανίζονται ως παραλήπτες στις κεφαλίδες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Στο γραμματοκιβώτιο ελέγχου (στον πάροχο υπηρεσιών αλληλογραφίας): το πλήρες αντίγραφο κάθε e-mail φόρμας, συμπεριλαμβανομένων πραγματικών αιτημάτων με όνομα, διεύθυνση e-mail, αριθμό τηλεφώνου και ελεύθερο κείμενο, έως τη διαγραφή. Διαβάζονται από την ανάκτηση: οι κεφαλίδες και το πολύ τα πρώτα 8 KB του σώματος. Στη βάση δεδομένων: ώρα παραλαβής, αντιστοίχιση στο domain και, κατά περίπτωση, στη δοκιμαστική εκτέλεση (delivery_log)· το πιο πρόσφατο αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας ανά domain με αποτέλεσμα SPF, DKIM και DMARC, ευθυγράμμιση, domain αποστολέα, domains υπογραφής και τη διεύθυνση του διακομιστή αλληλογραφίας αποστολής (πεδίο ελέγχου ταυτότητας του domain στο domains). Το περιεχόμενο, το θέμα και η διεύθυνση αποστολέα του επισκέπτη δεν γράφονται στη βάση δεδομένων.
Σημείωση για το domain αποστολέα	Αν μια φόρμα καταχωρίζει τη διεύθυνση του επισκέπτη ως αποστολέα (λανθασμένη διαμόρφωση που ο έλεγχος έχει σχεδιαστεί να αποκαλύπτει), το αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας περιέχει το domain της διεύθυνσης αυτής, όχι την ίδια τη διεύθυνση. Όταν ένας επισκέπτης χρησιμοποιεί προσωπικό domain, και αυτό μπορεί να αποτελεί δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα. Αντικαθίσταται κατά την επόμενη παραλαβή.
Πηγή	Η φόρμα στον ιστότοπο του Πελάτη, μέσω της κρυφής κοινοποίησης που έχει καταχωρίσει ο Πελάτης.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη. Το προτεινόμενο κείμενό μας για την πολιτική απορρήτου του Πελάτη βασίζει το αντίγραφο στο άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ (έννομο συμφέρον για την αξιόπιστη λήψη αιτημάτων). Ο Πελάτης ενημερώνει τους επισκέπτες του για αυτή τη ροή δεδομένων· η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων τον υποχρεώνει να το πράξει.
Αποδέκτες	Ο πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας που λειτουργεί το γραμματοκιβώτιο ελέγχου (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA). Το αντίγραφο πηγαίνει απευθείας εκεί: φθάνει μόνο αν οι εγγραφές MX του domain μας δείχνουν σε αυτό το γραμματοκιβώτιο (η λίστα ελέγχου πριν από την έναρξη λειτουργίας το ελέγχει)· μέσω προώθησης δεν φθάνει στο γραμματοκιβώτιο. Στη σελίδα του domain ο Πελάτης βλέπει μόνο την ώρα, την αντιστοίχιση και το αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας. Αν το αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας επιδεινωθεί, η ειδοποίηση προς τον Πελάτη και προς τα κανάλια που έχει επιλέξει αναφέρει το domain αποστολέα, αν αυτό δεν ανήκει στον ιστότοπο (Α.3, 4.1).
Τρίτη χώρα	Εξαρτάται από τον πάροχο υπηρεσιών αλληλογραφίας· βλ. ενότητα 4. Η σύμβαση με τον προβλεπόμενο πάροχο και η βάση διαβίβασης δεν έχουν ακόμη τεκμηριωθεί.
Διατήρηση	Μετά την επιτυχή επεξεργασία, το e-mail επισημαίνεται για διαγραφή και αφαιρείται από το γραμματοκιβώτιο στην ίδια εκτέλεση, ακόμη κι αν δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί σε κανένα domain. Η ανάκτηση εκτελείται με την εκτέλεση κατάστασης κάθε πέντε λεπτά, εφόσον η παρακολούθηση είναι ενεργοποιημένη στην περιοχή διαχείρισης (srv/cron_status.php, cfg/zustellung_lib.php). Αν η ανάκτηση ή η διαγραφή αποτύχει, το e-mail παραμένει στο γραμματοκιβώτιο έως την επόμενη επιτυχή εκτέλεση. Η ίδια ανάκτηση διαγράφει τις αντιστοιχίσεις στο delivery_log μετά από 180 ημέρες. Το αποτέλεσμα ελέγχου ταυτότητας διατηρείται για όσο υπάρχει το domain.
Τι αποδεικνύει το αποδεικτικό στοιχείο	Μόνο την παραλαβή, στο γραμματοκιβώτιο ελέγχου, του αντιγράφου που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη δοκιμαστική εκτέλεση. Δεν αποδεικνύει ούτε την παραλαβή από τον πραγματικό παραλήπτη ούτε την καταχώριση στο CRM. Εγγενής επιβεβαίωση από το HubSpot δεν προσφέρεται.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: το περιεχόμενο αξιολογείται μόνο στη μνήμη· καμία αποθήκευση σώματος, θέματος ή πλήρων διευθύνσεων αποστολέα· διαγραφή ανεξάρτητα από το αν πέτυχε η αντιστοίχιση.

Ο έλεγχος παράδοσης είναι η μόνη λειτουργία μέσω της οποίας φθάνουν σε εμάς πραγματικά μηνύματα από τους επισκέπτες των Πελατών μας. Γι' αυτό αποτελεί επεξεργασία για λογαριασμό του Πελάτη και όχι υπηρεσία με δική μας ευθύνη, και γι' αυτό ο χρόνος παραμονής στο γραμματοκιβώτιο είναι το πραγματικό μέτρο του κινδύνου: κανονικά λίγα λεπτά· αν η ανάκτηση διαταραχθεί, έως ότου εκτελεστεί ξανά. Τα αντίγραφα δεν θα πρέπει να περιέχουν ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· δεν μπορούμε να το αποτρέψουμε τεχνικά, επειδή ό,τι γράφει ένας επισκέπτης εξαρτάται από τον επισκέπτη.

Α.2 Πύλη πελατών και μηνιαία αναφορά προς συνδρομητές

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Μια agency (πακέτο Business) δείχνει στους πελάτες της την κατάσταση των domains τους με τη δική της εμπορική ταυτότητα (πύλη σε τυχαία διεύθυνση, προαιρετικά με κωδικό πρόσβασης, προαιρετικά υπό subdomain της ίδιας της agency). Ο πελάτης μπορεί να παραγγείλει εκεί μηνιαία αναφορά μέσω e-mail. Η αναφορά αποστέλλεται στο όνομα της agency.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Οι πελάτες της agency και οι εργαζόμενοί τους που παραγγέλνουν την αναφορά· πρόσωπα που ανοίγουν την πύλη.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Συνδρομητής: διεύθυνση e-mail, γλώσσα, αναγνωριστικό επιβεβαίωσης, ώρα της παραγγελίας και διεύθυνση IP κατά την παραγγελία, ώρα επιβεβαίωσης (double opt-in), ώρα διαγραφής από τη λίστα, τελευταίος μήνας αποστολής (client_subscribers). Πύλη: όνομα, επιλογή domains, τυχαίο αναγνωριστικό, κωδικός πρόσβασης μόνο ως hash, πρόσωπο που τη δημιούργησε, ώρα, ανάκληση (client_portals). Οι επισκέψεις στην πύλη εμφανίζονται στο αρχείο προβολών σελίδων (Β.2).
Πηγή	Καταχωρίζονται από τους ίδιους τους συνδρομητές στην πύλη.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Η συγκατάθεση του συνδρομητή, η οποία λαμβάνεται με διαδικασία double opt-in· υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η agency. Δεν γράφουμε σε κανέναν που δεν έχει εγγραφεί και επιβεβαιώσει ο ίδιος.
Αποδέκτες	Η agency (βλέπει τους συνδρομητές της)· ο πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) για το e-mail επιβεβαίωσης και την αναφορά.
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας· βλ. ενότητα 4.
Διατήρηση	Νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής (cfg/fristen_lib.php, μέρος «συνδρομητές πυλών»): παραγγελίες που δεν επιβεβαιώθηκαν ποτέ μετά από 30 ημέρες· συνδρομητές που διαγράφηκαν από τη λίστα τρία έτη μετά τη διαγραφή, ως απόδειξη της προηγούμενης συγκατάθεσης. Οι επιβεβαιωμένοι συνδρομητές που δεν έχουν διαγραφεί παραμένουν για όσο υπάρχει ο χώρος εργασίας της agency. Μια πύλη που ανακαλείται απλώς αποκλείεται, δεν διαγράφεται· οι συνδρομητές της δεν λαμβάνουν πλέον αναφορές, αλλά τα δεδομένα τους παραμένουν (ενότητα 10). Οι πύλες και οι συνδρομητές διαγράφονται αμέσως μαζί με τον χώρο εργασίας (fe_arbeitsbereich_daten_loeschen()). Οι απεσταλμένες αναφορές παραμένουν στα εξερχόμενα για 30 ημέρες (Β.25).
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: κωδικός πρόσβασης πύλης μόνο ως hash, περιορισμένες απόπειρες μαντεύματος (δέκα ανά πύλη και διεύθυνση IP, 50 ανά πύλη σε 15 λεπτά)· διαγραφή από τη λίστα με ένα κλικ σε κάθε e-mail· η πύλη δείχνει μόνο την κατάσταση και βασικά αριθμητικά στοιχεία, όχι μεμονωμένα ευρήματα με αποδεικτικά στοιχεία.

Α.3 Παραλήπτες ειδοποιήσεων, πρόσωπα που επιβεβαιώνουν και υπεύθυνοι του Πελάτη

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ειδοποιήσεις για βλάβες και αλλαγές προς τους προορισμούς που ορίζει ο Πελάτης για ένα domain: e-mail, webhook, Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat, Telegram. Ανά προορισμό άμεσα ή συγκεντρωμένα ημερησίως ή εβδομαδιαίως, καθώς και προορισμοί μόνο για κλιμακώσεις. Κάθε ειδοποίηση προβλήματος γίνεται συμβάν, το οποίο ο παραλήπτης μπορεί να επιβεβαιώσει μέσω συνδέσμου. Για τις παρακολουθούμενες φόρμες, ο Πελάτης μπορεί να ορίσει υπεύθυνο πρόσωπο και προθεσμία.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Εργαζόμενοι και πάροχοι υπηρεσιών του Πελάτη που ο Πελάτης καταχωρίζει ως προορισμό ειδοποιήσεων ή ορίζει ως υπεύθυνους· πρόσωπα που επιβεβαιώνουν ένα συμβάν. Τα μέλη ομάδας με δικό τους λογαριασμό εμφανίζονται επίσης στο Μέρος Β.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Προορισμός ειδοποιήσεων: κανάλι, διεύθυνση προορισμού (διεύθυνση e-mail, διεύθυνση webhook ή συνομιλίας, ID συνομιλίας Telegram), επιλεγμένα συμβάντα, τρόπος παράδοσης, μυστικό υπογραφής για webhooks, τελευταία παράδοση και τελευταίο σφάλμα (alerts). Αρχείο παράδοσης: προορισμός, συμβάντα, κατάσταση, σφάλμα, ώρα (alert_log). Ουρά συνόψεων: γραμμές ειδοποίησης και σύνδεσμος έως την παράδοση (alert_queue). Συμβάν: τίτλος, γραμμές ειδοποίησης, σύνδεσμος, αναγνωριστικό επιβεβαίωσης, ώρα και όνομα ή διεύθυνση e-mail του προσώπου που επιβεβαιώνει, όπως καταχωρίστηκε στη φόρμα, διαφορετικά η διεύθυνση του συνδεδεμένου μέλους (alert_incidents). Απόπειρες παράδοσης κλιμάκωσης ανά συμβάν και προορισμό: αριθμός απόπειρων (το πολύ πέντε), ώρες της τελευταίας και της επόμενης απόπειρας και της επιτυχίας, παραπομπή στο e-mail στα εξερχόμενα, σφάλμα (πίνακας alert_escalation_deliveries). Ανάθεση: λογαριασμός του υπεύθυνου προσώπου και προθεσμία (στο monitored_forms).
Περιεχόμενο των ειδοποιήσεων	Domain, συμβάν, σύντομη εξήγηση και σύνδεσμος προς τη σελίδα του domain. Κανένα περιεχόμενο μηνυμάτων επισκεπτών.
Πηγή	Καταχωρίζονται από τον Πελάτη· το πρόσωπο που επιβεβαιώνει καταχωρίζει το ίδιο το όνομά του· το ID συνομιλίας Telegram δημιουργείται όταν ο παραλήπτης πατήσει «Start» στο bot (Β.32).
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη· κατά κανόνα η οργάνωση της δικής του λειτουργίας (άρθρο 6(1)(b) ή (f) ΓΚΠΔ σε σχέση με τους εργαζομένους και τους παρόχους υπηρεσιών του Πελάτη).
Αποδέκτες	Οι φορείς λειτουργίας των επιλεγμένων καναλιών· βλ. 4.1. Ειδοποιήσεις μέσω e-mail μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA).
Τρίτη χώρα	Ανάλογα με το επιλεγμένο κανάλι· αρκετοί πάροχοι εδρεύουν στις ΗΠΑ, το Telegram εκτός ΕΕ χωρίς απόφαση επάρκειας. Βλ. 4.1.
Διατήρηση	Αρχείο παράδοσης μετά από 90 ημέρες (νυχτερινά, fe_alert_log_aufraeumen() από το srv/cron_status.php). Ειδοποιήσεις συνόψεων 30 ημέρες μετά την παράδοση (cfg/kanal_lib.php, σε κάθε παράδοση σύνοψης). Συμβάντα όσο παραμένουν ανεπίλυτα· τα επιλυμένα 180 ημέρες μετά την επίλυση (cfg/vorfall_lib.php, εκτέλεση κλιμάκωσης), μαζί με τις απόπειρες παράδοσης κλιμάκωσης. Προορισμοί ειδοποιήσεων και αναθέσεις έως τη διαγραφή τους από τον Πελάτη ή μαζί με το domain.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: webhooks υπογεγραμμένα με χωριστό μυστικό ανά προορισμό· επιβεβαίωση μόνο μετά από κλικ (POST), ώστε οι προεπισκοπήσεις συνδέσμων σε προγράμματα συνομιλίας να μην ενεργοποιούν τίποτα· οι ειδοποιήσεις κατά τη διάρκεια παραθύρου συντήρησης απλώς καταγράφονται, δεν αποστέλλονται.

Α.4 Πρόσωπα που είναι παρεμπιπτόντως ορατά σε ελεγχόμενες σελίδες Πελατών και σε στιγμιότυπα οθόνης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ο έλεγχος των domains στον λογαριασμό του Πελάτη (σάρωση, παρακολούθηση, ενεργός έλεγχος) διαβάζει τις δημόσιες σελίδες του Πελάτη και λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης φορμών. Ό,τι εμφανίζει η ίδια η σελίδα μπορεί να αφορά πρόσωπα που δεν έχουν καμία σχέση με τον έλεγχο. Τα δεδομένα αυτά προκύπτουν παρεμπιπτόντως· δεν αποτελούν τον σκοπό του ελέγχου.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα των οποίων το όνομα, η φωτογραφία ή τα στοιχεία επικοινωνίας εμφανίζονται στην ελεγχόμενη σελίδα (πρόσωπο επικοινωνίας δίπλα στη φόρμα, φωτογραφίες ομάδας στην αρχική σελίδα, στοιχεία στη νομική σημείωση).
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Στιγμιότυπα οθόνης: η ορατή περιοχή της αρχικής σελίδας, κάθε ορατή φόρμα ως απόκομμα και η εικόνα της σελίδας που ακολουθεί μετά από ενεργή δοκιμαστική υποβολή· αποθηκεύονται ως αρχεία εκτός του καταλόγου ιστού, με μόνο την παραπομπή στη βάση δεδομένων (scan_screenshots). Δομή φόρμας: διεύθυνση σελίδας, selector, ονόματα πεδίων, τύποι πεδίων, ετικέτες πεδίων, σημαίες υποχρεωτικότητας και ορατότητας, ετικέτες κουμπιών υποβολής (forms, πεδίο «χάρτης πεδίων»)· καμία τιμή πεδίου. Ο σαρωτής διαβάζει την αρχή των κρυφών πεδίων (έως 24 χαρακτήρες) και των χαρακτηριστικών data (έως 60 χαρακτήρες) μόνο κατά τον έλεγχο, για να αναγνωρίσει χρονοσημάνσεις και tokens· αποθηκεύεται μόνο το αποτέλεσμα. Ευρήματα με αποδεικτικά στοιχεία (findings), σύνοψη με τίτλους σελίδων (scans). Αν μια διεύθυνση e-mail εμφανίζεται στη φόρμα ως παραλήπτης, αποθηκεύεται μόνο το domain της, ποτέ η διεύθυνση.
Πηγή	Οι δημόσιες σελίδες του domain του Πελάτη, όπως ανακτώνται από τον σαρωτή.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη για το περιεχόμενο του δικού του ιστότοπου. Για εμάς, η επεξεργασία αποτελεί μέρος του ανατεθέντος ελέγχου.
Αποδέκτες	Ο Πελάτης· στις agencies, ο πελάτης τους μέσω της πύλης ή αναφοράς white-label· όποιος λαμβάνει σύνδεσμο αναφοράς (αναφορές σε τυχαίες διευθύνσεις, όχι σε μηχανές αναζήτησης). Όπου ο τύπος της φόρμας είναι ασαφής, ένα τοπικό γλωσσικό μοντέλο στον δικό μας διακομιστή λαμβάνει τη δομή της φόρμας με τον τίτλο της σελίδας, τη διεύθυνση της σελίδας και το ορατό κείμενο της φόρμας (έως 400 χαρακτήρες) για ταξινόμηση· δεν λαμβάνει εικόνες.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Αποτελέσματα ελέγχων για ένα domain για το πολύ 13 μήνες· ο τελευταίος ολοκληρωμένος έλεγχος ανά domain παραμένει (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρος «παλαιά αποτελέσματα ελέγχων»). Οι φόρμες, τα ευρήματα, οι παραπομπές εικόνων και τα αρχεία εικόνων διαγράφονται μαζί με το αποτέλεσμα του ελέγχου. Με το domain, τα δεδομένα αυτά διαγράφονται αμέσως (αλυσίδα διαγραφής στο Β.15· εξαιρέσεις στην ενότητα 6.4).
Όρια της κάλυψης	Τα στιγμιότυπα οθόνης του πλήρους ελέγχου δεν καλύπτουν τίποτα: δείχνουν ό,τι δείχνει η σελίδα σε κάθε επισκέπτη. Τα πεδία της φόρμας είναι κενά κατά την ανάκτηση, επειδή ο σαρωτής δεν εισάγει τίποτα· οι προσυμπληρωμένες τιμές θα ήταν ορατές. Πίσω από σύνδεση δεν λαμβάνονται στιγμιότυπα οθόνης (Α.5). Οι εικόνες των ελέγχων με πρόγραμμα περιήγησης καλύπτουν τα πεδία εισαγωγής (Α.6).
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: οι εικόνες μπορούν να ανακτηθούν μόνο μέσω της αναφοράς, και το αναγνωριστικό εικόνας κάποιου άλλου επιστρέφει «δεν βρέθηκε»· αναφορές με noindex· κάθε έλεγχος εκτελείται σε δικό του απομονωμένο container.

Τα ίδια δεδομένα προκύπτουν σε ελέγχους χωρίς λογαριασμό (δωρεάν έλεγχος, μελέτη, έλεγχος δυνητικών πελατών). Εκεί δεν υπάρχει Πελάτης για λογαριασμό του οποίου ενεργούμε· οι περιπτώσεις αυτές εμφανίζονται επομένως στο Μέρος Β (Β.5, Β.7, Β.8).

Α.5 Διαπιστευτήρια δοκιμαστικού λογαριασμού για τη σάρωση πίσω από τη σύνδεση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ανάγνωση φορμών που εμφανίζονται μόνο μετά τη σύνδεση (περιοχή πελατών, περιοχή μελών). Ο σαρωτής συνδέεται με δοκιμαστικό λογαριασμό που έχει δημιουργήσει ο Πελάτης στον δικό του ιστότοπο και διαβάζει τις καθορισμένες σελίδες. Πέρα από τη φόρμα σύνδεσης δεν υποβάλλει τίποτα, δεν διενεργεί εκεί ενεργή δοκιμή, δεν λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης και δεν επισκέπτεται διευθύνσεις αποσύνδεσης, διαγραφής ή ακύρωσης. Αν η φόρμα σύνδεσης διαθέτει CAPTCHA, σταματά· τα CAPTCHA δεν παρακάμπτονται.
Προϋπόθεση	Επαληθευμένο domain, πληρωμένο πακέτο, ρόλος κατόχου ή διαχειριστή, ρητή επιβεβαίωση ότι ο λογαριασμός είναι δοκιμαστικός. Το πολύ πέντε σελίδες, όλες στο ίδιο domain.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Το πρόσωπο στο όνομα του οποίου τηρείται ο δοκιμαστικός λογαριασμός (ιδανικά κανένα· ο Πελάτης θα πρέπει να χρησιμοποιεί λειτουργικό λογαριασμό)· πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα εμφανίζονται στις σελίδες πίσω από τη σύνδεση.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης του δοκιμαστικού λογαριασμού, μόνο κρυπτογραφημένα· μια ένδειξη για το όνομα χρήστη (πρώτος χαρακτήρας και μήκος)· διεύθυνση σύνδεσης, λίστα σελίδων, ονόματα των πεδίων σύνδεσης, δείκτης επιτυχίας, πρόσωπο που τον δημιούργησε, ώρες, τελευταίο αποτέλεσμα ως σύντομος κωδικός (domain_logins). Για μια εργασία σε εξέλιξη, αντίγραφο του κρυπτογραφημένου κειμένου (πεδίο «πακέτο σύνδεσης» στο scan_jobs). Από τις σελίδες πίσω από τη σύνδεση: δομή φόρμας όπως στο Α.4, χωρίς στιγμιότυπα οθόνης και χωρίς cookies.
Πηγή	Καταχωρίζονται από τον Πελάτη στον λογαριασμό.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη. Ο Πελάτης εγγυάται ότι δικαιούται να χρησιμοποιεί τον δοκιμαστικό λογαριασμό.
Αποδέκτες	Κανένας. Ούτε ο Πελάτης ούτε η υποστήριξη ούτε η διεπαφή προγραμματισμού μπορούν να διαβάσουν τα διαπιστευτήρια· η διεπαφή δείχνει μόνο την ένδειξη για το όνομα χρήστη.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Προστασία των διαπιστευτηρίων	Το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης κρυπτογραφούνται αμέσως κατά την αποθήκευση με το δημόσιο κλειδί του διακομιστή σάρωσης (X25519, HKDF-SHA256, AES-256-GCM· το domain δεσμεύεται ως συσχετισμένα δεδομένα, οπότε ένα κρυπτογραφημένο κείμενο δεν μπορεί να συνδεθεί με διαφορετικό domain). Μόνο ο διακομιστής σάρωσης διαθέτει το ιδιωτικό κλειδί. Ο διακομιστής ιστού, η βάση δεδομένων και τα αντίγραφα ασφαλείας περιέχουν μόνο κρυπτογραφημένο κείμενο· ούτε εμείς μπορούμε να το αποκρυπτογραφήσουμε εκεί. Ο διακομιστής σάρωσης αποκρυπτογραφεί μόνο για την εκτέλεση, διαβιβάζει τα διαπιστευτήρια στο απομονωμένο container ελέγχου μόνο μέσω της τυπικής εισόδου, διαγράφει αμέσως το αντίγραφο στην εργασία και δεν τα γράφει σε κανένα αποτέλεσμα, αρχείο καταγραφής ή κείμενο σφάλματος. Στη διαδρομή προς τον ιστότοπο του Πελάτη προστατεύονται μόνο από την κρυπτογράφηση του ιστότοπου αυτού· τα όρια αυτής της μεταφοράς περιγράφονται στην ενότητα 10.
Διατήρηση	Τα αποθηκευμένα διαπιστευτήρια έως τη διαγραφή τους από τον Πελάτη. Κατά τη διαγραφή, το κρυπτογραφημένο κείμενο αντικαθίσταται με τυχαία δεδομένα ίδιου μήκους και η γραμμή διαγράφεται· οι εργασίες σε αναμονή εκκαθαρίζονται (fe_login_loeschen()). Με το domain, η γραμμή διαγράφεται μέσω ξένου κλειδιού. Ο διακομιστής σάρωσης εκκαθαρίζει τα αντίγραφα στις εργασίες μετά την εκτέλεση· ό,τι απομένει (εργασία που διακόπηκε, διακομιστής σάρωσης εκτός λειτουργίας) εκκαθαρίζεται από την εκτέλεση κατάστασης το αργότερο μετά από μία ώρα (fe_login_aufraeumen(), μέρος «login_jobs»). Τα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων περιέχουν το κρυπτογραφημένο κείμενο έως τη λήξη του αντιγράφου ασφαλείας μετά από 14 ημέρες.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: ασύμμετρη κρυπτογράφηση με χωριστά κλειδιά· λίστα αποκλεισμού για διαδρομές αποσύνδεσης και διαγραφής· κανένα στιγμιότυπο οθόνης πίσω από τη σύνδεση· λειτουργία μόνο για πληρωμένα πακέτα και επαληθευμένα domains· κάθε αλλαγή στο αρχείο δραστηριότητας (χωρίς διαπιστευτήρια).

Σκόπιμα δεν έχουμε δημιουργήσει κανέναν τρόπο αποθήκευσης διαπιστευτηρίων για τον διακομιστή του Πελάτη, την περιοχή διαχείρισης του CMS ή λογαριασμούς φιλοξενίας. Ο δοκιμαστικός λογαριασμός είναι λογαριασμός επισκέπτη στον ιστότοπο του Πελάτη, όχι πρόσβαση στο σύστημα του Πελάτη.

Α.6 Διαμορφωμένες διαδρομές φόρμας, έλεγχοι με πρόγραμμα περιήγησης και ανεξάρτητος αισθητήρας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Μια παρακολουθούμενη φόρμα διατρέχεται σε πραγματικό πρόγραμμα περιήγησης (Chromium, WebKit ή και τα δύο) έως το σημείο ακριβώς πριν από την υποβολή: φόρτωση της σελίδας, εκτέλεση προηγούμενων κλικ (το πολύ πέντε, ποτέ σε πεδίο εισαγωγής ή κουμπί υποβολής), συμπλήρωση πεδίων με ευδιάκριτα συνθετικές τιμές (όπως μια διεύθυνση με τη δεσμευμένη κατάληξη .invalid), προχώρηση σε φόρμες πολλών βημάτων. Ο έλεγχος με πρόγραμμα περιήγησης δεν υποβάλλει τίποτα· η υποβολή είναι τεχνικά αποκλεισμένη στο πρόγραμμα περιήγησης. Επιπλέον, μετρήσεις χρόνου και οπτικές συγκρίσεις της φόρμας.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Όπως στο Α.4 (πρόσωπα ορατά στη σελίδα της φόρμας)· οι εργαζόμενοι του Πελάτη που έχουν καταχωριστεί ως υπεύθυνοι (Α.3).
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διαμόρφωση: διεύθυνση φόρμας, selectors, διεύθυνση εισόδου, βήματα κλικ, επιλογή προγράμματος περιήγησης, ετικέτα, κρισιμότητα, ανάθεση, προθεσμία (monitored_forms). Αποτελέσματα ανά εκτέλεση: κατάσταση, τεχνικός λόγος αποτυχίας, εκκαθαρισμένα μηνύματα σφάλματος, μετρήσεις δικτύου και χρόνου, μια εικόνα της φόρμας ως JPEG το πολύ 32 KB με καλυμμένα πεδία εισαγωγής (form_browser_runs). Παρατηρήσεις ανά έλεγχο (form_observations), χρονοσειρές (form_performance). Εργασίες με λίστα στόχων (πεδία «στόχοι» και «αποτέλεσμα» στο scan_jobs).
Δοκιμαστική πρόσβαση	Αν ο Πελάτης έχει αποθηκεύσει δοκιμαστικό λογαριασμό (Α.5), ο πλήρης έλεγχος τον χρησιμοποιεί και για τις διαμορφωμένες διαδρομές φόρμας. Σύμφωνα με τον κώδικα που μετρήθηκε, οι αυτόνομοι έλεγχοι με πρόγραμμα περιήγησης μεταξύ δύο πλήρων ελέγχων λειτουργούν χωρίς δοκιμαστικό λογαριασμό.
Ανεξάρτητος αισθητήρας	Προβλέπεται ένα δεύτερο σημείο ελέγχου σε διαφορετική τοποθεσία, το οποίο θα διασταύρωνε πριν από μια ειδοποίηση. Θα λάμβανε το domain, την εκκαθαρισμένη διαμόρφωση και το αναγνωριστικό εργασίας, καμία καταχώριση επισκεπτών και κανένα διαπιστευτήριο. Προς το παρόν δεν έχει ρυθμιστεί (απενεργοποιημένο από προεπιλογή). Χωρίς τον αισθητήρα δεν υπάρχει αποδεικτικό στοιχείο από δεύτερη τοποθεσία· μια ειδοποίηση βασίζεται τότε στη δική μας μέτρηση.
Πηγή	Διαμορφώνεται από τον Πελάτη· τα αποτελέσματα προέρχονται από την ανάκτηση της σελίδας του Πελάτη.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη για το περιεχόμενο του ιστότοπου του Πελάτη και για τις αρμοδιότητες των εργαζομένων του Πελάτη.
Αποδέκτες	Ο Πελάτης· όπου έχει ρυθμιστεί αισθητήρας, ο φορέας λειτουργίας του (προς το παρόν κανένας).
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Αποτελέσματα εκτελέσεων προγράμματος περιήγησης, ολοκληρωμένες εργασίες προγράμματος περιήγησης και χρονοσειρές μετά από 13 μήνες (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρη «browser_runs», «browser_jobs», «form_performance»). Οι διαμορφώσεις έως τη διαγραφή του domain (μεμονωμένα μπορούν να αλλάξουν ή να απενεργοποιηθούν, όχι να διαγραφούν)· με το domain διαγράφονται, μαζί με εκτελέσεις, παρατηρήσεις και χρονοσειρές, μέσω ξένων κλειδιών.
Τι αποδεικνύει η μέτρηση	Χρόνους και καταστάσεις από το πρόγραμμα περιήγησης ελέγχου μας. Δεν μετρούν τι βιώνουν οι πραγματικοί επισκέπτες και δεν αποδεικνύουν ούτε ποσοστά ολοκλήρωσης ούτε χαμένα αιτήματα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: η υποβολή αποτρέπεται τεχνικά· μόνο διευθύνσεις στο ίδιο domain· καλυμμένες εικόνες· απομονωμένο container ελέγχου.

Α.7 «Fix it for me» – επικολλημένος κώδικας φόρμας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ο Πελάτης επικολλά τον κώδικα της φόρμας του· ένα γλωσσικό μοντέλο στο δικό μας υλικό ενσωματώνει τη μονάδα προστασίας. Επιστρέφονται το τροποποιημένο αρχείο, ένα patch, το αποτέλεσμα ελέγχου σύνταξης και ένδειξη για το αν η κλήση ελέγχου έχει πράγματι ενσωματωθεί. Χωρίς επικολλημένο κώδικα, η υπηρεσία παραδίδει μια έτοιμη μονάδα με τα ονόματα πεδίων από την τελευταία σάρωση.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα τυχαίνει να βρίσκονται στον επικολλημένο κώδικα (όπως μια διεύθυνση παραλήπτη, ονόματα σε σχόλια, διαπιστευτήρια για διακομιστή αλληλογραφίας).
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Ο επικολλημένος κώδικας, το πολύ 30.000 χαρακτήρες. Στη βάση δεδομένων μόνο μια εγγραφή στο αρχείο δραστηριότητας (ενέργεια «fix_ai» με χώρο εργασίας και ώρα), η οποία προσμετράται στο ημερήσιο όριο των, προς το παρόν, δέκα κλήσεων ανά χώρο εργασίας.
Πηγή	Επικολλάται από τον Πελάτη.
Νομική βάση	Εκτέλεση της σύμβασης με τον Πελάτη (άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ) για τον ίδιο τον κώδικα· για δεδομένα τρίτων που περιέχονται τυχαία σε αυτόν, τη βάση καθορίζει ο Πελάτης.
Αποδέκτες	Κανένας. Το γλωσσικό μοντέλο εκτελείται στον δικό μας διακομιστή σάρωσης στο εσωτερικό δίκτυο· καμία εξωτερική υπηρεσία ΤΝ, ούτε καν ως εφεδρική λύση.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Ο κώδικας δεν αποθηκεύεται. Για τον έλεγχο σύνταξης δημιουργείται ένα προσωρινό αρχείο, το οποίο διαγράφεται αμέσως μετά. Η εγγραφή στο αρχείο δραστηριότητας διαγράφεται μετά από 365 ημέρες.
Σημείωση προς τον Πελάτη	Κώδικας που περιέχει κωδικούς πρόσβασης, κλειδιά API ή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα πρέπει να καθαρίζεται πριν επικολληθεί. Δεν ελέγχουμε το περιεχόμενο.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: μόνο κάτοχοι και διαχειριστές σε πληρωμένα πακέτα· ο επικολλημένος κώδικας διαβιβάζεται στο μοντέλο επισημασμένος ως δεδομένα και δεν εκτελείται ποτέ· καμία μεταφόρτωση σε διακομιστές τρίτων.

Α.8 Εμπορική ταυτότητα white-label και πρόσωπα επικοινωνίας της agency

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Οι αναφορές, οι σύντομες αναφορές, τα αρχεία αποδεικτικών στοιχείων και η πύλη πελατών μιας agency (πακέτο Business) εμφανίζονται με την εμπορική της ταυτότητα, κατόπιν αιτήματος υπό subdomain της ίδιας της agency.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα επικοινωνίας της agency των οποίων το όνομα ή τα στοιχεία επικοινωνίας εμφανίζονται στη γραμμή επικοινωνίας.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Επωνυμία εταιρείας, ιστότοπος, γραμμή επικοινωνίας, σημείωση προς τον πελάτη, χρώμα έμφασης, εμφάνιση, αρχείο λογοτύπου, διακόπτης για την αναφορά στο formexposed, δικό της domain με αναγνωριστικό επαλήθευσης και κατάσταση επαλήθευσης (workspace_branding).
Πηγή	Καταχωρίζονται από την agency.
Νομική βάση	Εκτέλεση της σύμβασης με την agency (άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ). Όπου η γραμμή επικοινωνίας κατονομάζει εργαζομένους της agency, τη βάση καθορίζει η agency.
Αποδέκτες	Όποιος λαμβάνει από την agency αναφορά, σύντομη αναφορά ή σύνδεσμο πύλης.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Έως την αλλαγή τους από την agency· η εμπορική ταυτότητα και το αρχείο λογοτύπου διαγράφονται μαζί με τον χώρο εργασίας (fe_arbeitsbereich_daten_loeschen()). Ένα δικό της domain του οποίου η επαλήθευση DNS αποτυγχάνει για επτά ημέρες απενεργοποιείται. Το δικό της domain είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Α.9 Καταμετρήσεις, δείκτες κατάστασης και σφάλματα πεδίων από το πρόσθετο και την επέκταση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Μία φορά την ημέρα, το πρόσθετο WordPress και η επέκταση TYPO3 αναφέρουν αριθμητικά στοιχεία για τις φόρμες στον συνδεδεμένο ιστότοπο: αποκλεισμένες υποβολές ανά λόγο, υποβολές, απεσταλμένα και αποτυχημένα e-mail, δείκτες κατάστασης των ρυθμίσεων φορμών, αποθηκευμένα αιτήματα ανά πηγή και περίοδο διατήρησης. Προαιρετικά, απενεργοποιημένα από προεπιλογή: συμβάντα φορμών και κατηγορίες σφαλμάτων πεδίων ανά θέση πεδίου. Από τα στοιχεία αυτά προκύπτουν η «Προστασία σε αριθμούς», η μηνιαία αναφορά, η ειδοποίηση σιωπής και οι επισημάνσεις για επικίνδυνες ρυθμίσεις.
Χαρακτηρισμός	Τα αριθμητικά στοιχεία έχουν σχεδιαστεί ώστε να μην περιγράφουν κανένα πρόσωπο. Τα παραθέτουμε στο Μέρος Α επειδή προκύπτουν από συμβάντα στον ιστότοπο του Πελάτη που προκαλούνται από τους επισκέπτες του Πελάτη· κατά την άποψή μας αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα το πολύ σε οριακές περιπτώσεις (ένας ιστότοπος με πολύ λίγες υποβολές σε μια δεδομένη ημέρα). Η ίδια η διαβίβαση (κλειδιά, εκδόσεις, host) περιλαμβάνεται στο Μέρος Β (Β.20).
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Επισκέπτες του ιστότοπου του Πελάτη που υποβάλλουν μια φόρμα.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Ημερήσια στοιχεία ανά host: συνολικά αποκλεισμένες και ανά λόγο, υποβολές, απεσταλμένα και αποτυχημένα e-mail, κατηγορία σφάλματος αποστολής e-mail (μόνο μία από τέσσερις κατηγορίες, ποτέ το κείμενο του σφάλματος, επειδή μπορεί να περιέχει διευθύνσεις παραληπτών), αριθμοί απαντήσεων reCAPTCHA, διαγραμμένα και αποδεσμευμένα αιτήματα (plugin_stats). Κατάσταση: εκδόσεις από σταθερή λίστα πρόσθετων φορμών, CAPTCHA και αλληλογραφίας, δείκτες ρυθμίσεων ως αριθμοί, περίοδοι διατήρησης (plugin_health). Ειδοποιήσεις αλλαγών: όνομα και έκδοση ενημερωμένου πρόσθετου (plugin_changes). Προαιρετικά: μετρητές ανά φόρμα και ημέρα με κατηγορίες σφαλμάτων ανά θέση πεδίου (form_metrics). Ποτέ: καταχωρίσεις, ονόματα πεδίων, κωδικοί πρόσβασης, αρχεία, διευθύνσεις e-mail, ονόματα, διευθύνσεις IP ή μόνιμα αναγνωριστικά επισκεπτών.
Πηγή	Το πρόσθετο στον ιστότοπο του Πελάτη, μέσω διεπαφής προγραμματισμού με χρήση του μυστικού σύνδεσης του ιστότοπου.
Νομική βάση (καθορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας)	Καθορίζεται από τον Πελάτη· ο Πελάτης αποφασίζει αν θα ενεργοποιήσει τις προαιρετικές καταμετρήσεις και πώς θα ενημερώσει τους επισκέπτες του.
Αποδέκτες	Ο Πελάτης. Τα domains από συνδέσμους σε αποκλεισμένα μηνύματα περνούν στην προστασία σμήνους (Β.21).
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Ημερήσια στοιχεία, ειδοποιήσεις αλλαγών και μετρητές φορμών μετά από 13 μήνες (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρη «plugin_stats» και «form_metrics»). Οι δείκτες κατάστασης αντικαθίστανται με κάθε αναφορά. Όλα τα δεδομένα πρόσθετου για έναν host διαγράφονται μόλις κανένα domain στο σύστημα δεν παραπέμπει πλέον στον host αυτό (αμέσως κατά τη διαγραφή του τελευταίου domain· παλαιά δεδομένα νυχτερινά, μέρος «orphan_hosts»).
Τι αποδεικνύουν τα αριθμητικά στοιχεία	Ό,τι μέτρησε το πρόσθετο. Δεν αποδεικνύουν ούτε ποσοστά ολοκλήρωσης ούτε χαμένα αιτήματα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: αποδοχή μόνο με το δεσμευμένο ζεύγος κλειδιών του ιστότοπου· γίνονται δεκτά μόνο γνωστά κλειδιά και αριθμοί, όλα τα υπόλοιπα απορρίπτονται· ημέρες εκτός παραθύρου 14 ημερών απορρίπτονται.

Α.10 Όριο: τι παραμένει μόνο στον ιστότοπο του Πελάτη

Οι ακόλουθες λειτουργίες του πρόσθετου WordPress και της επέκτασης TYPO3 επεξεργάζονται δεδομένα αποκλειστικά στον διακομιστή του Πελάτη. Δεν φθάνουν σε εμάς και δεν έχουμε πρόσβαση σε αυτά. Αποκλειστικά υπεύθυνος είναι ο διαχειριστής του ιστότοπου· ο διαχειριστής αποφασίζει για την ενεργοποίηση, τις περιόδους διατήρησης και τον τρόπο ενημέρωσης των επισκεπτών του. Για τον σκοπό αυτό, το πρόσθετο προτείνει παραγράφους για την πολιτική απορρήτου του διαχειριστή.

Λειτουργία	Τι υποβάλλεται σε επεξεργασία τοπικά	Διατήρηση στην πλευρά του Πελάτη
Καραντίνα	Υποβολές που σταμάτησαν, με τον λόγο, οι οποίες μπορούν να αποδεσμευτούν μέσω e-mail στη διεύθυνση του ιστότοπου	14 ημέρες
Δίχτυ ασφαλείας	Υποβολές των οποίων το e-mail φόρμας απέτυχε, για επαναποστολή (ενεργοποιημένο από προεπιλογή)	30 ημέρες
Αριθμητικός γρίφος αντί για reCAPTCHA	Αριθμητική άσκηση στο πρόγραμμα περιήγησης του επισκέπτη, χωρίς υπηρεσία τρίτου (απενεργοποιημένο από προεπιλογή)	–
Ρυθμίσεις διατήρησης	Διαγραφή αποθηκευμένων αιτημάτων σε πρόσθετα φορμών μετά την περίοδο που επιλέγει ο διαχειριστής (απενεργοποιημένο από προεπιλογή)	σύμφωνα με τη ρύθμιση
Περιορισμός ρυθμού	ένα βραχύβιο αναγνωριστικό που προκύπτει από τη διεύθυνση IP και δεν διαβιβάζεται σε εμάς	βραχύβιο
Τοπικοί ημερήσιοι μετρητές	Τιμές μετρητών πριν από τη διαβίβαση	το πολύ 14 ημέρες
Καταγραφέας για διαχειριστές	τεχνικοί selectors και βήματα πλοήγησης στον χώρο αποθήκευσης συνεδρίας του προγράμματος περιήγησης ενός συνδεδεμένου διαχειριστή· οι καταχωρίσεις δεν διαβάζονται. Διαβιβάζεται μόνο η επιλεγμένη διαμόρφωση (τότε Α.6)	το πολύ 15 λεπτά
Βοήθεια επισκεπτών	μπορεί να ενεργοποιηθεί χωριστά· δεν αποθηκεύει πρόχειρα και δεν επαναποστέλλει αυτόματα	–
Παρατήρηση νέων κανόνων spam	οι πρόσθετες επιτυχίες καταμετρώνται τοπικά, χωρίς αυτόματη ενεργοποίηση	επτά ημέρες

Α.11 Προστασία φορμών (formconfirmed)

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Αξιολόγηση υποβολών μέσω φορμών στους ιστοτόπους του Πελάτη για την αναγνώριση αυτοματοποιημένων υποβολών: έκδοση και έλεγχος εργασιών (απόδειξη εργασίας), tokens ελέγχου μίας χρήσης, χρόνος συμπλήρωσης, πεδίο-παγίδα, συχνά επαναλαμβανόμενα αιτήματα· κατόπιν επιθυμίας του Πελάτη, αξιολόγηση του κειμένου του μηνύματος από γλωσσικό μοντέλο. Μόνο για Πελάτες που ενεργοποιούν την προστασία φορμών.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Επισκέπτες των ιστοτόπων του Πελάτη που ανοίγουν μια σελίδα με προστατευμένη φόρμα ή την υποβάλλουν.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση IP (αποθηκεύεται μόνο συντετμημένη και σε μορφή hash με κλειδί που αλλάζει καθημερινά), διεύθυνση και domain της σελίδας, χρονικές στιγμές και χρόνος συμπλήρωσης, πεδίο-παγίδα συμπληρωμένο ναι/όχι, αναγνωριστικό του προγράμματος περιήγησης στο αρχείο καταγραφής του διακομιστή ιστού· μόνο με ενεργοποιημένο έλεγχο περιεχομένου, το κείμενο του μηνύματος (μόνο στη μνήμη εργασίας).
Προέλευση	Πρόγραμμα περιήγησης του επισκέπτη (εργασία, token ελέγχου)· διακομιστής του Πελάτη (αίτημα ελέγχου, κατά περίπτωση κείμενο).
Αποδέκτες	Ο Πελάτης (βαθμολογία, ενέργεια, αιτίες). Κανένας άλλος· κανένας υπεκτελών την επεξεργασία για αυτή την επεξεργασία.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Αναγνωριστικό σε μορφή hash 1 ώρα· tokens ελέγχου που έχουν χρησιμοποιηθεί 11 λεπτά το πολύ· αποτελέσματα ελέγχου χωρίς διεύθυνση IP και χωρίς κείμενο 30 ημέρες· ημερήσια στοιχεία 400 ημέρες· αρχείο καταγραφής του διακομιστή ιστού 14 ημέρες· κείμενο καμία αποθήκευση.
ΤΟΜ	Ενότητα 8· επιπλέον σύντμηση και hash με ημερήσιο κλειδί, υπογεγραμμένες εργασίες, μοναδική χρήση, γλωσσικό μοντέλο σε δικό μας υλικό χωρίς καταγραφή του κειμένου.

4. Μέρος Α – αποδέκτες, υπεκτελούντες την επεξεργασία και διαβιβάσεις σε τρίτες χώρες

Ο ακόλουθος πίνακας παραθέτει τους αποδέκτες στους οποίους προσφεύγουμε εμείς οι ίδιοι και οι οποίοι ενδέχεται να λάβουν δεδομένα από το Μέρος Α. Ο έγκυρος, συνεχώς ενημερωμένος κατάλογος είναι η σελίδα Υπεκτελούντες την επεξεργασία· αν διαφέρει από τον παρόντα πίνακα, αυτό αποτελεί εύρημα, όχι ζήτημα μορφοποίησης.

Αποδέκτης	Τι λαμβάνει	Τρίτη χώρα	Βάση	Κατάσταση
Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA	Γραμματοκιβώτιο ελέγχου του ελέγχου παράδοσης (Α.1)· αποστολή των e-mail ειδοποιήσεων (Α.3), επιβεβαιώσεων και αναφορών προς συνδρομητές πυλών (Α.2)	Ο τόπος επεξεργασίας είναι υπό επαλήθευση· βλ. τη σελίδα «Υπεκτελούντες την επεξεργασία»	Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων· η βάση διαβίβασης είναι υπό επαλήθευση	Ανοιχτό. Η σχετική σύμβαση, οι πραγματικοί τόποι επεξεργασίας και η βάση διαβίβασης δεν έχουν ακόμη τεκμηριωθεί. Το παρόν αρχείο δεν επιβεβαιώνει ούτε πιστοποίηση ούτε συναφθείσα σύμβαση.
Namecheap, Inc. (καταχωρητής, DNS· προώθηση e-mail έως τη ρύθμιση του γραμματοκιβωτίου)	Έως τη ρύθμιση του γραμματοκιβωτίου, γενική εισερχόμενη αλληλογραφία σε διευθύνσεις του domain μας· όχι τα αντίγραφα από τον έλεγχο παράδοσης, τα οποία φθάνουν μόνο με εγγραφές MX που δείχνουν απευθείας στο γραμματοκιβώτιο (Α.1)	ΗΠΑ	υπό επαλήθευση: πιστοποίηση στο πλαίσιο του EU-US Data Privacy Framework ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες	Σε χρήση· η βάση είναι ανοιχτή.
Ο δικός μας διακομιστής σάρωσης με τοπικό γλωσσικό μοντέλο	Δομή φόρμας για ταξινόμηση (Α.4), επικολλημένος κώδικας (Α.7), αποκρυπτογραφημένη δοκιμαστική πρόσβαση μόνο κατά την εκτέλεση (Α.5)	–	Λειτουργεί από εμάς, όχι από τρίτο	Σε χρήση.
Ανεξάρτητος αισθητήρας σε δεύτερη τοποθεσία	Domain, εκκαθαρισμένη διαμόρφωση, αναγνωριστικό εργασίας (Α.6)	ανάλογα με την τοποθεσία	θα καθοριστεί πριν από τη θέση σε λειτουργία	Δεν έχει ρυθμιστεί.

Φιλοξενία: κανένας τρίτος. Η εφαρμογή, η βάση δεδομένων, τα στιγμιότυπα οθόνης και τα αντίγραφα ασφαλείας φυλάσσονται στους δικούς μας διακομιστές στην Πολωνία. Αν μεταφερθούμε σε κέντρο δεδομένων ή πάροχο cloud, η παράγραφος αυτή πρέπει να ξαναγραφτεί.

4.1 Κανάλια ειδοποιήσεων που επιλέγει ο Πελάτης

Εκτός από τους αποδέκτες στους οποίους προσφεύγουμε εμείς, υπάρχουν κανάλια που επιλέγει ο Πελάτης για τις ειδοποιήσεις του (Α.3). Ο διακομιστής μας ενεργοποιεί τη διαβίβαση· ο Πελάτης καθορίζει τον προορισμό και τον πάροχο. Η επιλογή καναλιού δεν μας απαλλάσσει από τις δικές μας υποχρεώσεις ως εκτελών την επεξεργασία. Ο ρόλος, η σύμβαση και οι διασφαλίσεις που απαιτούνται για τρίτες χώρες πρέπει να καθοριστούν για κάθε πάροχο· για τις υπηρεσίες συνομιλίας αυτό δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί (ανοιχτό ερώτημα για τον νομικό έλεγχο).

Κανάλι	Τι αποστέλλεται	Έδρα του παρόχου
E-mail	Domain, συμβάν, εξήγηση, σύνδεσμος· στη διεύθυνση που καταχωρίστηκε	μέσω του Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA
Webhook σε ελεύθερα επιλεγμένη διεύθυνση	Συμβάν ως JSON (domain, συμβάντα, γραμμές, σύνδεσμος, χρονοσήμανση), υπογεγραμμένο με το μυστικό του προορισμού	καθορίζεται από τον Πελάτη
Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Chat	η ίδια ειδοποίηση ως μήνυμα συνομιλίας στη διεύθυνση webhook που καταχωρίστηκε	κυρίως ΗΠΑ
Telegram	προορισμός που επιλέγει ο Πελάτης· στέλνουμε το μήνυμα μέσω του bot μας στο συνδεδεμένο ID συνομιλίας	εκτός ΕΕ, χωρίς απόφαση επάρκειας· η βάση διαβίβασης είναι ανοιχτό ερώτημα για τον νομικό έλεγχο

Σε καμία περίπτωση δεν αποστέλλεται το περιεχόμενο μηνύματος επισκέπτη. Οι ειδοποιήσεις περιέχουν domain, συμβάν και σύνδεσμο.

5. Μέρος Β – Άρθρο 30(1): επεξεργασία με δική μας ευθύνη

Υπεύθυνος επεξεργασίας για όλα όσα περιλαμβάνονται στο παρόν μέρος: LW IT Solutions Company Lukas Wójcik, al. Tadeusza Kościuszki 80/82, lok. 301, 90-437 Łódź, Poland, contact@lukaswojcik.com. Δεν απαιτείται εκπρόσωπος (εγκατάσταση στην Ένωση). Δεν έχει οριστεί υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ενότητα 9). Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα: ενότητα 8 και η σελίδα Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα. Ο τρόπος με τον οποίο τα υποκείμενα των δεδομένων ασκούν τα δικαιώματά τους περιγράφεται στη σελίδα Πρόσβαση, διαγραφή και τα λοιπά δικαιώματά σας· οι κάτοχοι λογαριασμών μπορούν να κατεβάσουν οι ίδιοι τα δεδομένα τους ως αρχείο (Ρυθμίσεις).

Όπου βασιζόμαστε σε έννομα συμφέροντα (άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ), κατονομάζουμε το συμφέρον και τον λόγο για τον οποίο ένα λιγότερο επεμβατικό μέσο δεν επαρκεί. Η στάθμιση είναι δική μας εκτίμηση· αποτελεί μέρος του νομικού ελέγχου.

Β.1 Επισκέπτες του ιστότοπού μας – αρχεία καταγραφής του διακομιστή ιστού

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Λειτουργία και ασφάλεια του ιστότοπου και της εφαρμογής: παράδοση, αντιμετώπιση σφαλμάτων, εντοπισμός επιθέσεων και υπερφόρτωσης.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Όποιος ανοίγει μια σελίδα του formexposed.com ή του form.exposed, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών σελίδων Πελατών των οποίων το πρόγραμμα περιήγησης φορτώνει την εικόνα του σήματός μας (Β.18), των παραληπτών που ανοίγουν σύνδεσμο αναφοράς ή επιβεβαίωσης και των ιστότοπων των οποίων το πρόσθετο καλεί τη διεπαφή μας.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Πλήρης διεύθυνση IP, ώρα, διεύθυνση που ζητήθηκε, κωδικός κατάστασης, bytes που μεταφέρθηκαν, σελίδα παραπομπής (referrer), αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης (user agent).
Πού αποθηκεύονται	Αρχεία πρόσβασης του ενδιάμεσου διακομιστή μεσολάβησης (proxy) και του διακομιστή ιστού ως αρχεία στον διακομιστή ιστού, όχι στη βάση δεδομένων.
Πηγή	Το πρόγραμμα περιήγησης ή το πρόγραμμα που υποβάλλει το αίτημα.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: ασφαλής και αδιάλειπτη λειτουργία. Στάθμιση: χωρίς την πλήρη διεύθυνση, επαναλαμβανόμενα αιτήματα από τον ίδιο αποστολέα δεν μπορούν να συσχετιστούν και οι επιθέσεις δεν μπορούν να αποκρουστούν· μια περικομμένη διεύθυνση δεν επιτρέπει αυτή τη διάκριση. Τα αρχεία καταγραφής δεν συνδυάζονται με άλλα δεδομένα και διαγράφονται μετά από σύντομο χρονικό διάστημα.
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	14 ημέρες: ημερήσια εναλλαγή με 14 γενιές, στη συνέχεια αντικατάσταση (υπηρεσία εναλλαγής αρχείων καταγραφής του συστήματος, όχι η νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής της εφαρμογής).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Β.2 Αρχείο προβολών σελίδων της εφαρμογής

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ασφάλεια και εντοπισμός κατάχρησης (ποιος ζητά τι και πόσο συχνά), ιχνηλασιμότητα της πρόσβασης σε λογαριασμούς, απλά στατιστικά χρήσης χωρίς υπηρεσία ανάλυσης.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Όλοι οι επισκέπτες του ιστότοπου και οι χρήστες της εφαρμογής σε πραγματικές προβολές σελίδων (όχι αιτήματα παρασκηνίου, όχι υποβολές φορμών).
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Πλήρης διεύθυνση IP, η χώρα που προκύπτει από αυτήν κατά την εγγραφή (τοπική βάση γεωγραφικών δεδομένων, κανένα ερώτημα προς τρίτο), ID λογαριασμού για συνδεδεμένους χρήστες, διεύθυνση που ζητήθηκε και σελίδα παραπομπής (με τα tokens πρόσβασης που περιέχουν, όπως εκείνα των συνδέσμων αναφορών ή πυλών, συγκαλυμμένα), αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης και ο τύπος συσκευής, το λειτουργικό σύστημα και το πρόγραμμα περιήγησης που προκύπτουν από αυτό, γλώσσα, ώρα (access_logs). Κατά την «Προβολή ως πελάτης» (Β.14) δεν ορίζεται ID λογαριασμού, ώστε οι προβολές σελίδων της υποστήριξης να μην εμφανίζονται στο αρχείο του Πελάτη.
Πηγή	Το αίτημα του προγράμματος περιήγησης.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: πρόληψη κατάχρησης και ιχνηλασιμότητα. Στάθμιση: όπως στο Β.1· η περίοδος διατήρησης είναι μεγαλύτερη επειδή τα μοτίβα κατάχρησης γίνονται ορατά σε διάστημα εβδομάδων. Το αν η διεύθυνση IP θα πρέπει να περικόπτεται ή η περίοδος διατήρησης να συντομευθεί είναι ανοιχτό ερώτημα για τον νομικό έλεγχο.
Αποδέκτες	Κανένας. Οι κάτοχοι λογαριασμών λαμβάνουν τις δικές τους προβολές σελίδων στην εξαγωγή δεδομένων.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	60 ημέρες (νυχτερινά μεταξύ 03:00 και 03:05, srv/cron_status.php, ρύθμιση «αρχείο προβολών σελίδων»).
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Η διεύθυνση IP λαμβάνεται από προωθημένη κεφαλίδα μόνο αν το αίτημα προέρχεται από τον δικό μας ενδιάμεσο διακομιστή μεσολάβησης, και τότε μόνο η καταχώριση που προσθέτει ο διακομιστής αυτός· διαφορετικά ο καθένας θα μπορούσε να δηλώνει κατά βούληση την προέλευσή του.

Β.3 Cookies και αποθήκευση στο πρόγραμμα περιήγησης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Τεχνικά αναγκαία αποθήκευση: συνεδρία, προστασία από πλαστογράφηση αιτημάτων μεταξύ ιστότοπων (CSRF), καταμέτρηση των ορίων για ελέγχους χωρίς λογαριασμό, σύνδεση, διατήρηση της σύνδεσης κατόπιν αιτήματος, φωτεινή ή σκοτεινή εμφάνιση.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Επισκέπτες και χρήστες του formexposed.com.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Cookie συνεδρίας bpid (αναγνωριστικό συνεδρίας· λήγει όταν κλείνει το πρόγραμμα περιήγησης· HttpOnly, SameSite=Lax, Secure μέσω HTTPS). Cookie bp_remember μόνο μετά την επιλογή «Να παραμείνω συνδεδεμένος» (selector και verifier· 30 ημέρες). Τοπική αποθήκευση bp_theme (φωτεινό, σκοτεινό ή σύστημα). Στην περιοχή διαχείρισης, επιπλέον τοπικές ρυθμίσεις εμφάνισης των διαχειριστών. Για τα όρια, σχηματίζεται ένα hash από το αναγνωριστικό συνεδρίας· το ίδιο το αναγνωριστικό δεν αποθηκεύεται.
Δεν ορίζονται	Κανένα cookie ανάλυσης, διαφήμισης ή παρακολούθησης. Το πρόγραμμα συνεργατών (Β.33) λειτουργεί χωρίς cookie. Η εικόνα του σήματος στις σελίδες των Πελατών δεν ορίζει cookie (Β.18). Το reCAPTCHA ενδέχεται να ορίσει cookies της Google κατά την υποβολή προστατευμένης φόρμας (Β.23).
Νομική βάση	Πρόσβαση στην τερματική συσκευή: απολύτως αναγκαία για την υπηρεσία που ζητά ο χρήστης (§ 25(2) αριθ. 2 TDDDG, του γερμανικού νόμου για την προστασία δεδομένων στις τηλεπικοινωνίες και τις ψηφιακές υπηρεσίες· άρθρο 399(3) PKE, του πολωνικού νόμου για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες (Prawo komunikacji elektronicznej)). Επεξεργασία: άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (λογαριασμός) και (f) (ασφάλεια, όρια).
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Συνεδρία· 30 ημέρες για το token διατήρησης σύνδεσης. Η νυχτερινή εκτέλεση διαγράφει τα ληγμένα tokens διατήρησης σύνδεσης στη βάση δεδομένων (remember_tokens)· κατά την αποσύνδεση, την αλλαγή κωδικού πρόσβασης και την ανάκληση συσκευής, αμέσως.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Β.4 Δωρεάν έλεγχος χωρίς λογαριασμό – αποδοχή, όρια και παρακολούθηση κατάχρησης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Οποιοσδήποτε μπορεί να ζητήσει έλεγχο ενός domain χωρίς λογαριασμό. Για να μη γίνει το πεδίο εισαγωγής όπλο κατά ιστότοπων τρίτων, ισχύουν κλιμακωτά όρια: ένας ανώνυμος έλεγχος ανά domain σε επτά ημέρες (μετά από αυτό, η ίδια αναφορά), όρια ανά διεύθυνση IP και ανά συνεδρία σε 24 ώρες, ημερήσιο όριο για ολόκληρο το σύστημα, αποκλεισμός πολύ νέων domains, λίστα αποκλεισμού και opt-out, μόνο δημόσιες διευθύνσεις. Τα ύποπτα μοτίβα καταγράφονται και αναφέρονται στον φορέα λειτουργίας. Τα όρια ανά διεύθυνση IP, ανά συνεδρία και για ολόκληρο το σύστημα, καθένα από τα οποία καταμετράται χωριστά, ισχύουν επίσης για τον έλεγχο από το πρόσθετο χωρίς λογαριασμό (ένα πρόσθετο με δεσμευμένο ζεύγος κλειδιών καταμετράται ανά ιστότοπο αντί ανά διεύθυνση) και για το opt-out (Β.30)· το δωρεάν εργαλείο κεφαλίδων (Β.9) έχει δικά του όρια ανά διεύθυνση IP και ημέρα και για ολόκληρο το σύστημα.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που ενεργοποιούν έλεγχο, αίτημα στο εργαλείο κεφαλίδων ή opt-out· διακομιστές στους οποίους είναι εγκατεστημένο πρόσθετο.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Αρχείο κάθε αιτήματος: πηγή (έλεγχος, πρόσθετο, εργαλείο κεφαλίδων, opt-out), πλήρης διεύθυνση IP, hash του αναγνωριστικού συνεδρίας, host που ελέγχθηκε, χώρα από τη διεύθυνση IP, αποδεκτό ή απορριφθέν με τον λόγο, ώρα (check_throttle). Ανωμαλίες: τύπος (διεύθυνση IP, συνεδρία, χώρα, σύστημα), κλειδί (για τον τύπο «IP» η πλήρης διεύθυνση IP), μοτίβο, σοβαρότητα, σύντομη περιγραφή, ώρες εντοπισμού και επίλυσης, πρόσωπο που την επιλύει (abuse_flags). Εργασία: host, τρόπος, επίπεδο εμπιστοσύνης και ένα περικομμένο hash συνεδρίας ως αναγνωριστικό του αιτούντος (scan_jobs). Αναφορά: τυχαίο αναγνωριστικό, host, γλώσσα, λήξη, πρώτη προβολή, αριθμός προβολών (reports). Αποθηκευμένη προσωρινά ηλικία domain από την αναζήτηση στο μητρώο (domain_age_cache).
Πηγή	Η καταχώριση του προσώπου· το αίτημά του· αναζήτηση στο μητρώο (RDAP) για την ηλικία του domain.
Νομική βάση	Εκτέλεση του ζητούμενου ελέγχου: άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (χρήση του δωρεάν ελέγχου σύμφωνα με τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών)· επικουρικά, (f). Όρια και παρακολούθηση: άρθρο 6(1)(f). Συμφέρον: αποτροπή της χρήσης της υπηρεσίας ως εργαλείου κατά ιστότοπων τρίτων ή ως μηχανισμού μαζικού spam. Στάθμιση: χωρίς σύνδεση με τη διεύθυνση και τη συνεδρία, τα όρια δεν θα μπορούσαν να επιβληθούν· η περίοδος των επτά ημερών είναι τόσο σύντομη όσο το μεγαλύτερο όριο που υπολογίζεται με βάση αυτήν.
Αποδέκτες	Η Google (reCAPTCHA κατά την υποβολή, Β.23). Για την ηλικία του domain, ο σαρωτής υποβάλλει ερώτημα στην υπηρεσία ανακατεύθυνσης RDAP rdap.org, η οποία το προωθεί στο αρμόδιο μητρώο· διαβιβάζεται μόνο το όνομα του domain. Όταν εμφανίζεται ανωμαλία, ο φορέας λειτουργίας λαμβάνει σήμα μέσω Telegram χωρίς καμία μεταβλητή (χωρίς host, χωρίς διεύθυνση). Την αναφορά μπορεί να δει όποιος έχει τον τυχαίο σύνδεσμό της.
Τρίτη χώρα	ΗΠΑ μέσω reCAPTCHA (Β.23).
Διατήρηση	Αρχείο αιτημάτων 7 ημέρες (νυχτερινά, srv/cron_status.php). Επιλυμένες ανωμαλίες 90 ημέρες μετά την επίλυση· οι ανεπίλυτες παραμένουν έως ότου κάποιος τις επιλύσει (ενότητα 10). Οι ανώνυμες αναφορές λήγουν μετά από 30 ημέρες· η νυχτερινή εκτέλεση διαγράφει τότε την αναφορά, την εργασία, το αποτέλεσμα ελέγχου, τις φόρμες, τα ευρήματα και τις εικόνες (fe_reports_aufraeumen()). Ένας διαχειριστής μπορεί να αποδεσμεύσει χειροκίνητα τις καταχωρίσεις για μια διεύθυνση· αυτό διαγράφει το αρχείο της για τις τελευταίες 24 ώρες.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Διακοπή έκτακτης ανάγκης για όλους τους ανώνυμους ελέγχους στην περιοχή διαχείρισης· αντίθλιψη (back-pressure) που δεν δέχεται νέους δωρεάν ελέγχους όταν υπάρχει συσσώρευση.

Β.5 Έλεγχος ιστότοπων τρίτων από τον crawler

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Έλεγχος ασφάλειας δημόσιων φορμών επικοινωνίας: διασφαλίσεις κατά του spam και της κατάχρησης, χαρακτηριστικά προστασίας δεδομένων και προσβασιμότητας, ενσωματωμένα scripts τρίτων, συμπεριφορά μετά την απόρριψη στο banner cookies, εμφάνιση σε κινητά. Ισχύει για ελέγχους χωρίς λογαριασμό (Β.4), για domains σε λογαριασμό που δεν έχουν ακόμη επαληθευτεί και ως βάση για τη μελέτη (Β.7) και τον έλεγχο δυνητικών πελατών (Β.8). Για επαληθευμένα domains σε λογαριασμό ενεργούμε για λογαριασμό του Πελάτη (Α.4).
Συμπεριφορά του crawler	Δικό του αναγνωριστικό με παραπομπή στη σελίδα του crawler· διαβάζει το robots.txt πριν από τον έλεγχο και σταματά αν ένας κανόνας disallow καλύπτει την αρχική σελίδα (ομοίως αν το robots.txt δεν είναι προσβάσιμο ή υπάρχει σφάλμα διακομιστή)· οι κανόνες disallow για μεμονωμένες υποδιαδρομές δεν τηρούνται χωριστά. Ο παλμός φόρμας, η ανάκτηση της απόδειξης, το εργαλείο κεφαλίδων και η αναζήτηση εκτεθειμένων αρχείων δεν διαβάζουν το robots.txt. Το πολύ οκτώ δημόσιες σελίδες ανά έλεγχο, καθώς και έως τρεις σελίδες με κλικ στο «Απόρριψη» στο banner cookies, έως τρεις σελίδες σε προβολή κινητού, ενεργοί έλεγχοι για επαληθευμένα domains και έως πέντε σελίδες πίσω από σύνδεση (Α.5)· οι σελίδες φορτώνονται η μία μετά την άλλη, όχι παράλληλα· μόνο δημόσιες διευθύνσεις, όχι εσωτερικά δίκτυα, οι ανακατευθύνσεις ελέγχονται ξανά· η λίστα αποκλεισμού και το opt-out ελέγχονται πριν από την αποδοχή και δεύτερη φορά στον σαρωτή. Παθητικός: χωρίς απόδειξη κατοχής, δεν υποβάλλεται τίποτα για Πελάτες (εξαίρεση: εσωτερικοί έλεγχοι των δικών μας δοκιμαστικών και demo domains, Β.6).
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Οι διαχειριστές των ελεγχόμενων ιστότοπων (όπου είναι φυσικά πρόσωπα, όπως ατομικοί επιχειρηματίες)· πρόσωπα που τυχαίνει να είναι ορατά στις ελεγχόμενες σελίδες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όπως στο Α.4: διευθύνσεις και τίτλοι σελίδων, δομή φόρμας (ονόματα, τύποι και ετικέτες πεδίων, καμία τιμή πεδίου), διασφαλίσεις, scripts τρίτων (διευθύνσεις· τα ID λογαριασμών pixels και εργαλείων καταγραφής αντικαθίστανται πριν από την αποθήκευση), συμπεριφορά του banner cookies, στιγμιότυπα οθόνης (ορατή περιοχή της αρχικής σελίδας, φόρμες). Αν στη φόρμα εμφανίζεται διεύθυνση παραλήπτη, μόνο το domain της (scans, forms, findings, scan_screenshots).
Πηγή	Δημόσια προσβάσιμες σελίδες.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: διενέργεια του ζητούμενου ελέγχου ασφάλειας· επισήμανση στους διαχειριστές ιστότοπων αδυναμιών που μπορεί να βλάψουν τους επισκέπτες τους. Στάθμιση: διαβάζεται μόνο ό,τι βλέπει κάθε επισκέπτης, σε μικρή έκταση και χωρίς υποβολή οτιδήποτε· ο διαχειριστής μπορεί να εξαιρέσει μόνιμα το domain του ανά πάσα στιγμή χωρίς απόδειξη. Η ενημέρωση σύμφωνα με το άρθρο 14 ΓΚΠΔ παρέχεται μέσω της σελίδας του crawler, του opt-out και της Πολιτικής Απορρήτου· το αν αυτό επαρκεί σύμφωνα με το άρθρο 14(5)(b) είναι ανοιχτό ερώτημα για τον νομικό έλεγχο.
Αποδέκτες	Όποιος ενεργοποιεί την αναφορά και όποιος λαμβάνει από αυτόν τον τυχαίο σύνδεσμο· το τοπικό γλωσσικό μοντέλο στον δικό μας διακομιστή όπου ο τύπος της φόρμας είναι ασαφής (δομή φόρμας, τίτλος και διεύθυνση σελίδας, ορατό κείμενο της φόρμας). Προειδοποιήσεις για ευπάθειες από εκδόσεις πρόσθετων δεν εμφανίζονται ποτέ σε ανώνυμες αναφορές.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Ανώνυμοι: 30 ημέρες (Β.4). Έλεγχος δυνητικών πελατών: 90 ημέρες (Β.8). Μελέτη: έως τη δημοσίευση (Β.7). Domain σε λογαριασμό: το πολύ 13 μήνες, ο τελευταίος έλεγχος παραμένει· αμέσως μαζί με το domain. Εσωτερικοί έλεγχοι του φορέα λειτουργίας χωρίς domain και χωρίς αναφορά (όπως εκείνοι που δημιουργούνται από τη γραμμή εντολών): καμία περίοδος διατήρησης (ενότητα 10). Τα προσωρινά αρχεία στον διακομιστή σάρωσης διαγράφονται μετά από κάθε εκτέλεση.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ειδικότερα: χωριστό container ελέγχου με περιορισμένα προνόμια, σύστημα αρχείων μόνο για ανάγνωση, όριο μνήμης και δικό του δίκτυο· διπλός έλεγχος στόχου.

Β.6 Ενεργές δοκιμαστικές υποβολές

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Έλεγχος του αν μια φόρμα επικοινωνίας δέχεται υποβολή χωρίς προστασία, αν το CAPTCHA, η παγίδα (honeypot), το token, η επικύρωση της διεύθυνσης e-mail και ο περιορισμός ρυθμού λειτουργούν στην πλευρά του διακομιστή και αν μπορούν να εισαχθούν κεφαλίδες.
Προϋπόθεση	Για Πελάτες, μόνο για domains για τα οποία έχει προσκομιστεί απόδειξη κατοχής (εγγραφή DNS, meta tag, αρχείο ή συνδεδεμένο πρόσθετο)· επιπλέον, ο φορέας λειτουργίας χρησιμοποιεί ένα εσωτερικό εργαλείο γραμμής εντολών για να δημιουργεί ελέγχους με επίπεδο «επαληθευμένο» για τα δικά μας δοκιμαστικά και demo domains. Μόνο με ενεργοποιημένο τον γενικό διακόπτη, μόνο για φόρμα που έχει ταξινομηθεί αξιόπιστα ως γενική φόρμα επικοινωνίας. Ποτέ για παραγγελίες, κρατήσεις, εγγραφές, newsletters, πληρωμές, μεταφορτώσεις αρχείων, υποχρεωτικά πεδία με πραγματικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή domains δημόσιων αρχών, φορέων υγείας ή εκπαιδευτικών ιδρυμάτων.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Οι εργαζόμενοι του Πελάτη που λαμβάνουν τα e-mail της φόρμας.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Η δοκιμαστική υποβολή δεν περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: αποστολέας «FormExposed Security Scanner», η δική μας διεύθυνση αποστολέα ή μια διεύθυνση κάτω από το .invalid, επισημασμένη γραμμή θέματος και κείμενο στη γλώσσα της σελίδας με παραπομπή στη σελίδα του crawler και στο opt-out και τον αριθμό ελέγχου. Αποθηκεύονται από εμάς: η απάντηση της σελίδας, τα ευρήματα, μια εικόνα της σελίδας που ακολουθεί (όπως στο Α.4).
Έκταση	Το πολύ πέντε υποβολές ανά έλεγχο (ρύθμιση, προεπιλογή 5)· επαναλαμβανόμενες με τη συχνότητα ελέγχου του πακέτου, ημερησίως στο υψηλότερο πακέτο.
Πηγή	Η εντολή του Πελάτη.
Νομική βάση	Εκτέλεση της σύμβασης με τον Πελάτη (άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ)· οι υποβολές πηγαίνουν στη δική του φόρμα του Πελάτη. Για τους παραλήπτες στην πλευρά του Πελάτη: η οργάνωση του Πελάτη.
Αποδέκτες	Ο Πελάτης (το e-mail της φόρμας του).
Τρίτη χώρα	Καμία μέσω ημών.
Διατήρηση	Αποτελέσματα όπως στο Α.4.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Το header injection μόνο εντοπίζεται, δεν εκτελείται ποτέ με πραγματικό παραλήπτη· η επικύρωση της διεύθυνσης e-mail χρησιμοποιεί μόνο domain που δεν μπορεί να υπάρξει.

Β.7 Μελέτη «Δείκτης ασφάλειας φορμών»

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Στατιστικά για την προστασία των φορμών επικοινωνίας σε μια χώρα ή έναν κλάδο. Δημοσιεύονται μόνο σύνολα, χωρίς ονόματα ιστότοπων· τμήματα μόνο από 20 σελίδες με φόρμα και άνω.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Οι διαχειριστές των ιστότοπων της λίστας· πρόσωπα που είναι παρεμπιπτόντως ορατά.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όπως στο Β.5, μόνο παθητικά. Επιπλέον η λίστα: host, τμήμα, κατάσταση, εργασία (study_domains)· μελέτη με τίτλο, χώρα, σύνολα αποτελεσμάτων (studies).
Πηγή	Λίστα δημόσιων ιστότοπων που καταρτίζει ο φορέας λειτουργίας· οι ίδιες οι σελίδες.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: στατιστικές διαπιστώσεις για την κατάσταση της ασφάλειας των φορμών. Στάθμιση: παθητικά, με περιορισμένο ρυθμό (λίγες εργασίες ανά εκτέλεση), ισχύουν η λίστα αποκλεισμού και το opt-out, δημοσίευση μόνο ως σύνολα, τα ακατέργαστα δεδομένα διαγράφονται.
Αποδέκτες	Το κοινό, μόνο σύνολα.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Τα ακατέργαστα δεδομένα (αποτελέσματα ελέγχων, φόρμες, ευρήματα, εικόνες, εργασίες) διαγράφονται κατά τη δημοσίευση (fe_studie_veroeffentlichen()). Η λίστα των hosts με τμήμα παραμένει στη συνέχεια· δεν υπάρχει περίοδος διατήρησης γι' αυτήν ούτε για μελέτες που δεν δημοσιεύονται ποτέ (ενότητα 10). Ο φορέας λειτουργίας αποφασίζει ποιες λίστες ελέγχονται και αν δημοσιεύονται μελέτες.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Β.8 Έλεγχος δυνητικών πελατών (λειτουργία προσέλκυσης για agencies)

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Μια agency (πακέτο Business) ελέγχει παθητικά τον ιστότοπο ενός δυνητικού πελάτη και λαμβάνει μια σύντομη αναφορά με την εμπορική της ταυτότητα και την παθητική αναφορά. Δεν επικοινωνούμε με κανέναν· η agency προωθεί η ίδια τον σύνδεσμο.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Ο διαχειριστής του ελεγχόμενου ιστότοπου· πρόσωπα που είναι παρεμπιπτόντως ορατά· εργαζόμενοι της agency που ενεργοποιούν τον έλεγχο.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όπως στο Β.5, μόνο παθητικά. Επιπλέον: χώρος εργασίας, πρόσωπο που ενεργοποιεί τον έλεγχο, host, τυχαίο αναγνωριστικό της αναφοράς, ώρα (prospect_checks).
Πηγή	Η καταχώριση της agency· δημόσιες σελίδες.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ (το συμφέρον μας να παρέχουμε την υπηρεσία και το συμφέρον της agency για τεκμηριωμένη προσέγγιση). Οι ρόλοι της agency και ημών και οι υποχρεώσεις της agency κατά την προώθηση της αναφοράς είναι ανοιχτά ερωτήματα για τον νομικό έλεγχο: αν η agency αποστείλει την αναφορά αυτόκλητα μέσω e-mail ή πραγματοποιήσει τηλεφωνική κλήση, πρόκειται για άμεση εμπορική προώθηση που απαιτεί συγκατάθεση σύμφωνα με το άρθρο 398 PKE και το § 7(2) UWG (του γερμανικού νόμου κατά του αθέμιτου ανταγωνισμού), ακόμη και μεταξύ επιχειρήσεων. Αυτό αποτελεί ευθύνη της agency· οι Όροι Παροχής Υπηρεσιών την υποχρεώνουν αναλόγως.
Αποδέκτες	Η agency και όποιος λαμβάνει από αυτήν τον σύνδεσμο.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Η αναφορά και το αποτέλεσμα του ελέγχου λήγουν μετά από 90 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται από τη νυχτερινή εκτέλεση (fe_reports_aufraeumen())· η καταχώριση του ελέγχου διαγράφεται μετά από 90 ημέρες στην ημερήσια εκτέλεση σμήνους από τις 04:00 (srv/cron_status.php). Με τον χώρο εργασίας, αμέσως.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Μηνιαίο όριο (ρύθμιση, προεπιλογή 30)· η ίδια σελίδα εντός επτά ημερών επιστρέφει την ίδια αναφορά· ισχύει το opt-out.

Β.9 Εργαλείο κεφαλίδων χωρίς λογαριασμό

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Δωρεάν βαθμολογία (A+ έως F) για τις κεφαλίδες ασφαλείας της αρχικής σελίδας ενός domain. Δύο αιτήματα, χωρίς πρόγραμμα περιήγησης, χωρίς φόρμα, χωρίς υποβολή.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που χρησιμοποιούν το εργαλείο· διαχειριστές του ελεγχόμενου domain.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Αρχείο αιτημάτων όπως στο Β.4 (πηγή «headers», διεύθυνση IP, hash συνεδρίας, host). Αποτέλεσμα: host, βαθμός, βαθμοί, αξιολογημένες κεφαλίδες (header_checks).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ, όπως στα Β.4 και Β.5.
Αποδέκτες	Η Google (reCAPTCHA, Β.23).
Τρίτη χώρα	ΗΠΑ μέσω reCAPTCHA.
Διατήρηση	Αρχείο αιτημάτων 7 ημέρες· αποτελέσματα μετά από, προς το παρόν, 90 ημέρες (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρος «header_checks», ρύθμιση «headers_keep_days»). Για domains σε λογαριασμό, ο βαθμός προσδιορίζεται εκ νέου καθημερινά και αποθηκεύεται μαζί με το domain.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Όρια ανά διεύθυνση IP και ημέρα· ισχύει το opt-out.

Β.10 Λογαριασμοί πελατών

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Λειτουργία λογαριασμών πελατών, χώρων εργασίας και πακέτων.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες (επιχειρήσεις) και τα μέλη των ομάδων τους με δικό τους λογαριασμό.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση e-mail και κανονικοποιημένη μορφή της, κωδικός πρόσβασης μόνο ως hash, όνομα (υποχρεωτικό), επώνυμο και εταιρεία (εφόσον δοθούν)· η εφαρμογή δεν αποθηκεύει διεύθυνση και ΑΦΜ ΦΠΑ, αυτά δίνονται μόνο στη Stripe (Β.26)· κατάσταση, γλώσσα, τρόπος εμφάνισης, νόμισμα, πακέτο και κατάσταση τιμολόγησης, ID πελάτη και συνδρομής Stripe, λήξη της περιόδου τιμολόγησης, καταγγελία στο τέλος της περιόδου, αναγνωριστικά επιβεβαίωσης και επαναφοράς με λήξη, νέα διεύθυνση e-mail έως την επιβεβαίωση, ώρα εγγραφής, τελευταίας σύνδεσης και τελευταία διεύθυνση IP, ώρα ανάκλησης όλων των συνεδριών, δεδομένα δεύτερου παράγοντα (Β.11), μηνιαία αναφορά ενεργή/ανενεργή, ώρα του e-mail υπενθύμισης, ξεκλειδώματα μέσω κωδικών, κωδικός παραπομπής και παραπομπή (users). Χώροι εργασίας με όνομα, ώρες, κατάσταση (workspaces)· συμμετοχή με ρόλο και ημερομηνία ένταξης (workspace_users).
Πηγή	Εγγραφή και ρυθμίσεις από το πρόσωπο· κατάσταση τιμολόγησης από τη Stripe.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (σύμβαση). Τελευταία διεύθυνση IP: (f) (ασφάλεια λογαριασμού).
Αποδέκτες	Stripe (Β.26)· πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας για τα e-mail λογαριασμού (Β.25). Τα μέλη του ίδιου χώρου εργασίας βλέπουν το όνομα, τη διεύθυνση e-mail και τον ρόλο των άλλων μελών.
Τρίτη χώρα	Μέσω της Stripe και του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	Έως τη διαγραφή από τον κάτοχο του λογαριασμού. Κατά τη διαγραφή, οι δικοί του χώροι εργασίας που δεν χρησιμοποιεί κανείς άλλος διαγράφονται με όλα τα domains και τα δεδομένα τους· οι χώροι εργασίας με άλλα μέλη μεταβιβάζονται σε άλλο μέλος, κατά προτεραιότητα σε διαχειριστές και, μεταξύ αυτών, στο παλαιότερο. Οι συμμετοχές, τα tokens διατήρησης σύνδεσης, οι συσκευές, τα κλειδιά API, οι ανοιχτοί κωδικοί Telegram, τα σχόλια για αναφορές (Β.35) και η γραμμή του λογαριασμού διαγράφονται· μια τρέχουσα πληρωμένη συνδρομή τερματίζεται πρώτα αμέσως στη Stripe, χωρίς επιστροφή χρημάτων (www/ajax.php, fe_konto_reste_loeschen()). Αντίθετα, μια καταγγελία στην περιοχή τιμολόγησης τίθεται σε ισχύ στο τέλος της περιόδου· στη συνέχεια, ο λογαριασμός συνεχίζει στο δωρεάν πακέτο. Τι παραμένει ορίζεται στην ενότητα 6.4. Οι λογαριασμοί που δεν επιβεβαιώθηκαν ποτέ και στους οποίους δεν έγινε ποτέ σύνδεση διαγράφονται μετά από 30 ημέρες, εκτός αν στον χώρο εργασίας τους είναι συνδεδεμένο άλλο μέλος (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρος «pending_accounts»). Δεν γίνεται διαγραφή ανενεργών λογαριασμών. Αν η σύμβαση για τον λογαριασμό λήξει με άλλον τρόπο, για παράδειγμα με καταγγελία από εμάς, διαγράφουμε τον λογαριασμό το αργότερο 30 ημέρες μετά τη λήξη της σύμβασης· αυτό γίνεται προς το παρόν χειροκίνητα (δέσμευση στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Β.11 Σύνδεση, συσκευές, δεύτερος παράγοντας και αρχείο δραστηριότητας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Προστασία των λογαριασμών: περιορισμός των απόπειρων σύνδεσης και άλλων απόπειρων κωδικού πρόσβασης, εμφάνιση και ανάκληση συνδεδεμένων συσκευών, σύνδεση με δεύτερο παράγοντα, ιχνηλασιμότητα των αλλαγών.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Κάτοχοι λογαριασμών και μέλη ομάδων· πρόσωπα που επιχειρούν σύνδεση, εγγραφή ή τον κωδικό πρόσβασης πύλης πελατών.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Απόπειρες σύνδεσης: διεύθυνση IP, διεύθυνση e-mail που εισήχθη, επιτυχία, ώρα (login_attempts). Συσκευές: hash του αναγνωριστικού συνεδρίας (ποτέ το ίδιο το αναγνωριστικό), σύνδεση με το token διατήρησης σύνδεσης, διεύθυνση IP, αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης και το πρόγραμμα περιήγησης, το λειτουργικό σύστημα και ο τύπος συσκευής που προκύπτουν από αυτό, ώρες σύνδεσης, τελευταίας δραστηριότητας και ανάκλησης, και για την «Προβολή ως πελάτης» το αναγνωριστικό του προσώπου υποστήριξης (login_sessions). Tokens διατήρησης σύνδεσης για το «Να παραμείνω συνδεδεμένος»: selector, verifier, λήξη (remember_tokens). Δεύτερος παράγοντας: μυστικό κρυπτογραφημένο, ώρα ενεργοποίησης, τελευταίο χρονικό βήμα που χρησιμοποιήθηκε, κωδικοί ανάκτησης μόνο ως hash (στο users). Αρχείο δραστηριότητας: λογαριασμός, χώρος εργασίας, ενέργεια, στόχος, λεπτομέρειες, διεύθυνση IP, χώρα, ώρα (audit_logs). Μετρητές απόπειρων για τη σύνδεση, τον δεύτερο παράγοντα, την επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης, την επαναφορά κωδικού πρόσβασης, την εγγραφή και τους κωδικούς πρόσβασης πυλών πελατών: ένα κλειδί HMAC που προκύπτει από τον σκοπό και το ID λογαριασμού (για άγνωστη διεύθυνση ή για επαναφορά, τη διεύθυνση e-mail σε πεζά), τη διεύθυνση IP, λογαριασμό και διεύθυνση IP μαζί ή το ID της πύλης (και μαζί με τη διεύθυνση IP), αριθμός απόπειρων, λήξη· οι διευθύνσεις e-mail και IP δεν αποθηκεύονται εκεί σε απλό κείμενο (πίνακας auth_attempt_buckets).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με το άρθρο 32 (λίστα συσκευών, δεύτερος παράγοντας) και (f) (απόπειρες σύνδεσης, αρχείο δραστηριότητας). Συμφέρον: προστασία των λογαριασμών από κατάληψη, τεκμηρίωση αλλαγών (άρθρο 5(2)). Στάθμιση: μια περικομμένη διεύθυνση δεν απαντά στο ερώτημα «ήμουν εγώ;»· το αρχείο δραστηριότητας πρέπει να διαρκεί περισσότερο από μια διαφορά που ανακύπτει μόνο μήνες αργότερα.
Αποδέκτες	Κανένας. Ο κάτοχος του λογαριασμού βλέπει τις συσκευές του και λαμβάνει τις απόπειρες σύνδεσης, τις συσκευές και τις δραστηριότητες στην εξαγωγή δεδομένων· κατά τη διάρκεια συνεδρίας «Προβολή ως πελάτης», δεν εμφανίζονται εκεί ούτε η διεύθυνση IP ούτε το πρόγραμμα περιήγησης του προσώπου υποστήριξης.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Απόπειρες σύνδεσης 7 ημέρες· μετά από επιτυχή σύνδεση, οι αποτυχημένες απόπειρες από την ίδια διεύθυνση διαγράφονται αμέσως. Μετρητές απόπειρων στο τέλος του χρονικού τους παραθύρου (προς το παρόν 15 λεπτά, μία ώρα για την επαναφορά κωδικού πρόσβασης και την εγγραφή)· οι ληγμένοι διαγράφονται κατά την επόμενη πρόσβαση και από τη νυχτερινή εκτέλεση. Συσκευές 90 ημέρες μετά την τελευταία χρήση ή μετά την ανάκληση (νυχτερινή εκτέλεση διαγραφής, μέρος «sessions»), αμέσως μαζί με τον λογαριασμό. Τα tokens διατήρησης σύνδεσης λήγουν μετά από 30 ημέρες. Αρχείο δραστηριότητας 365 ημέρες (νυχτερινά)· όταν διαγράφεται ένας λογαριασμός, οι εγγραφές του παραμένουν έως το τέλος της περιόδου διατήρησης (ενότητα 6.4).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

Β.12 Απόδειξη σύναψης της σύμβασης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Απόδειξη του ποια έκδοση των Όρων Παροχής Υπηρεσιών, της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων και της Πολιτικής Απορρήτου αποδέχθηκε ή έλαβε γνώση ένας Πελάτης κατά την εγγραφή, καθώς και του ότι ο Πελάτης χρησιμοποιεί την υπηρεσία για την επιχείρησή του.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Ανά έγγραφο: λογαριασμός, έγγραφο, έκδοση (hash του κειμένου που εμφανίστηκε), αφορμή, διεύθυνση IP, αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης, ώρα (legal_consents). Η ίδια η έκδοση που εμφανίστηκε με πλήρες κείμενο, γλώσσα, τίτλο και διεύθυνση, μία φορά ανά έκδοση (legal_versions· δεν περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) και (f) ΓΚΠΔ (απόδειξη σύναψης της σύμβασης, άμυνα έναντι αξιώσεων).
Αποδέκτες	Κανένας. Ο κάτοχος του λογαριασμού λαμβάνει τις εγγραφές του στην εξαγωγή δεδομένων.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Για όσο υπάρχει ο λογαριασμός· μετά τη διαγραφή του λογαριασμού, τέσσερα έτη από τη συγκατάθεση, στη συνέχεια διαγραφή νυχτερινά (srv/cron_status.php). Αιτιολόγηση στον κώδικα: τριετής προθεσμία παραγραφής από το τέλος του έτους, στρογγυλοποιημένη προς τα πάνω. Το αν το πολωνικό δίκαιο υποδεικνύει διαφορετική προθεσμία αποτελεί μέρος του νομικού ελέγχου.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Αν λείπει οποιοδήποτε από τα τρία έγγραφα, η εγγραφή κλείνει.

Β.13 Προσκλήσεις ομάδας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Πρόσκληση περαιτέρω προσώπων σε έναν χώρο εργασίας.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Προσκεκλημένοι.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση e-mail, ρόλος, αναγνωριστικό πρόσκλησης, πρόσωπο που προσκαλεί, λήξη, ώρα αποδοχής (workspace_invites)· το e-mail πρόσκλησης στα εξερχόμενα (Β.25).
Πηγή	Καταχωρίζεται από το μέλος που προσκαλεί.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ σε σχέση με τον Πελάτη· έναντι του προσκεκλημένου προσώπου (f) (το συμφέρον του Πελάτη να εντάξει την ομάδα του).
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA).
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	Μια πρόσκληση ισχύει για 14 ημέρες και μόνο για όσο το πρόσωπο που προσκαλεί είναι κάτοχος ή διαχειριστής του χώρου εργασίας. Οι προσκλήσεις που δεν έγιναν δεκτές μετά τη λήξη τους, οι αποδεκτές 30 ημέρες μετά την αποδοχή (νυχτερινά, srv/cron_status.php και μέρος «invites» στο cfg/fristen_lib.php). Με τον χώρο εργασίας, αμέσως.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.14 «Προβολή ως Πελάτης» από την υποστήριξη

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ένας υπερδιαχειριστής βλέπει την εφαρμογή όπως τη βλέπει ένας Πελάτης, προκειμένου να επιλύσει ένα ερώτημα υποστήριξης («δεν μου εμφανίζεται το κουμπί»).
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Ο οικείος Πελάτης· ο υπερδιαχειριστής.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όλα όσα βλέπει ο Πελάτης στην εφαρμογή. Καταγράφονται: μια ξεχωριστή γραμμή συσκευής με το αναγνωριστικό του υπερδιαχειριστή (login_sessions), έναρξη και λήξη στο αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων (audit_logs).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (υποστήριξη ως μέρος της υπηρεσίας), εναλλακτικά (f).
Όρια	Το πολύ μία ώρα, έπειτα πλήρης αποσύνδεση. Ο τερματισμός της προβολής αποσυνδέει επίσης πλήρως τον υπερδιαχειριστή, συμπεριλαμβανομένης της συνεδρίας από την οποία προήλθε· επιστρέφει στον χώρο διαχείρισης μόνο με νέα σύνδεση με κωδικό πρόσβασης και δεύτερο παράγοντα. Λήγει αμέσως εάν ο υπερδιαχειριστής υποβαθμιστεί ή αποκλειστεί. Αποκλείεται οτιδήποτε μεταβάλλει τον λογαριασμό του Πελάτη: κωδικός πρόσβασης, διεύθυνση e-mail, δεύτερος παράγοντας, συσκευές, συνδρομή, εξαγωγή, διαγραφή, μεταβίβαση. Ο χώρος διαχείρισης είναι κλειστός κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Ο Πελάτης βλέπει την πρόσβαση στη λίστα συσκευών του και στην εξαγωγή δεδομένων ως πρόσβαση υποστήριξης.
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Γραμμή συσκευής 90 ημέρες, αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων 365 ημέρες.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.15 Τομείς, απόδειξη κυριότητας και παρακολούθηση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Η βασική υπηρεσία για τους Πελάτες: διατήρηση τομέων στον λογαριασμό, παροχή απόδειξης κυριότητας, τακτικός έλεγχος και εντοπισμός αλλαγών. Σε αυτήν περιλαμβάνονται ο παλμός φόρμας (ένα ελαφρύ αίτημα χωρίς πρόγραμμα περιήγησης κάθε 10 έως 30 λεπτά ανάλογα με το πακέτο), η καθημερινή επιτήρηση του DNS αλληλογραφίας και των πιστοποιητικών, η ημερομηνία λήξης του τομέα, οι λίστες αποκλεισμού, τα εκτεθειμένα αρχεία, οι εκδόσεις που είναι ορατές εξωτερικά, η απογραφή scripts, οι οπτικές αλλαγές στη φόρμα, οι διακοπές λειτουργίας παρόχων CAPTCHA και αλληλογραφίας, καθώς και η επιτήρηση ευπαθειών για πρόσθετα φορμών.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες και τα μέλη της ομάδας τους· διαχειριστές των τομέων, εφόσον είναι φυσικά πρόσωπα.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Τομέας με host, δημόσιο αναγνωριστικό, σημείωση, ετικέτα πελάτη, τύπος και αναγνωριστικό απόδειξης, συχνότητα ελέγχου, παρακολούθηση ενεργή/ανενεργή, παράθυρα συντήρησης, αξία αιτήματος επικοινωνίας, αναγνωριστικά για το σήμα (badge), τον έλεγχο παράδοσης και το deploy hook, κλειδί πρόσθετου, καταστάσεις και τελευταία αποτελέσματα των επιτηρήσεων (DNS, πιστοποιητικό, γνησιότητα του e-mail της φόρμας, λίστες αποκλεισμού, εκτεθειμένα αρχεία, κεφαλίδες, εκδόσεις) (domains). Παλμός ανά σελίδα φόρμας (form_pulse). Ευπάθειες από εκδόσεις πρόσθετων (vuln_hits). Απογραφή scripts με διεύθυνση, hash, μέγεθος, έγκριση με το πρόσωπο που ενέκρινε και την αιτιολογία (script_inventory, script_changes). Έλεγχοι όπως στο A.4. Για τα εκτεθειμένα αρχεία αποθηκεύονται η διαδρομή, η σοβαρότητα και ο τύπος, ποτέ το περιεχόμενο.
Αιτήματα προς τρίτους	Ερωτήματα DNS (SPF, DMARC, MX, εγγραφή απόδειξης). Αναζήτηση στο μητρώο μέσω RDAP σύμφωνα με τον κατάλογο της IANA: μόνο το όνομα τομέα. Λίστες αποκλεισμού DNS (SpamCop, PSBL, Mailspike, SURBL· Spamhaus μόνο με αποθηκευμένα διαπιστευτήρια πρόσβασης, επί του παρόντος όχι): διευθύνσεις IP του διακομιστή ιστού και του διακομιστή αλληλογραφίας και το όνομα τομέα, κανένα δεδομένο επισκεπτών. Google Web Risk μόνο εάν έχει ρυθμιστεί (επί του παρόντος όχι): η διεύθυνση της αρχικής σελίδας. Αρχή χρονοσήμανσης: μόνο μια τιμή hash (B.19). WPVulnerability: μόνο το αναγνωριστικό ενός πρόσθετου ή θέματος, ή η έκδοση του WordPress· τη σύγκριση με την εγκατεστημένη έκδοση του πρόσθετου την πραγματοποιούμε εμείς οι ίδιοι. Σελίδες κατάστασης των Cloudflare, hCaptcha, Google Cloud, SendGrid, Mailgun και Brevo: δεν διαβιβάζεται τίποτα πέραν του ίδιου του αιτήματος.
Πηγή	Πελάτης· αιτήματα προς τη σελίδα του Πελάτη· δημόσιοι κατάλογοι.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ.
Αποδέκτες	Οι αναφερόμενες υπηρεσίες δεν λαμβάνουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των Πελατών μας, στον βαθμό που τα ονόματα τομέα και οι διευθύνσεις διακομιστών μιας επιχείρησης δεν αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα· για ατομικούς επιχειρηματίες, το όνομα τομέα μπορεί να αποτελεί δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα. Τα μέλη του χώρου εργασίας βλέπουν τον τομέα.
Τρίτη χώρα	Τα αιτήματα ενδέχεται να φθάνουν σε υπηρεσίες σε τρίτες χώρες (όπως αναζητήσεις μητρώου, λίστες αποκλεισμού). Διαβιβάζονται μόνο όσα αναφέρονται στη γραμμή «Αιτήματα προς τρίτους».
Διατήρηση	Έως τη διαγραφή του τομέα. Στη συνέχεια, η fe_domain_loeschen() διαγράφει αμέσως αποτελέσματα ελέγχων, φόρμες, ευρήματα, εικόνες, αναφορές, εργασίες, στόχους ειδοποιήσεων και αρχείο ειδοποιήσεων, περιστατικά, κωδικούς Telegram, παραδόσεις, παλμό, ευπάθειες και αποδείξεις· μέσω ξένων κλειδιών, παρακολουθούμενες φόρμες, εκτελέσεις προγράμματος περιήγησης, δοκιμαστικό λογαριασμό και μετρητές φορμών· τα δεδομένα πρόσθετου του host, εάν κανένας άλλος τομέας δεν παραπέμπει σε αυτόν. Επίσης διαγράφονται η απογραφή scripts και οι αλλαγές scripts του τομέα· δεν έχουν δική τους περίοδο διατήρησης (ενότητα 6.4). Αποτελέσματα ελέγχων το πολύ 13 μήνες, το τελευταίο παραμένει.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Επιτηρήσεις για εκτεθειμένα αρχεία και εκδόσεις μόνο για επαληθευμένους τομείς, το πολύ ένα αίτημα ανά διαδρομή, μόνο τα πρώτα 8 KB· η αυτόκλητη διερεύνηση διαδρομών τρίτων θα αποτελούσε εργαλείο επίθεσης.

B.16 Ειδοποιήσεις, περιστατικά και κλιμάκωση προς τον κάτοχο του λογαριασμού

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ενημέρωση του Πελάτη για βλάβες και αλλαγές, τήρηση παραθύρων συντήρησης, επιβεβαίωση και κλιμάκωση περιστατικών. Όταν οι στόχοι είναι τρίτοι, ενεργούμε για λογαριασμό του Πελάτη (A.3)· όταν πρόκειται για τον ίδιο τον κάτοχο του λογαριασμού, αυτό περιγράφεται εδώ.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Κάτοχοι λογαριασμών και μέλη ομάδας ως αποδέκτες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Όπως στο A.3. Οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται στη γλώσσα του κατόχου του λογαριασμού.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ.
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας· επιλεγμένες υπηρεσίες συνομιλίας (4.1).
Τρίτη χώρα	Ανάλογα με το κανάλι (4.1).
Διατήρηση	Όπως στο A.3: αρχείο παράδοσης 90 ημέρες, συγκεντρωτικές ειδοποιήσεις 30 ημέρες μετά την παράδοση, περιστατικά έως την επίλυσή τους και στη συνέχεια 180 ημέρες. Στόχοι ειδοποιήσεων μαζί με τον τομέα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.17 Μηνιαία αναφορά προς τους λογαριασμούς

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Την 1η κάθε μήνα από τις 08:00 (αναπλήρωση έως την 3η), ένα e-mail ανά λογαριασμό που καλύπτει όλους τους τομείς του: επίπεδο, βαθμολογία και μεταβολή, ειδοποιήσεις, αποκλεισμένα bots, αποστολή e-mail, τιμή σύγκρισης.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Ενεργοί κάτοχοι λογαριασμών με ενεργοποιημένη τη μηνιαία αναφορά.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση e-mail, γλώσσα, βασικά μεγέθη των τομέων.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (μέρος της υπηρεσίας). Μπορεί να απενεργοποιηθεί από τις ρυθμίσεις· μπορεί να απενεργοποιηθεί κεντρικά.
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA).
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	Καμία χωριστή αποθήκευση· το e-mail παραμένει στα εξερχόμενα για 30 ημέρες (B.25).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.18 Σήμα (badge) και δημόσια σελίδα επιβεβαίωσης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ένας Πελάτης μπορεί να ενσωματώσει μια εικόνα σήματος στον ιστότοπό του και να τη συνδέσει με μια δημόσια σελίδα επιβεβαίωσης. Το σήμα εμφανίζει «Προστατευμένο» μόνο εάν ο τομέας είναι επαληθευμένος, η παρακολούθηση εκτελείται και ο τελευταίος ολοκληρωμένος έλεγχος δεν είναι παλαιότερος των 45 ημερών και είχε ως αποτέλεσμα «Προστατευμένο» ή «Μερικώς προστατευμένο»· διαφορετικά εμφανίζει ουδέτερα «Έλεγχος φόρμας επικοινωνίας». Η σελίδα επιβεβαίωσης αναφέρει το επίπεδο και την ημερομηνία, όχι μεμονωμένα ευρήματα.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Επισκέπτες του ιστότοπου του Πελάτη των οποίων το πρόγραμμα περιήγησης φορτώνει την εικόνα· επισκέπτες της σελίδας επιβεβαίωσης.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Κατά τη φόρτωση της εικόνας: διεύθυνση IP, ώρα, ζητούμενη διεύθυνση, σελίδα παραπομπής και αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης στο αρχείο καταγραφής του διακομιστή ιστού (B.1). Η διεύθυνση της εικόνας δεν ξεκινά συνεδρία, δεν ορίζει cookie και δεν καταγράφει στο αρχείο προβολών σελίδων. Η σελίδα επιβεβαίωσης είναι μια κανονική σελίδα (B.2, B.3).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: παράδοση της εικόνας και ασφαλής λειτουργία. Το εάν ο Πελάτης και εμείς είμαστε από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας για τη διαβίβαση της διεύθυνσης IP του επισκέπτη, κατά την έννοια της νομολογίας για το ενσωματωμένο περιεχόμενο τρίτων, και το εάν απαιτείται ρύθμιση σύμφωνα με το άρθρο 26, αποτελεί ανοικτό ζήτημα για τον νομικό έλεγχο. Ο Πελάτης λαμβάνει προτεινόμενο κείμενο για την πολιτική απορρήτου του.
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	14 ημέρες (αρχείο καταγραφής του διακομιστή ιστού). Η εικόνα αποθηκεύεται προσωρινά (cache) για μία ώρα. Όταν το σήμα απενεργοποιείται, το αναγνωριστικό παύει να ισχύει.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.19 Αρχείο τεκμηρίωσης και χρονοσήμανση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ένα αρχείο ανά τομέα και μήνα (επί πληρωμή πακέτα): τι ελέγχθηκε, με ποιο αποτέλεσμα, τι αναφέρθηκε και τι άλλαξε, ως τεκμήριο για τη λογοδοσία, για ασφαλιστές ή για ελέγχους προμηθευτών. Κάθε έκδοση λαμβάνει αριθμό ελέγχου· μια δημόσια σελίδα επιβεβαιώνει τον τομέα, την περίοδο και τα βασικά μεγέθη, χωρίς λεπτομέρειες. Από τις 7 Οκτωβρίου 2026, μια αρχή χρονοσήμανσης σύμφωνα με το RFC 3161 επιβεβαιώνει τον χρόνο.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες· εμμέσως, πρόσωπα που ενδέχεται να κατονομάζονται στο αρχείο ως πρόσωπα που ενέκριναν ή επιβεβαίωσαν.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Τομέας, μήνας, αριθμός ελέγχου, hash περιεχομένου (SHA-512), σύνοψη και δεδομένα του αρχείου, απάντηση χρονοσήμανσης, αρχή χρονοσήμανσης και χρόνος, αποτυχημένες απόπειρες (proof_docs).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ.
Αποδέκτες	Η αρχή χρονοσήμανσης (προεπιλογή Certum, εναλλακτική DigiCert) λαμβάνει μόνο το hash του αρχείου, όχι το περιεχόμενό του. Δημόσια: βασικά μεγέθη μέσω της σελίδας επιβεβαίωσης. Ο Πελάτης και οποιοσδήποτε στον οποίο ο Πελάτης δίνει το αρχείο ή τον αριθμό ελέγχου.
Τρίτη χώρα	Καμία διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: ένα hash δεν επιτρέπει κανένα συμπέρασμα για το περιεχόμενο. Η εναλλακτική αρχή είναι εγκατεστημένη στις ΗΠΑ.
Διατήρηση	Έως τη διαγραφή του τομέα (fe_domain_loeschen()). Η χρονοσήμανση δεν είναι εγκεκριμένη χρονοσήμανση κατά τον κανονισμό eIDAS.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.20 Πρόσθετο και επέκταση: έλεγχος, σύνδεση και διαβίβαση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Το πρόσθετο WordPress και η επέκταση TYPO3 μπορούν να ζητήσουν έλεγχο (ακόμη και χωρίς λογαριασμό), να συνδεθούν με λογαριασμό (η εγκατάσταση λογίζεται ως απόδειξη κυριότητας με ένα κλικ στον λογαριασμό), να ξεκλειδώσουν λειτουργίες προστασίας, να αναφέρουν καθημερινά στοιχεία (A.9) και να αναφέρουν αμέσως σφάλματα e-mail και τη λειτουργία συντήρησης.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες· διαχειριστές ιστότοπων που χρησιμοποιούν το πρόσθετο χωρίς λογαριασμό.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Ανά host: έκδοση πρόσθετου και CMS, αριθμός ελέγχων, τελευταίο αναγνωριστικό αναφοράς, hash του μυστικού σύνδεσης, πρώτη και τελευταία επαφή (plugin_sites). Κωδικοί σύνδεσης μίας χρήσης ως hash με λήξη (plugin_connect_tokens). Κωδικοί μαζικής εγκατάστασης ενός πρακτορείου ως hash με πρόθεμα, ετικέτα, χρήσεις, πρόσωπο που τους δημιούργησε (workspace_connect_codes). Αρχείο αιτημάτων με τη διεύθυνση IP του καλούντος διακομιστή (B.4). Το κλειδί του πρόσθετου είναι δημόσια ορατό στο head του ιστότοπου· είναι hash του μυστικού, και το ίδιο το μυστικό αποθηκεύεται μόνο ως hash και δεν επιστρέφεται ποτέ.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (λογαριασμός)· χωρίς λογαριασμό (f) (αιτούμενος έλεγχος, πρόληψη κατάχρησης).
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Τα δεδομένα ενός host διαγράφονται μόλις κανένας τομέας δεν παραπέμπει πλέον σε αυτόν· η γραμμή ενός πρόσθετου χωρίς λογαριασμό μόνο μετά από 90 ημέρες χωρίς επαφή (νυχτερινή διαδικασία διαγραφής, τμήμα «orphan_hosts»). Κωδικοί μίας χρήσης μία ημέρα μετά τη λήξη. Κωδικοί μαζικής εγκατάστασης μαζί με τον χώρο εργασίας.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Από τις 27 Σεπτεμβρίου 2026 ο διακομιστής δέχεται μόνο ζεύγη κλειδιών που είναι δεσμευμένα στον ιστότοπο· τα παλαιότερα, μη δεσμευμένα μυστικά σύνδεσης διαγράφηκαν.

B.21 Προστασία σμήνους

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Κοινή άμυνα κατά του spam: οι συνδεδεμένοι ιστότοποι αναφέρουν τους τομείς των συνδέσμων σε μηνύματα που έχει σταματήσει το επίπεδο προστασίας τους. Ένας τομέας που εμφανίζεται σε τουλάχιστον τρεις ιστότοπους με τουλάχιστον πέντε εμφανίσεις εντός επτά ημερών τοποθετείται σε μια λίστα που επιστρέφει σε όλους τους συνδεδεμένους ιστότοπους· το επίπεδο προστασίας τους μεταφέρει τα μηνύματα με τέτοιους συνδέσμους σε καραντίνα, ποτέ στη λήθη.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Κάτοχοι των αναφερόμενων τομέων συνδέσμων, εφόσον είναι φυσικά πρόσωπα (όπως ο διαχειριστής ενός ιστότοπου spam με το δικό του όνομα). Όχι οι αποστολείς και οι παραλήπτες των μηνυμάτων: διευθύνσεις, κείμενα και ονόματα δεν αναφέρονται.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Σήματα: τύπος, τομέας, host που υποβάλλει την αναφορά, ημέρα, εμφανίσεις (swarm_signals). Λίστα: τύπος, τομέας, αριθμός ιστότοπων και εμφανίσεων, χρόνοι (swarm_list). Μεγάλες υπηρεσίες, οι τομείς των Πελατών μας και εξαιρέσεις που ορίζει ο φορέας λειτουργίας δεν καταχωρίζονται ποτέ στη λίστα.
Δίκτυα IP	Η κοινοποίηση δικτύων IP (/24, /48) έχει προετοιμαστεί. Είναι απενεργοποιημένη και το πρόσθετο δεν αναφέρει κανένα· θα ενεργοποιηθεί μόνο μετά από νομικό έλεγχο, διότι οι διευθύνσεις IP αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: προστασία των φορμών όλων των Πελατών από κύματα spam. Στάθμιση: μόνο τομείς, ελάχιστα όρια κατά της δηλητηρίασης, καμία απώλεια μηνυμάτων, δυνατότητα αφαίρεσης ανά πάσα στιγμή.
Αποδέκτες	Όλοι οι συνδεδεμένοι ιστότοποι (η λίστα τομέων).
Τρίτη χώρα	Ανάλογα με την τοποθεσία των συνδεδεμένων ιστότοπων· η λίστα ενδέχεται να φθάνει και σε ιστότοπους εκτός ΕΟΧ. Αποτελεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο σε οριακές περιπτώσεις (τομείς φυσικών προσώπων). Η βάση διαβίβασης σύμφωνα με το Κεφάλαιο V του ΓΚΠΔ για τις περιπτώσεις αυτές δεν έχει ακόμη καθοριστεί (ανοικτό ζήτημα για τον νομικό έλεγχο).
Διατήρηση	Σήματα 30 ημέρες (καθημερινή διαδικασία σμήνους από τις 04:00, cfg/swarm_lib.php). Η λίστα επαναϋπολογίζεται καθημερινά· ό,τι δεν φθάνει πλέον το όριο αφαιρείται.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.22 Κλειδιά API, διεπαφή προγραμματισμού και διακομιστής MCP

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Πρόσβαση των εργαλείων του ίδιου του Πελάτη (REST API, Zapier, Make, διακομιστής MCP για βοηθούς ΤΝ) στους τομείς, τους ελέγχους και τα περιστατικά του Πελάτη.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες που δημιουργούν κλειδιά.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Κλειδί μόνο ως hash, πρόθεμα, ετικέτα, χρόνοι δημιουργίας, τελευταίας χρήσης και ανάκλησης (api_keys). Κλήσεις ανά λεπτό (api_usage).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ.
Αποδέκτες	Το εργαλείο στο οποίο ο Πελάτης παρέχει το κλειδί· το καθορίζει ο Πελάτης.
Τρίτη χώρα	Ανάλογα με το εργαλείο του Πελάτη.
Διατήρηση	Κλειδιά έως την ανάκλησή τους, αμέσως μαζί με τον λογαριασμό· κλειδιά χωρίς λογαριασμό (παλαιά δεδομένα) κατά τη νύχτα. Μετρητές κλήσεων μετά από μία ημέρα (περιστασιακά εκκαθαρίζονται κατά την κλήση).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.23 reCAPTCHA και η δική μας προστασία φορμών

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Άμυνα κατά της αυτοματοποιημένης πρόσβασης στις δικές μας φόρμες: δωρεάν έλεγχος, εργαλείο κεφαλίδων, opt-out, σύνδεση, εγγραφή, ξεχασμένος κωδικός και επαναφορά κωδικού πρόσβασης, υποστήριξη και επικοινωνία. Επιπλέον, η δική μας προστασία χωρίς τρίτους: παγίδα (κρυφό πεδίο), υπογεγραμμένος έλεγχος χρονισμού και CSRF token. Από τις 29 Οκτωβρίου 2026 επιπλέον η δική μας προστασία φορμών formconfirmed (απόδειξη εργασίας και token ελέγχου μίας χρήσης) στον δωρεάν έλεγχο, την εγγραφή, τη σύνδεση και το «Ξεχάσατε τον κωδικό;».
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που υποβάλλουν αυτές τις φόρμες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Στην Google: διεύθυνση IP, δεδομένα προγράμματος περιήγησης και συσκευής, δεδομένα συμπεριφοράς, cookies της Google. Σε εμάς: η αξιολόγηση της Google (βαθμολογία και ενέργεια) μόνο τη στιγμή του ελέγχου, χωρίς αποθήκευση, ούτε καν όταν μια υποβολή απορρίπτεται. Στη δική μας προστασία φορμών: διεύθυνση IP (αποθηκεύεται μόνο συντετμημένη και σε μορφή hash), σελίδα, χρονικές στιγμές, πεδίο-παγίδα συμπληρωμένο ναι/όχι· κανένα περιεχόμενο.
Χρονισμός	Το script της Google φορτώνεται μόνο όταν υποβάλλεται μια προστατευμένη φόρμα, όχι όταν ανοίγει η σελίδα. Η δική μας προστασία φορμών λαμβάνει την εργασία της όταν ανοίγει η σελίδα και εκτελεί τον υπολογισμό μόλις χρησιμοποιηθεί η φόρμα. Στο σύστημα ανάπτυξης το reCAPTCHA είναι απενεργοποιημένο.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: προστασία από bots, ιδίως για τον δωρεάν έλεγχο, ο οποίος διαφορετικά θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί κατά ιστότοπων τρίτων. Το εάν η πρόσβαση στον τερματικό εξοπλισμό απαιτεί συγκατάθεση σύμφωνα με την § 25 TDDDG ή το άρθρο 399 PKE, παρότι το script φορτώνεται μόνο κατά την υποβολή, αποτελεί ανοικτό ζήτημα για τον νομικό έλεγχο. Η δική μας προστασία φορμών δεν τοποθετεί cookies, δεν αποθηκεύει τίποτα στο πρόγραμμα περιήγησης και δεν δημιουργεί ψηφιακό αποτύπωμα· προορίζεται να αντικαταστήσει μακροπρόθεσμα το reCAPTCHA.
Αποδέκτες	Google Ireland Limited· Google LLC. Για τη δική μας προστασία φορμών κανένας.
Τρίτη χώρα	ΗΠΑ (μόνο reCAPTCHA). Βάση: πιστοποίηση στο πλαίσιο του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες· πρέπει να τεκμηριωθεί λεπτομερώς.
Διατήρηση	reCAPTCHA: καμία αποθήκευση σε εμάς· στην Google σύμφωνα με τους κανόνες της. Δική μας προστασία φορμών: αναγνωριστικό σε μορφή hash 1 ώρα, tokens ελέγχου που έχουν χρησιμοποιηθεί 11 λεπτά το πολύ, αποτελέσματα ελέγχου χωρίς διεύθυνση IP 30 ημέρες.
Διακοπή λειτουργίας	Εάν η Google δεν απαντήσει εντός τριών δευτερολέπτων ή απαντήσει με μη αξιοποιήσιμο τρόπο, η υποβολή απορρίπτεται· το ίδιο ισχύει για ένα κενό token και για μια απάντηση που αφορά ενέργεια διαφορετική από εκείνη της φόρμας. Ο έλεγχος παραλείπεται μόνο όταν το reCAPTCHA είναι απενεργοποιημένο. Στη δική μας προστασία φορμών, μια υποβολή χωρίς έγκυρο token ελέγχου απορρίπτεται· αν η υπηρεσία δεν ήταν διαθέσιμη για την εργασία, γίνεται δεκτή.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.24 Υποστήριξη και φόρμα επικοινωνίας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Παραλαβή και απάντηση αιτημάτων μέσω του παραθύρου υποστήριξης και της σελίδας επικοινωνίας. Και τα δύο χρησιμοποιούν την ίδια διαδρομή και τον ίδιο πίνακα.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Αιτούντες, συνδεδεμένοι ή μη.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Λογαριασμός (εάν ο αιτών είναι συνδεδεμένος· τότε ισχύει η διεύθυνση του λογαριασμού, όχι αυτή που καταχωρίστηκε), διεύθυνση e-mail, λόγος από σταθερή λίστα, κείμενο έως 4.000 χαρακτήρες, κατάσταση, πλήρης διεύθυνση IP, χώρα, αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης, σελίδα παραπομπής (μόνο δικές μας διαδρομές), γλώσσα, χρόνοι παραλαβής και απάντησης (support_requests)· καταχώριση στο αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων (χωρίς κείμενο)· επιβεβαίωση παραλαβής προς τον αιτούντα στα εξερχόμενα (B.25), με το κείμενο έως 2.000 χαρακτήρες μόνο για συνδεδεμένους αποστολείς, χωρίς το κείμενο για αιτήματα που υποβάλλονται χωρίς σύνδεση.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ όταν το αίτημα αφορά σύμβαση· διαφορετικά (f). Πλήρης διεύθυνση IP: (f) (όριο τριών αιτημάτων ανά ώρα και διεύθυνση, πρόληψη κατάχρησης).
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA) για την επιβεβαίωση παραλαβής και την απάντηση. Το Telegram λαμβάνει ένα σταθερό σήμα χωρίς καμία μεταβλητή («υπάρχει νέο αίτημα υποστήριξης») και επομένως κανένα δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα.
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	24 μήνες (νυχτερινή διαδικασία διαγραφής, τμήμα «support»)· χειροκίνητα νωρίτερα. Όταν διαγράφεται ένας λογαριασμός, τα αιτήματα παραμένουν έως το τέλος της περιόδου διατήρησης (ενότητα 6.4).
ΤΟΜ	Ενότητα 8. reCAPTCHA, η δική μας προστασία φορμών, περιορισμός ρυθμού αιτημάτων.

B.25 Αποστολή e-mail (εξερχόμενα)

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Συναλλακτικά e-mail: επιβεβαίωση εγγραφής και νέων διευθύνσεων e-mail, επαναφορά κωδικού πρόσβασης, προσκλήσεις, ειδοποιήσεις, μηνιαίες αναφορές, επιβεβαιώσεις και αναφορές της πύλης, επιβεβαιώσεις παραλαβής και απαντήσεις υποστήριξης, υπενθυμίσεις για τη δοκιμαστική περίοδο και τη ρύθμιση, λειτουργικές ειδοποιήσεις προς τους φορείς λειτουργίας. Καμία διαφήμιση, κανένα e-mail σε πρόσωπα που δεν έχουν εγγραφεί τα ίδια ή δεν έχουν καταχωριστεί ως αποδέκτες από τον Πελάτη.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Αποδέκτες αυτών των e-mail.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση αποδέκτη, θέμα, πλήρες περιεχόμενο, διεύθυνση απάντησης, σκοπός, διαδρομή αποστολής, κατάσταση, σφάλμα, απόπειρες, χρόνοι (mail_outbox). Το περιεχόμενο μπορεί να περιλαμβάνει συνδέσμους επιβεβαίωσης και επαναφοράς με έγκυρα αναγνωριστικά.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ· για λειτουργικές ειδοποιήσεις (f).
Αποδέκτες	Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA (αποστολή)· ο κάτοχος του λογαριασμού βλέπει τα απεσταλμένα e-mail του στην εξαγωγή δεδομένων (χωρίς περιεχόμενο).
Τρίτη χώρα	Ανάλογα με τον τόπο επεξεργασίας του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας· η σύμβαση και η βάση διαβίβασης δεν έχουν ακόμη τεκμηριωθεί (ενότητα 4).
Διατήρηση	30 ημέρες (κατά τη νύχτα, srv/cron_status.php). Η περίοδος αυτή είναι σκόπιμα η συντομότερη από όλα τα αρχεία καταγραφής: ένα μακρύ αρχείο αποστολών θα αποτελούσε συλλογή έγκυρων κλειδιών. Η διαδικασία κατάστασης ελέγχει κάθε πέντε λεπτά εάν οφείλεται νέα απόπειρα.
Κατάσταση	Η αποστολή e-mail πρέπει να ρυθμιστεί πριν από την έναρξη λειτουργίας. Έως ότου διευθετηθεί ο πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας, με την έδρα και τη βάση του, τα νομικά κείμενα εμφανίζουν μια επισήμανση.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Τα αποτυχημένα e-mail επαναποστέλλονται σε αυξανόμενα διαστήματα και εγκαταλείπονται μετά από έναν μέγιστο αριθμό αποπειρών.

B.26 Πληρωμές και τιμολόγηση

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Σύναψη και διαχείριση συνδρομών (μηνιαίως ή ετησίως προκαταβολικά), δοκιμαστική περίοδος 14 ημερών χωρίς κάρτα με υπενθύμιση τρεις ημέρες πριν από τη λήξη, πληρωμή με τιμολόγιο για ετήσιες συνδρομές (απενεργοποιημένη από προεπιλογή), ξεκλειδώματα μέσω κωδικών παρόχων φιλοξενίας και συνεργατών χωρίς πληρωμή, τιμολόγηση, διατήρηση για φορολογικούς σκοπούς.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Στη Stripe: διεύθυνση e-mail, όνομα, διεύθυνση χρέωσης, αριθμός ΦΠΑ, δεδομένα πληρωμής, τιμολόγια· ως μεταδεδομένα το αναγνωριστικό λογαριασμού μας και το πακέτο. Σε εμάς: αναγνωριστικό πελάτη και συνδρομής Stripe, πακέτο, κατάσταση, τέλος περιόδου, ακύρωση στο τέλος της περιόδου (users)· ληφθέντα συμβάντα Stripe μόνο με αναγνωριστικό, τύπο, κατάσταση και χρόνους, χωρίς περιεχόμενο (stripe_events)· εξαργυρώσεις κωδικών παρόχων φιλοξενίας με λογαριασμό, καμπάνια και λήξη (bundle_redemptions). Τα δεδομένα καρτών δεν φθάνουν ποτέ σε εμάς.
Πηγή	Ο Πελάτης στη σελίδα ολοκλήρωσης αγοράς της Stripe· συμβάντα από τη Stripe.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ· για τη διατήρηση για φορολογικούς σκοπούς (c).
Αποδέκτες	Stripe Payments Europe Limited (Ιρλανδία)· Stripe, Inc. (ΗΠΑ). Για τμήματα της επεξεργασίας πληρωμών, η Stripe ενεργεί με δική της ευθύνη· η ακριβής κατανομή των ρόλων αποτελεί μέρος του νομικού ελέγχου.
Τρίτη χώρα	ΗΠΑ μέσω της Stripe, Inc.· βάση: Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες σύμφωνα με τους όρους της Stripe.
Διατήρηση	Πεδία χρέωσης μαζί με τον λογαριασμό· μια ενεργή συνδρομή τερματίζεται πριν από τη διαγραφή του λογαριασμού. Τιμολόγια και αρχεία χρέωσης σύμφωνα με την πολωνική φορολογική νομοθεσία για πέντε έτη από το τέλος του έτους κατά το οποίο έληξε η προθεσμία καταβολής του φόρου· τηρούνται στη Stripe και μπορούν να ανακτηθούν από την πύλη πελατών της Stripe. Τα συμβάντα Stripe και οι εξαργυρώσεις κωδικών δεν έχουν περίοδο διατήρησης (ενότητα 6.4).
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Τα συμβάντα Stripe γίνονται δεκτά μόνο με έγκυρη υπογραφή· κάθε συμβάν υποβάλλεται σε επεξεργασία μία φορά.

B.27 Αντίγραφα ασφαλείας

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ανάκτηση μετά από σφάλμα: εσφαλμένη διαγραφή, κατεστραμμένη μετάπτωση.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Όλοι όσοι έχουν δεδομένα στη βάση δεδομένων.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Πλήρες, συμπιεσμένο αντίγραφο (dump) της βάσης δεδομένων της εφαρμογής. Τα στιγμιότυπα οθόνης και τα αρχεία λογοτύπων τηρούνται εκτός της βάσης δεδομένων και δεν αποτελούν μέρος αυτού του αντιγράφου ασφαλείας. Τα διαπιστευτήρια των δοκιμαστικών λογαριασμών περιέχονται σε αυτό μόνο ως κρυπτογραφημένο κείμενο (A.5).
Διαδικασία	Κάθε νύχτα στις 03:00, μετά τη διαδικασία διαγραφής, ώστε το αντίγραφο ασφαλείας να μην περιλαμβάνει ό,τι μόλις διέγραψαν οι περίοδοι διατήρησης. Το dump διατηρείται μόνο αφού ελεγχθεί το περιεχόμενό του (κωδικός εξόδου, αριθμός πινάκων, τελική γραμμή). Τις Κυριακές, μια δοκιμή επαναφοράς φορτώνει το πιο πρόσφατο αντίγραφο ασφαλείας σε μια προσωρινή βάση δεδομένων και το συγκρίνει πίνακα προς πίνακα. Εάν κάτι αποτύχει, αποστέλλεται σήμα και e-mail στους φορείς λειτουργίας.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με το άρθρο 32(1)(c).
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	14 ημέρες· τα παλαιότερα dumps αφαιρούνται μόνο μετά από επιτυχές νέο αντίγραφο ασφαλείας (cfg/backup_lib.php). Οι διαγραφές που πραγματοποιούνται κατά το διάστημα αυτό φθάνουν στο αντίγραφο ασφαλείας μόνο όταν αυτό λήξει· εάν δεδομένα αποκατασταθούν από αντίγραφο ασφαλείας, τα αιτήματα διαγραφής εφαρμόζονται εκ νέου στη συνέχεια.
Τοποθεσία	Τα αντίγραφα ασφαλείας τηρούνται επί του παρόντος στην ίδια τοποθεσία με τη βάση δεδομένων και δεν είναι χωριστά κρυπτογραφημένα· σχεδιάζεται κρυπτογραφημένο αντίγραφο σε δεύτερη τοποθεσία (ενότητες 8.1 και 10).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.28 Αρχείο καταγραφής σφαλμάτων και ειδοποίηση σφαλμάτων

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Εντοπισμός και διόρθωση σφαλμάτων πριν τα αναφέρει ένας Πελάτης. Νέοι τύποι σφαλμάτων και κύματα σφαλμάτων αναφέρονται στους φορείς λειτουργίας, καθώς και μια καθημερινή επισκόπηση από τις 08:00.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Χρήστες των οποίων το αίτημα προκαλεί σφάλμα· εμμέσως, πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα εμφανίζονται σε μήνυμα σφάλματος.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Επίπεδο, πηγή, μήνυμα, πλαίσιο ως JSON, αναγνωριστικό λογαριασμού της συνεδρίας, χρόνος (error_logs). Τύποι σφαλμάτων: δακτυλικό αποτύπωμα, μοτίβο (από το οποίο έχουν αφαιρεθεί διευθύνσεις e-mail, διευθύνσεις, αριθμοί και αναγνωριστικά), ένα αναλλοίωτο δείγμα μηνύματος έως 2.000 χαρακτήρες, πρώτη και τελευταία εμφάνιση, πλήθος (error_kinds).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ (ασφάλεια λειτουργίας, άρθρο 32).
Αποδέκτες	Οι φορείς λειτουργίας με e-mail μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας: για νέο τύπο σφάλματος, η πηγή και το ακατέργαστο κείμενο του μηνύματος έως 400 χαρακτήρες (χωρίς εκκαθάριση), καθώς και το καθημερινό e-mail επισκόπησης· για κύμα σφαλμάτων, αποστέλλεται μόνο το σήμα Telegram. Το Telegram λαμβάνει μόνο σταθερές προτάσεις χωρίς μεταβλητές («Εμφανίστηκε νέος τύπος σφάλματος», «Πολλά σφάλματα σε σύντομο χρόνο»).
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	Αρχείο καταγραφής σφαλμάτων 90 ημέρες (κατά τη νύχτα). Τύποι σφαλμάτων χωρίς περίοδο διατήρησης (ενότητα 10). Η ειδοποίηση σφαλμάτων είναι ενεργή στο παραγωγικό σύστημα και ανενεργή στο σύστημα ανάπτυξης.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.29 Λειτουργικά σήματα και παρακολούθηση κατάστασης

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Εντοπισμός διακοπών λειτουργίας: κάθε πέντε λεπτά έλεγχος των στοιχείων του συστήματος (αρχική σελίδα, βάση δεδομένων, χώρος στον δίσκο, σήμα ζωής του σαρωτή, συσσώρευση στην ουρά), σελίδα κατάστασης, σήμα σε περίπτωση βλάβης και κατά την αποκατάσταση, σήμα ζωής (heartbeat) προς εξωτερική υπηρεσία παρακολούθησης ώστε να γίνεται αντιληπτή ακόμη και μια πλήρης διακοπή· συσσώρευση πριν από τον σαρωτή.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Κατά κανόνα καμία.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Καμία. Ημερήσιες γραμμές ανά στοιχείο με τον αριθμό ελέγχων και το τελευταίο σφάλμα (system_status_logs), σήμα ζωής του σαρωτή (scanner_heartbeat), ημερήσια βασικά μεγέθη χωρίς αναφορά σε πρόσωπα (daily_stats). Τα σήματα προς το Telegram είναι σταθερές προτάσεις χωρίς μεταβλητές· το σήμα ζωής είναι αίτημα χωρίς περιεχόμενο.
Νομική βάση	Δεν εφαρμόζεται, καθώς δεν υπάρχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα· προληπτικά άρθρο 6(1)(f).
Αποδέκτες	Telegram (σταθερές προτάσεις)· η εξωτερική υπηρεσία παρακολούθησης (μόνο το αίτημα)· οι φορείς λειτουργίας με e-mail.
Τρίτη χώρα	Telegram εκτός ΕΕ· δεν διαβιβάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
Διατήρηση	Γραμμές κατάστασης 400 ημέρες (κατά τη νύχτα).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.30 Opt-out – εξαίρεση τομέα

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Οποιοσδήποτε μπορεί να εξαιρέσει μόνιμα οποιονδήποτε τομέα από ελέγχους χωρίς απόδειξη· ο αποκλεισμός ισχύει αμέσως για όλες τις οδούς ελέγχου (δωρεάν έλεγχος, πρόσθετο χωρίς λογαριασμό, μελέτη, έλεγχος υποψήφιων πελατών, εργαλείο κεφαλίδων) και επίσης για τομείς Πελατών επί πληρωμή με απόδειξη κυριότητας· η τρέχουσα παρακολούθησή τους λήγει με τον επόμενο προγραμματισμένο έλεγχο. Ισχύει για τον τομέα και την παραλλαγή του με www, όχι για άλλους υποτομείς. Αίρεται μόνο από εμάς, κατόπιν αιτήματος και με απόδειξη. Ώστε να μπορεί να εντοπιστεί και να αναστραφεί η κατάχρηση (όπως ένας ανταγωνιστής που αποκλείει τομείς άλλων), ο αποκλεισμός καταγράφεται.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που εξαιρούν έναν τομέα.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Τομέας, προαιρετική αιτιολογία έως 250 χαρακτήρες, πηγή, διεύθυνση IP, χώρα, αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης, χρόνος· κατά την άρση, χρόνος, πρόσωπο που ήρε τον αποκλεισμό και αιτιολογία (blocklist). Αρχείο αιτημάτων όπως στο B.4.
Νομική βάση	Για την εξαίρεση, άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ. Συμφέρον: υλοποίηση, μόνιμα και σε όλες τις οδούς ελέγχου, της επιθυμίας να μην ελέγχεται ένας τομέας. Όταν το πρόσωπο που προβαίνει στην εξαίρεση είναι το ίδιο υποκείμενο των δεδομένων, η εξαίρεση υλοποιεί ταυτόχρονα την εναντίωσή του σύμφωνα με το άρθρο 21 (άρθρο 6(1)(c)). Για τη διεύθυνση, τη χώρα και το αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης, (f) (εντοπισμός κατάχρησης).
Αποδέκτες	Google (reCAPTCHA, B.23).
Τρίτη χώρα	ΗΠΑ μέσω reCAPTCHA.
Διατήρηση	Διεύθυνση IP, χώρα και αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης μετά από 12 μήνες (νυχτερινή διαδικασία διαγραφής, τμήμα «optout_ip»). Η ίδια η εξαίρεση παραμένει μόνιμα, ώστε να παράγει αποτέλεσμα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Πολλοί αποκλεισμοί από μία χώρα σε σύντομο χρόνο δημιουργούν ανωμαλία (B.4).

B.31 Υπενθύμιση μετά την εγγραφή

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ένα μόνο e-mail δύο έως 14 ημέρες μετά την εγγραφή προς επιβεβαιωμένους λογαριασμούς χωρίς επιβεβαιωμένο τομέα: «Προσθήκη ιστότοπου» ή «Επιβεβαίωση τομέα». Καμία προσφορά, καμία τιμή, καμία αναβάθμιση· με τη σημείωση ότι δεν θα αποσταλεί ξανά. Εργάσιμες ημέρες 09:00 έως 18:00, το πολύ 50 ανά εκτέλεση.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Νέοι κάτοχοι λογαριασμών.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση e-mail, γλώσσα, χρόνος αποστολής (πεδίο «υπενθύμιση εστάλη» στο users), τομέας και κατάσταση επιβεβαίωσης.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (υπόδειξη για τη ρύθμιση του δικού του λογαριασμού). Το εάν το e-mail θεωρείται επικοινωνία σχετικά με τη συμβατική σχέση ή εμπορική πληροφορία που θα απαιτούσε συγκατάθεση (άρθρο 10 UŚUDE, ο πολωνικός νόμος για την παροχή υπηρεσιών με ηλεκτρονικά μέσα (ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną)· άρθρο 398 PKE· § 7 UWG) αποτελεί ανοικτό ζήτημα για τον νομικό έλεγχο· ο φορέας λειτουργίας μπορεί να το απενεργοποιήσει κεντρικά.
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας (Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA).
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας.
Διατήρηση	Ο χρόνος διατηρείται όσο υφίσταται ο λογαριασμός· το e-mail 30 ημέρες στα εξερχόμενα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Ο χρόνος ορίζεται πριν από την αποστολή, ώστε μια διακοπή να μην προκαλέσει δεύτερο e-mail.

B.32 Bot Telegram για ειδοποιήσεις Πελατών

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Μια συνομιλία Telegram συνδέεται ως στόχος ειδοποιήσεων: ο Πελάτης λαμβάνει έναν σύνδεσμο προς το bot μας με κωδικό μίας χρήσης· όταν ο αποδέκτης πατήσει «Start», ο διακομιστής μας διαβάζει τον κωδικό από τα νέα μηνύματα προς το bot και αποθηκεύει το αναγνωριστικό συνομιλίας. Για τον σκοπό αυτό δεν απαιτείται ανοικτό τελικό σημείο από την πλευρά μας (webhook).
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πελάτες και τα πρόσωπα των οποίων η συνομιλία Telegram συνδέεται.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Κωδικός μίας χρήσης, τομέας, λογαριασμός που τον δημιούργησε, συμβάντα, τρόπος παράδοσης, αναγνωριστικό συνομιλίας, χρόνοι (telegram_links)· το αναγνωριστικό συνομιλίας ως στόχος (alerts). Το Telegram παρέχει περαιτέρω στοιχεία προφίλ μαζί με το μήνυμα· αξιολογούνται και αποθηκεύονται μόνο ο κωδικός και το αναγνωριστικό συνομιλίας.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ· για τρίτους ως αποδέκτες, A.3.
Αποδέκτες	Telegram.
Τρίτη χώρα	Εκτός ΕΕ, χωρίς απόφαση επάρκειας· την επιλογή κάνει ο Πελάτης (4.1). Η βάση και η ενημέρωση αποτελούν ανοικτά ζητήματα για τον νομικό έλεγχο.
Διατήρηση	Ένας κωδικός ισχύει για 30 λεπτά· οι γραμμές σύνδεσης διαγράφονται μετά από μία ημέρα όταν δημιουργείται νέος κωδικός, οι ανοικτοί κωδικοί μαζί με τον λογαριασμό και τον τομέα. Το αναγνωριστικό συνομιλίας ως στόχος έως τη διαγραφή του στόχου ειδοποιήσεων ή του τομέα.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.33 Πρόγραμμα συνεργατών και κωδικοί ξεκλειδώματος

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Ένας λογαριασμός μπορεί να παραπέμπει νέους Πελάτες μέσω κωδικού παραπομπής και λαμβάνει προμήθεια επί των εξοφλημένων τιμολογίων τους για περιορισμένο αριθμό μηνών. Ο κωδικός μεταφέρεται στη διεύθυνση έως την εγγραφή· δεν ορίζεται cookie. Οι πάροχοι φιλοξενίας και οι συνεργάτες μπορούν να εκδίδουν κωδικούς που ξεκλειδώνουν ένα πακέτο για ορισμένο διάστημα χωρίς πληρωμή· μία εβδομάδα πριν από τη λήξη, ο Πελάτης λαμβάνει υπενθύμιση.
Κατάσταση	Το πρόγραμμα συνεργατών είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή έως ότου τεθούν σε ισχύ οι Όροι συνεργατών.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Συνεργάτες και Πελάτες που παραπέμφθηκαν.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Κωδικός παραπομπής, συνεργάτης που παρέπεμψε και χρόνος παραπομπής (στο users)· προμήθεια με συνεργάτη, Πελάτη, αναγνωριστικό τιμολογίου Stripe, ποσό, νόμισμα, προμήθεια, κατάσταση, χρόνους (partner_commissions). Ξεκλείδωμα με πακέτο, λήξη, πηγή, υπενθύμιση (στο users)· καμπάνιες και εξαργυρώσεις (bundle_campaigns, bundle_redemptions).
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(b) ΓΚΠΔ (συμφωνία συνεργασίας)· για τον Πελάτη (f) (εκκαθάριση της προμήθειας, χωρίς διαβίβαση δεδομένων του Πελάτη στον συνεργάτη πέραν του ποσού της προμήθειας)· φορολογικά αρχεία (c).
Αποδέκτες	Ο συνεργάτης βλέπει τις προμήθειές του.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	Παραπομπή και ξεκλείδωμα μαζί με τον λογαριασμό. Οι προμήθειες και οι εξαργυρώσεις δεν έχουν περίοδο διατήρησης στον κώδικα· ως λογιστικά αρχεία, οι προμήθειες υπόκεινται σε διατήρηση για φορολογικούς σκοπούς (ενότητα 6.4).
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.34 Σημείο αναφοράς ευπαθειών

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Παραλαβή αναφορών ευπαθειών στο formexposed, σύμφωνα με τους κανόνες της σελίδας Ασφάλεια και του /.well-known/security.txt.
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά· πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα περιέχει μια αναφορά ως αποδεικτικό στοιχείο.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Διεύθυνση e-mail, όνομα, περιεχόμενο της αναφοράς και συνημμένα, όπως τα αποστέλλει το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά. Η αναφορά φθάνει σε εμάς με e-mail στη διεύθυνση που αναφέρεται εκεί· η εφαρμογή δεν την αποθηκεύει.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ (ασφάλεια της υπηρεσίας, άρθρο 32)· όταν μια αναφορά περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων ως αποδεικτικό στοιχείο, επίσης (f), με στόχο το κλείσιμο της ευπάθειας.
Αποδέκτες	Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας και, έως ότου ρυθμιστεί το γραμματοκιβώτιο, η προώθηση τομέα στη Namecheap (ενότητα 4).
Τρίτη χώρα	Μέσω του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας και, έως τη μετάβαση, της προώθησης.
Διατήρηση	Δεν έχει οριστεί ούτε επιβάλλεται τεχνικά περίοδος διατήρησης (ενότητα 10). Ο φορέας λειτουργίας δεν έχει ακόμη ορίσει την περίοδο· μια προφανής προσέγγιση θα ήταν η διαγραφή των αποδεικτικών στοιχείων τρίτων μόλις κλείσει η ευπάθεια και η αντιμετώπιση της αλληλογραφίας όπως τα αιτήματα υποστήριξης.
ΤΟΜ	Ενότητα 8.

B.35 Σχόλια για μια αναφορά

Πεδίο	Καταχώριση
Σκοπός	Παραλαβή σχολίων κάτω από μια αναφορά («Υπάρχει κάτι λάθος σε αυτή την αναφορά;») για τον εντοπισμό σφαλμάτων στην αναγνώριση φορμών. Ο υπερδιαχειριστής τα κατατάσσει (νέο, επιβεβαιωμένο, διορθωμένο, απορριφθέν) και μπορεί να κατεβάσει τα δεδομένα ελέγχου της αναφοράς ως περίπτωση δοκιμής (φόρμες με πεδία, αιτιολογίες και ευρήματα, χωρίς στιγμιότυπα οθόνης και χωρίς ενεργά αποσταλέντα κείμενα).
Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων	Πρόσωπα που βλέπουν μια αναφορά, συνδεδεμένα ή μη.
Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα	Κατηγορία και έλεγχος από σταθερές λίστες, διεύθυνση σελίδας έως 500 χαρακτήρες, κείμενο έως 1.000 χαρακτήρες, γλώσσα, χρόνος, αναγνωριστικό αναφοράς, έλεγχος, host· αναγνωριστικό λογαριασμού εάν ο χρήστης είναι συνδεδεμένος· HMAC-SHA256 της διεύθυνσης IP με μυστικό κλειδί για το όριο· κατάσταση, χειριστής, χρόνος χειρισμού (report_feedback). Αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων: αλλαγές κατάστασης και λήψεις περίπτωσης δοκιμής. Καμία διεύθυνση e-mail, καμία διεύθυνση IP σε απλό κείμενο.
Νομική βάση	Άρθρο 6(1)(f) ΓΚΠΔ (εντοπισμός και διόρθωση σφαλμάτων αναγνώρισης· όριο κατά της κατάχρησης).
Αποδέκτες	Κανένας.
Τρίτη χώρα	Καμία.
Διατήρηση	24 μήνες (νυχτερινή διαδικασία διαγραφής, τμήμα «report_feedback»)· το άθροισμα ελέγχου της διεύθυνσης IP διαγράφεται μετά από 2 ημέρες (τμήμα «report_feedback_ip»)· αμέσως κατά τη διαγραφή ενός λογαριασμού. Οι περιπτώσεις δοκιμής που έχουν ληφθεί δεν περιέχουν δεδομένα για το πρόσωπο που υπέβαλε το σχόλιο.
ΤΟΜ	Ενότητα 8. Η δική μας προστασία φορμών (παγίδα, υπογεγραμμένος χρόνος, CSRF), το πολύ 5 σχόλια ανά ώρα και 20 ανά ημέρα ανά άθροισμα ελέγχου, 10 ανά αναφορά· αναγνώσιμα μόνο από υπερδιαχειριστές.

6. Διατήρηση – τι καλύπτει η νυχτερινή διαδικασία διαγραφής και τι όχι

Υπάρχει αυτόματη διαγραφή, και έχει συγκεκριμένη θέση. Μια διαδικασία κατάστασης (srv/cron_status.php) εκκινείται κάθε πέντε λεπτά μέσω του crontab του διακομιστή ιστού, τόσο στο παραγωγικό σύστημα όσο και στο σύστημα ανάπτυξης. Ελέγχει τα στοιχεία του συστήματος, ανακτά την αλληλογραφία του ελέγχου παράδοσης, προγραμματίζει ελέγχους και αποστέλλει ειδοποιήσεις. Μία φορά την ημέρα, στο χρονικό παράθυρο από τις 03:00 έως τις 03:04, διαγράφει σύμφωνα με τις περιόδους διατήρησης και στη συνέχεια δημιουργεί το αντίγραφο ασφαλείας. Από τις 27 Σεπτεμβρίου 2026 καλεί επιπλέον τη διαδικασία προθεσμιών στο cfg/fristen_lib.php (fe_fristen_lauf()), της οποίας τα τμήματα εκτελούνται ανεξάρτητα το ένα από το άλλο: εάν ένα αποτύχει, τα υπόλοιπα συνεχίζουν, και το σφάλμα καταχωρίζεται στο αρχείο καταγραφής σφαλμάτων.

Τεκμήριο ότι η διαδικασία εκτελείται: η κατάσταση αντιγράφων ασφαλείας του συστήματος ανάπτυξης δείχνει επιτυχές αντίγραφο ασφαλείας στις 03:00 της 11ης Οκτωβρίου 2026· το αντίγραφο ασφαλείας δημιουργείται στο ίδιο μπλοκ αμέσως μετά τη διαγραφή. Η διαδικασία γράφει καταγραφή ανά διαγραμμένο πίνακα μόνο στην τυπική έξοδο, την οποία το crontab απορρίπτει· δεν υπάρχει μόνιμη καταγραφή του τι διαγράφηκε και πότε (ενότητα 10).

Οι περίοδοι διατήρησης που εμφανίζονται ως σύμβολα κράτησης θέσης ορίζονται στον χώρο διαχείρισης, στις ρυθμίσεις διατήρησης. Η διαδικασία διαβάζει τις ίδιες ρυθμίσεις· επομένως τα κείμενα δείχνουν πάντοτε την περίοδο μετά την οποία τα δεδομένα διαγράφονται πράγματι.

6.1 Καλύπτονται από την καθημερινή διαδικασία

Δεδομένα	Περίοδος διατήρησης και έναυσμα	Θέση στον κώδικα
Αρχείο προβολών σελίδων (access_logs)	60 ημέρες	srv/cron_status.php
Αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων (audit_logs)	365 ημέρες	srv/cron_status.php
Αρχείο καταγραφής σφαλμάτων (error_logs)	90 ημέρες	srv/cron_status.php
Εξερχόμενα (mail_outbox)	30 ημέρες	srv/cron_status.php
Tokens απομνημόνευσης «Να παραμείνω συνδεδεμένος» (remember_tokens)	μετά τη λήξη (30 ημέρες)	srv/cron_status.php
Προσκλήσεις που δεν έγιναν δεκτές (workspace_invites)	μετά τη λήξη (14 ημέρες)	srv/cron_status.php
Απόπειρες σύνδεσης (login_attempts)· μετρητές αποπειρών (auth_attempt_buckets)	7 ημέρες· οι μετρητές όταν λήξει το χρονικό τους παράθυρο (επί του παρόντος 15 λεπτά, μία ώρα για την επαναφορά κωδικού πρόσβασης και την εγγραφή), επίσης κατά την επόμενη πρόσβαση	srv/cron_status.php
Αρχείο αιτημάτων ελέγχων χωρίς λογαριασμό (check_throttle)	7 ημέρες	srv/cron_status.php
Κωδικοί μίας χρήσης για τη σύνδεση του πρόσθετου (plugin_connect_tokens)	1 ημέρα μετά τη λήξη	srv/cron_status.php
Επιλυμένες ανωμαλίες (abuse_flags)	90 ημέρες μετά την επίλυση	srv/cron_status.php
Ληγμένες αναφορές μαζί με αποτέλεσμα ελέγχου, φόρμες, ευρήματα, εικόνες και εργασία (μόνο χωρίς τομέα σε λογαριασμό)	ανώνυμες 30 ημέρες, υποψήφιοι πελάτες 90 ημέρες	fe_reports_aufraeumen()
Αρχείο παράδοσης ειδοποιήσεων (alert_log)	90 ημέρες	fe_alert_log_aufraeumen()
Γραμμές κατάστασης (system_status_logs)	400 ημέρες	srv/cron_status.php
Αρχεία συγκατάθεσης διαγραμμένων λογαριασμών (legal_consents)	μόλις ο λογαριασμός έχει διαγραφεί και η συγκατάθεση έχει ηλικία 4 ετών	srv/cron_status.php
Ορφανά δεδομένα διαγραμμένων τομέων: αποτελέσματα ελέγχων, εργασίες, δεδομένα ειδοποιήσεων, περιστατικά, κωδικοί Telegram, παραδόσεις, παλμός, ευπάθειες, αποδείξεις, απογραφή scripts και αλλαγές scripts	αμέσως κατά την επόμενη εκτέλεση	fe_fristen_lauf(), τμήματα «orphan_scans», «orphan_rows»
Δεδομένα πρόσθετου hosts χωρίς τομέα· γραμμή πρόσθετου χωρίς λογαριασμό	αμέσως· η γραμμή μετά από 90 ημέρες χωρίς επαφή	τμήμα «orphan_hosts»
Αποτελέσματα του εργαλείου κεφαλίδων (header_checks)	επί του παρόντος 90 ημέρες	τμήμα «header_checks»
Αποτελέσματα ελέγχων για έναν τομέα με φόρμες, ευρήματα, εικόνες, αναφορές, εργασίες	13 μήνες· το τελευταίο ολοκληρωμένο ανά τομέα παραμένει	τμήμα «old_scans»
Εκτελέσεις προγράμματος περιήγησης, ολοκληρωμένες εργασίες προγράμματος περιήγησης, χρονοσειρές (form_browser_runs, scan_jobs, form_performance)	13 μήνες	τμήματα «browser_runs», «browser_jobs», «form_performance»
Μετρητές φορμών (form_metrics), ημερήσια στοιχεία πρόσθετου και ειδοποιήσεις αλλαγών (plugin_stats, plugin_changes)	13 μήνες	τμήματα «form_metrics», «plugin_stats»
Συνδεδεμένες συσκευές (login_sessions)	90 ημέρες μετά την τελευταία χρήση ή την ανάκληση	τμήμα «sessions»
Προσκλήσεις που έγιναν δεκτές	30 ημέρες μετά την αποδοχή	τμήμα «invites»
Αιτήματα υποστήριξης (support_requests)	24 μήνες	τμήμα «support»
Σχόλια για αναφορές (report_feedback)	24 μήνες· άθροισμα ελέγχου της διεύθυνσης IP 2 ημέρες	τμήματα «report_feedback» και «report_feedback_ip»
Εκδόσεις PDF αναφορών στην προσωρινή μνήμη (var/pdf)	7 ημέρες	τμήμα «pdf_cache»
Διεύθυνση IP, χώρα και αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης στο opt-out (blocklist)	12 μήνες· η εξαίρεση παραμένει	τμήμα «optout_ip»
Συνδρομητές πύλης (client_subscribers)	μη επιβεβαιωμένοι 30 ημέρες· διαγραμμένοι από τη λίστα 3 έτη	τμήμα «subscribers»
Λογαριασμοί που δεν επιβεβαιώθηκαν ποτέ, μαζί με τον χώρο εργασίας	30 ημέρες χωρίς σύνδεση, εκτός εάν είναι συνδεδεμένο άλλο μέλος	τμήμα «pending_accounts»
Κλειδιά API χωρίς λογαριασμό (παλαιά δεδομένα)	αμέσως	τμήμα «api_keys»

6.2 Εκτός του παραθύρου των 03:00

Δεδομένα	Περίοδος διατήρησης και έναυσμα	Θέση στον κώδικα
Αντίγραφα στο γραμματοκιβώτιο ελέγχου του ελέγχου παράδοσης	μετά την επεξεργασία, κάθε πέντε λεπτά	fe_zustellung_abholen()
Αντιστοιχίσεις του ελέγχου παράδοσης (delivery_log)	180 ημέρες, σε κάθε ανάκτηση	fe_zustellung_abholen()
Κρυπτογραφημένο κείμενο δοκιμαστικού λογαριασμού σε εργασίες (scan_jobs)	μετά την εκτέλεση, το αργότερο μετά από μία ώρα	διακομιστής σάρωσης· fe_login_aufraeumen()
Περιστατικά (alert_incidents) με τις απόπειρες παράδοσης κλιμάκωσης	όσο δεν έχουν επιλυθεί· 180 ημέρες μετά την επίλυση	fe_vorfaelle_aufraeumen() στο cfg/vorfall_lib.php
Απεσταλμένες συγκεντρωτικές ειδοποιήσεις (alert_queue)	30 ημέρες μετά την παράδοση	cfg/kanal_lib.php
Σήματα σμήνους (swarm_signals)	30 ημέρες, καθημερινά από τις 04:00	cfg/swarm_lib.php
Έλεγχοι υποψήφιων πελατών (prospect_checks)	90 ημέρες, καθημερινά από τις 04:00	srv/cron_status.php
Κωδικοί σύνδεσης Telegram (telegram_links)	1 ημέρα, όταν δημιουργείται νέος κωδικός	cfg/kanal_lib.php
Μετρητές κλήσεων API (api_usage)	1 ημέρα, περιστασιακά κατά την κλήση	cfg/agentur_lib.php
Επιλυμένες διακοπές λειτουργίας παρόχων (provider_incidents), προσωρινή μνήμη ευπαθειών (vuln_cache)	90 και 30 ημέρες αντίστοιχα· κανένα δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα	cfg/anbieter_lib.php, cfg/luecken_lib.php
Ακατέργαστα δεδομένα μελετών	κατά τη δημοσίευση	fe_studie_veroeffentlichen()
Αντίγραφα ασφαλείας	14 ημέρες, μετά από επιτυχές νέο αντίγραφο ασφαλείας	cfg/backup_lib.php
Αρχεία καταγραφής του διακομιστή ιστού	14 ημέρες	περιστροφή αρχείων καταγραφής του συστήματος

6.3 Κατά τη διαγραφή από τον Πελάτη

• Διαγραφή τομέα (fe_domain_loeschen()): αποτελέσματα ελέγχων με φόρμες, ευρήματα και αρχεία εικόνων, αναφορές, εργασίες, στόχοι ειδοποιήσεων, αρχείο παράδοσης, ουρά συγκεντρωτικών ειδοποιήσεων, περιστατικά, κωδικοί Telegram, παραδόσεις, παλμός, ευπάθειες, αρχεία τεκμηρίωσης, ο τομέας από πύλες πελατών με σταθερή επιλογή· μέσω ξένων κλειδιών, παρακολουθούμενες φόρμες με εκτελέσεις προγράμματος περιήγησης, παρατηρήσεις και χρονοσειρές, δοκιμαστικός λογαριασμός, μετρητές φορμών· τα δεδομένα πρόσθετου του host, εάν κανένας άλλος τομέας δεν παραπέμπει σε αυτόν. Η απογραφή scripts και οι αλλαγές scripts του τομέα διαγράφονται επίσης μαζί του· δεν έχουν δική τους περίοδο διατήρησης (ενότητες 6.4 και 10). Δεδομένα που απέμειναν χωρίς συνδεδεμένο τομέα από την περίοδο πριν από τις 27 Σεπτεμβρίου 2026 εκκαθαρίζονται από τη νυχτερινή διαδικασία (τμήματα «orphan_scans», «orphan_rows»).
• Διαγραφή χώρου εργασίας (fe_arbeitsbereich_daten_loeschen()): επιπλέον, η επωνυμία συμπεριλαμβανομένου του λογοτύπου, οι πύλες πελατών συμπεριλαμβανομένων των συνδρομητών, οι κωδικοί μαζικής εγκατάστασης, οι έλεγχοι υποψήφιων πελατών· καθώς και προσκλήσεις και συμμετοχές.
• Διαγραφή λογαριασμού: τερματισμός μιας ενεργής συνδρομής επί πληρωμή στη Stripe αμέσως, χωρίς επιστροφή χρημάτων· μεταβίβαση ή διαγραφή των χώρων εργασίας του κατόχου· διαγραφή συμμετοχών, tokens απομνημόνευσης, συσκευών, κλειδιών API με μετρητές, ανοικτών κωδικών Telegram και της γραμμής του λογαριασμού.
• Διαγραφή δοκιμαστικού λογαριασμού (fe_login_loeschen()): αντικατάσταση του κρυπτογραφημένου κειμένου, διαγραφή της γραμμής, εκκαθάριση των εργασιών σε αναμονή.

6.4 Τι δεν καλύπτει η διαδικασία

Αυτή η λίστα είναι η σημαντικότερη. Κατονομάζει δεδομένα για τα οποία δεν υπάρχει αυτόματη περίοδος διατήρησης ή τα οποία επιβιώνουν μιας διαγραφής.

Δεδομένα	Τι ισχύει	Αξιολόγηση
Δεδομένα λογαριασμού συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας διεύθυνσης IP (users)	έως τη διαγραφή από τον κάτοχο του λογαριασμού· καμία διαγραφή ανενεργών λογαριασμών	συμβατικά δεδομένα· λείπει κανόνας για μόνιμα ανενεργούς λογαριασμούς χωρίς συνδρομή
Αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων, προβολές σελίδων, αρχείο καταγραφής σφαλμάτων ενός διαγραμμένου λογαριασμού	παραμένουν με αναγνωριστικό λογαριασμού και διεύθυνση IP έως το τέλος της περιόδου διατήρησής τους	σκόπιμο (τεκμηρίωση ενεργειών ακόμη και μετά τη λήξη της σύμβασης)· το αναγνωριστικό δεν παραπέμπει πλέον σε λογαριασμό
Αιτήματα υποστήριξης ενός διαγραμμένου λογαριασμού	παραμένουν έως 24 μήνες με το παλαιό αναγνωριστικό λογαριασμού	σκόπιμο· το αναγνωριστικό δεν διαγράφεται
Αρχεία συγκατάθεσης ενός διαγραμμένου λογαριασμού	έως ότου η συγκατάθεση αποκτήσει ηλικία 4 ετών (υπολογίζεται από τη συγκατάθεση, όχι από τη διαγραφή του λογαριασμού)	σκόπιμο (ενότητα B.12)
Μη επιλυμένες ανωμαλίες με διεύθυνση IP (abuse_flags)	έως ότου τις επιλύσει κάποιος	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Τύποι σφαλμάτων με αναλλοίωτο δείγμα μηνύματος (error_kinds)	καμία περίοδος διατήρησης	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Απογραφή scripts και αλλαγές scripts (script_inventory, script_changes)	καμία δική τους περίοδος διατήρησης· τηρούνται όσο υπάρχει ο τομέας και διαγράφονται μαζί του	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Συνδρομητές ανακληθεισών πυλών πελατών	έως τη διαγραφή του χώρου εργασίας	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Ανακληθέντα κλειδιά API και κωδικοί μαζικής εγκατάστασης	έως τη διαγραφή του λογαριασμού ή του χώρου εργασίας	μόνο hashes, πρόθεμα και ετικέτα· ήσσονος σημασίας
Λίστα hosts μελετών (study_domains), μελέτες που δεν δημοσιεύθηκαν ποτέ	καμία περίοδος διατήρησης	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Εσωτερικοί έλεγχοι χωρίς τομέα και χωρίς αναφορά (αποτελέσματα ελέγχων, φόρμες, ευρήματα, στιγμιότυπα οθόνης)	καμία περίοδος διατήρησης· δεν τους καλύπτει καμία οδός διαγραφής	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)
Προμήθειες, εξαργυρώσεις κωδικών, συμβάντα Stripe	καμία περίοδος διατήρησης	λογιστική σημασία· η περίοδος πρέπει να οριστεί σύμφωνα με τη φορολογική νομοθεσία
Αποθηκευμένη ηλικία τομέα (domain_age_cache)	καμία περίοδος διατήρησης	μόνο όνομα τομέα και ημερομηνία καταχώρισης
Αποτέλεσμα ταυτοποίησης του e-mail της φόρμας με τον τομέα αποστολέα	μαζί με τον τομέα· αντικαθίσταται σε κάθε παραλαβή	βλ. A.1
Εξαιρέσεις στο opt-out	μόνιμα	σκόπιμο· χωρίς μονιμότητα, καμία εξαίρεση δεν παράγει αποτέλεσμα
E-mail στο γραμματοκιβώτιο του σημείου αναφοράς και στο γενικό γραμματοκιβώτιο	καμία τεχνική περίοδος διατήρησης	ανοικτό σημείο (ενότητα 10)

6.5 Εκτός της βάσης δεδομένων

• Τα στιγμιότυπα οθόνης τηρούνται ως αρχεία εκτός του καταλόγου ιστού και διαγράφονται μαζί με το αποτέλεσμα ελέγχου τους (όλες οι παραπάνω οδοί διαγραφής διαγράφουν και τα αρχεία).
• Τα αρχεία λογοτύπων επωνυμίας διαγράφονται όταν αντικατασταθούν και μαζί με τον χώρο εργασίας.
• Στον διακομιστή σάρωσης δημιουργείται ανά εργασία ένας προσωρινός κατάλογος με αποτέλεσμα και εικόνες· διαγράφεται μετά από κάθε εκτέλεση, ακόμη και μετά από σφάλμα.
• Τα αντίγραφα ασφαλείας τηρούνται στον διακομιστή ιστού (B.27).
• Τα αρχεία καταγραφής του διακομιστή ιστού με την πλήρη διεύθυνση IP τηρούνται για 14 ημέρες (B.1).

7. Αυτοματοποιημένες αποφάσεις, κατάρτιση προφίλ και αξιολόγηση

Το formexposed αξιολογεί ιστότοπους, όχι ανθρώπους. Κατά την εκτίμησή μας, η υπηρεσία δεν λαμβάνει καμία απόφαση που παράγει έννομα αποτελέσματα που αφορούν ένα πρόσωπο ή το επηρεάζει σημαντικά με παρόμοιο τρόπο (άρθρο 22(1) ΓΚΠΔ). Υπάρχουν, ωστόσο, αυτοματοποιημένες αξιολογήσεις και αυτόματοι αποκλεισμοί. Τους παραθέτουμε ώστε να μπορεί να ελεγχθεί η κατάταξη.

Μηχανισμός	Τι κάνει	Ποιους αφορά
Βαθμολογία και ετυμηγορία ενός ελέγχου	Σταθμισμένο άθροισμα των επιπέδων προστασίας που λείπουν (CAPTCHA, παγίδα, token, έλεγχος χρονισμού, αναποτελεσματικό CAPTCHA, γνωστή εκτεθειμένη διαμόρφωση), από 0 έως 100· από αυτό προκύπτει «Εκτεθειμένο», «Μερικώς προστατευμένο» ή «Προστατευμένο». Η ετυμηγορία για τον ιστότοπο ακολουθεί τη χειρότερη φόρμα επικοινωνίας που αναγνωρίζεται ως τέτοια από τους κανόνες (όχι από το γλωσσικό μοντέλο)· χωρίς φόρμα επικοινωνίας δεν υπάρχει ετυμηγορία. Οι συντελεστές στάθμισης μπορούν να οριστούν στον χώρο διαχείρισης.	Διαχειριστές ιστότοπων· για ατομικούς επιχειρηματίες, εμμέσως ένα πρόσωπο. Η ετυμηγορία δεν έχει έννομη συνέπεια· είναι εύρημα με τεκμήρια και οδηγίες.
Κατάταξη του τύπου φόρμας	Πρώτα κανόνες, ένα τοπικό γλωσσικό μοντέλο μόνο εάν οι κανόνες επιστρέψουν «άγνωστο». Αποφασίζει εάν επιτρέπεται ενεργή δοκιμαστική υποβολή (μόνο για φόρμα επικοινωνίας που αναγνωρίζεται αξιόπιστα από τους κανόνες). Οι φόρμες που κατατάσσονται από το γλωσσικό μοντέλο δεν υποβάλλονται ποτέ και δεν προσμετρώνται στη βαθμολογία και την ετυμηγορία.	Ο Πελάτης και οι αποδέκτες των e-mail της φόρμας του· προστατευτικό αποτέλεσμα: σε περίπτωση αμφιβολίας, δεν υποβάλλεται τίποτα.
Σήμα (badge)	Εμφανίζει «Προστατευμένο» μόνο υπό σταθερές προϋποθέσεις (B.18), διαφορετικά είναι ουδέτερο.	Πελάτης· κανένα αποτέλεσμα για τους επισκέπτες.
Όρια και αποκλεισμοί για τον δωρεάν έλεγχο, το εργαλείο κεφαλίδων και το opt-out	Απορρίπτουν αιτήματα εάν επιτευχθούν όρια ανά διεύθυνση, συνεδρία, τομέα ή σύστημα, εάν ο τομέας είναι πολύ νέος ή άγνωστης ηλικίας ή εάν βρίσκεται στη λίστα αποκλεισμού.	Αιτούντες· αποτέλεσμα: μια δωρεάν υπηρεσία δεν παρέχεται για ώρες έως ημέρες. Ένας διαχειριστής μπορεί να αποδεσμεύσει μια διεύθυνση· τα αιτήματα μέσω της σελίδας επικοινωνίας φθάνουν σε άνθρωπο.
Ανωμαλίες	Μοτίβα (πολλοί τομείς από μία διεύθυνση, ξεσπάσματα αιτημάτων, πολλές απορρίψεις, πολλά opt-outs από μία χώρα, επίτευξη ημερήσιου ορίου) καταγράφονται και αναφέρονται. Δεν προκαλούν αποκλεισμό από μόνα τους· οι αποκλεισμοί προκύπτουν από τα όρια.	Αιτούντες.
Κλείδωμα σύνδεσης	Μετά από (επί του παρόντος) οκτώ αποτυχημένες συνδέσεις από μία διεύθυνση εντός 15 λεπτών, οι συνδέσεις από τη διεύθυνση αυτή απορρίπτονται προσωρινά. Επιπλέον, όλες οι απόπειρες σύνδεσης, συμπεριλαμβανομένων των επιτυχών, καταμετρώνται ανά λογαριασμό και διεύθυνση IP (επί του παρόντος οκτώ), ανά λογαριασμό σε όλες τις διευθύνσεις (σημαντικά περισσότερες, κατά της κατανεμημένης μαντείας) και ανά διεύθυνση IP (επί του παρόντος 80) εντός 15 λεπτών, όπως και οι κωδικοί δεύτερου παράγοντα (δέκα ανά λογαριασμό εντός 15 λεπτών)· πέραν αυτού, οι απόπειρες απορρίπτονται. Επομένως, αποτυχημένες απόπειρες από άλλη διεύθυνση δεν κλειδώνουν πλέον τον κάτοχο έξω από τον λογαριασμό του. Οι επιβεβαιώσεις κωδικού πρόσβασης (πέντε ανά λογαριασμό εντός 15 λεπτών), τα e-mail επαναφοράς (τρία ανά διεύθυνση ανά ώρα, με αμετάβλητη απάντηση), οι εγγραφές (δέκα ανά διεύθυνση IP ανά ώρα) και οι απόπειρες εισαγωγής του κωδικού πρόσβασης μιας πύλης πελατών (δέκα ανά πύλη και διεύθυνση IP, 50 ανά πύλη εντός 15 λεπτών) περιορίζονται με τον ίδιο τρόπο.	Πρόσωπα που συνδέονται, εγγράφονται ή ανοίγουν μια πύλη πελατών· αποτέλεσμα χρονικά περιορισμένο, η επαναφορά κωδικού πρόσβασης παραμένει δυνατή.
Κατώφλι reCAPTCHA	Απορρίπτει υποβολές κάτω από μια βαθμολογία της Google· κατώφλι ανά σημείο χρήσης (επί του παρόντος 0,7 για τον έλεγχο και το opt-out). Απορρίπτονται επίσης απαντήσεις για διαφορετική ενέργεια και υποβολές για τις οποίες η Google δεν απαντά εντός τριών δευτερολέπτων.	Πρόσωπα που υποβάλλουν τις φόρμες μας· αποτέλεσμα: νέα απόπειρα ή η οδός μέσω της σελίδας επικοινωνίας.
Προστασία σμήνους	Τοποθετεί αυτόματα έναν τομέα συνδέσμου σε λίστα όταν επιτευχθούν ελάχιστα όρια· τα επίπεδα προστασίας των συνδεδεμένων ιστότοπων μεταφέρουν μηνύματα με τέτοιους συνδέσμους σε καραντίνα.	Αποστολείς μηνυμάτων προς σελίδες Πελατών. Αποτέλεσμα: το μήνυμα κρατείται, δεν διαγράφεται, και μπορεί να αποδεσμευθεί από τον διαχειριστή του ιστότοπου. Την απόφαση για το μήνυμα τη λαμβάνει το πρόσθετο του διαχειριστή στον ιστότοπο του διαχειριστή, όχι εμείς.
Τιμές σύγκρισης	«Καλύτερα προστατευμένος από το X % των ελεγμένων ιστότοπων», μόνο από σύνολα τουλάχιστον 20 hosts.	Διαχειριστές ιστότοπων· κανένα αποτέλεσμα.

Το πλησιέστερο στο άρθρο 22 είναι το επίπεδο προστασίας του πρόσθετου στις σελίδες των Πελατών, το οποίο κρατεί αυτόματα υποβολές. Πρόκειται για επεξεργασία από τον διαχειριστή του ιστότοπου στον διακομιστή του διαχειριστή (A.10). Δεν διαγράφει τίποτα, αλλά μεταφέρει μηνύματα σε καραντίνα, και ο διαχειριστής μπορεί να αποδεσμεύσει οποιοδήποτε μήνυμα. Δεν πραγματοποιείται κατάρτιση προφίλ επισκεπτών ούτε εκεί ούτε σε εμάς· δεν υπάρχει αναγνωριστικό επισκέπτη που να συνδέει ένα μήνυμα με άλλο.

8. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (άρθρο 32) – γενική περιγραφή

Η παρούσα ενότητα αποτελεί τη γενική περιγραφή σύμφωνα με το άρθρο 30(1)(g) και (2)(d) ΓΚΠΔ. Η λεπτομερής εκδοχή βρίσκεται στη σελίδα Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα. Κάθε μέτρο που ακολουθεί τεκμηριώνεται στον κώδικα ή στη διαμόρφωση. Τα μέτρα που δεν έχουν ακόμη υλοποιηθεί βρίσκονται στην ίδια ενότητα (8.1), ώστε η περιγραφή να είναι πλήρης.

Περιοχή	Μέτρο σε ισχύ
Κρυπτογράφηση μεταφοράς	HTTPS για τον ιστότοπο, την εφαρμογή και τις διεπαφές· HSTS· cookies συνεδρίας και απομνημόνευσης μόνο μέσω HTTPS, HttpOnly, SameSite=Lax.
Έλεγχος πρόσβασης (ταυτοποίηση)	Κωδικοί πρόσβασης μόνο ως hash, οι νέοι με τουλάχιστον δέκα χαρακτήρες και το πολύ 72 bytes· κλείδωμα σύνδεσης μετά από επανειλημμένες αποτυχημένες απόπειρες και όρια αποπειρών ανά λογαριασμό και διεύθυνση IP μαζί, ανά λογαριασμό και ανά διεύθυνση IP, ώστε αποτυχημένες απόπειρες από άλλη διεύθυνση να μην κλειδώνουν τον κάτοχο έξω· όρια αποπειρών επίσης για επιβεβαιώσεις κωδικού πρόσβασης, επαναφορά κωδικού πρόσβασης (με την ίδια απάντηση και τον ίδιο χρόνο απόκρισης), εγγραφές και κωδικούς πρόσβασης πυλών· σύνδεση δύο παραγόντων (TOTP) με κρυπτογραφημένο μυστικό, προστασία από επαναχρησιμοποίηση κωδικών και κωδικούς ανάκτησης ως hash· νέο αναγνωριστικό συνεδρίας σε κάθε σύνδεση, αναγνωριστικά που δεν έχουν εκδοθεί από τον διακομιστή δεν γίνονται δεκτά· «Να παραμείνω συνδεδεμένος» όχι για υπερδιαχειριστές, κάθε token ισχύει μόνο μία φορά· η αλλαγή της διεύθυνσης e-mail ακυρώνει έναν ανοικτό σύνδεσμο επαναφοράς· οι συσκευές μπορούν να ανακληθούν μεμονωμένα ή όλες μαζί· η λίστα συσκευών περιέχει μόνο το hash του αναγνωριστικού συνεδρίας.
Έλεγχος πρόσβασης (εξουσιοδότηση)	Ρόλοι ανά χώρο εργασίας (κάτοχος, διαχειριστής, αναγνώστης)· τα δικαιώματα ελέγχονται έναντι του αντικειμένου, ποτέ έναντι αναγνωριστικού από τη φόρμα· δοκιμαστικός λογαριασμός, «Fix it for me» και ενεργοί έλεγχοι μόνο για κατόχους και διαχειριστές· η «Προβολή ως Πελάτης» είναι χρονικά περιορισμένη και αποκλεισμένη για ενέργειες που μεταβάλλουν τον λογαριασμό, ο τερματισμός της αποσυνδέει πλήρως, επιστροφή στον χώρο διαχείρισης μόνο με κωδικό πρόσβασης και δεύτερο παράγοντα· οι προσκλήσεις ισχύουν μόνο όσο το πρόσωπο που προσκαλεί είναι κάτοχος ή διαχειριστής· οι διευθύνσεις webhooks και καναλιών συνομιλίας εμφανίζονται στους αναγνώστες μόνο συντομευμένες στο host· το όνομα host ενός επαληθευμένου τομέα δεν μπορεί να αλλάξει.
Ασφάλεια εφαρμογής	CSRF tokens· προετοιμασμένες εντολές βάσης δεδομένων· η δική μας προστασία φορμών (παγίδα, υπογεγραμμένος έλεγχος χρονισμού)· reCAPTCHA στις δημόσιες φόρμες· περιορισμός ρυθμού αιτημάτων για υποστήριξη, ελέγχους και διεπαφές· μόνο μία κλήση «Fix it for me» ανά χώρο εργασίας κάθε φορά, ώστε η ποσόστωση να ισχύει και για ταυτόχρονα αιτήματα· Content Security Policy με προστασία από ενσωμάτωση σε πλαίσια (framing), η οποία επιτρέπει την εκτέλεση μόνο σε scripts που φέρουν την άδεια (nonce) της αντίστοιχης απόκρισης· διεύθυνση IP από προωθημένες κεφαλίδες μόνο από τον δικό μας proxy και μόνο από την καταχώριση που αυτός πρόσθεσε· tokens πρόσβασης καλυμμένα στο αρχείο προβολών σελίδων.
Μυστικά	Κλειδιά API, κωδικοί μαζικής εγκατάστασης, μυστικά σύνδεσης πρόσθετου, κωδικοί μίας χρήσης και κωδικοί πρόσβασης πυλών μόνο ως hash· διαπιστευτήρια δοκιμαστικών λογαριασμών κρυπτογραφημένα ασύμμετρα, ιδιωτικό κλειδί μόνο στον διακομιστή σάρωσης· webhooks υπογεγραμμένα· συμβάντα Stripe μόνο με έγκυρη υπογραφή.
Ελαχιστοποίηση δεδομένων	Ο έλεγχος παράδοσης δεν αποθηκεύει περιεχόμενο ούτε πλήρεις διευθύνσεις αποστολέων· οι διευθύνσεις αποδεκτών σε φόρμες μόνο ως τομέας· τα αναγνωριστικά λογαριασμών σε διευθύνσεις scripts αντικαθίστανται· στοιχεία πρόσθετου μόνο από σταθερές λίστες· κείμενα σφαλμάτων αποστολής e-mail μόνο ως κατηγορία· σήματα Telegram χωρίς μεταβλητές· εικόνες ελέγχου προγράμματος περιήγησης με καλυμμένα δεδομένα εισόδου· κανένα στιγμιότυπο οθόνης πίσω από σύνδεση.
Απομόνωση του σαρωτή	Κάθε έλεγχος σε δικό του container: όλες οι δυνατότητες (capabilities) Linux αφαιρούνται, καμία κλιμάκωση προνομίων, σύστημα αρχείων μόνο για ανάγνωση, όριο μνήμης και διεργασιών, δικό του δίκτυο· έλεγχος του στόχου έναντι ιδιωτικών και τοπικών δικτύων πριν από την αποδοχή και στον σαρωτή, επίσης μετά από ανακατευθύνσεις· τα service workers αποκλείονται, οι συνδέσεις WebSocket κλείνουν. Αιτήματα από τον διακομιστή ιστού (απόδειξη κυριότητας, εργαλείο κεφαλίδων, αναζήτηση αρχείων, παλμός, RDAP, πιστοποιητικά, webhooks και ειδοποιήσεις συνομιλίας) μόνο στις συνήθεις θύρες ιστού και μόνο ακριβώς προς τη διεύθυνση που ελέγχθηκε, webhooks και ειδοποιήσεις συνομιλίας μόνο μέσω HTTPS.
Αποθήκευση	Στιγμιότυπα οθόνης εκτός του καταλόγου ιστού, ανακτήσιμα μόνο μέσω της αναφοράς· αναφορές σε τυχαίες διευθύνσεις με noindex· κατάλογος αντιγράφων ασφαλείας αναγνώσιμος μόνο από την υπηρεσία.
Διαθεσιμότητα και αποκατάσταση	Νυχτερινό αντίγραφο ασφαλείας με έλεγχο περιεχομένου, εβδομαδιαία δοκιμή επαναφοράς, ειδοποίηση σε περίπτωση αποτυχίας· έλεγχος των στοιχείων του συστήματος κάθε πέντε λεπτά με σήμα και e-mail· εξωτερικό σήμα ζωής· διακοπή έκτακτης ανάγκης για ανώνυμους ελέγχους· ανάσχεση (back-pressure) όταν υπάρχει συσσώρευση.
Ιχνηλασιμότητα	Αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων για συνδέσεις, αλλαγές, διαγραφές, πρόσβαση υποστήριξης και εγκρίσεις· αρχείο καταγραφής σφαλμάτων με ειδοποίηση.
Διαγραφή	Περίοδοι διατήρησης σε ένα σημείο του κώδικα, από τις ίδιες ρυθμίσεις με τα κείμενα (ενότητα 6)· αλυσίδες διαγραφής για τομέα, χώρο εργασίας και λογαριασμό, με τις εξαιρέσεις της ενότητας 6.4.
Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων	Εξαγωγή όλων των δεδομένων του λογαριασμού με ένα κλικ ως αρχείο, βάσει λίστας επιτρεπόμενων πεδίων, χωρίς μυστικά.
Οργάνωση	Χώρος διαχείρισης μόνο για λογαριασμούς με δικαιώματα υπερδιαχειριστή, αποκλεισμένος κατά την «Προβολή ως Πελάτης»· συστήματα ανάπτυξης και παραγωγής διαχωρισμένα, το σύστημα ανάπτυξης πίσω από πρόσθετο φραγμό πρόσβασης· μεταφορά νομικών κειμένων μετά από έγκριση μέσω εργαλείου που απορρίπτει προσχέδια και σύμβολα κράτησης θέσης.

8.1 Μέτρα που δεν έχουν ακόμη υλοποιηθεί

• Καμία κρυπτογράφηση της βάσης δεδομένων σε κατάσταση ηρεμίας (μέτρηση της 11ης Οκτωβρίου 2026). Εξαιρούνται τα διαπιστευτήρια των δοκιμαστικών λογαριασμών και το μυστικό δύο παραγόντων, τα οποία κρυπτογραφούνται σε επίπεδο πεδίου.
• Οι εσωτερικές συνδέσεις δεν κρυπτογραφούνται σε όλη τη διαδρομή. Οι συνδέσεις εντός του εσωτερικού μας δικτύου δεν κρυπτογραφούνται παντού. Τα διαπιστευτήρια των δοκιμαστικών λογαριασμών διακινούνται εκεί μόνο ως κρυπτογραφημένο κείμενο.
• Κανένα αντίγραφο ασφαλείας σε δεύτερη τοποθεσία. Τα αντίγραφα ασφαλείας τηρούνται επί του παρόντος στην ίδια τοποθεσία με τη βάση δεδομένων και δεν είναι χωριστά κρυπτογραφημένα· σχεδιάζεται κρυπτογραφημένο αντίγραφο σε δεύτερη τοποθεσία. Έως τότε, προστατεύουν από μια εσφαλμένη εντολή διαγραφής, όχι από την απώλεια της τοποθεσίας.
• Η θωράκιση της διαχείρισης των διακομιστών δεν έχει ολοκληρωθεί. Η ασφάλεια της διαχειριστικής πρόσβασης στους διακομιστές μας δεν ανταποκρίνεται ακόμη στο επίπεδο που επιδιώκουμε για τη λειτουργία· η θωράκιση συνεχίζεται. Δεν δημοσιεύουμε λεπτομέρειες, διότι θα βοηθούσαν έναν επιτιθέμενο· τις παρέχουμε σε εποπτική αρχή κατόπιν αιτήματος.
• Κανένα λειτουργικό αρχείο αναγνώσεων στον χώρο διαχείρισης. Οι ενέργειες εγγραφής καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων· το ποιος απλώς είδε ποιο αίτημα υποστήριξης ή ποια αναφορά μπορεί να διαπιστωθεί μόνο από το αρχείο προβολών σελίδων (60 ημέρες).
• Κανένα μόνιμο αρχείο διαγραφών. Το τι έχει διαγράψει η νυχτερινή διαδικασία δεν καταγράφεται (ενότητα 6).
• Κανένα ανεξάρτητο δεύτερο σημείο ελέγχου. Ο ανιχνευτής (probe) σε δεύτερη τοποθεσία δεν έχει εγκατασταθεί (A.6).

9. Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων – εκτίμηση σύμφωνα με το άρθρο 37 ΓΚΠΔ

Αποτέλεσμα: Κατά την εκτίμησή μας δεν υφίσταται υποχρέωση ορισμού. Η εκτίμηση αποτελεί μέρος του νομικού ελέγχου και θα επαναληφθεί μόλις μεταβληθεί οποιαδήποτε από τις περιστάσεις που αναφέρονται παρακάτω.

Το άρθρο 37(1) απαιτεί ορισμό σε τρεις περιπτώσεις.

• Το στοιχείο (a) (δημόσια αρχή ή φορέας) δεν εφαρμόζεται.
• Στοιχείο (b) (βασικές δραστηριότητες που απαιτούν τακτική και συστηματική παρακολούθηση των υποκειμένων των δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα): η βασική μας δραστηριότητα είναι ο τακτικός, συστηματικός έλεγχος ιστότοπων και φορμών, όχι η παρατήρηση ανθρώπων. Δεν δημιουργούμε προφίλ επισκεπτών, δεν χρησιμοποιούμε παρακολούθηση (tracking) και δεν συνδέουμε κανένα μήνυμα με άλλο. Ο έλεγχος παράδοσης (A.1) διοχετεύει πραγματικά μηνύματα επισκεπτών μέσω του γραμματοκιβωτίου μας, αλλά αξιολογεί μόνο κεφαλίδες και τα πρώτα 8 KB για την αντιστοίχιση και δεν αποθηκεύει περιεχόμενο· παρατηρεί διαδρομές παράδοσης, όχι ανθρώπους. Οι λογαριασμοί Πελατών και τα αρχεία καταγραφής είναι παρεπόμενα της επιχειρηματικής δραστηριότητας.
• Στοιχείο (c) (επεξεργασία σε μεγάλη κλίμακα ειδικών κατηγοριών σύμφωνα με το άρθρο 9 ή δεδομένων που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα σύμφωνα με το άρθρο 10 ως βασική δραστηριότητα): δεν πληρούται. Ειδικές κατηγορίες ενδέχεται να εμφανίζονται περιστασιακά σε αντίγραφα e-mail φορμών (A.1), σε σελίδες πίσω από σύνδεση (A.5) ή σε επικολλημένο κώδικα (A.7)· η περιστασιακή συλλογή δεν αποτελεί βασική δραστηριότητα.

Το άρθρο 37(4) επιτρέπει στο εθνικό δίκαιο να προβλέπει πρόσθετες περιπτώσεις. Ζητούμε από δικηγόρο να επιβεβαιώσει εάν το πολωνικό δίκαιο μας υποχρεώνει να ορίσουμε υπεύθυνο.

Εναύσματα για νέα εκτίμηση: ενεργοποίηση της προστασίας σμήνους με δίκτυα IP· μια λειτουργία που αναγνωρίζει επισκέπτες σε περισσότερα μηνύματα ή ιστότοπους· αποθήκευση περιεχομένου από τον έλεγχο παράδοσης· ένας Πελάτης του οποίου οι φόρμες αφορούν κατά κύριο λόγο ειδικές κατηγορίες (υγεία, αιτήσεις εργασίας) με ενεργοποιημένο τον έλεγχο παράδοσης σε μεγάλη κλίμακα· ο πρώτος εργαζόμενος με πρόσβαση σε δεδομένα πελατών. Ο εθελοντικός ορισμός παραμένει δυνατός· τότε εφαρμόζονται πλήρως τα άρθρα 37 έως 39.

Χωριστά: το εάν απαιτείται εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 35 για μεμονωμένες δραστηριότητες επεξεργασίας απαντάται στη σελίδα Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων. Η εκτίμηση κατωφλίου της καταλήγει ότι ΕΑΠΔ απαιτείται για την προστασία σμήνους (B.21) και για μελέτες στην επιδιωκόμενη κλίμακα (B.7) και διενεργείται από εμάς, και ότι για τον έλεγχο παράδοσης (A.1) απαιτείται στην τυπική περίπτωση, ως υποχρέωση του Πελάτη, τον οποίο υποστηρίζουμε σε αυτό.

10. Ανοικτά σημεία και σχεδιαζόμενα μέτρα

Τα ακόλουθα σημεία τεκμηριώνονται στον κώδικα, στο σχήμα ή στη διαμόρφωση, δεν υποτίθενται. Περιγράφουν την κατάσταση κατά την ημερομηνία της παρούσας έκδοσης· η κατάταξη είναι δική μας και δεν προδικάζει καμία νομική αξιολόγηση. Είναι ταξινομημένα κατά τη βαρύτητά τους για τα υποκείμενα των δεδομένων, όχι κατά το πόσο εύκολα διορθώνονται. Τα σχεδιαζόμενα μέτρα και η προτεραιότητά τους παρατίθενται στην Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων.

Ανοικτό σημείο	Τι τεκμηριώνεται	Σημασία
Πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας χωρίς τεκμηριωμένη σύμβαση	Για τον Namecheap, Inc. (Private Email), Phoenix, Arizona, USA, η σύμβαση, οι τόποι επεξεργασίας και η βάση διαβίβασης δεν είναι τεκμηριωμένα. Τα e-mail λογαριασμών, οι ειδοποιήσεις και το γραμματοκιβώτιο ελέγχου με πραγματικά μηνύματα επισκεπτών διέρχονται από αυτόν τον πάροχο.	Οι σχετικές διατάξεις είναι το άρθρο 28(2) και (4) και το Κεφάλαιο V ΓΚΠΔ. Η σύναψη και η τεκμηρίωση σχεδιάζονται πριν από την έναρξη λειτουργίας.
Ανοικτές βάσεις για υπηρεσίες συνομιλίας και reCAPTCHA	Ειδοποιήσεις προς Telegram (χωρίς απόφαση επάρκειας), Slack, Discord, Microsoft Teams και Google Chat· reCAPTCHA χωρίς αίτημα συγκατάθεσης.	Ανοικτά ζητήματα για τον νομικό έλεγχο· έως τότε, η ενημέρωση και η βάση δεν είναι οριστικές.
Το γραμματοκιβώτιο ελέγχου μπορεί να διατηρεί μηνύματα κατά τη διάρκεια διαταραχών	Η διαγραφή πραγματοποιείται μετά από επιτυχή επεξεργασία· εάν η ανάκτηση αποτύχει, τα αντίγραφα παραμένουν έως την επόμενη επιτυχή εκτέλεση. Δεν υπάρχει προειδοποίηση όταν δημιουργείται συσσώρευση στο γραμματοκιβώτιο για μεγαλύτερο διάστημα.	Τα αντίγραφα περιέχουν πραγματικά αιτήματα επισκεπτών.
Κανένα αντίγραφο ασφαλείας σε δεύτερη τοποθεσία, καμία κρυπτογράφηση της βάσης δεδομένων σε κατάσταση ηρεμίας	Ενότητα 8.1. Σχεδιάζεται κρυπτογραφημένο αντίγραφο του αντιγράφου ασφαλείας σε δεύτερη τοποθεσία.	Ένα μεμονωμένο συμβάν στην τοποθεσία θα επηρέαζε ταυτόχρονα δεδομένα και αντίγραφο ασφαλείας· ένα κλεμμένο μέσο αποθήκευσης θα ήταν αναγνώσιμο.
Μη επιλυμένες ανωμαλίες χωρίς περίοδο διατήρησης	Οι ανωμαλίες με την πλήρη διεύθυνση IP ως κλειδί διαγράφονται μόνο 90 ημέρες μετά την επίλυση· ό,τι δεν επιλύεται ποτέ παραμένει.	Αφορά την αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης (άρθρο 5(1)(e))· η διαγραφή εξαρτάται από τη χειροκίνητη επίλυση. Σχεδιάζεται σταθερή περίοδος διατήρησης (μέτρα της Εκτίμησης Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων).
Τύποι σφαλμάτων με δείγμα μηνύματος χωρίς περίοδο διατήρησης	Το δείγμα μηνύματος αποθηκεύεται αναλλοίωτο έως 2.000 χαρακτήρες· το εκκαθαρισμένο μοτίβο αφαιρεί διευθύνσεις και αριθμούς, το δείγμα όχι.	Τα μηνύματα σφάλματος μπορεί να περιέχουν διευθύνσεις e-mail, ονόματα host ή διευθύνσεις IP.
Απογραφή scripts χωρίς δική της περίοδο διατήρησης	Η απογραφή scripts και οι αλλαγές scripts διαγράφονται μαζί με τον τομέα (FE_DOMAIN_TABELLEN), μεταξύ άλλων κατά τη διαγραφή του χώρου εργασίας ή του λογαριασμού και στη νυχτερινή διαδικασία για ορφανά δεδομένα· δεν έχουν δική τους περίοδο διατήρησης. Περιέχουν διευθύνσεις scripts, διευθύνσεις σελίδων και, για τις εγκρίσεις, το πρόσωπο που ενέκρινε και αιτιολογία σε ελεύθερο κείμενο.	Αφορά την αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης (άρθρο 5(1)(e))· το αρχείο αλλαγών με τις εγκρίσεις συνεχίζει να μεγαλώνει όσο υπάρχει ο τομέας.
Συνδρομητές ανακληθεισών πυλών	Μια ανακληθείσα πύλη αποκλείεται, δεν διαγράφεται· οι συνδρομητές της παραμένουν έως τη διαγραφή του χώρου εργασίας.	Ο σκοπός (αποστολή της αναφοράς) έπαψε να υφίσταται με την ανάκληση.
Λίστες μελετών χωρίς περίοδο διατήρησης	Μετά τη δημοσίευση, οι hosts και τα τμήματα παραμένουν· οι μελέτες που δεν δημοσιεύθηκαν ποτέ διατηρούν επίσης τα ακατέργαστα δεδομένα τους.	Η δέσμευση «τα ακατέργαστα δεδομένα διαγράφονται» ισχύει μόνο για δημοσιευμένες μελέτες.
Εσωτερικοί έλεγχοι χωρίς οδό διαγραφής	Έλεγχοι με το επίπεδο εμπιστοσύνης «internal» που δεν έχουν ούτε τομέα ούτε αναφορά (μελέτες και έλεγχοι που δημιουργεί ο φορέας λειτουργίας από τη γραμμή εντολών) δεν καλύπτονται από καμία οδό διαγραφής· μαζί τους παραμένουν φόρμες, ευρήματα και στιγμιότυπα οθόνης ιστότοπων τρίτων.	Αφορά την αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης (άρθρο 5(1)(e))· επηρεάζει πρόσωπα που δεν γνωρίζουν τίποτα για τον έλεγχο. Αξιολογείται ως υψηλός κίνδυνος στην Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων.
Η απόδειξη κυριότητας δεν ανανεώνεται	Η απόδειξη κυριότητας ελέγχεται μία φορά· δεν υπάρχει οδός στον κώδικα μέσω της οποίας ένας τομέας την απολύει εκ νέου.	Οι ενεργές δοκιμαστικές υποβολές, η αναζήτηση αρχείων και η σάρωση πίσω από τη σύνδεση συνεχίζονται μετά από αλλαγή κατόχου ή εντολής.
Σάρωση πίσω από τη σύνδεση: μεταφορά προς τη σελίδα του Πελάτη	Ως διεύθυνση σύνδεσης επιτρέπεται το http παράλληλα με το https, και τα σφάλματα πιστοποιητικού στη σελίδα του Πελάτη δεν σταματούν τη σύνδεση.	Τα διαπιστευτήρια των δοκιμαστικών λογαριασμών θα μπορούσαν να υποκλαπούν στη διαδρομή προς τη σελίδα του Πελάτη.
Η διαγραφή εξαρτάται από ένα χρονικό παράθυρο	Το καθημερινό μπλοκ εκτελείται μόνο εάν μια διαδικασία κατάστασης ξεκινήσει μεταξύ 03:00 και 03:04. Εάν αυτή η μία εκτέλεση αποτύχει (βάση δεδομένων μη προσβάσιμη, επανεκκίνηση διακομιστή), η διαγραφή και το αντίγραφο ασφαλείας εκείνης της ημέρας δεν πραγματοποιούνται· δεν υπάρχει αναπλήρωση. Το τι διαγράφηκε δεν καταγράφεται μόνιμα.	Οι περίοδοι διατήρησης παρατείνονται τότε σιωπηρά κατά μία ημέρα. Ένα χαμένο παράθυρο δεν ενεργοποιεί ειδοποίηση· αναφέρεται μόνο ένα αντίγραφο ασφαλείας που εκτελείται και αποτυγχάνει. Η λίστα ρύθμισης στον χώρο διαχείρισης δείχνει την ημερομηνία του τελευταίου επιτυχούς αντιγράφου ασφαλείας.
Ορισμένες διαγραφές εξαρτώνται από την παρακολούθηση	Το άδειασμα του γραμματοκιβωτίου ελέγχου του ελέγχου παράδοσης, η διαγραφή περιστατικών, απεσταλμένων συγκεντρωτικών ειδοποιήσεων, σημάτων σμήνους και ελέγχων υποψήφιων πελατών, καθώς και η εκκαθάριση εναπομεινάντων αντιγράφων δοκιμαστικών λογαριασμών σε εργασίες εκτελούνται στο τμήμα χρονοπρογραμματισμού της διαδικασίας κατάστασης, το οποίο λειτουργεί μόνο όσο η παρακολούθηση είναι ενεργοποιημένη στον χώρο διαχείρισης· οι αντιστοιχίσεις του ελέγχου παράδοσης διαγράφονται μόνο όσο έχει ρυθμιστεί γραμματοκιβώτιο ελέγχου.	Εάν η παρακολούθηση απενεργοποιηθεί κεντρικά ή το γραμματοκιβώτιο αφαιρεθεί, αυτές οι περίοδοι διατήρησης σταματούν χωρίς να το αντιληφθεί κανείς.
Σημείο αναφοράς και γραμματοκιβώτια χωρίς περίοδο διατήρησης	Οι αναφορές ευπαθειών και άλλα εισερχόμενα e-mail τηρούνται εκτός της εφαρμογής· δεν έχει οριστεί περίοδος διατήρησης.	Οι αναφορές ενδέχεται να περιέχουν αποδεικτικά στοιχεία τρίτων.
Οι τιμές κρυφών πεδίων διαβάζονται κατά τον έλεγχο	Ο σαρωτής διαβάζει την τιμή κρυφών πεδίων φόρμας έως 24 χαρακτήρες και χαρακτηριστικά δεδομένων (data attributes) έως 60 χαρακτήρες, προκειμένου να αναγνωρίσει χρονοσφραγίδες και tokens. Στον χάρτη πεδίων και στα ευρήματα καταχωρίζονται μόνο το όνομα του πεδίου, ο τύπος, η ετικέτα και το αποτέλεσμα της αναγνώρισης, όχι η τιμή.	Κανένα κενό αποθήκευσης· η τιμή υπάρχει μόνο στη μνήμη εργασίας του container σάρωσης κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Μια προσυμπληρωμένη τιμή (όπως ένας αριθμός πελάτη) διαβάζεται κατά τη διαδικασία, αλλά δεν αποθηκεύεται.
Παραγόμενος τομέας αποστολέα στο αποτέλεσμα ταυτοποίησης	A.1.	Για προσωπικούς τομείς επισκεπτών, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που προέρχονται από πραγματικό μήνυμα.
Η θωράκιση της διαχείρισης των διακομιστών δεν έχει ολοκληρωθεί· οι εσωτερικές συνδέσεις δεν κρυπτογραφούνται σε όλη τη διαδρομή	Ενότητα 8.1. Η θωράκιση συνεχίζεται· δεν αναφέρουμε δημόσια λεπτομέρειες.	Ένα περιστατικό ασφάλειας σε επίπεδο διακομιστή θα επηρέαζε ταυτόχρονα την εφαρμογή, τη βάση δεδομένων και τα αντίγραφα ασφαλείας.
Μέτρηση στο σύστημα ανάπτυξης	Το σχήμα, ο κώδικας και οι ρυθμίσεις μετρήθηκαν στο σύστημα ανάπτυξης.	Ο κώδικας και το σχήμα συμφωνούν με το παραγωγικό σύστημα· οι ρυθμίσεις ενδέχεται να διαφέρουν και πρέπει να ελεγχθούν εκ νέου εκεί πριν από την έναρξη λειτουργίας.

11. Τήρηση του παρόντος αρχείου

Το άρθρο 30 απαιτεί το αρχείο να τηρείται γραπτώς και να τίθεται στη διάθεση της εποπτικής αρχής κατόπιν αιτήματος. Αυτό προϋποθέτει κάποιον που είναι υπεύθυνος γι' αυτό και ένα χρονικό διάστημα κατά το οποίο ελέγχεται έναντι του συστήματος και όχι έναντι της προηγούμενης έκδοσής του.

• Αρμοδιότητα: Lukas Wójcik, ιδιοκτήτης. Επανεξετάζεται ετησίως και κάθε φορά που μεταβάλλεται μια δραστηριότητα επεξεργασίας.
• Γεγονότα που απαιτούν ενημέρωση: νέος ή μεταβληθείς υπεκτελών την επεξεργασία, ιδίως η επιλογή του παρόχου υπηρεσιών αλληλογραφίας· νέος πίνακας ή νέο πεδίο με δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα· αλλαγή των περιόδων διατήρησης ή των αλυσίδων διαγραφής στο cfg/fristen_lib.php ή στο srv/cron_status.php· νέο κανάλι ειδοποιήσεων ή νέο αίτημα προς τρίτο· ενεργοποίηση λειτουργίας που είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή (προστασία σμήνους με δίκτυα IP, ανιχνευτής, ίδιοι τομείς, πρόγραμμα συνεργατών, πληρωμή με τιμολόγιο, Spamhaus ή Google Web Risk)· μετάβαση σε άλλους διακομιστές.
• Διαδικασία: κάθε δήλωση εδώ προέρχεται από κώδικα, σχήμα ή μέτρηση. Μια επανεξέταση που απλώς διαβάζει το κείμενο δεν έχει επανεξετάσει τίποτα: το σχήμα και οι αλυσίδες διαγραφής μετρώνται εκ νέου, τα σύμβολα κράτησης θέσης παραμένουν σύμβολα κράτησης θέσης, τα ανοικτά σημεία κλείνουν ή μεταφέρονται με αιτιολόγηση.
• Σχέση με άλλα έγγραφα: το παρόν αρχείο δεν αντικαθιστά την Πολιτική Απορρήτου, τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, τα Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα ή τη λίστα των Υπεκτελούντων την επεξεργασία. Όπου αυτά διαφέρουν από το παρόν αρχείο, η διαφορά αποτελεί εύρημα.
• Οι αλλαγές στο παρόν έγγραφο παρατίθενται στη σελίδα Αλλαγές στα συμβατικά έγγραφα.